創(chuàng)建檔案對文件歸檔的沖突和應(yīng)對措施

郭志敏

作為中職衛(wèi)校，經(jīng)常要開展有關(guān)創(chuàng)建迎檢工作，整理大量創(chuàng)建檔案，迎接上級機(jī)關(guān)的檢查驗(yàn)收。但同時也對文件歸檔工作造成了沖突，本文就創(chuàng)建檔案對文件歸檔工作的沖突和應(yīng)對措施進(jìn)行探究。

1 創(chuàng)建檔案的分類和特點(diǎn)

1.1 上級對中職衛(wèi)校的年度責(zé)任目標(biāo)考核。每年度上級單位對學(xué)校下達(dá)的工作責(zé)任目標(biāo)、黨建目標(biāo)等，是對全年業(yè)績的整體考評，關(guān)系到本單位在系統(tǒng)的排名和成績。特點(diǎn)是每年必查，檢查時間一般安排在年底或翌年三四月份。但檔案整理工作一般于年初開展，由于這些迎檢工作沒結(jié)束，很多文件原件需要備查無法歸檔，延遲了文件收集時間，對文件歸檔工作造成一定的影響。

1.2 關(guān)系學(xué)校辦學(xué)的評估工作。省教育廳、省衛(wèi)生廳下達(dá)的教學(xué)質(zhì)量評估、專業(yè)設(shè)置認(rèn)定等工作，特點(diǎn)是時間跨度大，材料范圍廣、數(shù)量多。需要近一年的籌備時間和近三年的材料，往往檢查完第二年還要復(fù)評，時間跨度兩年多，創(chuàng)建檔案達(dá)到幾百盒。

1.3 關(guān)系學(xué)校榮譽(yù)的創(chuàng)建迎檢工作。如文明單位、園林單位、平安建設(shè)先進(jìn)單位等對學(xué)校打開知名度有助推作用的各種創(chuàng)建工作，主要特點(diǎn)是迎檢時間不定，創(chuàng)建檔案時間跨度大，對文件歸檔工作也造成不小的沖突。

2 創(chuàng)建檔案對歸檔文件整理的沖突

2.1 創(chuàng)建檔案的性質(zhì)對文件歸檔工作的沖突。創(chuàng)建檔案具有應(yīng)對性和臨時性的性質(zhì)。應(yīng)對性是指由于學(xué)校平時對有些業(yè)務(wù)工作應(yīng)形成的文字材料重視不夠，在對照評估指標(biāo)體系時，發(fā)現(xiàn)許多工作沒有留下文字材料或有些工作根本就沒開展。為了順利通過評估，不得不投入大量的人力、財力進(jìn)行補(bǔ)充、加工、拼湊，使文字材料的真實(shí)性和原始性受到影響。臨時性是指檢查過后，創(chuàng)建檔案缺乏相關(guān)制度對創(chuàng)建檔案的歸屬和管理進(jìn)行規(guī)范，影響了創(chuàng)建檔案的及時完整歸檔。

2.2 創(chuàng)建檔案的標(biāo)準(zhǔn)對歸檔文件整理工作的沖突。創(chuàng)建檔案都是按照評估標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理的，不是真正意義上的檔案，根據(jù)《河南省檔案局〈歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則〉》，歸檔文件應(yīng)采用“保管期限—年度—組織機(jī)構(gòu)”或“保管期限—年度—問題”等復(fù)式分類法進(jìn)行分類。因此，創(chuàng)建檔案需要按照檔案管理程序重新分類整理才能轉(zhuǎn)化為文書檔案。

2.3 創(chuàng)建檔案的保管對歸檔文件整理工作的沖突。創(chuàng)建檔案是學(xué)校業(yè)績的綜合展示，具有重要的歸檔價值，但創(chuàng)建檔案往往為增加分值，投入一定財力對形式進(jìn)行包裝，采用統(tǒng)一文件盒、統(tǒng)一盒標(biāo)、內(nèi)容全部裝訂成書等形式，檢查后作為經(jīng)驗(yàn)范本進(jìn)行陳列，在較長一段時間內(nèi)不能按期歸檔，影響了文件歸檔工作的完整性。

3 將創(chuàng)建檔案與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

3.1 抓好創(chuàng)建材料原始積累，保障歸檔文件的質(zhì)量。在各項(xiàng)創(chuàng)建工作中要拉升標(biāo)桿，提升工作質(zhì)量，抓好各項(xiàng)工作的落實(shí)，加強(qiáng)原始資料的積累，對材料的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，為成功創(chuàng)建打下良好的基礎(chǔ)，推動檔案工作規(guī)范化建設(shè)再上新臺階。

3.2 實(shí)行備份制，保障創(chuàng)建材料及時歸檔。為避免創(chuàng)建檔案中文件原件不能及時歸檔，應(yīng)將創(chuàng)建檔案中的原件進(jìn)行復(fù)印備份，復(fù)印件用于裝訂或利用，原件備查，迎檢結(jié)束后，把迎檢材料盒轉(zhuǎn)入陳列室供展示，原件移交檔案室正常歸檔。

3.3 增強(qiáng)檔案規(guī)范化意識，保障檔案工作機(jī)制。各項(xiàng)創(chuàng)建工作關(guān)系到中職衛(wèi)校的長遠(yuǎn)發(fā)展，既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，應(yīng)以此為契機(jī)，建立健全檔案管理機(jī)制，提高管理效能。一是要提高檔案管理層次。校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，將檔案工作納入到學(xué)校全局工作中，建立健全檔案管理機(jī)制，各部門要強(qiáng)化責(zé)任意識，把創(chuàng)建工作同檔案管理工作緊密結(jié)合起來。二是加強(qiáng)檔案人員隊伍建設(shè)。要對參與創(chuàng)建人員進(jìn)行歸檔知識培訓(xùn)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理意識和大局意識，提高工作質(zhì)量。三是加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)。檔案部門要主動參與到創(chuàng)建工作中，對創(chuàng)建檔案管理情況進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，對存在問題進(jìn)行及時糾正，對重要材料及時進(jìn)行收集和保管，確保創(chuàng)建檔案的完整及時歸檔，為學(xué)校的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。