規(guī)范檔案管理促進學(xué)院內(nèi)涵建設(shè)的發(fā)展

樊榮珍

(云南經(jīng)濟管理學(xué)院，云南·昆明 650106)

規(guī)范檔案管理促進學(xué)院內(nèi)涵建設(shè)的發(fā)展

樊榮珍

(云南經(jīng)濟管理學(xué)院，云南·昆明 650106)

檔案是單位和組織建設(shè)發(fā)展的重要組成部分，是歷史的真實記錄。建立健全規(guī)范的檔案管理體系，對促進內(nèi)涵建設(shè)發(fā)展有著重要意義。對于高校來說，加快檔案工作管理規(guī)范化進程，是依法辦好高校的重要基礎(chǔ)工作，也是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。本文通過云南經(jīng)濟管理學(xué)院檔案工作開展情況介紹，以及取得的成績，管中窺豹，提出了民辦高校檔案工作規(guī)范化管理的意見和措施。

檔案管理；規(guī)范化；內(nèi)涵發(fā)展；意見措施

近幾年來，云南經(jīng)濟管理學(xué)院檔案工作在董事會和各級黨政部門的關(guān)心、指導(dǎo)下，在校內(nèi)廣大專兼職檔案員的積極配合下，取得了一定的成績:2010年12月順利通過云南省檔案局組織的專家評審，晉升為“五星級”管理先進單位，是云南省唯一獲得“五星級”檔案館稱號的民辦高職院校；2011年12月榮獲“云南省高校檔案工作先進集體”的榮譽稱號；2012年10月經(jīng)云南省檔案局、云南省教育廳評審認(rèn)證，榮獲省級檔案工作規(guī)范管理示范單位，在云南省民辦院校中位列第一。檔案工作的規(guī)范管理，推動了學(xué)院各職能部門及二級學(xué)院教學(xué)、科研、黨政工作的科學(xué)管理，同時，也為上級機關(guān)檢查、驗收、評估學(xué)院各項工作，提供大量翔實、可靠的檔案支撐材料。2011年10月學(xué)院順利通過云南省級示范性高等職業(yè)院校的評審驗收；2014年5月，順利通過教育部本科設(shè)置專家評審組的評審，升格為本科院校。

一、檔案工作建設(shè)現(xiàn)狀

檔案是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要組成部分，是學(xué)校辦學(xué)歷史的真實記錄。建立健全規(guī)范的檔案管理體系，對促進學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)發(fā)展有著重要意義。

(一)檔案機構(gòu)

隨著學(xué)院的發(fā)展，檔案數(shù)量和內(nèi)容劇增，各部門對檔案信息的利用逐年增加。同時上級主管機關(guān)也加大了對民辦院校辦學(xué)質(zhì)量的監(jiān)管力度，組織各種評估、考核、檢查活動，這些工作都需要提供大量翔實、規(guī)范的檔案材料支撐。為進一步規(guī)范檔案工作，加強學(xué)院內(nèi)涵質(zhì)量建設(shè)，學(xué)院于2010年7月在檔案室的基礎(chǔ)上，成立了檔案館。

(二)人員配備

檔案館現(xiàn)有專職3人，其中正高1人，初職2人。兼職28人，均為本科以上學(xué)歷。

檔案館的職責(zé):一是負(fù)責(zé)學(xué)院檔案基礎(chǔ)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用、各種文件材料的規(guī)范化管理，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供服務(wù)；二是負(fù)責(zé)學(xué)院各種大型評估、檢查工作的支撐材料收集、整理編目工作；三是負(fù)責(zé)校史館的圖片、文字、實物的布展、制作、展館的更新維護、參觀接待服務(wù)工作；四是學(xué)院《年鑒》編撰。

(三)設(shè)備配置

檔案館現(xiàn)有庫房、辦公用房、實物檔案陳列室、校史館共計1200平方米。建立檔案工作網(wǎng)站一個，計算機3臺，筆記本電腦1臺、彩色和黑白打印機各1臺，掃描儀1臺，復(fù)印機1臺，除濕機1臺、防磁柜1個。密集架10列5組、檔案柜檔案架各6組等多種辦公設(shè)備。

