檔案信息化建設(shè)探析

[摘 要]檔案管理工作對各項工作的開展具有十分重要的作用，特別是現(xiàn)代企業(yè)檔案是“記述和反映一個單位的基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)研究等活動，具有保存價值，并且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保存起來的技術(shù)文件材料（包括圖紙、照片、報表、文字材料等），它不僅在生產(chǎn)、建設(shè)和科學(xué)研究工作中具有參考使用的價值，而且具有積累經(jīng)驗、保存歷史面貌和參考憑證等作用”，是工礦企業(yè)生產(chǎn)、基建、科研活動的真實的歷史記錄，是企業(yè)擴建和改造的重要的依據(jù)，現(xiàn)代社會已進入信息的高速公路時代，電腦、多媒體逐漸走進各行各業(yè)，成為各項工作中不可缺少的好助手，檔案工作的信息化管理已是必然趨勢。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；探析

一、信息化建設(shè)對于檔案管理的真正意義

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。檔案信息化管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用：數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。同時，各種報表還可以自動打印。

檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案的檢索與查詢可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)即時查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。由于網(wǎng)絡(luò)查詢可提供多種手段，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。同時，公司內(nèi)部的工作人員可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，極大地減輕了工作人員的負擔(dān)。

傳統(tǒng)的檔案查借閱多以手工為主，費時費力且容易出錯。檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不按時歸還的借閱者進行有效的催還。

二、檔案信息化進程中顯現(xiàn)出的問題

1.檔案信息化意識不強

長期以來，人們對檔案的認識處于可有可無，對檔案產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，檔案信息化就更受不到人們的重視。很多企業(yè)沒有把它作為一項重要的工作來抓，重“藏”輕“用”，人們對檔案利用產(chǎn)生的效益缺乏經(jīng)驗和意識，利用的也只有一些專業(yè)技術(shù)人員，他們也只是在查閱一些圖紙，而大多數(shù)職工對檔案資料利用效益知之甚少，更談不上檔案管理信息化建設(shè)。

由于重視程度不夠，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施的硬件配備不到位，信息化基礎(chǔ)檔案的保護和信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高，因此檔案也就發(fā)揮不出它應(yīng)用的效能。

2.平臺和管理標準未能統(tǒng)一

隨著企業(yè)檔案數(shù)量逐年的增加，庫房負荷日益加重、檔案人員工作量不斷加大、檔案自然老化和人為損害已經(jīng)成為檔案部門面臨著種種難題，沒有建立統(tǒng)一的檔案管理標準和信息化管理平臺就不能更好地解決這些難題。

3.檔案信息化建設(shè)人才缺乏

再高的技術(shù)設(shè)備和軟件也得由人來管理和操作，大部分檔案員只能做一些文件歸檔等基礎(chǔ)性工作。隨著檔案信息事業(yè)的快速發(fā)展，檔案工作由過去的以管為主正向著管用并舉和信息開發(fā)為主的方向發(fā)展，其形式和內(nèi)容都發(fā)生了巨大的變化。過去那種“一套卡，一本帳”的粗放的工作方式已無法適應(yīng)當前工作的要求，僅靠一點粗淺的檔案管理知識也無法勝任現(xiàn)代的檔案信息工作。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，檔案管理信息化要求檔案人員應(yīng)掌握檔案和信息專業(yè)知識，熟練地運用外語，具備計算機基本知識和操作技能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識和上網(wǎng)操作技能以及必要的科技專業(yè)知識，并應(yīng)具有科學(xué)合理的群體素質(zhì)結(jié)構(gòu)。然而，目前企業(yè)的檔案專業(yè)人員隊伍專業(yè)素質(zhì)比較貧乏，理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才更是匱缺，表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，有專業(yè)技術(shù)的檔案專業(yè)人才更少，且具有較高信息化多媒體應(yīng)用技術(shù)人員則少則又少，這樣就很大程度上遏制了檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展。

三、加快檔案信息進程的推進舉措

1.統(tǒng)一的檔案管理平臺和標準是檔案管理信息化的必要條件

（1）統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理部門切合實際，在本行業(yè)標準基礎(chǔ)上制定出檔案管理標準化。

（2）統(tǒng)一的檔案管理平臺。利用計算機檔案管理系統(tǒng)還可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等，大大減輕了工作量，提高了工作效率。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，采用高容量的存儲載體才能為檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。

2.提高檔案工作者的素質(zhì)

只有業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊伍才能保證企業(yè)檔案管理信息化的順利推進。根據(jù)檔案管理信息化進程的需要，要通過培養(yǎng)人才、引進一些素質(zhì)高、熱愛檔案事業(yè)、專業(yè)技術(shù)知識和實踐經(jīng)驗豐富的人才來從事檔案事業(yè)，做好收集和分析檔案利用效果的信息工作，為了解社會和生產(chǎn)部門對檔案的需求的走向，分析掌握檔案利用動態(tài)，不斷改進和加強自身工作奠定基礎(chǔ)，同時也是提高服務(wù)質(zhì)量的一條重要途徑。

3.利用好現(xiàn)有信息化資源

積極利用好現(xiàn)有信息化資源，克服“等”的思想。不能因為檔案管理高科技的信息化設(shè)備不到位便將現(xiàn)在的所有檔案材料藏于“死庫”，利用現(xiàn)有計算機設(shè)備已可以把現(xiàn)有的檔案資料從“零”開始，把檔案資源逐步推廣信息化，如通過普通的OFFICE軟件也可以實現(xiàn)按類儲存、實現(xiàn)方便的查詢、提高案卷的質(zhì)量、建立檔案目錄數(shù)據(jù)文件管理等工作。

4.強化檔案信息化的安全性

檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。

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