新時(shí)代干部人事檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

范亮亮 閆楓

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和干部人事工作的發(fā)展，干部人事檔案管理也面臨一些不容忽視的問(wèn)題，直接影響干部人事檔案管理工作和干部人事工作的發(fā)展，需要采取有效措施，認(rèn)真加以解決。筆者就加強(qiáng)新時(shí)代機(jī)關(guān)單位人事檔案管理工作提出一些粗淺認(rèn)識(shí)，供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;干部人事;問(wèn)題;對(duì)策

干部人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，是各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位選拔、任用、考核干部的主要依據(jù)，在機(jī)關(guān)企事業(yè)單位干部人事管理工作中發(fā)揮著重要作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和干部人事工作的發(fā)展，干部人事檔案管理也面臨一些不容忽視的問(wèn)題，直接影響干部人事檔案管理工作和干部人事工作的發(fā)展，需要我們采取有效措施，認(rèn)真加以解決。

1 新時(shí)代干部人事檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題

1.1 對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，未將其納入應(yīng)有的工作日程

一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)干部人事檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，將干部人事檔案管理視為一項(xiàng)輔助性工作，認(rèn)為只要能確保檔案不出現(xiàn)丟失損壞問(wèn)題就行，工作上僅僅滿足于日常查閱和利用，對(duì)工作要求不高，未引起足夠的重視。有的單位未把干部人事檔案管理納入工作議事日程，甚至多年沒有研究安排人事檔案管理工作，在這項(xiàng)工作上投入的時(shí)間與精力有限，致使保管場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)和人員無(wú)法得到保障，干部人事檔案管理工作變得比較被動(dòng)。一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位未配置專門的檔案室，檔案存放地點(diǎn)比較狹窄且不固定，缺乏健全的配套設(shè)備，容易造成檔案損毀、丟失等問(wèn)題。

1.2 干部人事檔案管理方式滯后，一些日常管理工作不規(guī)范

據(jù)了解，很多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，主要依靠人力完成保管、利用等項(xiàng)工作，效率低且管理不規(guī)范。近年來(lái)，在中組部組織推進(jìn)下，干部人事檔案管理工作有了很大改變，相關(guān)人員思想觀念在轉(zhuǎn)變，各項(xiàng)制度在逐步完善中。同時(shí)，以電子表格為主的干部人事檔案管理方式成為主流，干部人事檔案管理逐漸向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，但仍有一些問(wèn)題沒有得到根本解決。其中一個(gè)重要方面是隨著改革不斷深入，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職能發(fā)生變化，人事檔案管理也變得更加繁雜，傳統(tǒng)人事檔案管理方式弊端日益凸顯。與此同時(shí)，電子表格的利用也隨著人事調(diào)動(dòng)、人事信息的更新帶來(lái)諸多不便。這種落后的管理方式不僅影響工作效率，而且阻礙干部人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

干部人事檔案整理不規(guī)范，檔案損毀、丟失問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。一些機(jī)關(guān)單位在干部人事檔案收集、歸檔等方面的制度不夠完善，影響了檔案收集、歸檔的完整性，降低了干部人事檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值，導(dǎo)致其利用率不高。在新時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的背景下，干部人事制度改革進(jìn)程加快，人才的選拔、使用和流動(dòng)越來(lái)越頻繁，很多人才在機(jī)關(guān)單位與社會(huì)之間雙向流動(dòng)，增加了個(gè)人檔案遺失的隱患。

1.3 干部人事檔案管理信息化滯后，軟硬件配置不完善

從以往機(jī)關(guān)企事業(yè)單位干部人事檔案管理工作實(shí)際來(lái)看，基本上由人事部門負(fù)責(zé)完成干部人事檔案信息的收集、整理、保管與利用工作。當(dāng)前，很多機(jī)關(guān)企事業(yè)單位不重視將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，無(wú)法提升人事檔案信息檢索的效率，在調(diào)閱人事檔案的過(guò)程中，仍然采用人工方式。這樣一來(lái)，不僅影響了干部人事檔案安全保管和利用工作，更無(wú)法提升工作效率。在信息時(shí)代下，許多先進(jìn)技術(shù)為干部人事檔案管理工作創(chuàng)造了更多有利條件，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)注重利用信息技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化，進(jìn)行信息化管理，提升檔案收集、存儲(chǔ)、管理、利用效率，充分發(fā)揮干部人事檔案應(yīng)有的作用。

目前，一些機(jī)關(guān)企事業(yè)單位還沒有專門的檔案室，缺少檔案裝具，文書檔案和人事檔案“混為一談”，對(duì)檔案的安全保管存在隱患。據(jù)了解，大部分機(jī)關(guān)企事業(yè)單位還沒有搭建干部人事檔案管理系統(tǒng)，即使搭建了也不完整，軟件搭建與硬件建設(shè)存在較大差距，文書檔案管理使用的是單機(jī)版檔案軟件，而人事檔案管理還停留在Excel表格層面，沒有獨(dú)立的人事檔案管理系統(tǒng)，無(wú)法滿足多終端管理利用的需要。文書檔案與人事檔案在定義、內(nèi)容、管理方法和作用上均存在不小的差異，不能使用同樣的軟件進(jìn)行共同管理。因此，干部人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)既要滿足對(duì)多終端管理的需求，又不能急于求成地使用文書檔案系統(tǒng)來(lái)代替，這已成為困擾、阻礙機(jī)關(guān)企事業(yè)單位干部人事檔案管理工作發(fā)展的重要原因。

