小微企業(yè)管理信息系統(tǒng)及內(nèi)部控制研究

喬鵬程+朱衛(wèi)東

【摘要】當(dāng)前中國小微企業(yè)管理信息系統(tǒng)及內(nèi)部控制制度應(yīng)用存在不足。本文對(duì)小微企業(yè)所處生命周期、系統(tǒng)自身運(yùn)行成本及系統(tǒng)內(nèi)部控制實(shí)施的內(nèi)外環(huán)境進(jìn)行了分析。從建立社會(huì)化共享管理信息服務(wù)中心、調(diào)整不相適應(yīng)性、將管理經(jīng)驗(yàn)嵌入管理信息系統(tǒng)中、平衡設(shè)計(jì)實(shí)施的成本效益等方面提出了發(fā)展對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】管理信息系統(tǒng) 小微企業(yè) 內(nèi)部控制制度

一、引言

小微企業(yè)是中國企業(yè)的主要組成部分，我國已有小微企業(yè)超過千萬戶，占企業(yè)總數(shù)的76.57%。小微企業(yè)設(shè)計(jì)和應(yīng)用管理信息系統(tǒng)（ Management Information System，MIS）及相關(guān)內(nèi)部控制可以將管理制度程序化為系統(tǒng)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的管理制度簡明化、提升執(zhí)行力和工作效率。所以小微企業(yè)應(yīng)用管理信息水平?jīng)Q定全國企業(yè)的基礎(chǔ)管理水平和普及程度。常丹丹（2010）對(duì)128家太原中小企業(yè)管理信息系統(tǒng)及內(nèi)部控制調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，42%不重視內(nèi)部控制管理，69%沒有進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，60%沒有對(duì)內(nèi)部控制實(shí)施和執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督，78%不對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行定期評(píng)估改進(jìn)。小微企業(yè)管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)、應(yīng)用及完善程度不高，嚴(yán)重制約小微企業(yè)管理和風(fēng)險(xiǎn)防范能力的提升。小微企業(yè)的管理水平不高現(xiàn)狀，需要通過應(yīng)用管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制制度來促進(jìn)企業(yè)規(guī)范管理。

本文對(duì)小微企業(yè)如何應(yīng)用管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制制度展開研究。

二、小微企業(yè)應(yīng)用管理信息系統(tǒng)及內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

1.小微企業(yè)所處生命周期性特點(diǎn)。

小微企業(yè)大多創(chuàng)立不久，大多數(shù)正處于管理者直接控制或少數(shù)進(jìn)入指揮管理階段，這決定了小微企業(yè)的管理任務(wù)主要是：如何在激烈的競爭中生存下去;關(guān)注重點(diǎn)是市場和產(chǎn)品，而不是管理規(guī)范化、管理經(jīng)驗(yàn)的積累、管理信息化及內(nèi)部控制的建設(shè);管理者的關(guān)注重點(diǎn)是快速的決策，而不是對(duì)少數(shù)員工的監(jiān)督。

基于小微企業(yè)生命周期的管理特點(diǎn)，對(duì)管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制明顯重視不夠。管理信息系統(tǒng)相關(guān)內(nèi)部控制的目的是將公司管理中多年積累形成的管理經(jīng)驗(yàn)和管理文化，通過數(shù)據(jù)技術(shù)顯性為管理信息系統(tǒng)中固化的內(nèi)部控制制度體系。很顯然，管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)，是一個(gè)長期與企業(yè)的管理特點(diǎn)緊密聯(lián)系不斷完善的過程。這對(duì)于剛成立的小微企業(yè)來說非常困難。小微企業(yè)應(yīng)通過形成有效的企業(yè)文化、規(guī)范管理流程、相關(guān)制度建設(shè)來推進(jìn)管理信息系統(tǒng)相關(guān)內(nèi)部控制建設(shè)，這在小微企業(yè)的現(xiàn)實(shí)中缺乏可操作性。

