檔案管理“健康指標(biāo)”發(fā)布

■文/本刊記者　尚芳

檔案管理“健康指標(biāo)”發(fā)布

■文/本刊記者尚芳

6月2日，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)批準(zhǔn)發(fā)布了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《管理規(guī)范》），將于2016年1月1日起實(shí)施。這意味著社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理制度和標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)取得了重大進(jìn)展。

社保業(yè)務(wù)檔案是指社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。天津市社會(huì)保險(xiǎn)基金管理中心主任吳承明曾形象地將其比喻成是“衡量經(jīng)辦服務(wù)依法合規(guī)的健康指標(biāo)”，其重要性不言而喻。

2009年人社部和國(guó)家檔案局聯(lián)合起草了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）。《規(guī)定》的頒布實(shí)施有力地推動(dòng)著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。5年多來(lái)，人社部社保中心在全國(guó)社保經(jīng)辦系統(tǒng)積極推進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)了制度從無(wú)到有、機(jī)制從無(wú)序到規(guī)范、管理從粗放到精細(xì)的重大轉(zhuǎn)變。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2014年12月底，全國(guó)市縣兩級(jí)城鎮(zhèn)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)和基本醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中已有722個(gè)市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和4375個(gè)縣區(qū)級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案通過(guò)了達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，分別占市縣經(jīng)辦機(jī)構(gòu)總數(shù)的93%和82%。今年上半年，縣級(jí)機(jī)構(gòu)驗(yàn)收達(dá)標(biāo)率達(dá)到86%。目前，全國(guó)共有33個(gè)省級(jí)機(jī)構(gòu)完成了全部市縣達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。

在實(shí)際推進(jìn)過(guò)程中，也有一些地區(qū)對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，有個(gè)別人，甚至是單位的主要負(fù)責(zé)人，認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案整理工作是形象工程、面子工程，就是為了整齊好看，為了應(yīng)付檢查，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性意義。對(duì)此，人社部社保中心副主任徐延君表示，社保業(yè)務(wù)檔案管理是社保大廈的根基，對(duì)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)不能僅僅停留在業(yè)務(wù)資料收集、整理、保管的層面，要深刻認(rèn)識(shí)到業(yè)務(wù)檔案管理對(duì)規(guī)范業(yè)務(wù)經(jīng)辦所發(fā)揮的促進(jìn)和監(jiān)督作用，全力做好社保業(yè)務(wù)檔案管理工作。

《規(guī)定》實(shí)施以來(lái)，關(guān)于業(yè)務(wù)資料歸檔范圍和保管期限修訂的呼聲越來(lái)越多，許多問(wèn)題亟待研究解決。比如，近幾年反映強(qiáng)烈的醫(yī)療票據(jù)保管期限；在信息化、數(shù)字化與有限的人力、財(cái)力以及場(chǎng)地資源的綜合利用上，紙質(zhì)檔案是集中保管還是分散保管，如何提高保管效率；在前臺(tái)業(yè)務(wù)管理模式的選擇上，是業(yè)務(wù)辦理即時(shí)掃描還是后臺(tái)集中掃描，如何管控?cái)?shù)字化質(zhì)量、如何實(shí)現(xiàn)綜合辦理與經(jīng)辦效率的有效結(jié)合；在大力推行網(wǎng)上經(jīng)辦的情況下，紙質(zhì)檔案怎樣保存，如何分類保存、如何實(shí)現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理等一系列問(wèn)題，都將成為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的科研題目。

2014年2月，中辦國(guó)辦印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)〔2014〕15號(hào)）中提出“切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化”的要求?；诰W(wǎng)上經(jīng)辦的不斷擴(kuò)大和社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案量大、增速快、查詢利用多、庫(kù)房面積有限的特點(diǎn)，推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程已成為當(dāng)務(wù)之急。

針對(duì)當(dāng)前形勢(shì)，徐延君認(rèn)為，檔案電子化是方向，但應(yīng)該在條件具備的前提下穩(wěn)步發(fā)展。任何時(shí)候，電子檔案都不可能完全取代紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案。當(dāng)前紙質(zhì)檔案作為原始的具有法律效力的文件資料，事關(guān)參保對(duì)象切身利益，必須按照法律、法規(guī)規(guī)定的保管期限妥善保存。在國(guó)家沒(méi)有出臺(tái)相應(yīng)的法律規(guī)定之前，任何單位都不能因?yàn)橛辛穗娮訖n案或影像檔案就廢棄或取消紙質(zhì)檔案的保存。目前，推進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、信息化建設(shè)才剛剛起步，在標(biāo)準(zhǔn)的操作執(zhí)行、數(shù)字化的質(zhì)量保障以及信息化的功能實(shí)現(xiàn)等方面，仍有許多專業(yè)、技術(shù)以及工作方法上的問(wèn)題需要去研究解決。特別是在數(shù)字化過(guò)程中，要通過(guò)建立過(guò)程控制和問(wèn)題追溯工作機(jī)制來(lái)保障掃描質(zhì)量，這是為檔案查詢利用提供有效、真實(shí)、完整電子檔案的重要保證。

檔案管理工作只有起點(diǎn)，沒(méi)有終點(diǎn)。徐延君強(qiáng)調(diào)，今后一段時(shí)期，各地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要以全面實(shí)施管理標(biāo)準(zhǔn)為主線，以開(kāi)展“回頭看”活動(dòng)為載體，以推進(jìn)檔案管理與業(yè)務(wù)工作融合為路徑，以信息化、數(shù)字化為手段和方向，以強(qiáng)化人才培養(yǎng)為支撐，以深入開(kāi)展檔案管理科研為保障，全面提升系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理水平，推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案管理由前五年的制度創(chuàng)建期，向未來(lái)五年全面提升管理質(zhì)量期轉(zhuǎn)變?！?/p>