心系檔案盡職責(zé) 平凡崗位建新功

鄭秀君

白園園，衡水銀行總部綜合辦公室一名普通檔案員。站在2013年衡水市直檔案工作會(huì)的先進(jìn)典型發(fā)言臺(tái)上，這位外表干練、文靜而端莊的姑娘侃侃而談，目光堅(jiān)定睿智，透露出內(nèi)心無比的充實(shí)。

“寒來暑往、冬去春來，轉(zhuǎn)眼間，我在檔案員的崗位上已經(jīng)工作了七年。七年彈指一揮間，憑借‘從故紙堆里收藏時(shí)間，從碎片中積累歷史，在服務(wù)中奉獻(xiàn)青春的人生信條，在市檔案局領(lǐng)導(dǎo)及同事們的信任、支持與幫助下，我從茫然無措的崗位新人，成長(zhǎng)為一名思想堅(jiān)定、業(yè)務(wù)過硬、工作務(wù)實(shí)的業(yè)務(wù)標(biāo)兵。雖然這個(gè)過程充滿了困難和艱辛，但也帶給了我充實(shí)和滿足。正是這樣一份工作讓我體驗(yàn)到了成就感，體會(huì)到了自身價(jià)值所在，也讓我更加堅(jiān)信了一個(gè)道理：平凡的工作不平庸，普通的崗位也能創(chuàng)造出完美的人生價(jià)值。”——這是一位普通檔案工作者發(fā)自肺腑的心聲，樸素但是深刻，引起聽眾強(qiáng)烈的共鳴，贏得了人們熱烈的掌聲。這掌聲不僅是對(duì)發(fā)言人的鼓勵(lì)，更是對(duì)自己、對(duì)所有檔案人的鼓勵(lì)。

不負(fù)眾望，整改夯實(shí)基礎(chǔ)

據(jù)說，2008年，白園園從基層支行調(diào)入總部綜合辦公室時(shí)，頗讓領(lǐng)導(dǎo)費(fèi)了一番周折。支行領(lǐng)導(dǎo)不放人，頂著上司，硬是將她扣了半年之久，理由：這姑娘做任何事都讓人放心，是得力干將，不放。但是，總部檔案室的現(xiàn)狀，讓領(lǐng)導(dǎo)調(diào)人的決心無比堅(jiān)定。“由于多年缺乏管理，當(dāng)時(shí)的檔案室狹小壓抑凌亂不堪，許多文件資料都散放在檔案架上，根本沒有裝訂和歸檔;檔案盒卷脊、卷面空白;案卷散亂，目錄散失;歸檔文件不全，找檔案基本靠翻，查檔案絕對(duì)要等。查一份檔案找半小時(shí)是常事?！笨偛款I(lǐng)導(dǎo)暗地里說“這種爛攤子交給白園園最合適。我們自己人，心里有數(shù)?！笔芯謽I(yè)務(wù)指導(dǎo)科的封雪翹起拇指，“要說人家商行領(lǐng)導(dǎo)的能力，別的咱不清楚，識(shí)人用人，絕對(duì)是這個(gè)。這白園園天生就是干檔案的料兒啊。一是心細(xì)，凡是工作中的細(xì)枝末節(jié)，都能想到，別指望她給你落下。二是認(rèn)真，不懂就問，必定得弄個(gè)一清二楚，沒有含糊;三是有責(zé)任感，具有她這年齡的年輕人身上很少看到的那種‘自我加壓精神，只要認(rèn)準(zhǔn)了目標(biāo)，不用你催，一定會(huì)堅(jiān)持下去，不達(dá)目標(biāo)不罷休;四是有奉獻(xiàn)精神，不怕麻煩，不怕付出，不但自己會(huì)學(xué)，還能盡心教給支行檔案員，不管歲數(shù)大、歲數(shù)小的，都能協(xié)調(diào)帶動(dòng)，共同進(jìn)步?！?/p>

