企業(yè)文秘工作提升途徑探討

摘 要：本文首先分析了企業(yè)辦公室文秘工作的重要性： 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工之間搭建橋梁和紐帶； 在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中發(fā)揮參謀助手作用； 在日常工作中發(fā)揮先鋒模范作用，然后分析了做好文秘工作的基本要求：堅持正確的政治方向是本質(zhì)要求；保持勤勉務(wù)實的工作態(tài)度是重要基礎(chǔ)；具備良好的身心素質(zhì)是重要保障，最后論述了文秘工作提升途徑：要提高辦事效率，提升辦公質(zhì)量；加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)；刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴(yán)格辦事程序；強(qiáng)化工 作作風(fēng)；真心對待同事、朋友和家人，和諧人際網(wǎng)絡(luò)。

關(guān)鍵詞：文秘；提升；途徑；

文章編號：1674-3520（2015）-03-00-02

辦公室起著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要作用。如何做好企業(yè)辦公室文秘工作，成為新形勢下辦公室文秘工作人員必須深入思考的問題。在具體的辦公室文秘工作之中，文秘工作的相關(guān)工作探討需要對于自身的相關(guān)的感悟從而使得企業(yè)之中的文秘工作的能力有所提升。本人結(jié)合自身實際工作，從自身的企業(yè)的實際出發(fā)，從文秘的角度對做好企業(yè)辦公室文秘工作談幾點(diǎn)認(rèn)識。

一、企業(yè)辦公室文秘工作的重要性

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工之間搭建橋梁和紐帶

為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間搭建橋梁和紐帶，辦公室文秘工作在企業(yè)管理中發(fā)揮著承上啟下、參謀助手的作用，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層工作服務(wù)是其基本職能，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作的必要補(bǔ)充。

在日常工作中，企業(yè)辦公室文秘工作的重要內(nèi)容就是通過上情下達(dá)和下情上達(dá)，及時準(zhǔn)確地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決定，解釋企業(yè)的有關(guān)精神，同時通過詳細(xì)的調(diào)查研究將各部門和廣大員工的真實情況傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，為其科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)。

（二）在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中發(fā)揮參謀助手作用

企業(yè)之中許多新情況、新問題的出現(xiàn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的壓力越來越大。企業(yè)文秘工作要積極主動利用自身所處企業(yè)信息處理中心的重要地位優(yōu)勢，對來自企業(yè)內(nèi)外的信息進(jìn)行收集、分析、比較、判斷和整理，提煉確實有用的信息、合理化的建議和備選方案提交給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供合理化的建議，甚至獨(dú)當(dāng)一面承擔(dān)某項工作。

堅持做到問題提出的針對性、分析的全面性、觀點(diǎn)的正確性、措施的可行性和政策出臺的適宜性，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)黨務(wù)、政務(wù)決策提供參考，并及時督促、落實、評估和反饋，使辦公室文秘工作真正成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的“智囊團(tuán)”和“信息庫”，只有這樣才能增強(qiáng)工作的計劃性、科學(xué)性和預(yù)見性，減少盲目性，更好地發(fā)揮參謀助手作用。

（三）在日常工作中發(fā)揮先鋒模范作用

企業(yè)的文秘工作服務(wù)對象是高素質(zhì)、高層次的員工群體。企業(yè)文秘工作要在企業(yè)的日常工作中積極發(fā)揮先鋒模范作用，不僅體現(xiàn)在對待工作誠懇踏實、任勞任怨，吃苦在前，享受在后，勇于承擔(dān)工作，模范遵守各項規(guī)章制度等，還體現(xiàn)在精神面貌等方面。秘書在平時工作中應(yīng)注意待人接物的禮節(jié)和規(guī)范，時刻保持飽滿的工作熱情和負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，依照規(guī)范科學(xué)辦事，方方面面起到先鋒模范作用。

二、做好文秘工作的基本要求

（一）堅持正確的政治方向是本質(zhì)要求

企業(yè)是培養(yǎng)社會主義合格建設(shè)者和接班人的關(guān)鍵陣地，企業(yè)的文秘工作作為辦公室強(qiáng)化政務(wù)、管好事務(wù)、搞好服務(wù)的具體執(zhí)行者，使命重大，必須具備很強(qiáng)的政治素質(zhì)，要求既能深刻理解黨的路線方針政策的基本精神，又能熟悉企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。

