對新建本科院校二級學(xué)院辦公室工作的若干思考

詹開卷

(莆田學(xué)院 音樂學(xué)院，福建 莆田 351100)

對新建本科院校二級學(xué)院辦公室工作的若干思考

詹開卷

(莆田學(xué)院 音樂學(xué)院，福建 莆田 351100)

二級學(xué)院辦公室作為學(xué)院管理工作的中心樞紐，在教學(xué)、管理、科研、黨政管理等各項工作中發(fā)揮積極作用。文章在介紹新建本科院校二級學(xué)院辦公室在日常工作事務(wù)管理、參與學(xué)院各項政務(wù)、服務(wù)協(xié)調(diào)全院師生、參考決策謀劃等基本職能的基礎(chǔ)上，指出二級學(xué)院辦公室工作中存在的問題及原因，進而提出新形勢下改進新建本科院校二級學(xué)院辦公室工作的具體對策。

辦公室工作；管理理念；二級學(xué)院；高校

隨著高校教育體制改革的不斷深入，高校管理也發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，從機關(guān)直接管理轉(zhuǎn)為宏觀上的把握，從過程管理轉(zhuǎn)為目標(biāo)管理，且多數(shù)的行政職權(quán)都下放到二級學(xué)院。二級學(xué)院辦公室作為學(xué)院行政的綜合部門，其工作方式、性質(zhì)、范圍同學(xué)校管理大不相同，新時期如何進一步明確職責(zé)、改進風(fēng)氣，保質(zhì)保量地完成學(xué)校下達的各項任務(wù)，更好的服務(wù)師生成為當(dāng)前二級學(xué)院管理體制改革中需認真考慮的問題。

一、新建本科院校二級學(xué)院辦公室的基本職能

(一)管理日常工作事務(wù)

新建本科院校實行二級管理后，學(xué)院辦公室成為銜接學(xué)校各機關(guān)部門和全院師生的內(nèi)外窗口，不僅要處理學(xué)校各職能部門下達的任務(wù)，還要解決學(xué)院內(nèi)部的各項日常工作事務(wù)問題，加大了辦公室日常程序后的工作事務(wù)。加上高校教育管理的復(fù)雜性、多樣性、繁瑣性，有不少突發(fā)事件和意外事故要處理，對管理人員的素質(zhì)要求也日益增加[1]。對于辦公室管理人員而言，首先就要具備過硬的思想政治素質(zhì)，注重政治理論知識和辦公技能的學(xué)習(xí)；其次要有扎實的業(yè)務(wù)技能，除了要掌握組織學(xué)、管理學(xué)、秘書學(xué)、公文寫作等知識外，還要掌握一定的法律法規(guī)、心理知識、計算機應(yīng)用技能等。

(二)參與學(xué)院各項政務(wù)

二級學(xué)院都有自己的學(xué)科發(fā)展、專業(yè)設(shè)置、實驗實訓(xùn)、課程體系等發(fā)展情況，需要量體裁衣，對癥下藥，制定與學(xué)院發(fā)展相吻合的相關(guān)規(guī)章制度。二級學(xué)院的辦公室就是要協(xié)助黨政領(lǐng)導(dǎo)完成各項規(guī)章制度的制定和完善，對各類數(shù)據(jù)進行采集、統(tǒng)計、匯總、分析，因地制宜地根據(jù)學(xué)院已有的資源配置、發(fā)展機遇、校園環(huán)境、學(xué)風(fēng)院風(fēng)等來制定工作計劃和發(fā)展規(guī)劃[1]。對辦公室人員來說就要具有一定的綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、語言溝通能力、社交能力、信息技術(shù)和文字處理能力，只有這樣才能更好的參與完成學(xué)院日常各項政務(wù)。

