企業(yè)檔案就要服務(wù)于當(dāng)前經(jīng)營(yíng)和未來(lái)發(fā)展

杜俊燕

2009年11月17日，新聯(lián)合檔案館成立，作為新聯(lián)合投資控股有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)控股公司）的二級(jí)單位，董事局主席李雨濃先生為其定位“企業(yè)歷史資料保管中心、情報(bào)信息研究中心，企業(yè)文化宣傳陣地”。在短短5年時(shí)間里，新聯(lián)合檔案工作逐漸形成特色，對(duì)企業(yè)的價(jià)值也逐漸凸顯。2012年11月，新聯(lián)合檔案館通過(guò)河北省企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定，成為河北省首家“五星級(jí)”企業(yè)檔案工作單位，被稱(chēng)為“河北省民企檔案第一館”。2014年，國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)帶隊(duì)的執(zhí)法檢查組檢查新聯(lián)合檔案工作，對(duì)新聯(lián)合檔案工作給予高度肯定。

從檔案工作紅黑榜說(shuō)起

新聯(lián)合檔案館自成立始，就集中保管控股公司下屬安聯(lián)地產(chǎn)集團(tuán)、瑞安金融集團(tuán)，21世紀(jì)教育集團(tuán)、1+2聯(lián)合不動(dòng)產(chǎn)集團(tuán)、宜和大眾集團(tuán)及下屬公司的檔案。為了保證年度檔案移交時(shí)檔案的收集率，制定了《新聯(lián)合檔案管理辦法》《檔案管理分類(lèi)編號(hào)規(guī)則》等各項(xiàng)規(guī)章制度。各下屬集團(tuán)、公司也制定了檔案管理實(shí)施細(xì)則，通過(guò)制度化管理規(guī)范檔案工作。此外，檔案館制定檢查標(biāo)準(zhǔn)，形成每季度檢查的慣例。檢查中，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)場(chǎng)打分，反饋整改，對(duì)檢查結(jié)果較差的或整改不合格的，對(duì)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)給予行政處罰，處罰的錢(qián)直接轉(zhuǎn)到公司的公益基金會(huì)賬戶(hù)，進(jìn)行對(duì)外捐助。

2013年，新聯(lián)合檔案工作創(chuàng)新工作模式，通過(guò)檔案綜合管理系統(tǒng)，實(shí)行實(shí)時(shí)在線(xiàn)收集檔案。收集的方式改變了，檢查指導(dǎo)的方式緊隨變化。由每季度檢查轉(zhuǎn)為每半月檢查，檢查結(jié)果設(shè)紅黑榜，將做的較好的，紅榜表?yè)P(yáng)，做的差的黑榜通報(bào)，連續(xù)兩次登上紅榜或黑榜，實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)或處罰，通報(bào)結(jié)果在公司的OA辦公平臺(tái)公布。由此，檔案工作已成為公司行政部門(mén)的一項(xiàng)考核指標(biāo)。

檢查、評(píng)比工作的開(kāi)展得力于公司配備的專(zhuān)業(yè)人才和創(chuàng)建的健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。公司為檔案館配備高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理隊(duì)伍，5名專(zhuān)職檔案管理人員全部為檔案、圖書(shū)等專(zhuān)業(yè)的碩士，都具有初、中級(jí)專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)。不僅如此，405名兼職檔案員都具有本科學(xué)歷。目前，新聯(lián)合投資控股公司及各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)執(zhí)行副總裁分管新聯(lián)合檔案工作，各級(jí)單位決策層有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)門(mén)分管檔案工作，各公司人力資源及行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌本集團(tuán)檔案工作，確保檔案工作納入各集團(tuán)、各公司日常工作議程。各部門(mén)設(shè)兼職檔案員，集中保管日常產(chǎn)生檔案，形成各單位、各部門(mén)既統(tǒng)一管理又各負(fù)其責(zé)的檔案工作格局，從而在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)“樹(shù)”狀的檔案管理體系。

在董事局的重視下，各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)也重視檔案工作，將檔案工作納入公司的年度工作計(jì)劃。每年控股公司總裁主持召開(kāi)檔案工作體系會(huì)議，各級(jí)分管檔案工作的決策層都要參加。每年5月前，檔案館組織各單位整理、移交上一年度檔案，每年的檔案移交工作，公司領(lǐng)導(dǎo)都親臨指導(dǎo)。企業(yè)的檔案管理工作開(kāi)始走上專(zhuān)業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的道路。

基礎(chǔ)設(shè)施保障與業(yè)務(wù)能力建設(shè)

