兄弟檔案期刊集萃

謝建波

項(xiàng)目檔案復(fù)印件問(wèn)題“診治”攻略

張廣玲在《中國(guó)檔案》2014年第1期撰文，指出在現(xiàn)階段，復(fù)印件已成為各類(lèi)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)的主要整改問(wèn)題之一。它就像一種久治不愈的“頑疾”，持續(xù)地?fù)p害著紙質(zhì)檔案原始記錄憑證的本質(zhì)屬性。如何“診斷”并找到能“治療”這種“頑疾”的策略，作者首先對(duì)項(xiàng)目檔案復(fù)印件問(wèn)題“病因”進(jìn)行了診斷分析：一是辦公自動(dòng)化的高效率與檔案原件的產(chǎn)生過(guò)程形成沖突，造成一些文件只有復(fù)印件而沒(méi)有原件；二是紅頭文件集中管理與單個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作發(fā)生矛盾，使得單個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)依據(jù)文件多為復(fù)印件；三是檔案管理精細(xì)化程度不夠，復(fù)印件問(wèn)題周而復(fù)始發(fā)生（主要問(wèn)題是重復(fù)組卷形成大量的復(fù)印件；原件收集意識(shí)不強(qiáng)，部分原件丟失，只能用復(fù)印件代替；組卷不合理衍生大量復(fù)印件）。其次，提出了項(xiàng)目檔案復(fù)印件問(wèn)題“治療”措施攻略：一要修改、改善現(xiàn)有的工作程序，讓文件形成的全過(guò)程都處于掌握中；二要將紅頭文件復(fù)印件與原件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，有效化解矛盾（如紅頭文件原件歸入文書(shū)檔案，而該紅頭文件復(fù)印件歸入單個(gè)項(xiàng)目檔案，在卷內(nèi)目錄標(biāo)注要說(shuō)明該紅頭文件在文書(shū)檔案的歸檔號(hào)）；三要制定相關(guān)的檔案工作細(xì)則，努力推進(jìn)檔案精細(xì)化管理（主要是明確建設(shè)單位、管理單位及施工單位的歸檔規(guī)范，避免重復(fù)組卷，細(xì)化原件收集措施，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際，靈活組卷）。

從利用狀況看檔案工作領(lǐng)域的不良工作作風(fēng)

孫觀(guān)清、吳建華在《檔案學(xué)通訊》2014年第1期撰文，指出我國(guó)檔案的利用狀況不盡如人意，通過(guò)從大檔案館到小檔案館的利用數(shù)據(jù)情況看，其原因是多方面的，其中一個(gè)相當(dāng)重要的原因是檔案工作領(lǐng)域內(nèi)積重難返的工作作風(fēng)。這不良的作風(fēng)有多種表現(xiàn)，作者從體制、意識(shí)、行為到作風(fēng)，分析了檔案利用效率低下的原因，尤其是不良作風(fēng)，其在當(dāng)前有兩大表現(xiàn)：一是建新的又大又怪的檔案館成為時(shí)髦，二是各個(gè)檔案館內(nèi)檔案的數(shù)字化高燒狀態(tài)且高燒不退。反觀(guān)國(guó)外的檔案館，墨西哥國(guó)家檔案館是由具有110年歷史的舊監(jiān)獄改成，新加坡國(guó)家檔案館是1934年的老建筑，德國(guó)紐倫堡檔案館是1600年的舊建筑；至于數(shù)字化檔案就更加是時(shí)髦的燒錢(qián)工程，多省檔案館投入巨款來(lái)數(shù)字化，卻沒(méi)有腳踏實(shí)地地想一想是否有必要，在未經(jīng)認(rèn)真鑒定基礎(chǔ)上的數(shù)字化實(shí)際上是形象工程，最終只能是對(duì)納稅人金錢(qián)的巨大浪費(fèi)，根本或很少考慮投入之后的產(chǎn)出效率。作者將圖書(shū)情報(bào)領(lǐng)域內(nèi)的“信息資源共享四定理”（即：一切信息都是有用的、一切信息都是為了用的、人人享有自由平等利用信息資源的權(quán)利和用戶(hù)永遠(yuǎn)都是正確的）作為根治檔案領(lǐng)域內(nèi)不良工作作風(fēng)的方法。四定理將主賓關(guān)系顛倒，以賓——用戶(hù)為主、為中心，對(duì)根治檔案工作中的不良作風(fēng)具有立竿見(jiàn)影的效果，要作為基本原因貫徹于檔案工作的實(shí)踐中。

