新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理

楊昊

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，給新時(shí)期的檔案管理也帶來(lái)了飛速的進(jìn)步和發(fā)展。本文就新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要的概述，希望可以提升檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化管理；檔案資源

現(xiàn)在的檔案管理一般都會(huì)采用數(shù)字化的模式。采用新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理之后，就會(huì)提高查找檔案的速度，同時(shí)對(duì)于檔案的信息錄入也比較方便，從而也提高了辦事的效率。所以，必須利用好新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理技術(shù)，以促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

一、簡(jiǎn)述檔案數(shù)字化管理

1.新時(shí)期進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的重要性。在我國(guó)以前的檔案管理模式中，一般會(huì)采用手工操作的方式，據(jù)目前的情況看來(lái)，我國(guó)的一些單位依然存在著手工操作的現(xiàn)象。但是不得不承認(rèn)的是，傳統(tǒng)的檔案管理的模式在工作效率上是比較低下的，而且在保密性上也不嚴(yán)謹(jǐn)，容易出現(xiàn)信息的遺漏和損失。在需要檔案信息時(shí)，如果要找到相應(yīng)的檔案，所花費(fèi)的時(shí)間也是比較多的，而且由于檔案過(guò)多，查找起來(lái)的工作量也比較大。這樣一來(lái)，無(wú)論是企業(yè)還是事業(yè)單位的工作效率都會(huì)受到影響，同時(shí)一些工作也不能及時(shí)有效的開展和運(yùn)行，也與現(xiàn)代化的管理模式的要求是不相符的。所以，必須引進(jìn)信息技術(shù)到檔案的數(shù)字化管理中，這樣檔案的管理工作才可以提高其效率。在日常的信息查詢工作中，就可以利用數(shù)字化的檔案管理模式來(lái)進(jìn)行自動(dòng)的搜索所需要的信息，從而不僅可以節(jié)約時(shí)間，同時(shí)對(duì)于查詢的信息的儲(chǔ)存量也是比較大。因此，新時(shí)期進(jìn)行檔案數(shù)字化管理是非常重要的，可以極大地為信息需求者提供可靠且豐富的信息資源。

2.檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點(diǎn)。在進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理中有不少的優(yōu)點(diǎn)，但是也存在著一些不足之處。首先對(duì)檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)要的介紹。檔案的數(shù)字化管理可以提高工作的效率。在檔案的信息錄入時(shí)，采用數(shù)字化可以加快其速度，同時(shí)對(duì)于過(guò)時(shí)的信息可以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，以保證錄入的檔案信息都是及時(shí)準(zhǔn)確的，對(duì)于日后查詢的信息的真實(shí)性也有了很好的保障。與此同時(shí)，可以減少用戶的查詢信息的工作量，如果是傳統(tǒng)的手工的檔案管理，那么在查詢信息時(shí)，難免會(huì)要自己手工檢索和翻閱查找，這樣的工作內(nèi)容比較繁瑣而且耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。但是如果采用新的數(shù)字化管理模式，那么信息查詢者只需要在計(jì)算機(jī)上輸入自己需要的搜索信息，那么相應(yīng)的資料就會(huì)出現(xiàn)，從而極大的節(jié)約了時(shí)間和簡(jiǎn)化了步驟。另一方面，采用傳統(tǒng)的檔案管理，其資料一般都是采用紙質(zhì)的檔案進(jìn)行保管，那么時(shí)間長(zhǎng)了，紙質(zhì)的檔案資料很可能會(huì)出現(xiàn)字跡模糊或者是紙張破損等現(xiàn)象，那么檔案就不能很好的被保存。相反的數(shù)字化的檔案管理就能解決這一系列的問(wèn)題，數(shù)字化存儲(chǔ)，可以不像傳統(tǒng)那樣占據(jù)大量的空間，對(duì)信息的查詢也不會(huì)受到地理距離的影響，對(duì)于信息的保存也不會(huì)出現(xiàn)字跡模糊的一些現(xiàn)象。傳統(tǒng)的檔案因?yàn)槭羌堎|(zhì)的原因，不排除有些人為的因素會(huì)對(duì)檔案的信息進(jìn)行更改，那么信息的真實(shí)性就會(huì)失真。但是數(shù)字化就能讓信息進(jìn)行加密加鎖，這樣對(duì)檔案信息起到保護(hù)的作用。但是，對(duì)于檔案的數(shù)字化管理也存在著不足的問(wèn)題，在數(shù)字化的管理中，由于現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)的病毒或者是黑客技術(shù)在不斷進(jìn)步，那么對(duì)于信息技術(shù)的發(fā)展和利用是一大威脅。因此，如果計(jì)算機(jī)中了病毒，那么對(duì)于保存的信息就會(huì)比較容易失去，檔案的管理也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。還有就是如果在沒有電的情況下，計(jì)算機(jī)不能正確的運(yùn)行，那么檔案的管理和查詢工作也不能正常的進(jìn)行，這會(huì)影響正常的工作需要。

