淺談高職院校二級(jí)分院行政秘書的工作

李曉梅

【摘 要】高職院校二級(jí)學(xué)院行政秘書在行政管理工作中有著重要的作用。本文闡述了行政秘書在管理工作中的職責(zé)與特點(diǎn)，并對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而提出了建議。

【關(guān)鍵詞】高職院校 行政秘書 職責(zé)

行政秘書是在學(xué)院辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，做好學(xué)院辦公室行政事務(wù)的主要執(zhí)行者，是聯(lián)系學(xué)院和學(xué)校其他部門的橋梁，也是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和其他教職工的協(xié)調(diào)者。

一、行政秘書工作的職責(zé)與特點(diǎn)

1.二級(jí)學(xué)院行政秘書工作的主要職責(zé)是協(xié)助二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)行政工作。主要分為以下五個(gè)方面：

（1） 日常的行政工作：作為行政秘書，其工作的繁雜，涉及學(xué)院各種事務(wù)，如整個(gè)二級(jí)學(xué)院教職工的考勤；資產(chǎn)的管理、辦公室內(nèi)部的文印事務(wù)管理、辦公室文具用品的采購(gòu)和發(fā)放等工作；內(nèi)部信息的管理，公章的管理；學(xué)院對(duì)內(nèi)、對(duì)外文檔的管理工作；學(xué)院大型文體活動(dòng)組織等工作；處理其他一切突發(fā)事件和臨時(shí)性事務(wù)，并及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請(qǐng)示等等。

（2）人事相關(guān)工作：協(xié)助二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)院的人事部門做好本學(xué)院教職工的日常考勤、年度考核、工資發(fā)放和職稱申報(bào)等工作。

（3） 財(cái)務(wù)報(bào)賬工作：承擔(dān)二級(jí)學(xué)院教師的各項(xiàng)辦公、教學(xué)費(fèi)用及日常培訓(xùn)、進(jìn)修、集體活動(dòng)等支出的報(bào)賬及日常的財(cái)務(wù)管理。

（4） 文字工作：負(fù)責(zé)下達(dá)并起草學(xué)院通知，并校對(duì)學(xué)院的有關(guān)文件和上報(bào)材料及學(xué)院各類會(huì)議的準(zhǔn)備工作；協(xié)助二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃和制定學(xué)院有關(guān)的規(guī)章制度等。

（5）外聯(lián)工作：負(fù)責(zé)慰問生病及生育教師及其家人的相關(guān)工作；并負(fù)責(zé)學(xué)生家長(zhǎng)、教職工家屬及其他外單位人員來學(xué)院咨詢、訪問或調(diào)研接待工作。

2.根據(jù)以上對(duì)行政秘書工作職責(zé)的了解可知其有以下三個(gè)方面的特點(diǎn)：

（1）煩瑣性

高校二級(jí)學(xué)院的行政秘書工作事務(wù)繁雜、范圍廣泛，小到會(huì)議的通知、文件的整理、辦公用品的分發(fā)等，大到二級(jí)學(xué)院各項(xiàng)政策的參與制定、年終考核和業(yè)務(wù)考評(píng)等工作；并經(jīng)常要從與教學(xué)秘書、學(xué)生輔導(dǎo)員的配合到與本院院長(zhǎng)、書記、各位教師以及與校內(nèi)等職能部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)工作，沒有定性。因此行政秘書必須要有高度的責(zé)任心，心思細(xì)膩，統(tǒng)籌安排，運(yùn)用科學(xué)的工作方法，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。

（2）協(xié)調(diào)性

高校二級(jí)學(xué)院的行政秘書工作范圍廣，涉及部門多，行政關(guān)系復(fù)雜，不僅要協(xié)調(diào)二級(jí)學(xué)院內(nèi)部之間的工作，還要協(xié)調(diào)二級(jí)學(xué)院與學(xué)校其他各職能部門的工作。這就需要行政秘書具備較強(qiáng)的溝通和組織協(xié)調(diào)能力，善于處理上下、各部門之間的關(guān)系，確保二級(jí)學(xué)院工作與內(nèi)外部門間的良好溝通、及時(shí)銜接、合理有序。

