知識角

檔案管理發(fā)展的趨勢

檔案作為一種不可再生資源，它具有原始性、唯一性的特點。盡力讓檔案資料長時間完好保存直至永久保存是檔案管理的核心內(nèi)容之一。

隨著社會不斷發(fā)展與進步，檔案分類越來越細化，涉及的內(nèi)容越來越豐富，信息量和數(shù)量越來越大。全國有數(shù)以萬計不同類別的檔案館，保存著許多非常重要的珍貴檔案，歷史和社會價值難以估量。如何才能做到檔案資料的長期完好保存，始終是檔案管理部門要妥善解決的問題?，F(xiàn)在大多數(shù)檔案館的溫濕度監(jiān)測還處于人工記錄數(shù)據(jù)和人工調(diào)控溫濕度的階段，有一部分檔案館已完成由人工到智能化的升級改造。今后的3～5年間，將有更多的檔案館進行智能化升級，同時新建檔案館將直接將溫濕度監(jiān)測設(shè)計為智能化系統(tǒng)，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。而采用智能密集架是實現(xiàn)檔案庫房智能化管理的重要手段之一。

什么是智能密集架系統(tǒng)

智能密集架系統(tǒng)是手動、電動、計算機集成管理系統(tǒng)、移動終端、網(wǎng)絡(luò)遠程控制于一體的光機電一體化產(chǎn)品，具有檔案管理、檔案庫房環(huán)境管理、檔案安全管理、庫房設(shè)備管理等功能。由計算機集成管理系統(tǒng)、電子控制系統(tǒng)和機械傳動控制系統(tǒng)三部分組成，技術(shù)水平國內(nèi)領(lǐng)先。五種控制方式各自獨立，互不影響，且互相保護，并以人性化的設(shè)計為理念，智能化控制系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)化管理模式為基礎(chǔ)，實現(xiàn)宏觀自動化架體控制、自動人體保護、環(huán)境調(diào)節(jié)、檔案的無序存放有序管理，并引導(dǎo)檔案提取及網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享。

智能密集架的材質(zhì)具有防霉、防蛀、防塵、防光、防鼠、防盜、防火、防震、防傾倒的功能，采用多點保護方式，而且經(jīng)過專業(yè)的抗干擾測試，性能穩(wěn)定可靠。

智能密集架系統(tǒng)的特點

智能密集架系統(tǒng)采用控制智能化存取;具備手動、單機自動、聯(lián)網(wǎng)自動三種操作方式;管理監(jiān)控系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，可與檔案利用系統(tǒng)無縫連接，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)控制，提高檔案管理水平，成為無紙化管理的有效工具。

密集架具有占用空間小、操作簡便、防火防盜等顯著特點，近年來在檔案館、圖書館等單位得到了廣泛的應(yīng)用。智能密集架是在傳統(tǒng)密集柜的基礎(chǔ)上增加了自動控制系統(tǒng)部分，智能密集架架體結(jié)構(gòu)與普通密集架基本相同，區(qū)別在于其將智能化的控制系統(tǒng)，合理和系統(tǒng)化的與密集柜的整個架體融為一體，它由安放在移動軌道上的靜止柜、多列活動柜和自動控制系統(tǒng)組成。該類裝具的傳動機采用高質(zhì)量軸承，傳動靈活，運動輕便;智能密集架頂部的防塵板結(jié)構(gòu)，可以很好的防塵以及防潮等。

智能電動密集架系統(tǒng)具有語言提示并設(shè)有紅外線監(jiān)控功能，可有效保證工作人員的自身安全;對庫房的溫濕度實行自動調(diào)控和數(shù)據(jù)存貯;同時兼有滅火、防潮、防盜、防蟲等功能，為保證庫房的安全管理提供了保障，也大大提高了書籍、檔案資料的存取管理的自動化程度。

智能密集架系統(tǒng)的主要功能

1、智能集成管理系統(tǒng)，由一套管理軟件進行控制管理。實現(xiàn)檔案的條目級管理、檔案實物管理、庫房及密集架內(nèi)溫濕度的管理控制。

2、檔案錄入完成后，自動生成識別碼、并主動打印條形碼，在上架過程中通過無線掃描儀掃描，無線掃描儀自動將存放位置傳輸給數(shù)據(jù)庫，無需人工輸入存放位置。

3、可根據(jù)檔號、檔案名稱、關(guān)鍵詞等查找條件，計算機自動檢索文件，可同時實現(xiàn)無數(shù)份檔案在同一密集架通道或不同密集架通道上的存取，并在電腦與每列密集架的液晶顯示屏中清晰顯示，使檔案存取更方便、更快捷。

4、無序存放，有序管理，高度智能化，在整個檔案存取的過程中，具有主控電腦與密集架的雙向通訊功能。主控電腦將存取檔案信息發(fā)送到每列密集架終端，每列相關(guān)液晶顯示屏上清晰顯示，并發(fā)出提示信號，檔案員可根據(jù)提示信號擇優(yōu)進行存取工作;在存取檔案過程中密集架終端將相關(guān)信息發(fā)送給主控電腦。在檔案存放（還庫）時，當(dāng)檔案位置變更時，智能系統(tǒng)會自動記錄新的檔案存放位置，使存取簡單有序、方便快捷，提高工作效率，達到高度智能化。