提案管理在中小企業(yè)中的應用

陳洪泉

摘 要：對提案管理的概念及意義做簡要說明，詳細介紹筆者所在企業(yè)實施提案管理的操作模式，包括提案制度內容、主要操作流程、幾年來的運營業(yè)績等，最后提出有效實施提案的關鍵因素，包括領導重視、改善文化、激勵保證等。

關鍵詞：提案管理；中小企業(yè)；應用

中圖分類號：F270 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）34-0009-03

提案管理，對于諸多企業(yè)來說已不陌生，在許多企業(yè)，特別是規(guī)模企業(yè)獲得廣泛的應用，并獲得較好的回報，全員參與、獻計獻策已成為這些企業(yè)推進提案活動的共性特征。但相對于中小企業(yè)來說，在推行的廣度、力度、深度及規(guī)范性方面，相對要弱一些。那么，如何讓提案管理在中小企業(yè)里發(fā)揮更大的作用呢？本著相互借鑒、共同分享的理念，結合幾年來的提案管理操作實踐，在此就提案管理操作模式及實績做簡要交流。

一、提案管理概述

提案一詞，《辭?！返慕忉屖恰疤嵴垏掖頇C關或一定組織的會議討論、處理的方案或建議”。而據(jù)有關資料記載，提案最早始于1903年，起源和運用于日本的“鐘淵紡織廠”。該廠在車間里掛出一個“提案箱”，讓工人們將生產(chǎn)中的問題反映出來，提出解決的辦法和建議，后來由于提案的作用而逐漸推廣到日本全境。目前在日本本土有超過70%的企業(yè)在推行提案制度。對于國內而言，這種制度起先在日資、臺資企業(yè)使用的較多，后隨著改革開放的不斷深入，人才的流動、以及企業(yè)間相互交流和學習，這個用法逐漸擴大到國內諸多企業(yè)。在推行過程中，也有企業(yè)將其稱作“合理化建議”。

企業(yè)推行提案活動的本意，就是提倡和鼓勵廣大員工，對企業(yè)在運營成本、產(chǎn)品質量、工作效率、現(xiàn)場管理、客戶服務、行政管理、人力資源、技術工藝、設備設施等方面存在的不足和問題，提出改善的建議和方案，并組織實施，從而提升企業(yè)運營效率，降低成本，增強盈利能力，最終提升總體競爭力。企業(yè)則根據(jù)提案的貢獻大小，給予一定的激勵，以此提高員工參與企業(yè)管理的積極性。

二、提案管理對企業(yè)的意義

俗話說：三個臭皮匠頂個諸葛亮。一人智短，眾人智長，公司不僅需要管理團隊，也要發(fā)揮員工的智慧來實現(xiàn)持續(xù)的優(yōu)化與改善。總體而言，提案對企業(yè)具有如下作用和意義：

1.提升員工的主人翁意識和工作積極性。提案活動因為員工的參與，讓員工從“被企業(yè)管理”的角色轉變?yōu)椤皡⑴c企業(yè)管理”，人格受到尊重，增強了員工作為企業(yè)一員的主人翁自豪感和責任感，從而激發(fā)出積極的工作熱情。

2.增強企業(yè)的向心力和凝聚力。通過提案的提出、實施、反饋、激勵，個人價值獲得認可，激發(fā)了員工熱愛企業(yè)、奉獻企業(yè)的信念，從而使得企業(yè)將廣大員工的心緊密凝聚在一起。

3.搭建管理層和員工之間的溝通平臺。傳統(tǒng)的企業(yè)管理，一般都是自上而下的路徑，員工幾乎就是執(zhí)行，雙方的交集不多，形同陌人，形成你給錢、我做事的心態(tài)格局。但通過開展有效的提案制度，開辟了自下而上的信息溝通渠道，搭建了管理人員與一線員工平等交流的平臺，雙方的聯(lián)系更加的緊密。

4.培養(yǎng)員工主動發(fā)現(xiàn)問題和改善問題的意識。對于一般性的員工來說，按規(guī)定做好本職工作是其本份，至于工作中存在的與己無關的問題，是公司的事。通過推行提案制度，員工的主觀能動性得到發(fā)揮，從被動應付變?yōu)橹鲃影l(fā)現(xiàn)，這是員工心態(tài)質的轉變，對公司來說是一筆巨大的隱形財富。

5.提高員工發(fā)現(xiàn)和解決問題的能力。通過發(fā)現(xiàn)并解決問題，讓員工了解了解決問題的流程和方式，改善了思考問題的模式，從而逐漸養(yǎng)成以管理者的眼光看待問題，培養(yǎng)和提升了自身能力，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展奠定人才基礎。