(三)服務(wù)協(xié)調(diào)全院師生

辦公室很重要的職能之一就是上傳下達，服務(wù)的對象較廣，有學(xué)校相關(guān)職能部門、學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)、各系部及全院師生，負責(zé)日常的教學(xué)、科研、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、黨政管理等工作。無論是在組織會務(wù)、信息督察、交流溝通、協(xié)調(diào)平衡還是在學(xué)院調(diào)研、師生服務(wù)、學(xué)術(shù)競賽、教學(xué)管理中都要保證與學(xué)校相關(guān)職能部門有效溝通[2]，與學(xué)院內(nèi)部系部、教研室、學(xué)工辦有良性互動溝通，處理好各項事務(wù)，減少內(nèi)部沖突和運行障礙，保證協(xié)調(diào)功能的正常運行，以便更好的服務(wù)師生。

(四)參考決策謀劃職能

學(xué)院的工作多是以教學(xué)為中心，圍繞教學(xué)科研來展開，推動學(xué)院的學(xué)科發(fā)展、人才培養(yǎng)、專業(yè)建設(shè)等，但由于領(lǐng)導(dǎo)的精力和時間都是有限的，加上工作繁忙，不少決策和政策制定和實施并非領(lǐng)導(dǎo)個人能力所能及，需要依靠辦公室、教研室、團委、工會等基層組織來完成。二級學(xué)院辦公室就要發(fā)揮其參政謀劃的職能，在師生工作、教學(xué)、學(xué)習(xí)等各個環(huán)節(jié)中及時了解情況，收集信息，做好調(diào)查研究，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供有用的決策信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定切實可行的決策方案。

二、二級學(xué)院辦公室工作中存在的問題及原因

(一)工作任務(wù)繁重，人員壓力大

目前二級學(xué)院辦公室普遍存在“人手缺、任務(wù)重、工作細、事務(wù)繁、事情雜”的現(xiàn)象，辦公室既要上傳下達，又要協(xié)調(diào)校內(nèi)外各項事務(wù)，包括校企合作、專家講座、人才招聘、項目申報、課程安排、教學(xué)檢查、實踐教學(xué)、公務(wù)接待、學(xué)科競賽等事項。加上學(xué)校擴招，教師隊伍的增加，人手不夠的現(xiàn)象使辦公室人員都有超負荷工作的現(xiàn)象，壓力劇增，但又缺少有效的排壓減壓項目，存在一定的抵觸心理和壓抑感。

(二)工作要求高，專業(yè)性缺乏

辦公室的工作帶有多樣化、多向性、多學(xué)科、多功能等特性，對工作人員的素質(zhì)要求比較高，不僅需要較硬的政策理論水平還需要有較強的洞察力和敏銳性，各方面的知識都要懂一些才能有效協(xié)助學(xué)院各項工作順利開展。加上要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成各種學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、學(xué)院發(fā)展中長期計劃、教學(xué)計劃等，要求從業(yè)人員要具有一定的文字功底和發(fā)展戰(zhàn)略眼光。由于工作人員缺，個人的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能有限，很難在短時間內(nèi)成為領(lǐng)導(dǎo)眼中的“多能手”，只能依靠長期的工作經(jīng)驗和團隊的力量，取長補短，在工作實踐中培養(yǎng)知識技能和綜合業(yè)務(wù)能力。

(三)團隊協(xié)作差，管理意識淡薄

多數(shù)二級學(xué)院辦公室人員缺少團隊協(xié)作能力，不少辦公室事務(wù)需要成員共同努力，有共同的工作宗旨，在協(xié)作中有分工，倡導(dǎo)相互搭配，相互彌補，共同服務(wù)師生。辦公室日常事務(wù)繁瑣，難以做到面面俱到，也缺少統(tǒng)籌安排，少數(shù)工作人員對工作態(tài)度的認識不夠，既不分工，也缺少合理的規(guī)劃和安排，在學(xué)院管理系統(tǒng)的整體運作中容易出現(xiàn)負面影響。如果認識不到位，理念發(fā)生扭曲的話，就會降低辦公室同其他部門的配合度，產(chǎn)生抵觸心理，甚至帶來不良影響。