(四)館藏簡介

學(xué)院館藏檔案最早形成于1992年原云南省經(jīng)濟管理學(xué)?！，F(xiàn)有檔案十四大類，內(nèi)容包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、外事、財會、出版物、聲像、人事(教師業(yè)務(wù)檔案)、實物、評估、外教檔案等。其中紙質(zhì)檔案69315件，6356盒；照片檔案2624張，實物檔案378件，各種評估檔案451盒，1944件；資料150余冊。校史展覽館展出的學(xué)校1992年成立以來的文字圖片展板103塊、獎牌獎狀108塊、證書71份、照片194張以及獎杯、字畫、專著等展品400余件。

二、檔案工作開展綜述

為加強各部門、二級學(xué)院的行文工作規(guī)范管理，提高各部門管理工作效率和工作質(zhì)量，檔案館依據(jù)國家《黨政機關(guān)公文處理條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號)文件精神，結(jié)合學(xué)院的工作實際，擬定學(xué)院發(fā)文格式規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，同時為各部門統(tǒng)一定制了紅頭發(fā)文格式、發(fā)文字號代碼。同時，對各類發(fā)文規(guī)范要求進行培訓(xùn)指導(dǎo)，組織檢查和落實。

(一)采用計算機技術(shù)，科學(xué)規(guī)范管理檔案1.檔案館組織人力，對庫存所有黨群、行政、教學(xué)、基建等門類檔案進行全面整理、鑒定，分類、編目，改變了原檔案分類編號不規(guī)范、案卷高低不一、參差不齊的狀況；特別是對學(xué)?；n案的圖紙、資料、征地批復(fù)文件，都分門別類按項目、按時間進行組卷，編目；對照片檔案進行一張張編目，添加“六要素”說明。最后將整理好的檔案全部輸入檔案計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理。

2.對學(xué)院歷年形成的、堆放在各處零散狀態(tài)的報紙、出版刊物、教材、獎牌、獎狀、錦旗等檔案進行徹底清理、整理、鑒定、分類、編目，將重要的檔案進行拍攝、掃描，輸入檔案計算機，實行全文數(shù)字化管理。共整理學(xué)校各類報紙、教材、招生簡章、宣傳畫冊等檔案146份(件)；整理、拍攝、編目歸檔獎牌、獎狀、校牌、錦旗、印章等實物檔案132件；清理、鑒定、編目歸檔照片檔案660張、10冊/盒。同時，在做好實物檔案的基礎(chǔ)上，建立了學(xué)院實物檔案陳列室、2012年6月建立了校史館，將整理規(guī)范的各種實物檔案、珍貴檔案分門別類在實物檔案室及校史館中陳列展出。

3.對學(xué)院近幾年各種大型評估、檢查工作活動中形成的“以評促建、以評促改”文件材料進行收集、整理、歸檔，共整理、編目、歸檔支撐材料451盒，1944件/份，全部入庫，上架。

云南經(jīng)濟管理學(xué)院各年度評估檔案統(tǒng)計表

(二)開展檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查、評比，提升學(xué)校檔案管理水平

根據(jù)《檔案法》及《云南經(jīng)濟管理學(xué)院歸檔部門檔案工作考核辦法》等文件，學(xué)院每年初組織專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專項工作指導(dǎo)；年底開展檔案工作檢查評比。由學(xué)院檔案工作檢查評比小組對各部門的檔案工作進行檢查，同時評出優(yōu)秀的部門給予表彰。評比結(jié)果作為年終考核的依據(jù)之一，對存在的問題進行再次培訓(xùn)，直到工作改進見成效。

針對學(xué)院兼職檔案員流動大、檔案工作基礎(chǔ)薄弱的情況，檔案館分別于2014年3月、5月、12月就日常業(yè)務(wù)檔案管理工作進行培訓(xùn)，同時對學(xué)院下一階段的工作進行布置安排。一年來參加培訓(xùn)的達150余人次。

