淺談科技檔案管理信息化建設(shè)

摘 要：近些年來科技的發(fā)展在不斷進(jìn)步，由于計算機(jī)的普及，科技檔案管理的信息化也成為當(dāng)今社會的一種必然現(xiàn)象。日前，科技檔案管理已經(jīng)成為管理工作中的一個重要的任務(wù)。科技檔案管理信息化有效建設(shè)主要和信息化程度有直接關(guān)系，要想使科技檔案信息化管理在社會上起到重要的意義，必須使檔案信息化管理建設(shè)跟隨現(xiàn)代進(jìn)步的要求。時至今日，科技檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為人們研究的對象，本文就科技檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)問題進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理;信息化建設(shè);檔案管理質(zhì)量

前言：當(dāng)今社會，若要實現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化，標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)化、以及最有說服力的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，就必須使信息化建設(shè)的科技運用到檔案的管理、存儲、整理中。信息化的工作主要包括的是網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、信息快速的傳遞技術(shù)、以及計算機(jī)科技技術(shù)。

一、科技檔案管理信息化建設(shè)的必要性

保存檔案是需要有一定的經(jīng)費的。由于檔案是一個長期保存的物件，必須對它有一定的保護(hù)，然而，避免不了的是存儲檔案是有一定風(fēng)險存在的。例如，夏天潮濕天氣會導(dǎo)致紙質(zhì)的檔案受潮而無法進(jìn)行完好的保存、紙質(zhì)的檔案也會被蟲蝕使其被破壞、意外的火災(zāi)會導(dǎo)致紙質(zhì)的檔案有丟失的現(xiàn)象。另外一種保存檔案的困擾是，當(dāng)擁有大量的電子文檔時，會出現(xiàn)管理混亂，不好查閱內(nèi)容以及檔案的應(yīng)用困難等問題存在，這些問題都是需要今后有待解決的問題。

二、科技檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

當(dāng)前，雖然檔案管理受到社會的重視，但是檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，還存在一些顯而易見的問題。其問題表現(xiàn)在以下方面：

（一）檔案管理人員素質(zhì)較低

現(xiàn)代化的檔案管理部門需要具有較高的檔案專業(yè)的管理人員又具備知識豐富的高素質(zhì)的人才。然而目前各檔案管理部門中，較高素質(zhì)的檔案管理人員較少，檔案管理部門缺少的是這方面的技術(shù)人才。大部分工作人員都不是檔案專業(yè)的。由于檔案管理是專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，這就造成了實際工作與檔案管理的要求有一定的距離。在這里，懂得怎樣管理檔案又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)檔案人員幾乎沒有。因此得出，管理人員素質(zhì)低是約束檔案管理的重要要素之一。

（二）軟硬件設(shè)施不足

科技檔案信息管理化建設(shè)不足的原因在于，檔案信息管理的軟硬件不到位，例如，檔案的軟件缺乏通用性，它的信息的管理功能是不健全的，還要由人工管理;檔案管理部門應(yīng)用的電腦機(jī)型是不相同的，因此會導(dǎo)致管理人員在檢索文件時會遇到檢索不到或者檢索效率較低的問題;由于檔案管理部門的軟件規(guī)格不同導(dǎo)致軟件不能互相作用，進(jìn)而得不到利用計算機(jī)完成較便捷的信息管理的工作，也不能方便有效率的出版信息編輯成果。這就阻礙了科技檔案信息管理電子化的進(jìn)程。

（三）重視不夠

如今，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會建設(shè)是社會主體的重點。每一個行業(yè)都會重視其行業(yè)的內(nèi)在價值。然而在檔案管理中只注重了表面的檔案管理，而非深入的了解檔案管理部門存在嚴(yán)重管理失衡問題。這是由于檔案管理的意識淡薄，忽視了檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

三、做好科技檔案信息化建設(shè)工作

（一）加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)

現(xiàn)今社會，我們正處于一個信息化的時代，信息的重要性對我們來說是一個不可忽視的問題。因此，我們應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)，一方面，應(yīng)使國民均加入這一隊伍來，增加檔案管理的力量。如何加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)，我們應(yīng)普及每一位公民有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識，掌握管理檔案的科學(xué)方法，培養(yǎng)自己管理檔案的經(jīng)驗以及管理的創(chuàng)新能力。另一方面，加強(qiáng)檔案管理部門管理人員的專業(yè)性，培養(yǎng)檔案專業(yè)人員對檔案的管理理念。檔案管理人員除了不斷提高自己的專業(yè)水平之外，信息技術(shù)的運用，為檔案管理人員樹立終生的信息化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)之上，檔案的管理人員更應(yīng)該掌握檔案管理的高科技，提高本身的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理部門應(yīng)有相應(yīng)的法律法規(guī)，使其管理人員掌握法律知識，開放思想意識，具有競爭的觀點，使檔案可以更好的管理。

（二）加大對檔案管理系統(tǒng)方面的投入

加大對檔案管理系統(tǒng)方面的投入要從實際情況出發(fā)，以為廣大檔案管理人員提供方便和服務(wù)的原則，不斷的完善檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)各模塊的規(guī)范管理，要以發(fā)展的眼光看檔案管理系統(tǒng)。檔案管理部門管理不善的原因在于，投入的資金補(bǔ)貼不足。因此，政府應(yīng)該加大對檔案管理的投入資金，使得管理檔案部門有資金購買部門的軟件以及硬件。加大政府的扶持還可以使檔案管理部門擁有足夠的資金培養(yǎng)管理科技人才，使用政府的扶助資金來培訓(xùn)缺乏管理檔案技術(shù)的管理人員，管理檔案部門同時也可以增加對管理人員的優(yōu)惠政策，激勵管理檔案人員負(fù)責(zé)認(rèn)真的態(tài)度。檔案管理部門應(yīng)將政府給予的財政撥款應(yīng)用到科技管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新上，解決檔案管理部門遇到的問題，提高檔案管理部門的管理效率。

（三）完善相關(guān)部門的檔案管理信息體系

如何合理的建設(shè)科技檔案信息化，其管理部門必須要改變管理檔案的傳統(tǒng)的觀念，對管理檔案有一定的創(chuàng)新，不得落后于現(xiàn)代科技的發(fā)展，增加人才的管理，使其加大管理部門對檔案的重視程度。這些因素均是對檔案管理的主要成分。要想完成科技信息化建設(shè)必須具備這些有利于管理檔案的條件。讓管理部門進(jìn)行全面的管理。使管理檔案部門起著重大的作用。

四、結(jié)語

根據(jù)上述所述，科技檔案信息化的建設(shè)需要檔案部門加大管理力度，堅強(qiáng)軟硬件建設(shè)，增加管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和管理人員的人才招聘。以及完善相關(guān)部門的檔案管理信息體系。與此同時，我們更應(yīng)注重的一點是，要有創(chuàng)新的理念觀點，才能使科技檔案信息化建設(shè)能夠有效的被實現(xiàn)。

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作者簡介：許麗英（1963—），女，漢族，福建泉州人，研究方向：檔案管理。