公司注重硬件設(shè)施的投入。新聯(lián)合檔案館占地1400平米，獨(dú)立辦公區(qū)、借閱區(qū)、接待區(qū)、歷史展覽區(qū)等。庫(kù)房面積200平米以上，各種基礎(chǔ)設(shè)施健全。2011年公司購(gòu)置檔案管理軟件，將館藏40多萬(wàn)件檔案數(shù)字化?；A(chǔ)建設(shè)的投入累計(jì)上百萬(wàn)。

公司更關(guān)注人員業(yè)務(wù)能力。新聯(lián)合兼職檔案員多達(dá)400多人。為切實(shí)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，公司采取遠(yuǎn)程培訓(xùn)、實(shí)地操作訓(xùn)練、課件講解、法規(guī)培訓(xùn)等多種培訓(xùn)方式，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。近年來(lái)，企業(yè)共組織各類(lèi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)60余次，上千人參訓(xùn)。

公司還積極參加石家莊市檔案局組織的集中培訓(xùn)、對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)、組織自學(xué)等培訓(xùn)。為拓展視野，學(xué)人之長(zhǎng)，公司組織檔案管理人員到江蘇雨潤(rùn)集團(tuán)、波司登集團(tuán)、河北師范大學(xué)、河北大學(xué)、河北省國(guó)土資源廳等單位檔案館參觀學(xué)習(xí)。取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，提升業(yè)務(wù)能力，公司的檔案工作也在不斷創(chuàng)新中提升，檔案工作也能對(duì)企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更大的價(jià)值。

檔案工作參與管理

不再是一句空話(huà)

企業(yè)的存在是追求合理的利潤(rùn)。作為企業(yè)的檔案工作，目標(biāo)就是要圍繞能為企業(yè)創(chuàng)造利潤(rùn)開(kāi)展工作。檔案工作直接創(chuàng)造利潤(rùn)不可行，就服務(wù)企業(yè)間接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益。我們的編研工作就利用這一點(diǎn)，參與到公司日常經(jīng)營(yíng)管理中，通過(guò)檔案的編研來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和價(jià)值。

新聯(lián)合檔案館一成立，創(chuàng)辦《檔案月報(bào)》刊物，介紹檔案工作動(dòng)態(tài)，宣傳企業(yè)檔案工作。2013年，《檔案月報(bào)》改版為《檔案半月談》，設(shè)“檔案觀察”欄目，通過(guò)梳理、分析在線(xiàn)錄入檔案，提出生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)中的問(wèn)題及解決之道。其中，關(guān)于客戶(hù)服務(wù)、工作質(zhì)量、營(yíng)銷(xiāo)實(shí)施等方面的文章，引起決策層重視，并督促問(wèn)題的改善，檔案真正起到了決策者助手的作用。

2011年，為方便利用和保管需要，將館藏40多萬(wàn)件檔案數(shù)字化。這一舉措方便了檔案利用者，也方便了編研工作需要。檔案館挖掘館藏檔案中重大事件、對(duì)公司做出貢獻(xiàn)的人物故事、企業(yè)文化等資料，每月在《新聯(lián)合時(shí)報(bào)》專(zhuān)欄刊發(fā)一篇文章，讓老員工回憶起企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)滴，讓新員工看到企業(yè)的歷史和發(fā)展，傳承企業(yè)文化。檔案管理信息系統(tǒng)還助力公司重大經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，如協(xié)助申報(bào)成立公司、項(xiàng)目開(kāi)盤(pán)宣傳、申報(bào)資質(zhì)、提供訴訟維權(quán)參考等。

2009年，新聯(lián)合“光榮與夢(mèng)想”陳列展廳建成開(kāi)放，面積900平方米的展廳濃縮了新聯(lián)合20年的發(fā)展歷程，是企業(yè)歷史、企業(yè)文化、企業(yè)成績(jī)、企業(yè)形象的重要宣傳陣地。展廳建成以來(lái)，接待了來(lái)自海內(nèi)外企業(yè)、政府職能部門(mén)、合作企業(yè)和客戶(hù)等6000余人次，實(shí)現(xiàn)了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益雙重效應(yīng)。記得2011年，某商業(yè)銀行總行副行長(zhǎng)參觀展覽后，對(duì)企業(yè)的歷史和文化大加贊賞，當(dāng)場(chǎng)拍板決定給企業(yè)貸款，隨后順利簽訂貸款協(xié)議。

新聯(lián)合經(jīng)營(yíng)企業(yè)有一條準(zhǔn)則“不羨慕、不排斥、不張揚(yáng)”，也正是新聯(lián)合檔案工作的寫(xiě)照，能有成績(jī)，是我們靜下心來(lái)，老老實(shí)實(shí)，埋頭苦干的結(jié)果。我們也堅(jiān)信，企業(yè)的檔案工作，就是要緊緊圍繞企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展才會(huì)有大作為，這是我們堅(jiān)持的目標(biāo)和我們?yōu)橹Φ哪繕?biāo)。