結(jié)合各部門檔案工作的需要和工作中遇到的一些問題，檔案館的同志深入各職能部門及二級學(xué)院進行檔案業(yè)務(wù)現(xiàn)場指導(dǎo)服務(wù)工作，并且隨叫隨到，進行一對一的指導(dǎo)、培訓(xùn)、講解，解決各部門檔案工作中的實際問題。同時，召開各種小型研討與交流，與部門和二級學(xué)院共同研究制定檔案管理規(guī)范。

(三)以檔案工作規(guī)范化，推進各項管理的規(guī)范化

通過近幾年的規(guī)范要求和檢查，現(xiàn)各部門及二級學(xué)院在每一項工作結(jié)束后，都主動按時將各種文件材料整理歸檔。在歸檔的同時，檔案館嚴(yán)格檢查歸檔文件的質(zhì)量，凡是文件標(biāo)題書寫不規(guī)范、內(nèi)容不完整、缺少發(fā)文日期、發(fā)文作者和公章等要素的，一律退回進行整改后再歸檔。檔案館還配合院辦、教學(xué)工作部對有關(guān)職能部門和二級學(xué)院的行文格式、文件字號等進行統(tǒng)一規(guī)范管理，并通過對優(yōu)秀教案、畢業(yè)生論文(設(shè)計)、考試試卷等歸檔材料進行嚴(yán)格把關(guān)，為四年后學(xué)院本科教學(xué)工作合格評估打下良好基礎(chǔ)。

(四)開展學(xué)院學(xué)籍檔案管理的培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查

1.為加強學(xué)院學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理，迎接省教育廳、省檔案局的檢查，檔案館于2014年11月6日與學(xué)工部一起舉辦了關(guān)于“學(xué)生檔案及人事檔案管理工作”專題培訓(xùn)會，學(xué)工部、二級學(xué)院(部)學(xué)工的領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作的全體輔導(dǎo)員、人力資源部及教學(xué)工作部學(xué)籍管理等人員參加。培訓(xùn)內(nèi)容有“人事檔案、學(xué)生檔案、學(xué)籍檔案、干部人事檔案”的形成、收集、整理、歸檔以及人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案的管理、安全保管等方面。通過培訓(xùn)學(xué)院的人事檔案工作和學(xué)生檔案管理有了較大改觀。

2.針對學(xué)院學(xué)籍檔案管理中存在的問題，由檔案館牽頭，楊軍副院長主持，專門召集了所有學(xué)籍檔案相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)及兼職員參加了學(xué)籍檔案的專題會。會上楊軍副院長對學(xué)籍檔案管理工作做出的重要指示和要求。檔案館針對學(xué)院學(xué)籍檔案的現(xiàn)狀、存在的問題進行了提出加強和改進的意見、措施。

(五)做好校史館和檔案工作的對外宣傳和接待工作

1.本學(xué)期檔案館共接待來校參觀校史館及檔案工作的兄弟院校、單位共計54批次，900多人次，其中接待新生參觀9個班519人。通過校史館和檔案工作的參觀學(xué)習(xí)，起到了宣傳學(xué)校、擴大學(xué)校的社會聲譽的作用，使外界對學(xué)校有了更好的認(rèn)識和口碑。

2.檔案館分別接待了云南大學(xué)滇池學(xué)院、云南工程學(xué)院、昆明理工大學(xué)津橋?qū)W院等院校的檔案同仁和領(lǐng)導(dǎo)到學(xué)院參觀學(xué)習(xí)，讓各兄弟院校更進一步的了解學(xué)院檔案的管理工作，擴大了學(xué)院的知名度。

3.學(xué)院升格為應(yīng)用型本科院校后，由檔案館負(fù)責(zé)對校史館所有展板進行修改編輯改版。增補稿本內(nèi)容、征求修改意見、打印稿本共計四次、展板428張，最終形成定稿展板107塊。并已于2014年12月5日完成校史館展板更換工作。

