公文文尾部分不宜稱版記

鄭彥離

摘 要：《黨政機(jī)關(guān)公文格式》將公文末尾包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目所在區(qū)域稱作版記。在今天正式發(fā)出的公文上標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期無實(shí)用價值，而需要時標(biāo)注的抄送機(jī)關(guān)項(xiàng)目實(shí)用價值超過這兩個版記項(xiàng)目，按事物名稱以其重要部分決定的慣例衡量，該區(qū)域用版記稱謂不合適，改用按所處方位命名的方法稱謂該區(qū)域?yàn)椤拔奈病北容^恰當(dāng)。

關(guān)鍵詞：公文；格式；文尾；稱謂

Abstract：The Layout Key for Official Document of Party and Government Organs refers to the ending of official documents including the ccd organs， the issuing organ and the date of issuance as the Edition Mark. It is impractical to mark the issuing organ and the date of issuance on currently issued formal official documents， whereas the practical value of the item “ccd organs”， which is marked when necessary， overweighs the other two items. Judging by the convention of naming after the most important part， this part of official documents should not be named as the Edition Mark， but more appropriately as the “trailer” in a way of locality naming.

Keywords：Official document，Layout，Trailer，Name

在國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會2012年6月29日聯(lián)合發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中，將公文末尾包含抄送機(jī)關(guān)和印發(fā)機(jī)關(guān)及印發(fā)日期項(xiàng)目的部分稱為版記。眾所周知，抄送機(jī)關(guān)不具有版記性質(zhì)，且重要程度高于具有版記性質(zhì)的印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。按事物名稱以其重要部分決定的慣例衡量，該稱謂不合適。

國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中有這樣一段話：“本標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記?！辈⑶遥摌?biāo)準(zhǔn)中明確版記部分主要包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期三個項(xiàng)目。但為什么將主要包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目的公文末尾部分稱作版記，該標(biāo)準(zhǔn)卻未解釋。參與該標(biāo)準(zhǔn)制定的徐成華等在其主編的《GB/T9704-2012<黨政機(jī)關(guān)公文格式>國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》一書中，也只是說將公文分為版頭、主體和版記三部分，“首先是為了敘述方便”[1]，而未說將公文末尾部分稱作版記的原因。筆者進(jìn)行溯源，發(fā)現(xiàn)將公文劃分為版頭、主體、版記三部分的基本思想是對原國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》中一段話觀點(diǎn)的繼承?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文格式》中的該段話是這樣表述的：“本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156cm）以上的各要素統(tǒng)稱‘眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱‘主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱‘版記?！边@段表述和前引《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中關(guān)于公文格式劃分為三部分的那段話相比較，雖然各自所包含的內(nèi)容和用詞略有差異，但主要觀點(diǎn)是一致的。原國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《<國家行政機(jī)關(guān)公文格式>條文釋義》中有這樣的話：“本標(biāo)準(zhǔn)將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的同志的建議而確定的。其中‘眉首、‘版記兩個概念在公文印刷行業(yè)已多年使用，‘主體是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。”這段話，揭示了前述公文格式標(biāo)準(zhǔn)中將公文末尾部分稱作版記的原因。但是，該稱謂是否合適，筆者認(rèn)為值得討論。

什么是“版記”？筆者從商務(wù)印書館出版的中國社會科學(xué)院語言研究所詞典編輯室編《現(xiàn)代漢語詞典》中沒有見到對應(yīng)的詞條，但有“出版”詞條。它對“出版”的解釋是，“把書刊、圖畫等編印出來”[2]。依筆者的理解，所謂“版記”，應(yīng)該是對出版情況的記載。如關(guān)于一本書的出版，其版權(quán)頁所顯示的出版社名稱、編輯人、版次、開本、承印廠、出版時間、印數(shù)等就屬于版記內(nèi)容。再如一本雜志的出版，雜志上顯示的雜志社名稱（出版者）、編輯人（總編等）、出版時間、承印廠等，屬于版記內(nèi)容。公文的印發(fā)有沒有“版記”問題？回答是肯定的。公文的打印人（或稱“打印部門”）、校對人、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等要素就體現(xiàn)了公文的印發(fā)情況，亦即屬于公文的“版記”內(nèi)容，準(zhǔn)確地說，屬于公文的“印制版記”內(nèi)容。中共中央辦公廳1989年4月25日發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例（試行）》和1996年5月3日發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，其關(guān)于公文印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)的總稱謂也就是使用了“印制版記”概念。全國人大常委會辦公廳1998年2月6日發(fā)布的《人大機(jī)關(guān)公文處理辦法（試行）》中關(guān)于公文印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)的總稱謂，和其2000年11月15日發(fā)布的《人大機(jī)關(guān)公文處理辦法》中關(guān)于公文印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期的總稱謂，也是使用了“印制版記”概念。