（3）服務(wù)性

行政秘書主要是服務(wù)于學(xué)院的師生、教學(xué)與科研、學(xué)院決策。首先服務(wù)于師生，這是行政秘書工作最基本的職能，要為師生營(yíng)造一個(gè)和諧的學(xué)習(xí)與工作環(huán)境，促進(jìn)師生對(duì)學(xué)院有家的感覺。其次，服務(wù)于教學(xué)與科研，教學(xué)與科研從根本上說是高校的基本職責(zé)，要及時(shí)傳達(dá)學(xué)校的教學(xué)科研信息，并積極為他們的工作提供方便。因此高校行政秘書要充分認(rèn)識(shí)工作的意義，牢固樹立服務(wù)意識(shí)。

二、高職院校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作存在的問題

首先，由于各個(gè)高校對(duì)行政秘書工作不夠重視，輕視行政秘書在行政管理中所發(fā)揮的作用。在行政秘書的配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)等方面，重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠；在干部聘任、職稱評(píng)定、利益分配等方面都受到相對(duì)不公正的待遇。目前行政秘書的提升機(jī)會(huì)少，個(gè)人發(fā)展空間有限，在職稱晉升上困難重重，最終導(dǎo)致缺乏職業(yè)認(rèn)同感，從而造成行政秘書工作積極性不高。

其次，行政秘書工作千頭萬(wàn)緒，看似簡(jiǎn)單，其實(shí)非常煩瑣，在學(xué)院行政管理中起到協(xié)助作用，習(xí)慣于按領(lǐng)導(dǎo)指示和文件精神處理問題，參與和科學(xué)預(yù)見性差。許多高職院校對(duì)行政秘書重使用、輕培養(yǎng)，出去培訓(xùn)學(xué)習(xí)及交流進(jìn)修的機(jī)會(huì)幾乎沒有，導(dǎo)致其知識(shí)更新嚴(yán)重不足，現(xiàn)代信息意識(shí)薄弱，大大制約了行政管理能力。

三、關(guān)于做好高職院校行政秘書工作的幾點(diǎn)思考和建議

1.轉(zhuǎn)變觀念，明確職責(zé)

充分認(rèn)識(shí)行政秘書工作的意義，牢固樹立服務(wù)意識(shí)。從自身改變對(duì)行政秘書工作的看法，認(rèn)識(shí)到行政秘書工作雖然辛苦，但也是光榮的。要樹立工作自豪感和自信心。如此，行政秘書才能牢固樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)積極地為師生服務(wù)，才能提高工作效率。

2. 加強(qiáng)學(xué)習(xí)管理等科學(xué)知識(shí)，提高工作效率

行政秘書的管理工作是一門學(xué)問，是一門藝術(shù)。行政秘書必須不斷豐富自己的管理學(xué)知識(shí)，掌握先進(jìn)的管理理念和方法，才能保證管理工作事半功倍，卓有成效。

3.健康的心理素質(zhì)

面對(duì)工作中錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系和繁雜瑣碎的事務(wù)，二級(jí)學(xué)院行政秘書必須具備以下健康的心理品質(zhì)：（1）自信樂觀：行政秘書應(yīng)對(duì)自己的職業(yè)充滿興趣，能較好地適應(yīng)并改造現(xiàn)實(shí)環(huán)境，這樣才會(huì)激勵(lì)出自身的勇氣、毅力和潛能，形成正確的自我意識(shí)和價(jià)值判斷；（2）熱情坦率：熱情坦率的工作態(tài)度能營(yíng)造和諧的人際關(guān)系，能變被動(dòng)為主動(dòng)，變消極為積極；（3）開拓進(jìn)?。盒姓貢ぷ鹘?jīng)常會(huì)面臨一些意想不到的困境，要能經(jīng)受得住挫折、不畏挫折、開拓進(jìn)取。

4. 重視行政秘書隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高

加強(qiáng)行政秘書的繼續(xù)教育，在行政秘書培訓(xùn)和知識(shí)更新方面，學(xué)校要加大投入，并在政策和經(jīng)費(fèi)上保證落實(shí)。制定切實(shí)可行的中、長(zhǎng)期培訓(xùn)計(jì)劃，多渠道、多形式加強(qiáng)行政秘書的培養(yǎng)，提高其專業(yè)素質(zhì)和理論水平。

【參考文獻(xiàn)】

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