1.4 隊(duì)伍建設(shè)力度不夠，檔案管理人員業(yè)務(wù)工作能力不強(qiáng)

據(jù)了解，大部分機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案管理人員為兼職或身兼數(shù)職，專職做檔案工作的人員少之又少，且人員流動(dòng)較為頻繁，很少有機(jī)會(huì)接受檔案管理業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不熟悉檔案收集、整理、歸檔和保管等業(yè)務(wù)，沒有把主要精力放在檔案管理工作上。由于檔案原始文件利用比較頻繁，會(huì)讓紙張出現(xiàn)發(fā)黃、褪色、變舊等問(wèn)題，既不利于人事檔案的永久保管，也影響其安全性。此外，檔案管理人員發(fā)生工作變動(dòng)，在進(jìn)行檔案交接的過(guò)程中由于措施不嚴(yán)密，導(dǎo)致極少數(shù)人事檔案丟失或損壞。

2 解決新時(shí)代干部人事檔案管理工作面臨問(wèn)題的對(duì)策

2.1 進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)干部人事管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)對(duì)干部人事檔案管理工作給予足夠的重視，將其納入單位工作的議事日程，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)過(guò)問(wèn)干部人事檔案管理工作，及時(shí)研究解決工作中遇到的重大困難和問(wèn)題。單位領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)安排一名副職分管干部人事檔案管理工作，統(tǒng)一組織推進(jìn)這項(xiàng)工作，及時(shí)研究解決工作中面臨的重要問(wèn)題。應(yīng)明確干部人事檔案管理的責(zé)任機(jī)構(gòu)，安排專職或者兼職管理人員，保證干部人事檔案有人管。應(yīng)保證干部人事檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力需要，給干部人事檔案管理創(chuàng)造必要的條件。應(yīng)建立健全干部人事檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)體系，確保形成干部人事檔案管理工作的合力。及時(shí)制定并監(jiān)督落實(shí)好干部人事檔案管理制度，確保工作落實(shí)。

2.2 大力推進(jìn)干部人事檔案管理信息化

應(yīng)加大資金投入，保證干部人事檔案信息化建設(shè)。干部人事檔案管理工作人員需對(duì)相關(guān)資源的配置是否合理予以充分考量，盡可能節(jié)省干部人事檔案管理信息化建設(shè)開支，并確保人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)性與有效性。同時(shí)，應(yīng)加大工作推進(jìn)力度，提高檔案管理人員的基本素質(zhì)、執(zhí)行能力、技術(shù)設(shè)備操作水平，備份相關(guān)的干部人事檔案信息，設(shè)置數(shù)據(jù)信息、數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)限，從而多方位確保干部人事信息檔案的安全。

當(dāng)前，干部人事檔案管理大多是紙質(zhì)材料和電子文檔，應(yīng)當(dāng)與信息技術(shù)緊密結(jié)合，使得信息化資源能夠發(fā)揮更大的作用，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件的應(yīng)用，對(duì)已經(jīng)進(jìn)行過(guò)電子歸檔的文件進(jìn)行只讀操作處理，完整保存檔案文件的原始結(jié)構(gòu)，避免發(fā)生檔案信息的泄露及篡改。另外，為了避免電子文件的丟失，應(yīng)做好相應(yīng)的備份，并且定期進(jìn)行備份更新，確保備份信息的同步。定期進(jìn)行存儲(chǔ)狀況抽樣調(diào)查，對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的電子文件檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)或保護(hù)，確保電子檔案的壽命。為了使檔案管理常識(shí)、優(yōu)點(diǎn)、特點(diǎn)等深入人心，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的宣傳工作，使單位全體人員都能了解和重視干部人事檔案管理工作，增強(qiáng)工作合力。

2.3 增強(qiáng)新時(shí)代檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)和工作能力

干部人事檔案工作人員應(yīng)不斷增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。只有落實(shí)責(zé)任，嚴(yán)格要求，才能保證檔案管理水平的提高。建立健全干部人事檔案各項(xiàng)工作制度，對(duì)日常收集、歸檔以及保管、利用等都必須有明確的要求，維護(hù)干部人事檔案管理工作的正常秩序。出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能及時(shí)找到問(wèn)題的根源，便于責(zé)任追究。采取定期檢查以及不定期抽查的監(jiān)督辦法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。干部人事檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，人事檔案涉及個(gè)人的安全信息，所以人事檔案管理工作具有保密性，在對(duì)檔案管理工作人員崗位調(diào)整時(shí)必須嚴(yán)格把關(guān)，把具有較高政治素質(zhì)、思想覺悟和管理水平，做事認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)任心強(qiáng)，能吃苦耐勞的人調(diào)整到干部人事檔案管理工作崗位上來(lái)。另外，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)讓他們了解和掌握干部人事檔案管理工作的新要求以及最新的管理方法，盡快適應(yīng)工作需要。特別是要熟練計(jì)算機(jī)的操作技術(shù)，提高干部人事檔案管理能力和水平。

干部人事檔案管理工作是各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作的重要組成部分，我們應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全干部人事檔案管理制度，改進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)，大力推進(jìn)干部人事檔案管理信息化建設(shè)，使干部人事檔案管理工作邁上新的臺(tái)階。

（作者單位：吉林省伊通滿族自治縣財(cái)政局）