高校本科畢業(yè)論文檔案的管理和利用

王德琴

本科畢業(yè)論文是高等學(xué)校應(yīng)屆本科畢業(yè)生按照教學(xué)計(jì)劃在畢業(yè)前完成，能夠反映學(xué)生綜合知識(shí)水平，并代表學(xué)生見解、能力及成果的學(xué)術(shù)論文。本科畢業(yè)論文的撰寫過程是培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力和創(chuàng)新精神的重要實(shí)踐環(huán)節(jié)，同時(shí)也是高校實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)和檢驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本科畢業(yè)論文檔案是高校教學(xué)檔案的重要組成部分，可以反映出學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量和科研水平。為了提高本科畢業(yè)論文檔案的利用率，更好地為教學(xué)科研服務(wù)，為全校師生服務(wù)，學(xué)校管理部門有必要制定出一套科學(xué)規(guī)范的本科畢業(yè)論文管理體系。

一、本科畢業(yè)論文檔案的價(jià)值

1.為學(xué)校發(fā)展提供可靠依據(jù)。本科畢業(yè)論文作為一種教學(xué)檔案，具有真實(shí)性和可靠性的特點(diǎn)，不僅記錄了學(xué)生在學(xué)習(xí)階段的學(xué)業(yè)情況，而且凝聚了專業(yè)教師的智慧，還反映了學(xué)校的管理水平和文化底蘊(yùn)。做好本科畢業(yè)論文的歸檔工作，可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門提供真實(shí)可靠的參考依據(jù)，促進(jìn)學(xué)校更好地實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)。同時(shí)，科學(xué)管理畢業(yè)論文檔案還可以為各種教學(xué)評(píng)估提供有效支持。

2.有利于知識(shí)的傳播和利用。本科畢業(yè)論文歸檔后存放于資料室，學(xué)生可以通過在資料室閱覽或外借的方式了解往屆學(xué)生畢業(yè)論文的科研動(dòng)態(tài)，結(jié)合自己所學(xué)的專業(yè)知識(shí)，撰寫出自己滿意的本科畢業(yè)論文。學(xué)校通過本科畢業(yè)論文數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，方便學(xué)生通過校園網(wǎng)，及時(shí)獲取本科畢業(yè)論文的多種信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.發(fā)掘潛在的科研利用價(jià)值，加強(qiáng)校企合作。本科畢業(yè)論文檔案具有潛在的科研利用價(jià)值，可以轉(zhuǎn)化為某些生產(chǎn)力因素，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益。如長(zhǎng)治學(xué)院生物技術(shù)專業(yè)學(xué)生撰寫的《老頂山蘋果園土壤動(dòng)物群落多樣性分析》和《長(zhǎng)治市周邊地區(qū)地下水水質(zhì)遺傳毒理學(xué)監(jiān)測(cè)與評(píng)價(jià)》等論文，針對(duì)實(shí)際問題提出了一系列可行性措施，為解決水土問題提供了參考。因此，深入挖掘本科畢業(yè)論文檔案資源，不僅可以促進(jìn)學(xué)校科研水平的提高，還有助于加強(qiáng)與相關(guān)企業(yè)的合作，走上產(chǎn)學(xué)研一體化的道路。

二、當(dāng)前高校本科畢業(yè)論文檔案管理的現(xiàn)狀

目前，多數(shù)新建本科院校系級(jí)單位的畢業(yè)論文檔案管理存在以下問題：

1.檢索渠道不暢。目前，新建本科院校的本科畢業(yè)論文多數(shù)由院系各自管理，管理手段和服務(wù)方式比較落后。紙質(zhì)論文僅限于簡(jiǎn)單的裝訂和保存，而借閱率很低;電子版收集雖然比較齊全，但管理凌亂，不規(guī)范，不能通過掃描條形碼來(lái)借閱，更不用說(shuō)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，通過校園網(wǎng)進(jìn)行檢索了。

2.缺少專題匯編。專題匯編是對(duì)本科畢業(yè)論文內(nèi)容的再加工過程，挖掘了本科畢業(yè)論文的精髓，為廣大利用者提供了有針對(duì)性的信息資源。但是，多數(shù)院系缺少專題匯編，只是按班級(jí)和學(xué)號(hào)整理上架，影響了本科畢業(yè)論文的查閱率。其原因主要有兩點(diǎn)：一是檔案管理人員的能力有限、意識(shí)淡薄，勝任不了這種高質(zhì)量要求的編研工作;二是由于本科畢業(yè)論文的借閱量少，沒有發(fā)現(xiàn)更待解決的問題，這一現(xiàn)狀導(dǎo)致檔案管理者對(duì)進(jìn)行本科畢業(yè)論文專題匯編工作的積極性不高。

