集中管理 數(shù)紙互備——全力開創(chuàng)稅收檔案工作新局面

孫 斌1 陳建華2

（1.國家稅務(wù)總局稅務(wù)干部進(jìn)修學(xué)院，江蘇揚(yáng)州，225007；2.揚(yáng)州市地方稅務(wù)局，江蘇揚(yáng)州，225012）

遵循科學(xué)規(guī)范、安全集中、簡便實(shí)用的原則，江蘇省揚(yáng)州地稅局通過理念創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新，把稅收檔案管理改革作為稅源專業(yè)化管理改革的一個有機(jī)組成部分，積極探索稅收檔案“集中管理、數(shù)紙互備、分級查閱”新模式，全力構(gòu)建集中統(tǒng)一、規(guī)范高效的檔案管理工作平臺，取得了顯著成效，并在省檔案局行政執(zhí)法檢查中得到充分肯定。

一、深化改革，推行檔案集中管理

1. 整合職能建立機(jī)構(gòu)。稅收檔案的專業(yè)化管理，是稅源專業(yè)化管理的必然要求，是稅源專業(yè)化改革的一個重要環(huán)節(jié)。2013年，揚(yáng)州地稅局將原來分散在各個部門和單位的檔案管理職能，進(jìn)行了有效整合，成立了檔案管理中心。各縣（市、區(qū)）局均成立了相應(yīng)機(jī)構(gòu)，配備了專門檔案人員，劃撥了檔案庫房，添置了硬件設(shè)施。

2. 全面明確職責(zé)分工。稅收征管資料由各基層征管單位明確專門人員負(fù)責(zé)收集、整理、錄入、移交：納服局負(fù)責(zé)收集、影印前臺受理的紙質(zhì)資料，管理分局負(fù)責(zé)收集、影印基礎(chǔ)管理及調(diào)查核實(shí)類形成的資料，風(fēng)險應(yīng)對局負(fù)責(zé)收集、影印中等風(fēng)險應(yīng)對形成的業(yè)務(wù)資料，稽查局負(fù)責(zé)高等風(fēng)險應(yīng)對形成的資料；機(jī)關(guān)各處室將各自的業(yè)務(wù)資料和重大活動檔案資料集中整理，統(tǒng)一移交；檔案管理中心負(fù)責(zé)各單位檔案資料的接受、校驗、編號、歸檔、保管，數(shù)字檔案按“一戶式”歸檔，紙質(zhì)檔案按事項流水歸檔，實(shí)現(xiàn)了各類稅收檔案的統(tǒng)一管理、分級應(yīng)用、規(guī)范一致。

3. 夯實(shí)檔案制度建設(shè)。按照全新的稅收征管流程，制訂出臺了《檔案管理辦法（試行）》《稅收征管檔案采集管理辦法（試行）》《檔案借閱利用制度》等，將各類涉稅資料設(shè)為四級目錄，共13 個大類，80個事項，212個子事項。

4. 規(guī)范資料傳遞流程。對稅收征管資料的收集、整理、錄入、移交、歸檔、保管、調(diào)閱等過程，制定出科學(xué)規(guī)范、系統(tǒng)完整、簡便實(shí)用的管理流程。結(jié)合稅收征管大集中系統(tǒng)，嚴(yán)格稅收資料傳遞手續(xù)，建立資料傳遞清冊和傳遞清單，清冊實(shí)行按月裝訂，用于備查防止資料遺失。涉稅管理事項涉及不同部門和單位的，按照“誰受理，誰影印”的原則，由受理單位進(jìn)行影印、移交。檔案管理中心接收時，對檔案資料的完整性進(jìn)行檢查，并按事項對紙質(zhì)資料與數(shù)字資料一致性進(jìn)行逐一校驗。

5. 細(xì)化檔案考核責(zé)任。強(qiáng)化責(zé)任是搞好稅收征管檔案管理工作的保障。將資料收集、整理、錄入、歸檔等工作，與崗位責(zé)任考核掛鉤，列入個人績效管理，通過應(yīng)完成量和實(shí)際移交量等量化數(shù)據(jù)進(jìn)行定期通報考核，加強(qiáng)溝通，明確職責(zé)，形成有機(jī)的相互制約又相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)的管理鏈條，促使征管資料收齊無漏，及時歸檔。