對(duì)于白園園來說，夸獎(jiǎng)是別人的，背后的努力卻是自己的，她為此付出多少，只有自己清楚。“看到同事們長(zhǎng)時(shí)間等待查檔的無奈時(shí)，我心里沉甸甸的。為了徹底改變這種狀況，我一邊做好每年檔案的立卷接續(xù)，一邊一門心思撲在總部檔案室的整改上。在此期間，我克服了一系列的困難，由于從檔時(shí)間短，業(yè)務(wù)不熟練，檔案培訓(xùn)材料成了包里必備品，只要一得空就拿出來研究，遇到問題就向業(yè)務(wù)科的大姐和老檔案員們悉心求教，一天十幾個(gè)電話是常事，有時(shí)因?yàn)樘接憜栴}，一個(gè)電話打上個(gè)把小時(shí)，手機(jī)都燙手了才不得不掛斷;辦公室工作千頭萬緒，人少事多，身兼數(shù)職，班上沒時(shí)間，踏不下心做檔案，就把編制卷內(nèi)目錄、裝訂等瑣碎活帶回家干，加班到深夜成了家常便飯;歸檔材料不齊全，就想方設(shè)法到處搜集，向各科室要，在舊文件里翻，以至養(yǎng)成了只要看到帶字的紙就絕不丟掉，直到歸檔完畢再行處理的習(xí)慣，同事們也逐漸樹立了檔案意識(shí)，在處理廢舊文件時(shí)總是會(huì)先送到我這里來進(jìn)行篩選?！?/p>

功夫不負(fù)有心人，2008到2011年，四年時(shí)間里，白園園根據(jù)市檔案局的規(guī)范，結(jié)合銀行工作實(shí)際，制訂出了科學(xué)的檔案分類大綱，重新修訂了各類檔案的歸檔范圍和保管期限;對(duì)散放的文件進(jìn)行了歸檔處理，整理補(bǔ)充入檔文件120余份;將各門類檔案的目錄重新整理、錄入微機(jī)，并編制了專題文件目錄。這些工作大大提高了總部檔案室查檔的準(zhǔn)確性和查全率，查檔時(shí)間由原來的半小時(shí)以上縮短到五分鐘以內(nèi)?？偛繖n案室的管理工作終于步入了正軌。

