施工企業(yè)材料采購的內(nèi)部控制

摘要：隨著我國(guó)建筑企業(yè)的不斷發(fā)展，建筑施工企業(yè)已經(jīng)成為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。施工企業(yè)的材料采購的效率關(guān)系到整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)成本和建設(shè)質(zhì)量，因此加強(qiáng)對(duì)施工企業(yè)的材料采購的內(nèi)部控制建設(shè)十分重要。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；材料采購；內(nèi)部控制

一、施工企業(yè)材料采購的環(huán)節(jié)及現(xiàn)狀

（一）施工企業(yè)材料采購的環(huán)節(jié)

施工企業(yè)材料的采購是施工企業(yè)內(nèi)部控制的主要環(huán)節(jié)。目前，建筑施工單位實(shí)行的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的管理體制都是以項(xiàng)目施工作為核心，以成本核算和建筑企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)的基本單位為基礎(chǔ)。其中，項(xiàng)目工程的總成本中所占物資比例最大的就是工程物資的采購，因此強(qiáng)化企業(yè)材料的采購方式和成本控制，提高內(nèi)部控制的力度，可以有效地控制建筑施工單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本，提高企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。施工企業(yè)的材料采購的環(huán)節(jié)主要有以下五個(gè)流程。

第一，預(yù)算人員按照該項(xiàng)目工程的工程量制定出一個(gè)詳細(xì)的材料采購計(jì)劃。

第二，材料部門通過市場(chǎng)調(diào)查等方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察。

第三，相關(guān)部門組織采購工作，采購過程中確保材料質(zhì)量。

第四，采購人員和倉庫保管人員對(duì)采購的材料進(jìn)行驗(yàn)收入庫的工作。

第五，財(cái)務(wù)部門按照相應(yīng)的檢查單據(jù)進(jìn)行付款，在付款過程中充分核實(shí)。

（二）施工企業(yè)材料采購的現(xiàn)狀

現(xiàn)在我國(guó)的施工企業(yè)的管理制度上大多數(shù)都只是注重生產(chǎn)開發(fā)的力度，忽略了企業(yè)內(nèi)部控制的重要性，從而造成項(xiàng)目制定的規(guī)章和制度只是表面的形式，在施工過程中無法發(fā)揮其具體的作用，影響施工企業(yè)材料采購的效率。

在施工企業(yè)材料采購工程中，采購方和供應(yīng)商沒有進(jìn)行信息溝通，導(dǎo)致企業(yè)在材料采購過程中采購的材料和施工材料不符，提高了企業(yè)交易成本的風(fēng)險(xiǎn)。

施工企業(yè)在采購過程中無法保證采購的材料質(zhì)量，只能在后期對(duì)采購的材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。

為了保證施工的正常進(jìn)行，施工企業(yè)通常會(huì)在材料采購?fù)旰笤賹⒉牧隙伟徇\(yùn)到施工現(xiàn)場(chǎng)，這會(huì)增加施工材料的運(yùn)輸費(fèi)和保管費(fèi)用。

二、材料采購上的內(nèi)部控制的意義

合理的內(nèi)部控制可以促進(jìn)公司穩(wěn)定的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。在材料采購的過程中，通過對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制可以有效的將采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)降到最少，管理層應(yīng)該能夠快速的適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和迅速變化的經(jīng)濟(jì)，滿足施工要求，從而減少企業(yè)在材料選購上的造價(jià)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

施工企業(yè)在材料采購上對(duì)材料采購量的多少的控制有一定的難度，如果材料采購量偏少就會(huì)造成物資短缺的現(xiàn)象，從而影響到施工進(jìn)度，而材料采購量過大就會(huì)產(chǎn)生物資積壓的現(xiàn)象，增加企業(yè)的資金成本。同時(shí)在材料采購上，有效地控制材料的質(zhì)量也具有一定的難度。如果材料質(zhì)量不符合相關(guān)規(guī)定或不符合設(shè)計(jì)要求，就會(huì)導(dǎo)致施工暫停，影響建筑的質(zhì)量和施工進(jìn)度。