(四)數(shù)據(jù)統(tǒng)計大，突發(fā)事件多

二級學(xué)院辦公室承擔(dān)著大量的行政事務(wù)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)管理，具有典型的隨機性、偶然性、無間斷性等特點。每年都有大量的公文要登記、簽收，報批和流轉(zhuǎn)，有時候還要負責(zé)自己學(xué)院文件的起草、把關(guān)、印發(fā)等工作[3]。學(xué)院經(jīng)常也要接待外來客人，邀請專家做講座等，每年還要完成各項工作計劃、工作總結(jié)、評估材料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等，一般學(xué)校的教務(wù)處、科研處等部門還要每個月上報各類報表和數(shù)據(jù)，任務(wù)可謂艱辛。此外，辦公室人員也要承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)臨時布置的任務(wù)，這與自身的工作職責(zé)和溝通交流密切相關(guān)。比如要舉行一個學(xué)術(shù)報告或者學(xué)術(shù)會議，可能時間緊迫，辦公室人員要加班完成，在時間彈性上難以自主把握。

三、高校二級學(xué)院辦公室工作的創(chuàng)新思考

(一)堅持以人為本，提高思想認識

社會主義核心價值觀從個人層面要做到愛國、敬業(yè)、誠信、友善，辦公室管理也要堅持以人為本，個人利益服從集體利益，將學(xué)院師生利益擺在首位。辦公室人員要端正認識，牢固樹立為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的理念，科學(xué)管理，盡可能獲得全院師生的支持和認同，要正確處理上下級、同事、師生間的關(guān)系，挖掘辦公室人員的潛力，充分調(diào)動大家的積極性，確保辦公室工作呈良好發(fā)展態(tài)勢。要轉(zhuǎn)變思想觀念，將被動工作轉(zhuǎn)為主動工作，主動學(xué)習(xí)前沿知識特別是高等教育的法律法規(guī)、高效管理知識，拓寬視野，提高自身的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素質(zhì)，優(yōu)化資源配置，將人力、物力、財力、信息等資源實現(xiàn)最佳配置，為二級學(xué)院的教學(xué)科研提供良好的環(huán)境。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)也要提高思想認識，深化管理內(nèi)涵，將人心作為管理的中心，突出對辦公室人員權(quán)利的尊重和價值的體現(xiàn)，從辦公室管理人員的實際需求和行為動機出發(fā)，進一步激發(fā)他們的積極性和創(chuàng)造性，提高工作效率。

(二)強化隊伍素質(zhì)，提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)

辦公室管理要實現(xiàn)信息化管理就要強化個人的業(yè)務(wù)技能提升和綜合素質(zhì)提高，適應(yīng)現(xiàn)代高效管理模式的運作模式，走信息化辦公道路。要善于學(xué)習(xí)各種軟件，利用先進的技術(shù)辦公，提高工作效率。要重視綜合技能、業(yè)務(wù)公關(guān)、協(xié)調(diào)處理、競爭力的能力培養(yǎng)和技能提升，同社會同行業(yè)其他部門保持友好相處關(guān)系，為二級學(xué)院各項工作的順利開展創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的外部環(huán)境[4]。要努力學(xué)好法律法規(guī)、辦公軟件、人文科學(xué)等方面的知識，突出科技創(chuàng)新、教學(xué)管理、實踐教學(xué)的創(chuàng)新和服務(wù)，為實現(xiàn)教學(xué)成果的轉(zhuǎn)換和推廣提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。要深入師生群體，深入基層，注重調(diào)查研究，將師生的問題訴求成為個人改進的目標(biāo)，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì)量的決策依據(jù)。學(xué)校要利用本校的資源為管理人員提供更多的學(xué)習(xí)和進修機會，通過深造獲得學(xué)歷學(xué)位，突出對管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和學(xué)習(xí)培訓(xùn)，完善知識結(jié)構(gòu)，提高文化素養(yǎng)，同兄弟高校和學(xué)院進行交流，相互取長補短，將他人可以融合的經(jīng)驗為我所用，培養(yǎng)濃厚的情誼。