二、嚴(yán)把四關(guān)，確保檔案資料質(zhì)量

1. 把好硬件關(guān)，管理保質(zhì)量。數(shù)字檔案方面，專門配備兩臺服務(wù)器，分別部署電子檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的錄入、查詢高效有序。紙質(zhì)檔案方面，將五樓整層（536 平方米）分配給檔案中心使用，做到辦公、借閱、庫房三分開，并按檔案保管的特殊性要求改造了檔案庫房和閱檔室，配置了98 組密集架，可存放檔案9萬多盒。同時，為檔案庫房配備了庫房專用空調(diào)、滅火器、監(jiān)控器等設(shè)備，庫房建設(shè)符合“八防”要求。

2. 把好提醒關(guān)，預(yù)警保質(zhì)量。首先，建立與業(yè)務(wù)處室的聯(lián)動機(jī)制。與業(yè)務(wù)處室掛鉤聯(lián)系，掌握業(yè)務(wù)工作進(jìn)度，把握工作結(jié)束時間節(jié)點(diǎn)，階段性工作結(jié)束后，及時向檔案采集單位發(fā)出檔案移交提醒。其次，建立征管檔案采集表跟蹤機(jī)制。依據(jù)檔案采集表列舉的工作事項，按照各工作事項的特點(diǎn)，及時跟蹤正常業(yè)務(wù)工作完成時點(diǎn)，提醒采集單位移交。第三，建立移交單位回訪機(jī)制。每周與各采集單位進(jìn)行溝通了解，掌握工作進(jìn)展情況，提醒檔案及時移交。

3. 把好對接關(guān)，協(xié)調(diào)保質(zhì)量。首先，加強(qiáng)對接，納服局是征管檔案資料的重要來源，每天保持工作對接，遇到問題及時解決。其次，做好與征管業(yè)務(wù)部門的對接，對征管業(yè)務(wù)和系統(tǒng)方面的問題，及時進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。第三，不斷與市檔案局對接，保證檔案工作按規(guī)范開展。

4. 把好審核關(guān)，防控保質(zhì)量。各部門移交資料時填寫檔案移交清單，檔案中心根據(jù)送達(dá)的移交清單，確定應(yīng)歸檔戶數(shù)，按事項逐一比對，發(fā)現(xiàn)問題及時退回補(bǔ)正。校驗無誤后，在《移交清單》上簽名確認(rèn)。資料收集齊全后，根據(jù)年度檔案目錄，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類、篩選和辨別，然后校驗立卷歸檔。

2013 年以來全市共完成稅收業(yè)務(wù)檔案資料387320個事項，歸檔上架24333 個檔案盒；數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)量已經(jīng)達(dá)到2.1T。

三、強(qiáng)化利用，深挖檔案內(nèi)在價值

制定了稅收檔案借閱流程，規(guī)范稅收檔案查詢工作。鼓勵利用電子檔案，充分利用紙質(zhì)檔案，對檔案系統(tǒng)中已有的資料，納稅人無需重復(fù)報送。

1. 稅務(wù)人員按權(quán)限查詢?；A(chǔ)管理人員可以登錄電子檔案系統(tǒng)，依權(quán)限查閱本單位的電子檔案信息；風(fēng)險應(yīng)對人員可以查閱進(jìn)入應(yīng)對環(huán)節(jié)的納稅人所有電子檔案信息，無需審批。對于權(quán)限以外檔案的調(diào)閱、借閱，由查閱人通過電子檔案系統(tǒng)提交申請，檔案中心按規(guī)定賦予查閱權(quán)限。目前，為機(jī)關(guān)各單位提供征各類檔案資料580件次。

2. 外部人員依申請查詢。對于納稅人及其他外部人員的查閱要求，實(shí)施“前臺受理、內(nèi)部流轉(zhuǎn)、前臺出件”的工作模式，即納稅人在辦稅服務(wù)廳提出檔案查詢申請，前臺稅務(wù)人員通過電子檔案系統(tǒng)，發(fā)起查閱流程，經(jīng)審批后推送到檔案中心，檔案中心查閱后，復(fù)印件送至前臺。提高了服務(wù)效率。截至目前，查詢契稅現(xiàn)金完稅證、拆遷協(xié)議163 件次，解決了納稅人因遺失資料而不能辦理房產(chǎn)證的實(shí)際困難。