規(guī)范會議流程?提高會議實效性

摘 要：會務管理是辦公室日常事務性工作的重要內容，高效的會議可以幫助我們迅速解決實際工作中的困難和問題，盡快傳達重大、重要信息，落實決策和目標。因此，加強會議管理，提高會議實效性，對企業(yè)來說至關重要。

關鍵詞：提高;會議;實效性

會務管理是辦公室日常事務性工作的重要內容，辦會水準直接反映了公司的形象，也是辦公室對內對外展示服務水平的窗口。更為重要的是高效的會議可以幫助我們迅速解決實際工作中的困難和問題，傳達重大、重要信息，落實決策和目標。

燃氣公司結合新形勢，圍繞“規(guī)范流程、提高實效、降低成本”的目標，分析梳理會議管理流程，加大管理力度，找出存在問題和漏洞，完善了會議管理制度和流程，建立了相關臺賬，制定了具體措施。通過近兩年的不斷實踐和完善，目前會議管理更趨規(guī)范化、標準化，達到了會前準備充分，會中有效控制，會后監(jiān)督落實的目的，會議實效有所提升。

一、會前充分準備，是提高會議實效的基本保證

一次成功的會議關鍵在于會前的充分準備。從會議申請、通知、參會人及會議議題確定、重要內容提前交流審議、會場布置等等，一環(huán)扣一環(huán)，任何一個環(huán)節(jié)都不容忽視。

燃氣公司過去內部會議僅是通過電話溝通安排，沒有經過會前統(tǒng)籌安排，存在諸多問題，如會議時間及會議室沖突、會議要求不明確、會議通知對象有遺漏等現象，嚴重影響了工作質量。

1. 提申請明要求。為避免會議沖突及盲目性開會，杜絕無效會議，做好會議計劃性，燃氣公司內部會議及外單位到本單位調研檢查等會議，相關部門要提前申請會議（各科室每周一填報本周的會議計劃），填報申請單，不僅僅是明確會議時間、內容、主持人、參會人和會議議程，更為重要的是會議組織部門必須對會議提出明確要求。

2. 建臺賬常提醒。無論市、油田公司會議通知還是燃氣公司內部會議通知，通知方式是多種形式，如電話、OA平臺、網頁、QQ（市政府）。每天無論是外部會議還是公司內部會議都比較多，因此會議通知到每位參會人，看似簡單，實則費時又繁瑣。辦公室就曾出現過這種情況：通知某個科室負責人去上級部門開會，由于通知時間提前了兩三天，造成參會人當天忘記開會的現象。

3. 知內容有準備。一些決定政策、方向、目標等重要會議，參會人在會前，根據通知精神，了解會議議題，根據需要，有義務提前一天提供會議相關的資料并提建設性意見。過去，因為會前沒有將會議內容提供給相關科室及公司領導，開會時，發(fā)現會議材料不僅問題多，而且大家意見分歧大，致使會議時間長，而且進展不順利、不成功。

4. 簡布置嚴要求。中央八項規(guī)定，會場布置一切從簡。如何在簡單的會場中，又能顯示出會議的隆重而熱烈氣氛。燃氣公司辦公室提出了“會場精簡低調，要求嚴細高調”要求，嚴格執(zhí)行“一查看、三把關、三檢查”。

會場查衛(wèi)生。檢查會場屋內門前是否清潔，干凈整齊。特別是地面是否濕滑，保障安全的環(huán)境。

會場把三關。一把座席關。檢查領導座簽是否與方案所列一致，擺放位置、順序是否正確;座椅間距是否合適，方便出入;二把材料關。檢查會議議程、主持詞、講話稿等資料是否備齊。三把物品關。檢查桌上茶杯或礦泉水是否整齊、茶杯手柄方向是否在45度角（便于參會人取用）。

設備重三查。一查安全，檢查應急出口是否打開，通道是否暢通，電器插頭是否牢固等。二查穩(wěn)定，檢查話筒是否正常;會議前后播放音樂、會場聲音大小是否合適;電腦、投影儀、音響等儀器運行是否正常。三查規(guī)范。演示電子文檔是否拷貝到電腦制定位置，會標是否準確、規(guī)范;空調溫度是否合適。

通過這種細致檢查，這幾年沒有發(fā)生因設備等問題影響會議質量。

二、會中合理控制，是提高會議實效的基本條件

根據中央八項規(guī)定要求，開短會。2014年燃氣公司結合當前形勢規(guī)定，除了一類會議，其他會議控制在1小時以內。為了合理有效控制時間，會議過程時間的掌控至關重要，這也決定了主持人是關鍵重要因素。經過實踐，我們認為合理有效控制時間，要掌握好以下要點。

1.開場白要精煉明確。開場白要簡潔、謹慎、抓重點、明確宗旨，要求控制在5分鐘以內。內容包含會議背景、目的、議程及時間、會議要求等。一個好的開場白，可以使準備不到位的會議步入正軌。目前公司會議，主持人開場白都控制在2-3分鐘左右，簡明扼要闡明了會議目的。

2.會議討論過程中要緊扣主題、嚴按議程、準時開會，按時結束。要想很好控制這個過程，直接取決于主持人經驗、智慧和能力。

3.會議記錄要詳實。任何一個會議都要形成會議記錄，重要會議形成會議紀要。燃氣公司辦公室在會議紀要編寫方面，也是不斷學習的過程。通過內部培訓，同時總結學習上級部門會議紀要編寫特點，目前會議紀要編寫有所進步。

三、會后督辦落實，是提高會議實效的最終目標

一次會議是否成功，主要看是否形成了切實可行的決定及是否具有可操作性及有效執(zhí)行或實施。因此，燃氣公司辦公室，會后，按照會議記錄（紀要），建立跟蹤程序，根據領導要求，明確各項任務的責任人和完成時限，并確定監(jiān)督部門，并形成檢查實施報告（報表）。

會議管理是辦公室工作一項重要職責，是保證公司決議、決策高效落實，促進公司健康有序發(fā)展的重要保障。燃氣公司辦公室人員通過摸索與實踐，不斷提升辦會專業(yè)化水平，把握好質量和效率相結合標準，細化規(guī)范化會前、會中、會后三個環(huán)節(jié)的各個關鍵點，以高度的責任感和責任心，嚴謹認真態(tài)度，踏踏實實地做好會務工作，全面提升辦會水平，提高會議的實效性。