擴(kuò)大戰(zhàn)果，創(chuàng)新促進(jìn)發(fā)展

在檔言檔。白園園站在檔案的角度，敏銳覺察到，衡水銀行發(fā)展迅速，分支機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)量日益增加，但是整個(gè)行業(yè)的檔案管理模式卻十幾年一成不變，不能實(shí)現(xiàn)檔案為發(fā)展服務(wù)的根本目的。于是，她開始在總部檔案管理的各個(gè)方面嘗試新措施，收到良好效果。在檔案工作制度上，為使商行的檔案工作整體規(guī)范化，在辦公室領(lǐng)導(dǎo)支持下，白園園主持修訂了商行的檔案管理工作辦法、文書處理、檔案鑒定銷毀、檔案庫房管理、三納入四參加等一系列規(guī)章制度。2012年在她建議下，總部領(lǐng)導(dǎo)更是首次將檔案工作納入商行年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)考核體系，作為單項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行考核。檔案工作的好壞開始直接與效益掛鉤。這使原本在檔案管理上各自為政的支行重新納入總部監(jiān)管體系，有力地促進(jìn)了商行檔案管理水平整體推進(jìn)。在團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)水平提升上，她秉承“一枝獨(dú)秀不是春，百花齊放春滿園”的理念，把支行檔案員的培訓(xùn)納入工作日程。在既要完成總部檔案整理歸檔又要忙于辦公室日常工作，兩面兼顧的情況下，一方面請(qǐng)市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員來開展行內(nèi)業(yè)務(wù)培訓(xùn);另一方面建立自己的QQ檔案業(yè)務(wù)交流群，隨時(shí)為支行檔案員答疑解惑，手機(jī)24小時(shí)開機(jī)，便于檔案員咨詢。支行檔案員整體業(yè)務(wù)水平迅速提高，商行檔案管理專業(yè)隊(duì)伍逐步形成。在檔案收集上，她改變了過去一直沿用的年底收文統(tǒng)一整理方式，利用所在綜合辦公室是文件收發(fā)集散地的有利條件，采取“截留卡要”的工作方法，即對(duì)需要?dú)w檔的文件截住不流失、留存不散失、卡死不丟失、要來不遺失，變一次性歸集為日常收集。這套方法在商行內(nèi)部加以推廣后，各支行檔案員都表示收效明顯，降低了立檔工作強(qiáng)度還提高了工作效率。在檔案整理上，她結(jié)合銀行工作實(shí)際，編寫出了一套涵蓋文書、會(huì)計(jì)、信貸三個(gè)門類，圖文并茂、易學(xué)易懂、可操作性強(qiáng)的檔案整理規(guī)范，不但對(duì)各門類檔案的整理流程進(jìn)行了詳細(xì)說明，還統(tǒng)一規(guī)定了各類表格、印章、盒脊、封面的格式。這套規(guī)范，填補(bǔ)了銀行檔案整理上的空白，結(jié)束了各支行花樣百出的局面。這套整理規(guī)范已經(jīng)在全行范圍推廣使用，成為商行新檔案員崗前必備學(xué)習(xí)資料。在檔案利用上，她時(shí)刻把自己放在檔案使用者的角度，想方設(shè)法為查找利用提供便利。一方面建立了重要檔案電子掃描備份庫，查找重要文件，無需開庫就能看到原文，既保證了檔案安全又提高了利用效率;另一方面加強(qiáng)檔案編研，除了組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等常規(guī)編研材料外，她根據(jù)檔案實(shí)際利用情況，整理完成了《衡水銀行及新設(shè)支行成立記事》、《重要批復(fù)文件匯編》、《銀監(jiān)局現(xiàn)場(chǎng)檢查意見書匯編》等多項(xiàng)匯編、編研材料，成為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室案頭的必備參考材料。除此之外，她還十分注重其他載體檔案資料的收集整理工作，2012年建立了聲像檔案，豐富了商行的檔案館藏門類，使記錄著商行發(fā)展變遷的重要聲像史料得以科學(xué)留存、便捷使用。

達(dá)標(biāo)升級(jí)，全力創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先

2011年，總部決定成立自己的標(biāo)準(zhǔn)化檔案館。選址、加固、裝修，白園園幾乎把自己的全部精力都放在了檔案館的建設(shè)上。裝修期間，她每天監(jiān)督工人裝空調(diào)、裝防盜網(wǎng)防盜門、修房頂，早出晚歸加班加點(diǎn)成了常態(tài)，以至于她愛人在那段時(shí)間笑稱她“包工頭”。為了使新建的檔案館符合檔案管理“三分設(shè)”的要求，在她極力建議下，總部為檔案館增設(shè)了閱覽室、支行辦公室，并拿出資金購(gòu)置了閱覽桌、辦公桌椅、復(fù)印機(jī)等辦公室設(shè)施，使每一家入館支行的設(shè)施配備均滿足3A級(jí)檔案室的要求，為之后檔案室順利升級(jí)打下了良好基礎(chǔ)。

