智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享模式研究

吳加琪+陳曉玲

摘??要：檔案信息資源共享是社會信息化環(huán)境下檔案工作的重要內(nèi)容，但在現(xiàn)實工作開展中存有諸多制約，共建共享是一種更為優(yōu)化的檔案信息服務(wù)方式。本文介紹了檔案信息資源共建共享的基本模式，在此基礎(chǔ)上提出了區(qū)域檔案信息資源共建共享的優(yōu)化模式，并對智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享的創(chuàng)新模式進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：智慧城市;檔案;共建共享

Abstract：?Archives?information?resource?co-construction?and?sharing?is?the?development?direction?of?archives?work?under?the?environment?of?social?informatization，But?in?reality?there?are?many?constraints，co-construction?and?sharing?can?solve?the?problem.?This?paper?introduces?the?basic?model?of?archival?information?resources?co-construction?and?sharing，?Put?forward?the?optimization?model?of?the?regional?archives?information?resource?o-construction?and?sharing，?and?discussed?the?innovation?mode?construction?of?archival?information?resources?co-construction?and?sharing?in?wisdom?city?background.

Keywords：?Wisdom?City;Archives;Co-construction?and?sharing

1??從檔案信息資源共享到共建共享

檔案信息資源共享是檔案工作的重要內(nèi)容，但是，從檔案信息資源共享實踐工作來看，由于受資金、技術(shù)、人才、資源等因素的制約，其開展還存有一定的局限性，如檔案部門往往得不到社會的關(guān)注，資金投入不足，管理人才、專業(yè)人才、技術(shù)人才嚴(yán)重短缺，影響了檔案信息資源的共享利用;同時，在我國現(xiàn)有的檔案管理體制下，檔案信息資源被分散保管在各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和社會部門信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不盡一致，影響了檔案信息跨行業(yè)、系統(tǒng)、部門之間的共享;此外，檔案部門的館藏檔案結(jié)構(gòu)不盡合理、檔案人員工作服務(wù)有待提升，這些都導(dǎo)致檔案部門開發(fā)的檔案資源和社會需求相脫節(jié)，等等，這些都制約了共享工作的開展。

20世紀(jì)90年代以后，以物聯(lián)網(wǎng)、云計算等為代表的信息技術(shù)帶動了智慧城市建設(shè)的快速發(fā)展，智慧城市建設(shè)過程中相關(guān)部門需要利用各層級的檔案信息資源，這在客觀上要求整合區(qū)域內(nèi)各檔案保管機(jī)構(gòu)檔案資源，在建立分層級檔案信息資源共享平臺基礎(chǔ)上實現(xiàn)社會的接入和利用，如何在智慧城市背景下實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案系統(tǒng)內(nèi)部以及與社會部門之間的檔案信息資源共建共享已引起了檔案界的關(guān)注。筆者認(rèn)為，檔案信息資源的共建共享是指檔案部門根據(jù)用戶對檔案信息的需求，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，整合各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案信息資源，加強(qiáng)與社會部門的協(xié)同，建立一個基于互聯(lián)網(wǎng)的分層級檔案信息共享與服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部以及與社會部門之間的檔案信息資源共享，滿足社會對檔案信息的利用需求。與目前的單純檔案信息資源共享相比較，共建共享更強(qiáng)調(diào)檔案部門和社會部門在共建檔案信息資源基礎(chǔ)之上的共享，可解決僅僅依靠檔案部門開展共享工作的缺陷，從而在智慧城市體系建設(shè)中深層次促進(jìn)檔案信息資源的利用，對于促進(jìn)新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展有著重要意義。

