探究如何更好地進(jìn)行電子檔案管理

[摘 要]本文對(duì)檔案管理進(jìn)行探究分析，闡述了如何更好地進(jìn)行電子檔案的管理，并提出相關(guān)優(yōu)化電子檔案管理的策略。

[關(guān)鍵詞]電子；檔案管理；策略

隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理和時(shí)代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。但是由于電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，導(dǎo)致其內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。本文對(duì)電子檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探究分析，并提出相關(guān)優(yōu)化電子檔案管理的策略。

一、電子檔案特點(diǎn)

1.查詢方便，儲(chǔ)量大。電子檔案查詢方便、快捷、有利于實(shí)現(xiàn)資源泉共享。雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有直觀可視性，電子檔案要在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境下才可視，但有關(guān)資料經(jīng)計(jì)算機(jī)分類處理后存檔，可以非常方便、快捷地在電腦上對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢檢查和下載打印。紙質(zhì)檔案可以直接閱讀，而電子文檔是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，對(duì)技術(shù)設(shè)備依賴性強(qiáng)，以磁性介質(zhì)或光盤為載體，具有非直讀性。同時(shí)電子檔案存儲(chǔ)量大，但對(duì)保存條件和環(huán)境有新的要求。電子檔案受存貯介質(zhì)質(zhì)量、載體存在環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有交往期等條件的影響較大，而對(duì)天南地北的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，存放不當(dāng)數(shù)據(jù)將全部丟失。

2.保密性強(qiáng)同時(shí)對(duì)管理人員要求素質(zhì)高。由于電子檔案管理是一個(gè)新年事物，對(duì)計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備的依賴性很強(qiáng)，因此，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識(shí)，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)。 如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不易被修改，修改了也容易看出。電子檔案容易被修改，具不留痕跡。缺點(diǎn)是喪失了原始面貌和依據(jù)，因此電子檔案對(duì)工作人員素質(zhì)要求更高。另外，計(jì)算機(jī)的保密系統(tǒng)比較完備，能針對(duì)不同級(jí)別的檔案，設(shè)置不同密碼，對(duì)不同的人群授予不同的權(quán)限。但由于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)本身的技術(shù)性原因，會(huì)遭到黑客的攻擊或病毒感染，因此，對(duì)系統(tǒng)安全性保護(hù)提出更高要求。同時(shí)個(gè)人若操作不當(dāng)，信息也將受到損失。

二、電子檔案管理存在的不足

1.網(wǎng)絡(luò)安全保障力度不足。在流動(dòng)傳播的過(guò)程中，檔案信息因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)自身的漏洞及網(wǎng)絡(luò)的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來(lái)了便利條件，致使極端脆弱的網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全無(wú)法保障。盡管目前我們已經(jīng)采取了各種防范措施，但對(duì)于檔案信息的安全問(wèn)題，還不能從根本上進(jìn)行解決。因?yàn)楸仨毨糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能，才可實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。所以，使用互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，相應(yīng)的安全隱患也會(huì)隨之產(chǎn)生。作為非常重要的機(jī)密文件，其含有的信息非常有價(jià)值。一些黑客正是因?yàn)檎莆者@一點(diǎn)，才會(huì)對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行惡意的攻擊，對(duì)信息進(jìn)行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問(wèn)題。

2.檔案的原始性、真實(shí)性存在問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理是實(shí)行紙質(zhì)文件管理，可通過(guò)分辨字跡和紙張等特征來(lái)體現(xiàn)文件的原始性。而一旦紙質(zhì)檔案向電子形式轉(zhuǎn)變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實(shí)態(tài)檔案向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，其生成的狀態(tài)和接收及傳輸?shù)臓顟B(tài)是一致的，既是復(fù)制的，又是原始的，這將無(wú)從追溯電子檔案的原始性。同時(shí)也很難辨別檔案的真實(shí)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往是通過(guò)相關(guān)的紙張及個(gè)人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實(shí)性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個(gè)人特質(zhì)的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對(duì)辨別材料的真實(shí)性留下了很多的疑問(wèn)和困難。

3.無(wú)法保障檔案的完整性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因?yàn)闊o(wú)據(jù)可依，則不能對(duì)檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對(duì)檔案的形成進(jìn)行有效管理。

三、如何更好地進(jìn)行電子檔案管理

1.設(shè)定權(quán)限的審核，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。要根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對(duì)涉及使月未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予告警提示。同時(shí)在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開(kāi)放程度，來(lái)確定其使用控制程度，在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來(lái)決定對(duì)他的授權(quán)。應(yīng)依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲(chǔ)的電子檔案信息全部拷貝，并通過(guò)技術(shù)手段防止所提供拷貝的再?gòu)?fù)制。除公開(kāi)發(fā)行的電子出版物外，對(duì)那些提供利用的拷貝必須進(jìn)行回收。要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)使用載體的類型、數(shù)量、使用時(shí)同、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。對(duì)回收來(lái)的拷貝，應(yīng)做信息內(nèi)容的消除處理。

2.明確職責(zé)，加強(qiáng)管理。電子檔案的制作人員，應(yīng)對(duì)其制作的電子檔案的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子檔案在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員相互推諉、扯皮，要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子檔案更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員各負(fù)其責(zé)。同時(shí)要 加強(qiáng)對(duì)參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求。電子檔案是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的。對(duì)于電子檔案制作和管理人員的管理，要加強(qiáng)教育同，定期培訓(xùn)，不斷提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工人精神、一絲不茍的工作作風(fēng)、精益求精的技術(shù)水平。

3.完善的電子檔案管理系統(tǒng)。檔案部門在對(duì)檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性進(jìn)行鑒定；電子檔案的信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。同時(shí)電子檔案可被復(fù)制，甚至被篡改后而不留痕跡；電子檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易被竊聽(tīng)、泄密、篡改和偽造，面臨病毒的入侵時(shí)，電子文件檔案信息安全又受到嚴(yán)重威脅，所以應(yīng)從簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、增設(shè)防火墻、增加防寫措施、選擇性能穩(wěn)定、功能齊全的硬件設(shè)備等安全技術(shù)措施強(qiáng)化管理。 同時(shí)為確保電子檔案管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，在遵循有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的前提下，應(yīng)充分綜合文件檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)部門的意見(jiàn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，把相關(guān)的管理性措施納入其中，通過(guò)技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)軟件系統(tǒng)來(lái)滿足電子檔案管理的功能需求，確保電子檔案的真實(shí)有效。同時(shí)，電子檔案的管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工作，與紙質(zhì)檔案管理不盡相同，迫切需要電子檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)的建立，以防止有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的電子檔案在形成、使用、歸檔過(guò)程中遭受損失。另一方面，為維護(hù)檔案部門的權(quán)威性，我們必須建立相關(guān)制度來(lái)規(guī)范檔案部門作業(yè)流程，并賦予其一定職責(zé)、權(quán)限及義務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則還有相當(dāng)長(zhǎng)的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對(duì)電子文件及電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，國(guó)家的各項(xiàng)支持；還需要檔案管理者對(duì)信息化技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備，需要人們對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會(huì)越來(lái)越快速，這就需要檔案管理者以大無(wú)畏的姿態(tài)迎接這場(chǎng)革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護(hù)好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。

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