2.小微企業(yè)管理信息系統(tǒng)實(shí)施成本高。

管理信息系統(tǒng)一直向集成化、多業(yè)務(wù)領(lǐng)域、用戶自主化及開放化方向發(fā)展。這增加了管理信息系統(tǒng)的實(shí)施的復(fù)雜性和風(fēng)險(xiǎn)性，對(duì)管理信息系統(tǒng)相匹配的內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和實(shí)施產(chǎn)生更多需求。管理信息系統(tǒng)的建立者和使用者完全站在兩個(gè)不同的立場和環(huán)境下，必然導(dǎo)致軟件系統(tǒng)在流程、管理理念及流程上，與小微企業(yè)的實(shí)際情況存在偏差。如果運(yùn)行不當(dāng)，小微企業(yè)在設(shè)計(jì)和實(shí)施管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制體系時(shí)，會(huì)產(chǎn)生一系列新增的運(yùn)行成本和風(fēng)險(xiǎn)。如會(huì)增加管理環(huán)節(jié)和跨度，管理者對(duì)業(yè)務(wù)的管理更加間接化;不相融職務(wù)崗位分離及增設(shè)內(nèi)部審計(jì)崗位，在小微企業(yè)員工人數(shù)較少的情況下，提高了運(yùn)行的經(jīng)濟(jì)成本，對(duì)員工素質(zhì)提出更高要求，在小微企業(yè)原本對(duì)人力資源缺乏吸引力的背景下，增加了人力資源的需求和培訓(xùn)壓力;系統(tǒng)決策程序和制度更加剛性化，導(dǎo)致面對(duì)外界頻繁的環(huán)境變化缺乏彈性，對(duì)內(nèi)外部環(huán)境的反映表現(xiàn)遲緩;應(yīng)用后小微企業(yè)的運(yùn)營流程相應(yīng)地發(fā)生改變，產(chǎn)生新的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn);小微過度依賴系統(tǒng)，會(huì)增加重復(fù)業(yè)務(wù)的同一風(fēng)險(xiǎn)集中暴發(fā)可能性。

運(yùn)行成本和管理風(fēng)險(xiǎn)的增加，對(duì)小微企業(yè)既難以承受又不經(jīng)濟(jì)。小微企業(yè)的積極性被打擊，更有甚者認(rèn)為小微企業(yè)不具備設(shè)計(jì)和應(yīng)用的條件，也不具備應(yīng)用的需求。筆者認(rèn)為，這是影響小微企業(yè)設(shè)計(jì)和應(yīng)用管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制的重要成因。但小微企業(yè)仍然非常必要引入系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制，只是在這一過程中需要做出調(diào)整。

3.小微企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用環(huán)境不成熟。

根據(jù)COSO框架，內(nèi)控環(huán)境是內(nèi)部控制制度的決定要素。范春英（2011）研究發(fā)現(xiàn)中小企業(yè)所處客觀環(huán)境、內(nèi)部控制自身成本、執(zhí)行人員素質(zhì)和內(nèi)部控制對(duì)決策時(shí)效性的影響，共同作用導(dǎo)致了中小企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制應(yīng)用不足。當(dāng)前小微企業(yè)所面臨的內(nèi)外部實(shí)施環(huán)境都影響了制度的設(shè)計(jì)和實(shí)施。

當(dāng)前小微企業(yè)面臨的外部環(huán)境制約：（1）中國處在市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型中，市場競爭的公平環(huán)境還不完善，小微企業(yè)與其它企業(yè)競爭力并不完全決定于企業(yè)實(shí)力和管理水平，受到諸多非市場化因素的干擾。小微企業(yè)是否應(yīng)用了高水平的管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制在外部競爭效益上沒有明顯體現(xiàn)。（2）市場化管理服務(wù)水平的限制。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，中小企業(yè)業(yè)務(wù)多元化，管理信息系統(tǒng)在與財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)相結(jié)合的管理過程中，使小微企業(yè)在管理信息化服務(wù)需求上具有極大的靈活性和多樣性。小微企業(yè)勢單力薄，必然要求由管理服務(wù)提供商來提供服務(wù)。事實(shí)上當(dāng)前小微企業(yè)接受到的市場化管理服務(wù)主要為代理記賬。中小會(huì)計(jì)師事務(wù)所及其它管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)能力低下，無力提供高水平、個(gè)性化的管理信息化服務(wù)。（3）管理軟件提供商服務(wù)急待規(guī)范。財(cái)政部頒發(fā)的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》于2014年1月6日起施行。當(dāng)前管理信息化軟件提供商的管理軟件急需規(guī)范化，小微企業(yè)是管理軟件提供商的小客戶、零散客戶，得到優(yōu)質(zhì)服務(wù)的機(jī)會(huì)非常有限。