(六)建立二級學(xué)院檔案資料室，做好基層檔案工作

為做好基層單位的檔案工作，學(xué)院要求各二級學(xué)院全面開展教學(xué)檔案及教學(xué)資料的清理建檔工作。通過檔案館的多次培訓(xùn)與現(xiàn)場指導(dǎo)，所有二級學(xué)院都建立了自己的檔案資料室，將本部門歷年形成的、成堆成捆的教案、教師工作手冊、學(xué)生實訓(xùn)報告、試卷、學(xué)生班級檔案等全部進行整理編目、裝盒，歸檔后存放在本部門檔案資料室，實行集中統(tǒng)一保管?，F(xiàn)各二級學(xué)院共整理并輸入檔案計算機管理系統(tǒng)105811件/份，3407盒。

(七)開展檔案借閱利用服務(wù)

本學(xué)期，檔案館共提供各類檔案查借閱工作其中文書檔案203人次、人事檔案350人次(其中人事檔案提檔30人)，利用檔案共44人，收費865元，已上交學(xué)院財務(wù)。為學(xué)校編寫年鑒、人事工作、教務(wù)工作以及其他工作提供了有力保障。

(八)建立完善民辦院校教職工個人檔案

根據(jù)民辦院校人員流動頻繁，教職工隊伍不穩(wěn)定，個人檔案內(nèi)容匱乏、人事檔案管理不規(guī)范，歸檔材料不完整的特點，學(xué)院檔案館參照中組部、國家檔案局人事檔案管理的規(guī)范要求，開展了學(xué)院教職工個人整理歸檔工作，現(xiàn)已收集、整理、編目并計算機錄入教職工檔案1200人/盒。凡在學(xué)院工作的教職工，辭職或考取公務(wù)員離校時，可都由檔案館提供本人一套較完整的在校期間反映德、能、勤、績成長過程的檔案材料，此項工作的開展，受到教職工個人及錄用單位的好評。2014年補充完善717人的人事檔案材料，全部按規(guī)定入盒、編目、輸入計算機、打印歸檔目錄。

(九)開展《年鑒》編寫工作

根據(jù)學(xué)院的工作安排，檔案館承擔(dān)了《2014年年鑒》編寫工作，為做好年鑒編寫工作，檔案館將去年圖書館的年鑒編寫的材料全部整理歸檔，在原《年鑒》工作的基礎(chǔ)上，下發(fā)了《關(guān)于報送2014年年鑒材料的通知》(云經(jīng)管檔案〔2014〕18號)及《云南經(jīng)濟管理學(xué)院2014年年鑒編撰目錄提綱及完成責(zé)任部門》(云經(jīng)管〔2015〕6號)。

(十)完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)臨時交派的其他工作

協(xié)助評估辦、院辦、招生辦公室等，積極做好招生工作、新生接待、大型活動及校園開放日等的接待工作。

總而言之，學(xué)院的檔案工作建設(shè)緊緊圍繞學(xué)院“建設(shè)成為辦學(xué)特色鮮明、教育教學(xué)質(zhì)量較高、師資隊伍結(jié)構(gòu)合理、校園設(shè)施設(shè)備先進、在省內(nèi)領(lǐng)先、在全國有一定影響力的高職學(xué)院”的發(fā)展目標(biāo)，全面推進檔案工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，以檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，全面推進學(xué)院各項工作的規(guī)范管理，促進學(xué)院內(nèi)涵建設(shè)發(fā)展，使學(xué)院檔案管理位于同類院校先進水平。進一步做好學(xué)院檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大檔案工作的指導(dǎo)、檢查、宣傳力度，解決工作中存在的問題。制定適應(yīng)于應(yīng)用型本科院校建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，貫徹落實、檢查、指導(dǎo)。

(責(zé)任編輯 崔立華)

G472.4

A

(2015)01-73-04

2015-03-01

樊榮珍，女，云南經(jīng)濟管理學(xué)院檔案館館長，館員，研究方向為檔案管理。