2??檔案信息資源共建共享基本模式

信息資源共建共享基本模式主要有集中型模式、層次型模式、網(wǎng)絡(luò)型模式[1]，我們也可依此將檔案信息資源共建共享模式分為上述三種模式。

2.1??集中型模式。集中型模式也稱為垂直型模式，指具有隸屬關(guān)系的某系統(tǒng)內(nèi)或某類型檔案保管機(jī)構(gòu)在不同層次之間協(xié)作共建共享檔案信息資源的一種模式。這種模式中，所有下級館（室）都與中心館聯(lián)結(jié)，并共享中心館的檔案信息資源，如2013年浙江紹興市檔案部門建設(shè)“區(qū)域公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺”，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，將轄區(qū)內(nèi)各縣市區(qū)檔案館的檔案信息資源進(jìn)行整合和利用，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共建共享[2]。集中型模式下，各成員之間具有行政或業(yè)務(wù)上的上下級隸屬關(guān)系，因此相對容易組織開展，但這種模式也有其自身的不足，集中型模式具有封閉性，排斥了系統(tǒng)外及各系統(tǒng)之間的檔案信息資源有效共享。

在我國現(xiàn)有檔案工作體制下，保存檔案資源的檔案機(jī)構(gòu)既包括傳統(tǒng)的國家檔案館、部門檔案館、企事業(yè)檔案館（室），還包括近年來新出現(xiàn)的新型檔案機(jī)構(gòu)，如文件中心、檔案寄存中心、檔案事務(wù)所等，在條塊分割的管理體制下區(qū)域內(nèi)檔案工作處于政府、部門、行業(yè)和社會組織各自管理的狀況，檔案行政管理機(jī)構(gòu)對上述檔案保存機(jī)構(gòu)僅履行“按區(qū)域執(zhí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的職能”[3]，基于此，集中型模式下，檔案信息資源共建共享可分為檔案專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)各級國家檔案館檔案資源共建共享、檔案專業(yè)系統(tǒng)之外的社會各系統(tǒng)內(nèi)檔案資源共建共享，以及和上述各系統(tǒng)無隸屬關(guān)系的社會組織檔案信息孤島并存的工作狀況。

2.2??層次型模式。層次型模式又稱水平型模式，是指同層次間不同系統(tǒng)、不同類型檔案保管機(jī)構(gòu)之間的信息資源共建共享模式，是一種跨系統(tǒng)的條塊結(jié)合的工作模式。層次型模式以某個地區(qū)為范圍，以綜合檔案館為基礎(chǔ)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)，共享開發(fā)利用各系統(tǒng)、行業(yè)和部門中的檔案信息資源，但這種模式下，各檔案保管機(jī)構(gòu)分屬于不同的行業(yè)系統(tǒng)，并無隸屬關(guān)系，檔案信息資源共建共享的推進(jìn)工作缺乏行政促進(jìn)機(jī)制的有力保障。

由上可知，層次型模式對促進(jìn)區(qū)域檔案信息資源共建共享工作開展是有利的，雖然各檔案保管機(jī)構(gòu)在行政上不存在隸屬關(guān)系，但就推進(jìn)檔案工作合作共享卻有著共同的要求，加強(qiáng)跨系統(tǒng)檔案信息合作共享對于各部門的工作效率是雙贏的結(jié)果，但層次型模式下的合作如果缺乏合理有效的運(yùn)行機(jī)制、協(xié)作機(jī)制、保障機(jī)制，這種模式在實踐中往往難以有效開展。

2.3??網(wǎng)絡(luò)型模式。網(wǎng)絡(luò)型模式是指所有檔案保管機(jī)構(gòu)間都可直接相互聯(lián)結(jié)，互相建設(shè)共享檔案信息資源。其理論基礎(chǔ)是雖然各檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案資源具有一定的獨(dú)立性，但它們都屬于我國整體檔案資源不可分割的組成部分，因此對所有檔案信息資源都可以進(jìn)行合作共享，網(wǎng)絡(luò)型模式在理論上是最優(yōu)化的共建共享模式，但考慮當(dāng)前的檔案工作體制、機(jī)制、信息技術(shù)、部門利益等因素，這種模式是在實踐工作中操作難度最大，最難以真正實現(xiàn)的一種模式。