3.宣傳力度不夠。本科畢業(yè)論文是一種重要的信息資源，但由于宣傳力度不夠，還沒有被更多的高校師生所重視。論文寫作過程中，師生查閱資料時(shí)，往往忽視院系資料室豐富的畢業(yè)論文資料，造成本科畢業(yè)論文檔案在大學(xué)校園中的“知名度”太低。

三、構(gòu)建科學(xué)合理的本科畢業(yè)論文檔案管理體系

1.規(guī)范檔案管理制度

制定合理的管理制度是規(guī)范畢業(yè)論文檔案的前提條件。學(xué)校管理部門應(yīng)根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合本院系的實(shí)際情況，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員及其職責(zé);建立健全畢業(yè)論文檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，如歸檔制度、檔案利用制度、檔案管理人員崗位責(zé)任制、檔案保管制度和檔案保密制度等;規(guī)定檔案管理人員在每學(xué)年的6月份收集當(dāng)屆畢業(yè)論文的所有資料，并整理歸檔。建立合理的規(guī)章制度，不僅可以作為畢業(yè)論文的管理依據(jù)，還可以保障畢業(yè)論文檔案的完整、規(guī)范。

2.配備高素質(zhì)檔案管理人員

首先，檔案管理人員需要掌握檔案管理學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，熟悉畢業(yè)論文檔案的管理環(huán)節(jié)，對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研和利用等業(yè)務(wù)得心應(yīng)手。其次，檔案管理人員需具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠解決網(wǎng)絡(luò)故障，保障系統(tǒng)的安全。利用計(jì)算機(jī)管理檔案，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要手段之一，也是我國(guó)檔案改革的重要內(nèi)容，當(dāng)代檔案管理人員如果不具備基本的計(jì)算機(jī)操作能力，很難適應(yīng)檔案管理工作。最后，要建立檔案管理人員培訓(xùn)制度，每年定期或不定期地組織檔案管理人員外出培訓(xùn)，引進(jìn)先進(jìn)理念，掌握最新的專業(yè)技能。

3.界定紙質(zhì)檔案歸檔范圍

高校本科畢業(yè)論文是院系教學(xué)檔案的重要組成部分，檔案管理人員必須從實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真收集、整理、編排、著錄等，起到真正為師生服務(wù)的作用。本科畢業(yè)論文紙質(zhì)歸檔資料主要包括三部分（圖1）。第一部分是畢業(yè)論文的主體資料，包括學(xué)生從論文選題到論文答辯各個(gè)環(huán)節(jié)中所形成的原始記錄，是畢業(yè)論文學(xué)術(shù)和研究?jī)r(jià)值的集中體現(xiàn)。資料歸整時(shí)，將每位學(xué)生的畢業(yè)論文主體資料收集完整，分裝于檔案袋中（檔案袋的填寫要體現(xiàn)院系、專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)、姓名、性別、電話、E-mail、題目、指導(dǎo)教師、職稱、論文完成時(shí)間、論文成績(jī)等信息）。第二部分是答辯資料，主要體現(xiàn)教學(xué)的嚴(yán)謹(jǐn)性和答辯的規(guī)范性。第三部分是學(xué)生在畢業(yè)論文撰寫過程中形成的匯總資料，是對(duì)畢業(yè)論文工作基本情況、過程管理的初步分析。

圖1本科畢業(yè)論文紙質(zhì)歸檔資料范圍

4.重視電子檔案的管理

隨著學(xué)生人數(shù)的逐年增加，紙質(zhì)論文的借閱量不斷增多，人工借閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不能滿足師生的需求，而電子檔案的有效利用可以緩解這一矛盾。第一，在紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行電子檔案的管理。雜亂無(wú)章、不規(guī)范的紙質(zhì)檔案無(wú)法進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，只有規(guī)范化管理的紙質(zhì)檔案才能順利進(jìn)行電子檔案的現(xiàn)代化管理。第二，本科畢業(yè)論文電子檔案內(nèi)容包括：條形編碼、論文作者、論文題目、指導(dǎo)教師及職稱、論文等級(jí)、答辯日期、入庫(kù)時(shí)間、存放位置等基本信息，師生在借閱和歸還紙質(zhì)論文時(shí)只需掃描條形編碼即可。需要說(shuō)明的是，電子檔案管理系統(tǒng)必須設(shè)置管理人員入口權(quán)限、超期處理權(quán)限和借閱數(shù)量權(quán)限等。在管理人員實(shí)際操作的過程中，還應(yīng)重視系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的安全性，可通過防火墻、加密、身份認(rèn)證等手段，防止黑客、病毒等的入侵，保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

