對我檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的分析

劉玲(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

對我檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的分析

劉玲
(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

摘要:在計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)不斷快速發(fā)展的今天，檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸成為我國檔案工作的一個重要階段，與此同時，檔案的信息化建設(shè)也必將成為我國的檔案管理工作的一個必然發(fā)展趨勢。同時，數(shù)字化檔案的建設(shè)是為了滿足社會發(fā)展需要的一項(xiàng)重要條件，也是新時期下檔案管理工作的新方法。相關(guān)的研究人員對檔案數(shù)字化建設(shè)的基本內(nèi)容斤以及信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行了簡要的介紹，同時也指出了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞:檔案;信息化建設(shè);數(shù)字化;發(fā)展

中圖分類號:F283

文獻(xiàn)標(biāo)識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)06－0188－01

收稿日期:2015－01－15

1　檔案數(shù)字化

1.1檔案數(shù)字化的具體含義

我們通常所說的數(shù)字化主要是說通過使用計算機(jī)以及信號處理技術(shù)，將聲音、光線等信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號，也可以說是將音頻、圖像等信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字編碼進(jìn)行苦快速傳遞或是準(zhǔn)確處理的一項(xiàng)技術(shù)。數(shù)字換主要具有以下特點(diǎn): (1)簡單性; (2)直觀的特點(diǎn): (3)傳輸速度快等。而我們所說的檔案數(shù)字化就是將計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)以及數(shù)字信號處理技術(shù)應(yīng)用在檔案工作中，所形成的一種全新的檔案信息形態(tài)，數(shù)字檔案信息主要可以通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及掃描技術(shù)等將一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件以及聲音、圖像等利用傳統(tǒng)媒介儲存的信息，整合為數(shù)字化的信息進(jìn)行存儲，并且在傳輸?shù)倪^程中可以依靠互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，通過計算機(jī)進(jìn)行數(shù)字信息檔案的管理，這樣可以極大程度的提高檔案的管理效率、傳輸效率等，從而最大程度的做到檔案信息資源的共享化管理。

1.2檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1.2.1從檔案數(shù)字化的對象來看，檔案數(shù)字化主要有以下兩個方面:

(1)對檔案館中使用傳統(tǒng)存儲介質(zhì)保存的材料進(jìn)行數(shù)字化處理，對紙質(zhì)材料通常使用掃描儀掃描后在進(jìn)行加工，從而完成紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換;

(2)對已經(jīng)形成的電子文件進(jìn)行科學(xué)合理的歸納與整理，務(wù)必要確保電子文檔的真實(shí)性。

1.2.2從檔案數(shù)字化的層次來看，檔案數(shù)字化主要可以分為下述兩個層次:

(1)首先需要對檔案的目錄信息進(jìn)行數(shù)字化處理，也就是構(gòu)建檔案目錄的數(shù)據(jù)庫，同時需要構(gòu)建出嚴(yán)格的檢索構(gòu)造;

(2)其次是對檔案中的信息進(jìn)行數(shù)字化處理，同是需要注意的是，要根據(jù)已經(jīng)制定好的目錄檢索信息，為每一部分的檔案信息都編好檢索信息。

1.2.3從檔案數(shù)字換的過程來看，對檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)主要應(yīng)該包括對數(shù)字化檔案的收集與整理以及存儲、查閱等。

2　進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

2.1檔案的數(shù)字化建設(shè)是我國進(jìn)入信息時代以后的需求

在科技不斷的發(fā)展過程中全球已經(jīng)邁進(jìn)了信息化的時代，并且在計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，已經(jīng)有很多領(lǐng)域整合了這種信息化的技術(shù)，并且已經(jīng)在快速的改變?nèi)藗兊纳罘绞揭约吧盍?xí)慣。信息化時代的到來，在給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了極大挑戰(zhàn)的同時，也帶來了非常大的發(fā)展空間。隨著全球無紙化、信息化辦公模式的推廣，在數(shù)字化的辦公時代中原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件等被電子檔案所替代，由此也產(chǎn)生了大量的數(shù)字檔案，這對檔案數(shù)字化建設(shè)也起到了極大的推動作用。所以，檔案的數(shù)字化建設(shè)是信息時代的下的一種必然。

2.2檔案數(shù)字化建設(shè)是我國社會發(fā)展的需要

一般來講，檔案中都會記載著大量的歷史數(shù)據(jù)，以及圖、表等原始的信息，是最客觀、真是的歷史憑證，并且也是我國信息庫中的一個重要組成，有著非常高的社會價值。今天，在各部門的主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行重大決策時，需要快速、準(zhǔn)確的調(diào)去相關(guān)檔案材料，并且百姓對檔案材料的需求量也在不斷的提升，所以為了滿足我國社會的發(fā)展需要，建設(shè)數(shù)字化檔案管理，有效的提升檔案管理的時效性就便的非常重要。同時數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，可以對檔案原件進(jìn)行良好的保護(hù)，無論進(jìn)行多少次查閱都不會對檔案的原件造成損害。

3　我國數(shù)字化檔案的的未來發(fā)展方向

隨著社會的不斷發(fā)展，我國社會的分工也逐漸朝著精細(xì)化的方向發(fā)展，同時不同行業(yè)的專業(yè)化程度也在不斷的提高，同時各行業(yè)的數(shù)字化技術(shù)也在不斷的快速發(fā)展。在這樣的情況下，如果檔案管理部門僅僅依靠自身的能力進(jìn)行檔案數(shù)字化的建設(shè)，其建設(shè)效率就顯得非常低了，并且不易于完成。所以，根據(jù)現(xiàn)階段的這種實(shí)際情況，我國很多的檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始引入一些有資質(zhì)的外包公司來共同進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)。這樣可以在極大程度上加快檔案數(shù)字化建設(shè)的效率。隨著這種外包的工作并沒有普及，但是在不久的將來，這一定會成為，檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢。業(yè)務(wù)外包是源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新經(jīng)營管理方式。它是將一些傳統(tǒng)上由組織內(nèi)部人員負(fù)責(zé)的非核心業(yè)務(wù)以外加工方式包給專業(yè)、高效的服務(wù)提供商，以充分利用組織外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，從而降低成本、提高效率、增強(qiáng)自身競爭力的一種管理策略。具體來說，檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)外包內(nèi)容應(yīng)包括檔案資源的數(shù)字化整理、檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與管理，檔案信息網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)站的建設(shè)與維護(hù)，檔案管理軟件的開發(fā)與設(shè)計，計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的管理與維護(hù)等內(nèi)容。在數(shù)字化過程中，檔案館要積極做好數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作，并不定期進(jìn)行數(shù)字化業(yè)務(wù)的監(jiān)督與驗(yàn)收。

4　結(jié)語

對于檔案的數(shù)字信息化建設(shè)項(xiàng)目來講，是非常復(fù)雜，并且具有較高任務(wù)量的系統(tǒng)化工程，同時檔案的數(shù)字信息化建設(shè)也是我國檔案發(fā)展的戰(zhàn)略舉措。在檔案數(shù)字信息化建設(shè)的過程中，通過讓傳統(tǒng)的檔案館與檔案數(shù)字化的公司進(jìn)行合作，這時一種全新的合作模式，這樣可以有效的提升檔案管理機(jī)構(gòu)的工作效率，切實(shí)的減少檔案管理過程中所產(chǎn)生的陳本。同時也需要在對合作過程中所纏身的一些問題進(jìn)行總結(jié)，不斷的推動檔案管理走向規(guī)范。

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