淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用

摘 要：本文闡述了辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的新特點(diǎn)，深入分析了當(dāng)前文書檔案管理的辦公自動化所存在的問題，并研究和探索了相應(yīng)的解決措施，對于完善檔案管理工作具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：文書;檔案管理;辦公自動化

辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理與傳統(tǒng)的文書檔案管理不同，它將先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等結(jié)合起來處理相關(guān)的事務(wù)性工作，從此將公務(wù)信息的轉(zhuǎn)發(fā)、傳遞，接收以及收藏等成為自動化，既提高了信息的準(zhǔn)確性又加快了信息的傳遞性。因而，使其具有自身的優(yōu)點(diǎn)。

1.辦公自動化的優(yōu)缺點(diǎn)分析

1.1提高辦公效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員要手工操作，不僅要求在收集整理方面，而且對用筆、字跡、分類和統(tǒng)汁等都要有要求;要做到準(zhǔn)確無誤，這樣既費(fèi)力又費(fèi)時而且不能保證完全準(zhǔn)確性。而通過計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)實現(xiàn)的辦公自動化卻具有強(qiáng)大的信息處理能力，它對于文件資料的收集、分類、整理，儲存，統(tǒng)計以及查閱等都帶了極大的便利，極大的提高了辦公效率。另外，隨著社會的進(jìn)步和時代的迅猛發(fā)展，電子技術(shù)不斷發(fā)展，以閃存U盤、光碟以及大容量的移動硬盤等方式存儲和讀取的電子文件的技術(shù)日益成熟。這些存儲載體具有存儲和讀取方便快捷、易于傳遞、存儲時間較長、不易損壞以及穩(wěn)定性強(qiáng)幾乎不受外部環(huán)境影響等優(yōu)點(diǎn)。

1.2利于信息共享

隨著辦公自動化的不斷發(fā)展，可將檔案信息與載體進(jìn)行分離，從而實現(xiàn)其與其他信息系統(tǒng)搭建互聯(lián)平臺，以提供橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實的信息記錄，有利于信息的交流和共享。此外，工作人員在日常的公文辦理過程中，往往容易發(fā)生文件傳遞過程中丟失的現(xiàn)象，而目傳統(tǒng)的文件傳遞通常受郵政系統(tǒng)因距離長短而產(chǎn)生的時間受限制。而且，文件還可能在傳遞過程中因其他原因而延誤甚至丟失等，這就給檔案管理人員的歸檔以及其他人員的檢索利用等帶了諸多麻煩。而在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案管理直接應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳遞，不但極大地縮短了文件傳遞的時間，還有效地提高了文件傳遞的安全性。

1.3提高信息檢索效率

由于計算機(jī)技術(shù)的辦公自動化可以對文檔進(jìn)行一次輸入而多次利用。所以，文書檔案管理人員只需在文件的擬寫、編號、著錄、簽發(fā)等工作完成后，輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可完成歸檔操作，輕松實現(xiàn)從文件處理系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的歸檔工作。與此同時，由于辦公自動化系統(tǒng)為檔案資源的共享提供了多種檢索功能，從而實現(xiàn)了檔案信息自動編目、自動標(biāo)引以及自動分類等。因此當(dāng)需要利用文件檔案時，通過在線檔案檢索即可瀏覽到所需要的內(nèi)容，這樣使得檔案的利用變得更加高效和便捷。

2.文書檔案管理所存在的問題分析

由于辦公自動化在文書檔案管理領(lǐng)域的普及應(yīng)用，雖然極大的提高了辦公工作效率和減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，但同時也出現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)為以下兩個方面。

2.1電子化的檔案文件保密性受限制

與傳統(tǒng)的文書檔案管理不同的是，辦公自動化環(huán)境下的檔案文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)實際需要而將電子文件以不同的字號和字體輸出。因此，也就無法再根據(jù)字跡來辨別其原始性及真?zhèn)巍Ｓ捎诓荒軐﹄娮游募M(jìn)行簽名或蓋印，因而無法根據(jù)字跡或印章來分辨電子文件是否為原件。由此可見，這些問題都對電子文件的保密性帶了極大的技術(shù)難題。盡管網(wǎng)絡(luò)防止竊密技術(shù)不斷地完善，但是仍然無法對進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的電子文件進(jìn)行絕對保密。

2.2檔案管理自動化對工作人員素質(zhì)有一定要求

隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理對管理人員提出了更高的要求。首先，僅僅懂得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理原則、理論、技術(shù)以及方法的管理人員，將難以勝任對電子文件進(jìn)行歸檔以及其歸檔后所形成的電子檔案的管理。其次，僅僅懂得計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的人員也無法勝任。因此，要實現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動化，就必須有相應(yīng)的現(xiàn)代化高素質(zhì)人才，要求管理人員：既要具有相應(yīng)的計算機(jī)操作水平，同時還要具有較高的檔案管理知識和先進(jìn)的管理水平。然而，目前檔案部門往往缺乏這樣的具有現(xiàn)代高技術(shù)的管理人才，更多的是缺少專業(yè)知識的兼職工作人員，這就導(dǎo)致即使引進(jìn)再先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，也無法發(fā)揮其相應(yīng)的作用。所以，這對辦公管理人員的技術(shù)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)等提出了更高的要求。

3.文書檔案管理辦公自動化對策

3.1通過內(nèi)外網(wǎng)隔離提高安全性

能夠使辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最有效、最經(jīng)濟(jì)的重要手段之一，就是在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間架設(shè)物理隔離，從而實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離。主要操作是在第一層利用路由器的隔離防護(hù)措施來過濾被屏蔽的lP地址及服務(wù)。首先通過路由器對所有的IP地址進(jìn)行屏蔽，再根據(jù)實際需要進(jìn)行有選擇性的放行一些IP地址進(jìn)人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層的隔離防護(hù)措施主要是采用防火墻技術(shù)。利用防火墻對進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，對進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為進(jìn)行管理，有效禁止某些不被允許的業(yè)務(wù)，記錄所有通過防火墻的信息內(nèi)容，以及對網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行檢測和示警。這樣，便能極大地提高辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)安全性。

3.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，首先，必須加大對現(xiàn)代辦公自動化硬件設(shè)備的投入力度。只有這樣，相關(guān)的檔案管理人員才能有條件對這些辦公自動化設(shè)備進(jìn)行了解和學(xué)習(xí)，以至熟練運(yùn)用，從而增強(qiáng)其業(yè)務(wù)技能和提高其管理水平。其次，為了讓檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平隨著時代的發(fā)展得到提高，應(yīng)逐步形成以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的可持續(xù)終身教育模式。

4.結(jié)束語

文書檔案是檔案管理工作中一個不可或缺的組成部分，它不僅客觀地記載了社會發(fā)展的歷史，而且還如實地反映了領(lǐng)導(dǎo)決策、問題，處理、研究開發(fā)以及基本建設(shè)等方面的發(fā)展過程與成果。隨著時代的不斷進(jìn)步和社會的快速發(fā)展，辦公條件也隨之得到了很大的改善，尤其是辦公的自動化和管理的信息化，極大地提高了辦公效率。

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