6.提升企業(yè)的核心競爭力，培育改善文化。通過員工自主的改善，公司將在提升效率、降低成本、提高質量、改善現(xiàn)場等方面獲得巨大進步，提升了公司參與市場競爭的能力。同時通過不斷的引導和推進，公司將形成良性的改善文化，這是企業(yè)立足之本。

三、提案管理的操作模式

了解了提案概念，知曉了提案的意義和作用，如何實施呢？根據(jù)提案推進的基本步驟，結合我公司提案管理的一些經(jīng)驗，簡要總結如下。

（一）成立提案管理小組

由于提案是全公司推行、全員參與的廣泛性活動，且提案的實施牽系到各部門，為確保其得以順利推行，成立一個公司層面，由各部門人員參與的組織機構顯得非常有必要。一般來說，應該成立一個由總經(jīng)理為組長、行政管理部經(jīng)理為副組長、其他各部門經(jīng)理為成員的提案管理小組，負責組織、指導提案活動的開展。小組下設辦公室，由副組長負責日常工作的開展，向組長負責和匯報。小組的主要職責包括提案管理制度的宣傳和貫徹、部門提案的收集、部門提案的評審、評審后的提案的實施、提案管理的持續(xù)改進等。

（二）建立提案管理制度

為確保全員提案活動得以規(guī)范、有序的開展，提案管理小組應根據(jù)公司內部組織架構特征，借鑒其他企業(yè)的類似經(jīng)驗，制定符合公司實際的《提案制度》，涵蓋以下內容：

1.確定提案范圍。提案內容定位在針對公司在生產(chǎn)、技術、質量、管理、安全、成本、效率、5S等各方面的具有建設性及具體可行的改善方法。包括但不限于：（1）各種操作方法、制造方法、生產(chǎn)工藝及程序、銷售方法、行政效率等的改善；（2）有關提高機器設備運轉效率、合理維護保養(yǎng)的提案；（3）有關提高原料的使用效率、節(jié)約能源的提案；（4）廢棄原材料及其他物料的回收再利用，或有效降低廢棄物料處理成本的提案；（5）促進作業(yè)安全，作業(yè)環(huán)境改善，預防安全事故發(fā)生的提案；（6）提高品質，有效降低不良品等的提案；（7）對新產(chǎn)品的提案；（8）辦公方法、辦公用表單的提案；（9）辦公消耗品的節(jié)約、物流的優(yōu)化等的提案；（10）軟件的開發(fā)及改善等的提案；（11）有關社會貢獻或環(huán)保等的提案。

2.提案的收集和評審規(guī)則。為提高辦公效率，規(guī)范提案流程的實施，有效存儲、處理、統(tǒng)計、分析各類提案，公司信息部門開發(fā)了內部提案管理信息系統(tǒng)，通過內部網(wǎng)絡將全公司電腦聯(lián)系起來，每個部門的每個人均可通過電腦終端登錄提案管理系統(tǒng)提交提案。endprint

提案評審類型分為四類：不采用、采用、良好、優(yōu)秀。對提案類型的最終確定，由不同的評審層級決定：（1）不采用——任何一級評審的結果，直接反饋給提案人；（2）采用——第一確認層級評審后直接轉實施部門實施；（3）良好——以部門經(jīng)理層級評定為主；（4）優(yōu)秀——由提案項目經(jīng)理（提案小組副組長）最終確定。

3.提案數(shù)量規(guī)定。為確保提案活動的有效進行，公司對各崗位的人員進行了提案數(shù)量規(guī)定。一線員工不設定目標，有其自發(fā)、自覺參與。文職人員、班組長等基層管理人員，每月須提交1條以上；科長/主任/經(jīng)理及以上管理者，每月須提交2條以上。

4.提案獎勵規(guī)定。針對不同的評定等級，分別給予不同的積分激勵，規(guī)定如下：（1）對于“采用”級的提案——每條獎勵積分4分；（2）對于“良好”級的提案——每條獎勵積分7分；（3）對于“優(yōu)秀”級的提案——每條獎勵積分15分（備注：1積分=1.00元RMB，年底匯總后可以兌換等量價值的禮品）。

同時，對于優(yōu)秀提案實施后，以實際產(chǎn)生的經(jīng)濟效益為基礎，分別給予不同金額的物資激勵，具體標準如下：

（三）提案執(zhí)行情況的跟蹤監(jiān)督

因涉及到月度數(shù)量要求及提案激勵，為保證數(shù)量收集的準確性，以及良好、優(yōu)秀提案的盡快落實，提案管理小組在每個部門設立了一名提案跟蹤員（兼職），要求他們對各自部門實施的提案進行跟蹤監(jiān)督。同時在提案日常管理部門，設立一名專職的提案管理員，負責收集、匯總、分析各部門提案的具體實施情況。