3??區(qū)域檔案信息資源共建共享的優(yōu)化模式

3.1??確定優(yōu)化模式的原則。（1）適應(yīng)性，模式的確定應(yīng)符合地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化現(xiàn)狀，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要以及現(xiàn)有的檔案工作體制機(jī)制，具有實際可操作性;（2）漸進(jìn)性，應(yīng)意識到檔案信息資源共建共享工作是一個逐步完善的發(fā)展過程，在建設(shè)過程中可考慮分步實施，科學(xué)建設(shè)。（3）前瞻性，模式的選擇既要符合檔案工作的現(xiàn)狀，也應(yīng)具有一定的超前設(shè)計理念，為將來的功能的拓展預(yù)留余地。（4）融合性，上述三種共建共享模式之間并不是完全割裂的，在具體選擇時，可整合各種模式的優(yōu)點，因地制宜，多種模式并舉，使區(qū)域檔案信息資源共建共享工作務(wù)實開展。

3.2??區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共建共享優(yōu)化模式的思路。結(jié)合我國現(xiàn)有的檔案管理體制機(jī)制及各地區(qū)檔案工作的實際，區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共建共享的優(yōu)化模式是改良基礎(chǔ)上的集中型模式，實際開展時可分層級逐步推進(jìn)，具體為：在地區(qū)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)籌指導(dǎo)下，大力開展檔案信息的資源體系、安全體系、利用體系及信息技術(shù)建設(shè)，首先在區(qū)域內(nèi)具有隸屬關(guān)系的包括檔案系統(tǒng)在內(nèi)的各行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)開展共建共享，實現(xiàn)縱向的各檔案保管機(jī)構(gòu)在不同層級之間檔案信息資源共建共享，在此基礎(chǔ)之上逐步實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)橫向的跨行業(yè)系統(tǒng)檔案信息資源以及區(qū)域內(nèi)相對獨(dú)立的社會組織、檔案寄存中心、檔案事務(wù)所和公民個人的檔案資源的共建共享，整體提高地區(qū)檔案資源綜合服務(wù)能力，為地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供有力的檔案信息支撐，并為將來更大范圍內(nèi)的跨地區(qū)的國家范圍內(nèi)檔案信息資源共建共享工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

這一模式也可概括為：地區(qū)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌指導(dǎo)，在集中型基礎(chǔ)之上的分層級推進(jìn)，各行業(yè)系統(tǒng)分別實施，先系統(tǒng)內(nèi)共建共享，后跨行業(yè)系統(tǒng)共建共享，最終實現(xiàn)全國檔案信息資源共建共享。

4??智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享模式創(chuàng)新

4.1??主題內(nèi)容協(xié)作的共建共享模式。主題內(nèi)容協(xié)作的共建共享模式的目標(biāo)在于建設(shè)基于共享的專題檔案信息資源，這種模式能夠?qū)ｎ}檔案信息集中在一起，方便用戶從專題角度共享利用檔案信息資源[4]。在智慧城市建設(shè)中，為解決社會公眾關(guān)心的核心問題，提升重點領(lǐng)域服務(wù)水平，城市管理部門往往開展部分專題智慧應(yīng)用體系建設(shè)，如智慧社會管理體系、智慧健康體系、智慧文化服務(wù)體系、智慧安全應(yīng)急體系，等等。這些智慧應(yīng)用體系建設(shè)過程中，檔案信息具有重要作用，檔案部門應(yīng)和政府相關(guān)職能部門加強(qiáng)協(xié)作，共同建設(shè)和共享專題檔案信息資源，而在實際工作中，部分地區(qū)檔案部門已開展和相關(guān)部門協(xié)作建設(shè)共享工作的探索。如浙江省提出建設(shè)“民生檔案”、“平安檔案”、“活力檔案”等專題檔案的思路，在工作過程中，浙江麗水市建成了包括資產(chǎn)檔案應(yīng)用模式和百姓檔案智能模式等在內(nèi)的四個智慧應(yīng)用模式[5]，浙江紹興市2013年創(chuàng)建“區(qū)域涉民檔案集成管理與服務(wù)平臺”，以公民個人身份證號碼為關(guān)聯(lián)，通過公民個人身份識別對各類檔案信息的有機(jī)聯(lián)系，打破了現(xiàn)有各數(shù)據(jù)庫之間的孤立關(guān)系，實現(xiàn)了人與人、人與物、人與證、人與業(yè)的智慧整合[6]。