對(duì)企業(yè)材料采購上進(jìn)行內(nèi)部控制可以提高采購的周轉(zhuǎn)效率，提高資金的使用率。同時(shí)合理的材料采購的數(shù)量和恰當(dāng)?shù)牟少彆r(shí)間也可以減少材料的存儲(chǔ)費(fèi)用，又能保證材料的供應(yīng)，減少資金使用。采購部門在進(jìn)行市場(chǎng)分析的時(shí)候，新的材料可以代替舊的材料，這樣不但能夠降低成本，還能更好地保證工程的質(zhì)量，同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部控制的建設(shè)還可以降低企業(yè)的成本，提高企業(yè)內(nèi)部效率，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理的控制，對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員實(shí)行相互監(jiān)督，責(zé)任個(gè)人的制度還可以減少在采購過程中采購員和供應(yīng)商相互勾結(jié)拿回扣等現(xiàn)象的發(fā)生，有效的保證企業(yè)的效率。

施工企業(yè)材料采購上的內(nèi)部控制制度是按照現(xiàn)代的企業(yè)管理的規(guī)定，明確責(zé)權(quán)，建立建群科學(xué)管理的企業(yè)內(nèi)部組織的機(jī)構(gòu)，從而姓曾企業(yè)內(nèi)部的科學(xué)合理的管理機(jī)制，通過建立風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)，減少風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)效率。

三、內(nèi)部控制的建設(shè)

（一）供應(yīng)鏈模式的內(nèi)部控制的建設(shè)

供應(yīng)鏈模式的內(nèi)部建設(shè)是施工企業(yè)從工程的需求出發(fā)，在項(xiàng)目中標(biāo)到工程施工、工程竣工和之后的維護(hù)工程的期間內(nèi)，通過對(duì)信息、材料運(yùn)輸和資金成本的控制，將施工企業(yè)、材料供應(yīng)商和消費(fèi)者形成一個(gè)綜合的供應(yīng)鏈的模式。這種模式可以有效地減少在施工企業(yè)材料采購過程中不必要的環(huán)節(jié)，提高了工程項(xiàng)目和采購人員的工作效率，節(jié)省了項(xiàng)目成本和工期。在進(jìn)行供應(yīng)鏈模式的內(nèi)部建設(shè)時(shí)，我們應(yīng)注意以下兩個(gè)方面。

1. 提高施企業(yè)對(duì)采購材料的信息管理

受到施工工期的影響，在進(jìn)行材料采購的工程中最主要的部分就是保證施工材料到場(chǎng)的準(zhǔn)時(shí)性。因而在施工企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，加強(qiáng)企業(yè)各部門分工合作的效率，使各個(gè)環(huán)節(jié)都可以協(xié)調(diào)運(yùn)行。同時(shí)，施工企業(yè)還可以建立相應(yīng)的電子材料的供應(yīng)鏈的管理系統(tǒng)，在材料采購工程中和供應(yīng)商進(jìn)行材料共享，提高雙方效益。

2. 加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的信息管理和評(píng)價(jià)

在進(jìn)行材料采購時(shí)，施工企業(yè)應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)能力進(jìn)行評(píng)價(jià)。施工企業(yè)結(jié)合企業(yè)的自身特點(diǎn)，收集供應(yīng)商的信息并對(duì)其整理，為建立材料供應(yīng)鏈做準(zhǔn)備。同時(shí)施工企業(yè)還應(yīng)該對(duì)自身企業(yè)內(nèi)部做一定的評(píng)價(jià)并將評(píng)價(jià)結(jié)果分享給供應(yīng)商，雙方不斷改善經(jīng)營(yíng)模式，提高效率。