通過系統(tǒng)的自動計數(shù)及歸納功能，對個人的提案數(shù)量進行自動統(tǒng)計并存儲，月底與目標對比，分析任務完成情況；通過系統(tǒng)查詢功能，對未準時評審的、未按時完成的提案，進行進度跟蹤，有異常及時聯(lián)系反饋。

同時，小組提案管理員每月重點對已實施的優(yōu)秀提案完成情況進行抽查，對于未及時評審、在實施時弄虛作假的，將納入月度績效考核并通報批評。

（四）提案執(zhí)行情況月度報告

為全面掌握提案整體推進情況，公司制定了月度匯報制度，由提案小組向公司管理層匯報。匯報內容涵蓋：月度目標達成情況，公司總體及各部門的提案完成率、參與率、和實施率，科級以上管理人員的月度任務完成情況。公司管理層以此進行點評，對業(yè)績完成較好的部門和個人給予表揚，對未完成目標的部門和個人給予鞭策，同時提出相應要求、意見、改進思路等，持續(xù)完善和改進提案推進活動。

（五）優(yōu)秀提案公開激勵

為體現(xiàn)獎勵的及時性，結合提案實施的周期性，公司制定了季度優(yōu)秀提案獎勵制度。由提案管理員收集匯總季度優(yōu)秀提案，對于最終評為優(yōu)秀并實施完畢的提案進行季度獎勵。在每個季度的第一個月，公司召開全員大會，為獲獎選手上臺領獎并頒發(fā)榮譽證書并宣讀獎勵金額，此舉極大地鼓勵和促進了全員參與提案的積極性和榮譽感。

為在集團內部各單元間形成比學趕超的提案推進氛圍，集團運營中心設立了項目年會制度，要求各運營單元各自拿出規(guī)定數(shù)量的優(yōu)秀提案，按照PDCA的理念制作成PPT，由提案人或實施人在年會上發(fā)表，并制定評分規(guī)則和獎勵標準。同時邀請集團高層組成評委，對所有發(fā)表的項目進行評審，根據(jù)評定的名次給與相應的物質獎勵。此舉更大程度上促進了各運營單元在提案方面的重視度，也有力地推動了提案活動的持久、深入開展。

四、提案管理實績

筆者所在公司自2009年推行提案管理制度以來，提案數(shù)量從最初的1 700多條上升到2013年的5 500多條，目標完成率從最初的90.5%提高到144.3%，提案整體采用率由開始的56%提升到如今的82%，優(yōu)秀提案實施后的財務貢獻，由2009年的160萬，提升到2013年的485萬。對員工的獎勵，也由最開始的2.5萬，增長到2013年的9.88萬元。各項數(shù)據(jù)匯總如下表：

5年的實踐表明，提案活動越來越多地得到了全體員工的認可，從最初的觀望到后來的被動應付，到如今的積極參與，態(tài)度的變化詮釋了廣大員工價值觀的改變和提升，充分發(fā)揮了員工的主人翁精神，也折射出了員工對公司的熱愛和信賴。

對公司而言，最大的收獲則是通過提案活動的推行，增強了廣大員工主動問題意識，練就了發(fā)現(xiàn)問題的慧眼，培養(yǎng)了認真負責的工作態(tài)度和精神。使大家逐步養(yǎng)成了持續(xù)改善的工作思維，在企業(yè)內逐步形成了“沒有最好，只有更好”的改善文化，這是企業(yè)獲得持續(xù)發(fā)展的不竭動力和巨大財富。而且通過提案的實施，也提高了大家對問題的快速反應能力，并在資源的協(xié)調與獲取、問題的分析和解決能力方面也有較大提升。

五、總結

問題永遠有，改善無止境！伴隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，新產(chǎn)品、新材料、新工藝、新設備也不斷地涌現(xiàn)，企業(yè)運營成本的構成也在不斷發(fā)生變化，各種不合理和浪費也大量存在，這對企業(yè)運營的低成本、高效率管理提出了嚴峻挑戰(zhàn)。如何在這一復雜環(huán)境取得優(yōu)先成效，是擺在企業(yè)管理者面前的一個重要課題。而通過提案這一舉措的推進，我們認為全員參與企業(yè)管理和改善，是對團隊管理的一個不可或缺的重要補充。幾年的提案活動開展，我們總結出以下幾條有效推進的領悟：（1）提案的組織工作，領導重視是關鍵；（2）提案活動宣傳和氛圍營造；（3）方便快捷的提案收集渠道和途徑；（4）完善的提案管理流程、制度；（5）及時的評審及和實施情況反饋；（6）適當?shù)木?、物質激勵。

分享是我們公司文化的核心理念之一，大家好才是真的好！共同學習、共同提升、打造中國制造的核心競爭力是我們大家的一致的目標和愿望，希望以上做法能對業(yè)界同行有一定的借鑒！endprint