4.2??非政府社會組織主導(dǎo)的共建共享模式。非政府社會組織共建共享模式是指由非政府社會組織主導(dǎo)實施的區(qū)域內(nèi)檔案信息共建共享模式，在我國現(xiàn)有的工作體制機(jī)制下，區(qū)域內(nèi)信息資源共建共享主要由政府部門負(fù)責(zé)開展實施，但近年來在國際范圍內(nèi)興起由非政府社會組織主導(dǎo)開展的區(qū)域內(nèi)或跨區(qū)域的信息資源建設(shè)與共享工作，我國近年來在部分領(lǐng)域也開始探索這一新模式，在該模式下，非政府社會組織根據(jù)地區(qū)發(fā)展規(guī)劃，研究本專業(yè)領(lǐng)域信息共享平臺建設(shè)、具體數(shù)據(jù)集成共享和業(yè)務(wù)協(xié)同、研究共建共享工作中信息安全和隱私的法規(guī)政策、信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，同時負(fù)責(zé)召開學(xué)術(shù)交流會、技能培訓(xùn)、新技術(shù)和項目推廣應(yīng)用等。2013年3月，中國衛(wèi)生信息學(xué)會健康檔案與區(qū)域衛(wèi)生信息化專業(yè)委員會成立，其建設(shè)的核心內(nèi)容區(qū)域衛(wèi)生檔案信息平臺，實現(xiàn)基于電子健康檔案、電子病歷索引庫及人口信息數(shù)據(jù)庫的綜合管理和數(shù)據(jù)利用，實現(xiàn)公共衛(wèi)生、醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療保障、藥品供應(yīng)保障、計劃生育和衛(wèi)生綜合管理六大業(yè)務(wù)應(yīng)用互聯(lián)互通、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同，實現(xiàn)智慧城市建設(shè)中的智慧醫(yī)療，目前該組織已協(xié)助國家衛(wèi)生計生委在上海閘北區(qū)、重慶、浙江舟山、四川德陽等地區(qū)開展智慧衛(wèi)生檔案信息平臺的建設(shè)工作[7]。

4.3??市場機(jī)制調(diào)節(jié)的共建共享模式。市場機(jī)制共建共享模式是指在檔案部門參與區(qū)域內(nèi)檔案信息建設(shè)和共享工作中引入市場機(jī)制，通過市場調(diào)節(jié)協(xié)作雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障共建共享的可持續(xù)發(fā)展。作為社會公益性信息組織，傳統(tǒng)檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制基礎(chǔ)上的檔案信息資源共享強(qiáng)調(diào)檔案部門的投入和付出，檔案部門在積極向社會提供各類公共信息的同時，自身資金投入、效益和人員等因素較少得到重視，致使建設(shè)成本過高而使檔案部門難以承受。在智慧城市建設(shè)中，檔案信息資源共建共享工作應(yīng)運(yùn)用市場機(jī)制調(diào)動各方積極性，用市場機(jī)制來建設(shè)和共享檔案資源，實現(xiàn)資源和成本管理的合理化，真正體現(xiàn)合作共建、社會共享的目標(biāo)。