四、加強(qiáng)本科畢業(yè)論文檔案的開發(fā)利用

收集、整理和保存畢業(yè)論文檔案只是過程和手段，服務(wù)于社會(huì)和個(gè)人才是我們的最終目的。通過以下四種途徑，可以有效實(shí)現(xiàn)這一目的。

1.建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。學(xué)生撰寫畢業(yè)論文時(shí)，需要查閱大量的資料，只靠借閱紙質(zhì)檔案已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需求，必須查閱大量的電子文檔，并經(jīng)過自己的認(rèn)真思考、反復(fù)斟酌，才能順利地完成論文寫作。利用Access建立適合本院系的畢業(yè)論文管理數(shù)據(jù)庫(kù)，與本校圖書館的大型數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接，廣大師生就可以通過登錄圖書館的網(wǎng)站進(jìn)行查詢。如指導(dǎo)教師所擬的論文題目較多，涉及到多個(gè)研究方向，學(xué)生在選題時(shí)就會(huì)比較迷茫，此時(shí)若能很方便地檢索到歷屆畢業(yè)生的畢業(yè)論文選題目錄，學(xué)生便可通過討論、研究，根據(jù)自己的興趣愛好，選擇有價(jià)值、有意義的研究方向，確定合適的選題。又如學(xué)生確定選題后，如何更好地提出新觀點(diǎn)、采用新方法、拓展新思路、推出新成果尤其顯得重要，此時(shí)就需要便捷地查看歷屆相關(guān)本科畢業(yè)論文全文，才能總攬全局、避免重復(fù)，真正寫出體現(xiàn)自我的論文。總之，通過建立本科畢業(yè)論文檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，既可以有效提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率，又省時(shí)省力、方便快捷，查詢者可以通過目錄檢索、關(guān)鍵詞檢索、文摘檢索、查看正文等信息，很方便地查詢到對(duì)自己有實(shí)際參考價(jià)值的文獻(xiàn)資料，撰寫出高質(zhì)量、高水平的畢業(yè)論文。

2.突出優(yōu)秀論文。論文答辯完畢，答辯委員會(huì)都會(huì)將學(xué)生的論文評(píng)出優(yōu)秀、良好、中等、及格和不及格五個(gè)等級(jí)。一篇優(yōu)秀的畢業(yè)論文，既凝聚了學(xué)生的智慧和心血，也傾注了指導(dǎo)教師的辛勤和汗水，代表著本屆本專業(yè)學(xué)生的最高學(xué)術(shù)水平，應(yīng)該重點(diǎn)存檔、永久保存，為后繼畢業(yè)生作為參考文獻(xiàn)查詢提供便利，為教師進(jìn)行科研、教研提供資料。建立本科畢業(yè)論文管理數(shù)據(jù)庫(kù)，也應(yīng)突出優(yōu)秀論文，使利用者可以通過檢索論文級(jí)別很方便地查找到。

3.進(jìn)行專題匯編。歷屆本科畢業(yè)論文數(shù)量多，且一般按照專業(yè)和學(xué)號(hào)進(jìn)行歸檔，如果學(xué)生需要查找某個(gè)研究方向或某位指導(dǎo)教師輔導(dǎo)的論文，就費(fèi)時(shí)費(fèi)力。因此，還可按照研究方向、指導(dǎo)教師等進(jìn)行專題匯編，為師生查找提供便利。建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，也應(yīng)設(shè)置研究方向、指導(dǎo)教師等檢索項(xiàng)，方便師生查詢。

4.暢通傳播渠道。除了通過建立數(shù)據(jù)庫(kù)、突出優(yōu)秀論文和論文專題匯編等手段，提高檔案的利用率外，還可通過校園網(wǎng)、報(bào)欄、櫥窗、主題班會(huì)、校內(nèi)廣播、培訓(xùn)和講座等多種形式進(jìn)行宣傳，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變封閉式管理為開放式管理，提高本科畢業(yè)論文檔案的“知名度”和師生的利用意識(shí)，使檔案最大限度地發(fā)揮作用。

（作者單位：長(zhǎng)治學(xué)院生物科學(xué)與技術(shù)系）