當(dāng)前小微企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境制約（由于小微企業(yè)管理層和業(yè)務(wù)層混淆不清，根本沒有公司治理）：（1）小微企業(yè)管理者對(duì)制度設(shè)計(jì)和實(shí)施的認(rèn)知水平。王竹云（2012）認(rèn)為，中小企業(yè)管理者對(duì)內(nèi)部控制的態(tài)度決定著管理信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的建設(shè)水平。隨著創(chuàng)業(yè)人群的高知識(shí)化，相較改革開放初期及90年代的創(chuàng)業(yè)者，當(dāng)前小微企業(yè)的管理者主體為1980年以后出生的人群，對(duì)管理管理信息化及相關(guān)內(nèi)部控制的重視程度有著足夠的認(rèn)知。但當(dāng)前大學(xué)對(duì)管理信息化的專業(yè)實(shí)踐教育，滯后于社會(huì)實(shí)際管理信息化需求，所以小微企業(yè)管理者的管理職業(yè)化不足，對(duì)管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制的普及程度還遠(yuǎn)沒達(dá)到應(yīng)有認(rèn)知水平。（2）小微企業(yè)管理者 “短平快”普遍創(chuàng)業(yè)心態(tài)。據(jù)統(tǒng)計(jì)中國民營企業(yè)的平均壽命只有2.9年，法律制度不規(guī)范導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)、市場環(huán)境不穩(wěn)定、創(chuàng)業(yè)者缺乏長遠(yuǎn)投資意識(shí)，都導(dǎo)致小微企業(yè)管理者易產(chǎn)生“短平快”的創(chuàng)業(yè)心態(tài)。所以沒有足夠的興趣，長遠(yuǎn)地將管理經(jīng)驗(yàn)與信息技術(shù)相結(jié)合，設(shè)計(jì)實(shí)施自已企業(yè)特色的管理信息系統(tǒng)與相關(guān)內(nèi)部控制制度。（3）社會(huì)契約精神的缺失。當(dāng)前社會(huì)契約精神缺失，導(dǎo)致員工對(duì)企業(yè)的忠誠度和職業(yè)精神缺乏，進(jìn)而導(dǎo)致小微企業(yè)管理者對(duì)員工在管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制制度約束下，獨(dú)立忠誠地完成工作產(chǎn)生不信任。王竹云（2012）發(fā)現(xiàn)，中小企業(yè)內(nèi)部控制主要手段為交叉審核，即事后審查。小微企業(yè)管理者對(duì)內(nèi)部控制制度的事前、事中控制作用沒有得到認(rèn)可和發(fā)揮，對(duì)員工在內(nèi)部控制制度約束下調(diào)動(dòng)其主觀能動(dòng)性的任用和信任，被通過事必躬親、任用親友、嚴(yán)密監(jiān)督、事后審查等手段替代。

三、小微企業(yè)應(yīng)用管理信息系統(tǒng)及內(nèi)部控制發(fā)展對(duì)策

1.建立市場化的共享性管理信息服務(wù)中心。

小微企業(yè)建立和加入管理信息化共享性服務(wù)中心，是解決規(guī)模較小、實(shí)施成本承受力低、與服務(wù)商議價(jià)能力弱的有效途徑。共享服務(wù)中心可以在市場化運(yùn)作基礎(chǔ)上小微企業(yè)自愿加入，同行業(yè)的小微企業(yè)可以組成近似“團(tuán)購”的方式，共同尋求更專業(yè)的管理軟件提供商及大型會(huì)計(jì)師事務(wù)所獲得一體化服務(wù)。這使小微企業(yè)在共享高質(zhì)量低成本的管理信息化系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)控制度設(shè)計(jì)服務(wù)同時(shí)，管理軟件提供商和會(huì)計(jì)師事務(wù)所也可以集中化管理零散客戶，提供更深入的管理服務(wù)。