隨著我國各地區(qū)智慧城市推進(jìn)工作的開展，社會部門對檔案信息的需求較以往更為迫切，檔案部門應(yīng)改變以往單向檔案信息輸出的模式，積極引入市場機(jī)制調(diào)節(jié)的共建共享模式。如，檔案部門可爭取檔案資源建設(shè)與共享專門經(jīng)費(fèi)用于基礎(chǔ)檔案信息的市場外包數(shù)字化、智慧檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和管理、智慧檔案建設(shè)和共享中的云計算及物聯(lián)網(wǎng)等核心技術(shù)的開發(fā)，等等;考慮如何將檔案信息資源共建共享工作融入到智慧城市建設(shè)體系之中，列入政府主導(dǎo)的智慧城市建設(shè)規(guī)劃內(nèi)，將其市場項目化，從智慧城市的財政專項中獲得資金支持，引導(dǎo)智慧城市各項專項建設(shè)經(jīng)費(fèi)向檔案領(lǐng)域的流入;此外，在部分商業(yè)目的智慧項目中以市場購買的方式獲取檔案信息數(shù)據(jù)，等等。

4.4??全面融入的共建共享模式。檔案工作應(yīng)全面融入智慧城市建設(shè)的全過程，這就要求在包括智慧城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、核心技術(shù)、運(yùn)營管理、信息安全等各領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案領(lǐng)域的同步建設(shè)，當(dāng)前檔案部門應(yīng)重點加強(qiáng)以下幾方面工作：（1）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案工作應(yīng)主動融入各地智慧城市的建設(shè)，加快“下一代互聯(lián)網(wǎng)”、“新一代廣播電視網(wǎng)”?、“第四代無線通信”以及物聯(lián)網(wǎng)、云計算等關(guān)鍵技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，同步構(gòu)建與智慧城市協(xié)同統(tǒng)一的泛在網(wǎng)絡(luò)，在信息基礎(chǔ)條件較好的檔案部門開展“三網(wǎng)融合”和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施共建共享試點建設(shè)，積極探索適應(yīng)三網(wǎng)融合的檔案工作模式。（2）推動檔案云計算中心建設(shè)。根據(jù)檔案部門實際智慧應(yīng)用需求，整合檔案工作網(wǎng)絡(luò)、軟硬件和信息資源，建立檔案云計算中心，構(gòu)建檔案云計算服務(wù)平臺，形成契合檔案工作特點和需求的檔案云計算關(guān)鍵技術(shù)服務(wù)和整體解決方案，用于現(xiàn)代海量檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、傳輸、存儲、備份和開展利用等，向社會提供技術(shù)先進(jìn)、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、安全穩(wěn)定的檔案云服務(wù)。（3）檔案信息安全基礎(chǔ)建設(shè)。應(yīng)加強(qiáng)完善檔案信息安全保障體系、檔案信息安全測評認(rèn)證體系、網(wǎng)絡(luò)信任體系、檔案信息安全監(jiān)控體系建設(shè)，建立檔案信息安全等級保護(hù)和風(fēng)險評估制度，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)和信息安全監(jiān)控預(yù)警機(jī)制，按照《國家網(wǎng)絡(luò)與信息安全事件應(yīng)急預(yù)案》的規(guī)定，建立重點檔案信息系統(tǒng)突發(fā)事件的應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，提高檔案信息安全事件應(yīng)急處置能力。

*本文系國家檔案局科技項目“智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享理論及其實現(xiàn)機(jī)制研究”（2014-X-48）、江蘇省教育廳哲社項目“面向社會突發(fā)事件的檔案工作機(jī)制創(chuàng)新研究”（2013SJD870003）、江蘇省高校檔案研究會項目“檔案信息資源共建共享理論與實踐研究”（jsgdz2013-09）研究成果。

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（作者單位：吳加琪，南京信息工程大學(xué)檔案館;陳曉玲，南京信息工程大學(xué)濱江學(xué)院圖書館??來稿日期：2014-10-20）