（二）提高管理控制機(jī)制

1. 提高編制計(jì)劃的合理性

提高采購的編制計(jì)劃的合理性，可以避免對(duì)材料的盲目采購，引起材料積壓等現(xiàn)象的發(fā)生，科學(xué)的降低采購成本，提高資金的使用效率。在進(jìn)行采購之前，采購部門應(yīng)該根據(jù)工程部門所算出的材料預(yù)算的用量額，扣除材料的庫存費(fèi)用，編制出材料采購的有關(guān)計(jì)劃。編制采購計(jì)劃后，采購部門應(yīng)將采購計(jì)劃移交給主管工程的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字確認(rèn)，保證材料采購計(jì)劃的合理性。在此期間，主管工程的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)材料的種類和用量進(jìn)行嚴(yán)格的審批，確定材料采購計(jì)劃的合理性，減少出現(xiàn)采購品種不全和采購數(shù)量過多等問題的幾率。

2. 選擇材料供應(yīng)商

施工企業(yè)在材料采購之前應(yīng)該材料市場(chǎng)進(jìn)行一定程度的調(diào)查，了解相應(yīng)供應(yīng)商的信息，根據(jù)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)能力和經(jīng)營(yíng)規(guī)模，結(jié)合企業(yè)自身采購材料的要求，分析市場(chǎng)上該材料的價(jià)格以及質(zhì)量等多方面因素，降低供應(yīng)商的價(jià)格。目前多數(shù)大型企業(yè)都建立起了電子商務(wù)平臺(tái)，企業(yè)可以在平臺(tái)中擇優(yōu)選擇供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)和招標(biāo)采購，從而為施工企業(yè)節(jié)約成本。

3. 制定相應(yīng)的材料采購的監(jiān)管制度

在進(jìn)行材料采購的過程中，我們可以采用分權(quán)管理的制度，分別對(duì)材料的采購決策權(quán)、采購執(zhí)行權(quán)、采購驗(yàn)收權(quán)、結(jié)算權(quán)以及采購的使用權(quán)進(jìn)行分別的管理，這樣可以促進(jìn)材料采購過程中各個(gè)部門分工合作又相互監(jiān)督制約，形成一套連控、自控和監(jiān)督集一體的采購機(jī)制。在進(jìn)行采購過程中，各部門的分工明確，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，提高了施工企業(yè)內(nèi)部材料的控制力度。

施工企業(yè)在采購之前應(yīng)該編制相應(yīng)的采購成本的指標(biāo)。采供中對(duì)采購的過程進(jìn)行分析檢驗(yàn)采購材料的質(zhì)量，爭(zhēng)取在保證材料質(zhì)量的同時(shí)，降低成本，尋求適合企業(yè)自身的采購的內(nèi)部控制。采購后對(duì)企業(yè)的采購材料的工作，依據(jù)成本控制和材料質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定，發(fā)現(xiàn)不足加以改正。

為了保護(hù)施工企業(yè)的利益，保證材料采購的行為滿足相應(yīng)的規(guī)范，我們通常會(huì)加強(qiáng)對(duì)材料采購的監(jiān)督和檢查工作。材料采購的過程中會(huì)涉及到計(jì)劃的制定、計(jì)劃審核。詢問供應(yīng)商的定價(jià)、和供應(yīng)商進(jìn)行材料采購合同的簽訂、按照合同中的相應(yīng)規(guī)定對(duì)采購材料驗(yàn)收、施工單位按照相關(guān)單據(jù)進(jìn)行成本核算、上報(bào)。在這些過程中，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督力度，保證材料質(zhì)量和施工成本。

四、結(jié)語

材料采購對(duì)施工的質(zhì)量和成本控制有很大的影響，施工企業(yè)材料采購上的內(nèi)部控制建設(shè)能夠有效地控制施工成本，提高施工質(zhì)量，對(duì)施工企業(yè)的發(fā)展具有不可忽視的作用。因此在施工企業(yè)的材料采購中，我們應(yīng)充分了解材料采購的環(huán)節(jié)，保證企業(yè)內(nèi)部控制的效率。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：中國(guó)三冶集團(tuán)有限公司）