資源·技術(shù)·思維——大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的三維詮釋

周楓在《檔案學(xué)研究》2013年第6期撰文，指出大數(shù)據(jù)是當(dāng)前信息領(lǐng)域研究熱點(diǎn)，也是檔案館未來(lái)發(fā)展的重要依據(jù)。文章從資源、技術(shù)、思維三個(gè)維度對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案館予以解構(gòu)和勾勒，既為厘清大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的目標(biāo)定位打下基礎(chǔ)，也為推動(dòng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的路徑轉(zhuǎn)變提供依據(jù)。一是從資源維度而言，檔案館已具有了大數(shù)據(jù)的特征，構(gòu)建數(shù)字記憶資源庫(kù)成為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的路徑選擇；二是從技術(shù)維度而言，大數(shù)據(jù)技術(shù)將從檔案資源挖掘、用戶(hù)數(shù)據(jù)挖掘、關(guān)系洞察及趨勢(shì)預(yù)測(cè)三個(gè)方面實(shí)現(xiàn)用戶(hù)需求與檔案資源的雙向理想控制；三是思維維度的檔案館，從思維維度而言，由經(jīng)驗(yàn)驅(qū)動(dòng)到循數(shù)管理、由供給導(dǎo)向到需求導(dǎo)向、由追尋因果律到審視相關(guān)性成為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的思維嬗變。

淺議我國(guó)中小企業(yè)檔案管理模式

樊英穎在《北京檔案》2013年第12期撰文，指出選擇合適的企業(yè)檔案管理模式是保證企業(yè)檔案工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。作者介紹了我國(guó)中小企業(yè)檔案管理四種模式，即：集中管理、分散管理、集中與分散管理相結(jié)合、社會(huì)化管理；分析了企業(yè)在檔案管理過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題，即：所選管理模式與本企業(yè)的實(shí)際情況不符，自主管理理念落后、管理體制不順、專(zhuān)職檔案人員素質(zhì)低，社會(huì)化管理對(duì)檔案保密、實(shí)體安全、方便利用等有影響，企業(yè)發(fā)展與檔案建設(shè)的不對(duì)稱(chēng)造成大量有價(jià)值信息的遺漏和沒(méi)有價(jià)值信息的保留；提出了堅(jiān)持因企制宜，創(chuàng)新管理模式的措施，即：加強(qiáng)國(guó)家檔案行政管理部門(mén)對(duì)中小企業(yè)檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，加強(qiáng)中小企業(yè)自身的努力與學(xué)習(xí)，加強(qiáng)改革創(chuàng)新管理方式、方法，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與借鑒國(guó)外中小企業(yè)檔案管理的成功案例。

論體制外檔案的代保管

王萍在甘肅《檔案》2013年第5期撰文，指出“體制外檔案”，是指受?chē)?guó)家檔案管理體制規(guī)范和約束的國(guó)有檔案之外的其他所有檔案，大體可分為三類(lèi)：第一類(lèi)是私營(yíng)企業(yè)、民辦非企業(yè)單位、公民個(gè)體或家庭（家族）形成和所有的檔案；第二類(lèi)是圖書(shū)館、博物館、文化館等非檔案機(jī)構(gòu)保管的歷史檔案；第三類(lèi)是流失海外的珍貴檔案。體制外檔案是檔案管理領(lǐng)域的新概念，是與國(guó)家檔案資源、社會(huì)檔案資源、國(guó)有與非國(guó)有檔案、民間檔案、私人檔案等概念一脈相承、更具有實(shí)踐性和概括力的檔案概念。在現(xiàn)階段，我國(guó)體制外檔案的代保管一般有三種形式：一是事業(yè)組織的代保管。主要是圖書(shū)館、博物館等文化事業(yè)的代保管。二是商業(yè)組織的代保管。主要是檔案中介機(jī)構(gòu)、具有法人地位的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。三是民間組織的代保管。主要是個(gè)人、企業(yè)、非營(yíng)利組織等各種民間力量獨(dú)立創(chuàng)辦的檔案館等。三者之間構(gòu)成了“互動(dòng)——競(jìng)爭(zhēng)”的關(guān)系。通過(guò)這三種代保管形式對(duì)體制外檔案進(jìn)行安全有效管理，有助于推進(jìn)檔案管理體制改革、檔案行政管理職能轉(zhuǎn)變和國(guó)家檔案資源體系建設(shè)。