衡水商行檔案館在解決了檔案庫存容量問題的同時(shí)，也開啟了商行檔案管理升級(jí)達(dá)標(biāo)工作的序幕。

作為這項(xiàng)工作的具體承辦人員，自接到這個(gè)重要任務(wù)起，她就把剛滿周歲的孩子交給老人照顧，放棄了年休假、雙休日，成了檔案館來的最早、走的最晚的人。2011年，她同支行檔案員一道完成了總部及十二個(gè)支行的室藏檔案整體搬遷，累計(jì)搬遷近30萬卷檔案;2012年，她帶領(lǐng)臨時(shí)成立的檔案整理小組人員，歷時(shí)4個(gè)月對(duì)總部室藏的全部會(huì)計(jì)和信貸檔案進(jìn)行重新梳理，將不符合要求的4716卷檔案全部下架，重新整理，更換破損檔案盒1000余個(gè);下半年為解決總部檔案電子化水平較低，不符合等級(jí)認(rèn)證要求問題，她積極與市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科的同志溝通，多次向科室和主管領(lǐng)導(dǎo)積極諫言，經(jīng)過不懈努力，完成了檔案管理軟件和高速掃描儀等軟硬件設(shè)施的安裝調(diào)試，并在人員緊張無法抽調(diào)人手的情況下，獨(dú)自一人承擔(dān)了條目錄入和掃描掛接工作，歷時(shí)5個(gè)月完成了全部檔案目錄和60%文書檔案的原文掃描錄入掛接工作;2013年，為了做好檔案?jìng)錂z，完成最后沖刺，她和支行檔案員們天天泡在檔案館，晚上經(jīng)常工作到7、8點(diǎn)才回家，經(jīng)常在孩子睡著后的深夜里起身查資料、寫材料、與檔案員們?cè)诰W(wǎng)上討論問題、上傳共享文件?？嘈膿Q來豐碩果，在白園園與支行檔案員共同努力下，2013年底，衡水商行十二個(gè)支行以平均分79.5分的好成績(jī)一致通過“2A”級(jí)等級(jí)驗(yàn)收，而商行總部綜合檔案室更是以91.8分的好成績(jī)?cè)谑屑?jí)“4A”級(jí)別檔案室驗(yàn)收工作中名列前茅。2014年，她再接再厲，再次以高分完成了4家支行檔案室一個(gè)“3A”，三個(gè)“2A”的等級(jí)認(rèn)證。

三年半時(shí)間，1200多個(gè)日夜的辛勤工作換來了商行檔案工作質(zhì)量全面提升，也使白圓圓對(duì)孩子和家庭滿懷歉疚。自孩子周歲起，她就把所有的時(shí)間和精力都放在了檔案上，沒日沒夜的工作，累了趴在辦公桌上休息一會(huì)，病了吃點(diǎn)藥堅(jiān)持再干，晚上加班寫材料到凌晨成為常態(tài)。家里的一切沒有時(shí)間管，就都交給老人和丈夫打理。孩子牙牙學(xué)語、蹣跚學(xué)步、上幼兒園這些成長(zhǎng)中經(jīng)歷的重要時(shí)刻她都沒有陪在身邊，以至于到現(xiàn)在只要她手里拿著文件回家，兒子就會(huì)問：“媽媽你今天晚上又要加班嗎？我不吵你，太晚的話我會(huì)跟爸爸睡。”孩子無心的話使她眼含熱淚，既心酸又感動(dòng)。正是家人這種無私的奉獻(xiàn)和支持成就了白園園今天事業(yè)的成功?，F(xiàn)如今進(jìn)入衡水商行檔案館，往日成堆的文件、雜亂不堪的庫房早已不見蹤影，取而代之的是現(xiàn)代化的檔案密集架、先進(jìn)的檔案管理設(shè)備、整齊劃一的檔案裝具、整潔的案卷、快捷的檢索利用。目前衡水商行總部和16家升級(jí)支行的檔案室已經(jīng)列入衡水市標(biāo)準(zhǔn)化示范檔案室，來參觀學(xué)習(xí)的人絡(luò)繹不絕。

榮譽(yù)和成績(jī)只能記載過去，而今，白園園又以全新的姿態(tài)投入了衡水商行新辦公樓標(biāo)準(zhǔn)化檔案室的規(guī)劃建設(shè)工作中，力爭(zhēng)在不遠(yuǎn)的將來實(shí)現(xiàn)總行檔案室“5A”級(jí)、全行下屬39個(gè)支行全部通過檔案等級(jí)認(rèn)證的目標(biāo)。

平凡，卻不甘于平庸，是每一個(gè)普通檔案人的畢生追求，她們也必將在不懈的追求中獲取那份沉甸甸的存在感和人生價(jià)值感。