(三)創(chuàng)新管理模式，完善運轉(zhuǎn)機制

要建立起以人為本的教學(xué)行政管理模式，辦公室人員除了強化自身素質(zhì)以外，要做到公平、公正、公開地處理各項人和事。辦公室管理工作要建章立制，明確分工，增強工作的責(zé)任感和使命感，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋師生訴求，結(jié)合目標(biāo)管理做好績效考核[4]。將日常的工作細化和整理，找出其中的規(guī)律，體現(xiàn)工作的周期性和累計效應(yīng)，避免無章可循；要找準(zhǔn)切入點，做好工作準(zhǔn)備，避免準(zhǔn)備不充分而導(dǎo)致工作混亂和工作遺漏的現(xiàn)象出現(xiàn)[3]。在工作中要抓住機會，針對學(xué)院發(fā)展中遇到的困難進行認真研究和思考，深刻剖析辦公室系統(tǒng)運轉(zhuǎn)中的障礙，找出制約的因素，發(fā)揮新媒體、新載體的作用，利用微信、微博、QQ群等新媒介，完善的教學(xué)管理辦公系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)交流平臺，打造高效運轉(zhuǎn)的辦公室治理體系，有效提升二級學(xué)院辦公室的運轉(zhuǎn)效能。

(四)優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮參謀作用

以人為本是二級學(xué)院辦公室管理人員應(yīng)遵循的服務(wù)理念，服務(wù)師生、服務(wù)學(xué)院的發(fā)展是日常工作永恒的話題。要立足實際，牢固樹立服務(wù)意識，明確工作流程，在做好本職工作的前提下要細化工作環(huán)境，講究工作方式和方法，注重工作質(zhì)量和工作效能，為師生提供熱情周到的服務(wù)，用個人的實際行動推動學(xué)院各項工作的有序推進。要勝任好各項工作，還需要有個健康的體魄，管理人員需要擁有健康的工作心態(tài)和強健的身體素質(zhì)，具有很好的自控能力和條件能力，確保在工作中有較高的服務(wù)質(zhì)量和工作效率[2]。另外辦公室管理人員要轉(zhuǎn)變工作思路，除了日常工作、傳統(tǒng)工作以外，也要發(fā)揮參謀助手的作用，積極搜集各類有參考價值的信息，利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析好，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映師生訴求，為學(xué)院發(fā)展獻言獻策，提供有實際參考價值的信息。

(五)強化制度建設(shè)，注重績效考核

從學(xué)院的實際出發(fā)，精心制定和設(shè)計各項規(guī)章制度，強調(diào)制度化管理。從教職工和學(xué)生的需求著手，在充分尊重師生的意見上發(fā)揮人的主觀能動性，促進師生的全面發(fā)展。制度建設(shè)首先要職責(zé)分明，權(quán)責(zé)清晰，避免辦公室人員互相推脫的現(xiàn)象，與其同時也要注重獎懲分明。要引入行政崗位績效管理體系，從不同角度、不同群體、不同對象去獲取辦公室管理人員的行為資料，獲得更加全面客觀的評價，在辦公室管理人員的“德、勤、儉、能、績”等方面下功夫，突出綜合素質(zhì)的考核[1]。而績效考核更應(yīng)注重的是考核過程的體現(xiàn)，考核結(jié)果同職稱評定、職務(wù)晉升、績效工資掛鉤，讓辦公人員能有一個合理的職業(yè)生涯規(guī)劃，對未來和生活充滿希望，對本職工作有熱愛知心，進而實現(xiàn)個人的人生價值。

[1]劉立霞,陳洪芳,劉美榮.高校二級學(xué)院辦公室工作的新思考[J].黑龍江高教研究，2015，(1).

[2]范寶祥,榮芳倩,李靜.加強高校辦公室團隊建設(shè)的思考[J].學(xué)校黨建與思想教育，2014，(3).

[3]呂宏玉,張菁,齊輝.提高高校辦公室管理工作效能探討[J].河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(農(nóng)林教育版)，2014，(8).

[4]李瑩.淺析高校辦公室管理中的現(xiàn)代管理理念應(yīng)用與思考[J].中國校外教育，2013，(3).

2095-4654(2015)08-0149-03

2015-04-18

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