關(guān)于城市數(shù)字地圖檔案館建設(shè)的思考

李黎、姬鳳英、劉劍、蔡秀蘭在《湖北檔案》2013年第7期撰文，闡述了城市數(shù)字地圖檔案的概念，是以城市（特別是主城區(qū)）為工作范圍，在城市測(cè)繪地理信息生產(chǎn)、科研、管理活動(dòng)中形成的檔案。它不僅包括大量的數(shù)字地圖檔案，還包括同步建立的控制數(shù)據(jù)庫(kù)、地形數(shù)據(jù)庫(kù)、影像數(shù)據(jù)庫(kù)、管線(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)和工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。城市數(shù)字地圖檔案館與傳統(tǒng)檔案館不同，不是簡(jiǎn)單地模仿和再現(xiàn)檔案館原有的業(yè)務(wù)和運(yùn)行流程，而是對(duì)傳統(tǒng)管理方式的改造和業(yè)務(wù)流程的再造。因此，城市數(shù)字地圖檔案館的建設(shè)原則是：一為全面保障原則，二為檔案安全原則，三為需求牽引原則。城市數(shù)字地圖檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容是：一要厘清現(xiàn)有的地圖檔案資源，二要制定適用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，三要構(gòu)建扎實(shí)的信息基礎(chǔ)設(shè)施，四要建立集成的檔案資源信息庫(kù)，五要研制高效的檔案應(yīng)用軟件，六要提供簡(jiǎn)潔的檔案利用系統(tǒng)。

督促監(jiān)理單位履行項(xiàng)目檔案管理職責(zé)

米彪在《四川檔案》2013年第2期撰文，指出自20世紀(jì)90年代，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目法人責(zé)任制、建設(shè)監(jiān)理制和招標(biāo)承包制以來(lái)，在具體的項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目業(yè)主怎樣監(jiān)督、指導(dǎo)監(jiān)理單位履行在項(xiàng)目檔案管理方面的職責(zé)，其主要做法：一是以合同為先導(dǎo)，督促監(jiān)理單位及時(shí)建立健全項(xiàng)目檔案管理體系，以確保項(xiàng)目檔案管理有序展開(kāi)。主要包括：1.依據(jù)合同，督促監(jiān)理單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)，建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)和配備相應(yīng)的設(shè)備及裝具；2.要求監(jiān)理單位檔案管理工作與工程建設(shè)同步，建立項(xiàng)目檔案管理制度，建立歸檔文件臺(tái)賬；3.監(jiān)督、指導(dǎo)監(jiān)理單位將項(xiàng)目檔案管理融入到各工作環(huán)節(jié)。二是以溝通為橋梁，充分發(fā)揮監(jiān)理單位在工程建設(shè)過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目檔案管理的督促作用。主要有：1.項(xiàng)目業(yè)主及時(shí)了解監(jiān)理單位在項(xiàng)目監(jiān)理中文件形成、收集、整理以及督促、檢查施工單位在施工中文件形成、收集、整理情況；2.監(jiān)督監(jiān)理單位充分發(fā)揮工程建設(shè)過(guò)程中對(duì)承包人項(xiàng)目檔案管理的督促作用。三是以規(guī)范為準(zhǔn)繩，充分發(fā)揮監(jiān)理單位對(duì)竣工檔案和竣工圖的檢查、審核和簽認(rèn)作用，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。主要包括：1.監(jiān)督、指導(dǎo)監(jiān)理單位督促施工單位在施工文件和項(xiàng)目檔案管理中變傳統(tǒng)的“后置管理”為“超前控制”；2.監(jiān)督、指導(dǎo)監(jiān)理單位加強(qiáng)對(duì)施工文件形成過(guò)程和內(nèi)在質(zhì)量檢查；3.監(jiān)督、指導(dǎo)監(jiān)理單位對(duì)自身形成文件的檢查與監(jiān)控；4.監(jiān)督、指導(dǎo)監(jiān)理單位對(duì)施工單位所形成的竣工檔案和竣工圖檢查與審核責(zé)、權(quán)、利的落實(shí)。