管理信息化共享中心的建立，單獨(dú)依賴分散的小微企業(yè)自發(fā)形成是非常困難的。在市場化運(yùn)作和自愿原則下，各級(jí)政府的小微企業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、小微企業(yè)聯(lián)合會(huì)、協(xié)會(huì)等都可以發(fā)揮推動(dòng)作用。這些部門在集中關(guān)注小微企業(yè)融資難以外，可以利用信息優(yōu)勢推動(dòng)小微企業(yè)管理信息化共享中心的成立。在提高小微企業(yè)管理水平的同時(shí)，也為放貸資金安全和投資收益提供了制度保障。

管理信息化共享中心在技術(shù)方面，可以應(yīng)用遠(yuǎn)程訪問云管理服務(wù)平臺(tái)技術(shù)，將安裝系統(tǒng)和會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)都在遠(yuǎn)程服務(wù)提供商的終端上進(jìn)行。在小微企業(yè)管理信息服務(wù)需要更集中化、專業(yè)化、低成本化的需求下，云服務(wù)平臺(tái)是今后發(fā)展的主要趨勢。

2.建立與小微企業(yè)管理相適應(yīng)的信息系統(tǒng)。

小微企業(yè)設(shè)計(jì)和運(yùn)用應(yīng)用管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制后，管理者最強(qiáng)烈的不適應(yīng)感來自：被束縛、業(yè)務(wù)操作繁文縟節(jié)、決策反映變的遲緩及員工相互推諉。員工的不適感來自：不被信任感、工作繁瑣、勞動(dòng)量增加及員工沖突的增加。上述管理者和員工的不適感，部分是管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制自身帶來的成本和管理環(huán)節(jié)增加人為弊端。但更多是因?yàn)橘徺I的商品化管理信息系統(tǒng)軟件及內(nèi)部固化的內(nèi)部控制制度，與公司的業(yè)務(wù)及管理特點(diǎn)不相適應(yīng)導(dǎo)致，后者是可以克服的。毛基業(yè)、王偉（2012）發(fā)現(xiàn)，公司實(shí)施管理信息系統(tǒng)后認(rèn)知不適應(yīng)，主要應(yīng)從氛圍調(diào)適、認(rèn)知調(diào)適、技術(shù)調(diào)適和組織調(diào)適四個(gè)方面努力。

在商品化軟件的選擇上，趙穎（2013）以MB公司為例，研究了公司如何在國內(nèi)各服務(wù)商之間選擇管理信息系統(tǒng)提供商，發(fā)現(xiàn)公司應(yīng)選擇適合自身管理特點(diǎn)的本土化管理信息系統(tǒng)軟件。另外研究發(fā)現(xiàn)管理信息系統(tǒng)與公司實(shí)施組織的不匹配，是不適感來源的主要原因。在小微企業(yè)內(nèi)部管理中，不適感調(diào)適的關(guān)鍵作用在管理者自身：（1）管理者可以通過與管理信息化系統(tǒng)軟件提供商溝通，以重要性為原則，對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域、頻繁的資金流動(dòng)、易發(fā)生舞弊的業(yè)務(wù)流程加強(qiáng)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)。同時(shí)管理者要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模簡化管理信息系統(tǒng)中的部分不必要內(nèi)控操作措施，如人力資源、研究與開發(fā)等業(yè)務(wù)的管理信息化內(nèi)控。要杜絕簡單生硬地將軟件內(nèi)置的內(nèi)部控制制度強(qiáng)行套用于小微企業(yè)。（2）改變管理者狹隘認(rèn)識(shí)，研究發(fā)現(xiàn)，許多管理者狹隘地認(rèn)為管理信息系統(tǒng)只是應(yīng)用于會(huì)計(jì)部門。小微企業(yè)管理應(yīng)當(dāng)積極向其它業(yè)務(wù)領(lǐng)域推廣管理信息系統(tǒng)，取得每個(gè)部門的支持和配合。（3）Liu（2011）研究發(fā)現(xiàn)，員工對(duì)管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制的有用性和用戶體驗(yàn)，會(huì)隨著管理者的宣傳和教育不斷改變，管理者的溝通作用非常明顯。小微企業(yè)管理者應(yīng)調(diào)動(dòng)全員參與，系統(tǒng)地實(shí)施和調(diào)試，實(shí)施過程中通過不斷地通過全員的溝通、培訓(xùn)、管理知識(shí)學(xué)習(xí)，樹立正確的管理信息系統(tǒng)及內(nèi)控意識(shí)，調(diào)動(dòng)全員參與完善頂層設(shè)計(jì)，努力緩解員工不適感和抵觸情緒。（4）管理者不斷發(fā)現(xiàn)管理中的新問題，向管理服務(wù)提供商尋求幫助，不斷地調(diào)整管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)控中的具體措施，達(dá)到調(diào)適和化解管理沖突的目的。