抄送機(jī)關(guān)，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳2012年4月16日聯(lián)合發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定指“除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)”。很明顯，它屬于公文的發(fā)送和信息接收范圍內(nèi)容，而不屬于公文的“印制版記”內(nèi)容。該條例沒有使用“版記”或“印制版記”概念，因此，筆者不便據(jù)以認(rèn)定其贊同與否抄送機(jī)關(guān)列入“版記”范疇。前引使用了“印制版記”概念的黨的機(jī)關(guān)的公文處理規(guī)定和人大機(jī)關(guān)的公文處理規(guī)定中，是將“抄送機(jī)關(guān)”和“印制版記”并列的，而未將“抄送機(jī)關(guān)”項(xiàng)目包含在“印制版記”項(xiàng)目中。如《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中關(guān)于公文格式的組成是這樣表述的：“黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成?！碑?dāng)然，筆者也不能因?yàn)椤饵h政機(jī)關(guān)公文格式》將“抄送機(jī)關(guān)”項(xiàng)目列入“版記”部分就簡單地認(rèn)定其將“抄送機(jī)關(guān)”項(xiàng)目視作“版記”性質(zhì)，因?yàn)榍耙齾⑴c該格式標(biāo)準(zhǔn)制定的徐成華等在其所著的該格式標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南一書中，也說到那樣做“首先是為了敘述方便”。但是，敘述方便應(yīng)以敘述恰當(dāng)為前提。怎樣算恰當(dāng)？就抄送機(jī)關(guān)和印發(fā)機(jī)關(guān)及印發(fā)日期項(xiàng)目同處公文的末尾區(qū)域來說，怎樣概括命名該區(qū)域，一般采用能概括包含三項(xiàng)目特征的詞來解決，但其前提是三項(xiàng)目具有同類的性質(zhì)。很顯然，印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期同屬印制版記或稱版記，可用其概括命名。而抄送機(jī)關(guān)項(xiàng)目則不具版記性質(zhì)，不能將其概括包含進(jìn)去。再一種方法是根據(jù)該區(qū)域所有項(xiàng)目的重要程度差異來指代命名，即以其代表性或相對重要的項(xiàng)目名稱來指代命名該區(qū)域，如公共汽車站一般以該站區(qū)域最重要或相對重要、相對規(guī)模大的單位名稱命名。就正式發(fā)布的公文文本來說，印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期這兩個版記項(xiàng)目和抄送機(jī)關(guān)項(xiàng)目相比，后者比前者重要。筆者分別于《辦公室業(yè)務(wù)》雜志2011年第6期發(fā)表《現(xiàn)行公文格式的印制版記項(xiàng)目應(yīng)該取消》一文，和《檔案管理》雜志2013年第1期發(fā)表《格式中印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目應(yīng)該取消》一文，說明在公文正本上發(fā)文機(jī)關(guān)署名處已標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)名稱情況下，再在公文末尾，無論是標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)辦公室名字，還是發(fā)文機(jī)關(guān)的名字，作為印發(fā)機(jī)關(guān)，都沒有實(shí)用價值。因?yàn)榘磻T例和常識，單位發(fā)文，本來就是單位或其辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)，在公文上已明確顯示所屬發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的情況下，再標(biāo)注按常識已知道并且?guī)缀跤肋h(yuǎn)不變的印發(fā)機(jī)關(guān)名稱，對收文機(jī)關(guān)毫無意義。公文印發(fā)日期在計(jì)算機(jī)普及應(yīng)用，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文稿為電子打印稿情況下，與大多以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期確定的成文日期相比，很少差別，所以在公文正本上標(biāo)注印發(fā)日期也無多少意義。況且，公文的印制質(zhì)量和效率是發(fā)文機(jī)關(guān)的內(nèi)部管理問題，在單位留存的發(fā)文處理單上記載有承辦者名稱和時間，借此可滿足內(nèi)部管理需要，收文機(jī)關(guān)既不需要，也不關(guān)心這些信息。所以，除翻印公文，翻印機(jī)關(guān)擴(kuò)大了原發(fā)文機(jī)關(guān)對該文的發(fā)送范圍，且又產(chǎn)生了一個發(fā)文日期，在翻印公文末尾處必須注明翻印機(jī)關(guān)名稱和翻印日期，且有實(shí)用價值外，其他一般公文在末尾處標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期這兩個版記項(xiàng)目，極少實(shí)用價值。抄送機(jī)關(guān)是除主送機(jī)關(guān)外需執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)，是當(dāng)需要時必須標(biāo)注的項(xiàng)目，否則將影響公文內(nèi)容在有關(guān)機(jī)關(guān)工作中的落實(shí)或造成機(jī)關(guān)間工作的不協(xié)調(diào)，所以抄送機(jī)關(guān)項(xiàng)目是公文格式中有實(shí)質(zhì)價值的重要項(xiàng)目。因此，將有重要價值的抄送機(jī)關(guān)項(xiàng)目和極少實(shí)用價值的版記項(xiàng)目共在的區(qū)域，用“版記”來指代命名不合適。并且，按《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，“如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記”。而按《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，“主送機(jī)關(guān)”是“公文的主要受理機(jī)關(guān)”，是公文內(nèi)容的主要落實(shí)和公文信息的主要接收機(jī)關(guān)，是在公文格式中較抄送機(jī)關(guān)項(xiàng)目價值更大的項(xiàng)目，當(dāng)該項(xiàng)目移至公文末尾區(qū)域時，用“版記”來指代命名該區(qū)域就更不合適了。