3.簡(jiǎn)述目前檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題。目前計(jì)算機(jī)的技術(shù)在不斷的發(fā)展中，相應(yīng)的諸多軟件和應(yīng)用程序也就面臨著更新的問(wèn)題，對(duì)于數(shù)字化檔案管理的信息技術(shù)而言，也要不斷的更新設(shè)備和軟件。但是目前的檔案數(shù)據(jù)化管理存在著更新不及時(shí)和技術(shù)更不上的問(wèn)題，那么就會(huì)導(dǎo)致信息和數(shù)據(jù)的處理速度變慢，進(jìn)而影響了工作的效率。在檔案的系統(tǒng)的版本上，也沒做到及時(shí)的更新，從而導(dǎo)致對(duì)資源的共享造成了影響，進(jìn)而阻礙了數(shù)據(jù)化管理的發(fā)展。同時(shí)，在我國(guó)的數(shù)字化檔案管理的水平上是存在問(wèn)題的。我國(guó)的企業(yè)和單位的檔案管理的系統(tǒng)普遍存在水平不高，而且在系統(tǒng)的版本上存在不一致的現(xiàn)象，這樣在信息的處理和共享上，就會(huì)造成困擾。與此同時(shí)，因?yàn)橄到y(tǒng)的不一致，對(duì)信息的格式和要求也不同，那么在利用信息時(shí)就會(huì)出現(xiàn)諸多的不便利，從而會(huì)影響工作效率。

二、新時(shí)期進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)的注意事項(xiàng)

1.定期更新數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。在時(shí)期的檔案數(shù)字化管理工作中，定期的進(jìn)行更新數(shù)字管理系統(tǒng)是非常重要的。不能因?yàn)橄到y(tǒng)目前還可以用，就省略了系統(tǒng)的更新工作，因?yàn)檫@是對(duì)數(shù)字管理系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期正常有效運(yùn)行的重要保障。對(duì)于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的更新工作，主要包括有對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件配置的檢查，和開發(fā)更新管理系統(tǒng)，從而可以讓檔案的管理更加有效和安全。在更新軟件時(shí)，必須選用安全合格的更新軟件，這樣是對(duì)檔案管理的工作負(fù)責(zé)，也是保證其數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案的安全性。

2.定期整理檔案資源。目前，已經(jīng)具備了數(shù)字化管理檔案的模式，但是對(duì)于一些重要的需要長(zhǎng)期保存的檔案資料還是需要進(jìn)行紙質(zhì)的檔案保管的，因此對(duì)于這些檔案資源也可以在數(shù)字化檔案上予以記錄，對(duì)其的檔案資源，就必須要定期的整理，以確保檔案的完整性。同時(shí)，在數(shù)字化檔案的管理中，檔案的類型也有很多種，比如早期的將紙質(zhì)的檔案直接掃描轉(zhuǎn)換為檔案信息，也有直接錄入計(jì)算機(jī)的信息，或者是查詢信息的檢索目錄等等，這些檔案信息資源都是需要進(jìn)行定期的整理，從而滿足工作對(duì)信息資源的需求。

3.檔案管理人員加強(qiáng)安全意識(shí)。在數(shù)字化檔案管理工作中，必須注意的是要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)。對(duì)于信息檔案的直接接觸者就是檔案的管理人員，所以如果他們沒有強(qiáng)烈的檔案管理的安全意識(shí)，那么即使管理水平再高，也不能保證檔案的安全有效的管理。因此，加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)是檔案管理的重要組成部分。

三、結(jié)語(yǔ)

目前我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)逐漸邁向數(shù)字化的階段，因此對(duì)于新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理就變得非常重要。采用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有著許多優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也存在著不足，這就需要管理人員提高安全意識(shí)，同時(shí)定期做好更新系統(tǒng)和整理檔案資源的工作，這樣就會(huì)促進(jìn)檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。

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