3.內(nèi)部控制制度與管理信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合。

內(nèi)部控制信息化是將企業(yè)的內(nèi)部控制理念、規(guī)范、措施、制度體系固化到管理信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)在管理信息系統(tǒng)實(shí)施過程中內(nèi)部控制制度執(zhí)行的常態(tài)化、剛性化、標(biāo)準(zhǔn)化。管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制制度的應(yīng)用過程，是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)問題和優(yōu)化內(nèi)控制度的過程。這一過程既是管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)控與小微企業(yè)組織接軌的過程，也是通過系統(tǒng)的應(yīng)用小微企業(yè)管理技術(shù)及相關(guān)內(nèi)控體系自身變革的過程。經(jīng)過不斷地發(fā)現(xiàn)管理信息風(fēng)險(xiǎn)，編制風(fēng)險(xiǎn)系統(tǒng)清單和內(nèi)控措施對(duì)照?qǐng)D，升級(jí)系統(tǒng)將小微企業(yè)在創(chuàng)立和發(fā)展中管理改進(jìn)形成的內(nèi)部控制制度固化管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞到內(nèi)部控制過程中。小微企業(yè)在調(diào)動(dòng)全員參加及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)施過程中的失效風(fēng)險(xiǎn)，小微企業(yè)規(guī)模發(fā)展過程與管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)部控制升級(jí)的過程保持同步，二者是一個(gè)要相互促進(jìn)的過程，也是一個(gè)將改進(jìn)的內(nèi)控制度嵌入管理信息系統(tǒng)的過程。

4.平衡內(nèi)部控制設(shè)計(jì)實(shí)施成本效益。

小微企業(yè)設(shè)計(jì)和實(shí)施管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)控要評(píng)估成本效益。管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)控中的核心思想——制衡原則與保留操作痕跡，都會(huì)增加崗位和工作記錄成本。不斷的內(nèi)控重新評(píng)估和改進(jìn)也在增加成本，這對(duì)小微企業(yè)的負(fù)擔(dān)增加特別明顯。設(shè)計(jì)和實(shí)施中必須保證小微企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行的原有高效性，顧及小微企業(yè)管理成本的承受力，防止出現(xiàn)投入成本比效益大的情況。

與小微企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)，初始設(shè)計(jì)時(shí)可以只將企業(yè)重點(diǎn)業(yè)務(wù)納入系納控制體系，超前一步的預(yù)防控制可以將風(fēng)險(xiǎn)防范前移，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。小微企業(yè)管理者要注意將不同控制目標(biāo)、控制措施重疊、過度控制、控制措施不足等，綜合分析，分清主次、削減重復(fù)內(nèi)控、補(bǔ)全關(guān)鍵內(nèi)控，以實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約。小微企業(yè)要在實(shí)用原則下，時(shí)刻地關(guān)注業(yè)務(wù)、面向過程、基于控制、度量驅(qū)動(dòng)等基本理念因地制宜，在設(shè)計(jì)和實(shí)施管理信息系統(tǒng)及相關(guān)內(nèi)控時(shí)與小微企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍、風(fēng)險(xiǎn)水平、風(fēng)險(xiǎn)范圍、企業(yè)規(guī)模、生命周期、內(nèi)外環(huán)境、競爭程度相適應(yīng)，平衡好成本效益。

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