也許有人認(rèn)為，按《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目為每個正式發(fā)布公文的必標(biāo)項(xiàng)目，所以稱其所在區(qū)域?yàn)榘嬗?。而抄送機(jī)關(guān)項(xiàng)目則是有的公文需標(biāo)，有的公文不需標(biāo)，不屬于一直有的項(xiàng)目。因其不屬于一直有的項(xiàng)目，所以當(dāng)其出現(xiàn)存在時，簡單歸屬于一直有的項(xiàng)目之列，使人明白其位置所在。這似乎挺有道理，然而實(shí)際是前文曾述，將公文文尾部分稱作版記，是《黨政機(jī)關(guān)公文格式》對《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的繼承。而在《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》中，位于其所稱“版記”區(qū)域的，不僅有現(xiàn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定中的抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目，而且還有“主題詞”項(xiàng)目。按照國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，“公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞”，亦即要求在該辦法執(zhí)行期間主題詞是每個正式發(fā)布的公文中必有的項(xiàng)目。而《<國家行政機(jī)關(guān)公文格式>條文釋義》解釋，“主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項(xiàng)工作”。也就是說，當(dāng)時認(rèn)為，主題詞項(xiàng)目是有實(shí)用價值的。常設(shè)的主題詞項(xiàng)目實(shí)用價值和印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期兩個版記項(xiàng)目相比較，也未必用版記來指代命名其共在的區(qū)域合適，更何況經(jīng)常有更大實(shí)用價值的抄送機(jī)關(guān)項(xiàng)目出現(xiàn)存在呢？用版記命名公文文尾部分不僅不合適，而且會使人誤認(rèn)為印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項(xiàng)目是正式發(fā)布公文的有價值的重要必備項(xiàng)目，而這顯然是不符合實(shí)際的。

那么，到底用什么稱謂公文文尾區(qū)域合適呢？雖然本文認(rèn)為抄送機(jī)關(guān)項(xiàng)目比印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期兩個版記項(xiàng)目實(shí)用價值大，但也不宜用“抄送區(qū)”來稱謂該區(qū)域，因?yàn)椴⒉皇撬姓桨l(fā)布的公文都有抄送機(jī)關(guān)項(xiàng)目。比較起來，還是用方位命名法來解決這個問題相對合適，用“文尾”稱謂該區(qū)域。這個稱謂雖然簡單，但也恰當(dāng)、準(zhǔn)確。而且該稱謂早已使用，且影響很廣。如武漢大學(xué)出版社1994年出版的王銘著《文書學(xué)理論與文書工作》一書中就有這樣的話：“在文書學(xué)術(shù)語中，主題檢索標(biāo)識域、抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識域、印發(fā)說明（即指印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。本文作者注）域三項(xiàng)又合稱文尾?！盵3]參與《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)制定的徐成華等在其所著的該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南一書中說，“用一個形象的比喻，版頭可稱之為公文的‘頭，主體稱之為公文的‘身，版記稱之為公文的‘腳。把公文格式各要素分為‘頭、‘身、‘腳三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進(jìn)行‘解剖，掌握其區(qū)別”。本文主張用“文尾”替代“版記”概念，同樣可實(shí)現(xiàn)其目的和功能，而且其稱謂更恰當(dāng)，包容性更強(qiáng)，無論是在需要時于此處標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)，還是標(biāo)注翻印機(jī)關(guān)和翻印日期等其他項(xiàng)目，都沒有問題。

參考文獻(xiàn)：

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