始終堅持黨的基本理論、基本路線和基本綱領(lǐng)不動搖；用鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀重要思想武裝自己的頭腦；在重大問題和大是大非面前保持清醒的頭腦，立場堅定鮮明；有嚴(yán)明的政治紀(jì)律，言行一致，表里如一；嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，顧全大局，自覺維護(hù)安定團(tuán)結(jié)的政治局面。

（二）保持勤勉務(wù)實的工作態(tài)度是重要基礎(chǔ)

圍繞企業(yè)工作中心服務(wù)大局是企業(yè)文秘工作永恒的主題。企業(yè)文秘工作既要服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門，又要服務(wù)于廣大員工，因此要樹立服務(wù)意識，切實把勤勉務(wù)實的工作態(tài)度放在首位。

文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊做文字工作的特殊地位和影響，其工作態(tài)度既是自身素質(zhì)的表現(xiàn)，更是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”和機(jī)關(guān)形象的“折射”，這就要求文秘人員必須具備良好的道德修養(yǎng)。要解放思想，擯棄不合時宜的觀念和做法，始終堅持理論聯(lián)系實際，一切從客觀實際出發(fā)，提倡真抓實干，力戒虛假浮夸，誠實公正、謙虛謹(jǐn)慎、戒驕戒躁、胸懷寬廣、清白做人、干凈做事。

（三）具備良好的身心素質(zhì)是重要保障

企業(yè)辦公室工作任務(wù)繁重，工作關(guān)系錯綜復(fù)雜，面對各種困難和挑戰(zhàn)，只有具備良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)才能從容應(yīng)對繁雜的腦力、體力勞動和控制、調(diào)節(jié)個人的情緒，在工作中始終保持樂觀向上、熱情誠懇的心態(tài)，以一種從容不迫、不卑不亢的風(fēng)度面對各種困難和挑戰(zhàn)。

工作中從實際出發(fā)，克制不利于工作和個人發(fā)展的個性心理，工作中積極主動，擺正心態(tài)、情緒穩(wěn)定，善于調(diào)節(jié)和控制個人情緒，出現(xiàn)紕漏和誤會時多做自我批評，不怨天尤人，不討價還價，多想方設(shè)法克服困難，將工作完成，以實際工作業(yè)績贏得大家的尊重。

三、文秘工作提升途徑

（一）要提高辦事效率，提升辦公質(zhì)量

辦公室工作看似無大事，實則千頭萬緒、細(xì)致繁瑣。要求時效性、細(xì)致度比較高。這就要求辦公室文秘必須樹立效率意識，提高快速反應(yīng)能力，對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項要第一時間即交即辦，切勿等、靠、盼，達(dá)到積極主動、又好又快的做好本職工作。

1、提高公文辦理質(zhì)量和效率。公文處理是企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)內(nèi)部方針政策、指示要求等傳達(dá)的途徑之一，綜合反映本單位的工作水平，必須嚴(yán)格程序，規(guī)范及時行事。作為文秘人員，要熟知公文處理的規(guī)程、正確使用文種，嚴(yán)格審核把關(guān)，要在發(fā)文校核、格式校核、內(nèi)容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不規(guī)范等問題，確實提高公文處理質(zhì)量。同時，對于需要緊急處理的公文，要在第一時間內(nèi)處理完畢，并適時的提醒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時辦理，提高公文辦理的效率。

2、抓住重點(diǎn)，做好辦公室服務(wù)工作。

首先辦公室文秘人員的工作重點(diǎn)主要是辦文、搞好信息宣傳。會議未開，文秘先行。文秘人員在起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿前，必須要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，然后認(rèn)真思考，精心構(gòu)思，閱讀相關(guān)資料，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報送、重要事項督辦、重要會議和重大活動籌辦，確保萬無一失。

其次做好文件的上傳下達(dá)工作。要在嚴(yán)格做好公文處理及發(fā)文審核工作的同時，努力做好文件的上傳下達(dá)工作，尤其是一些重要文件的上傳下達(dá)工作。

最后是積極主動，做好信息報送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分。它是反映企業(yè)工作動態(tài)，交流工作情況，展示工作成果，為上級領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效服務(wù)的媒介和載體。信息的基本報送原則是有喜報喜、有憂報憂、憂喜結(jié)合。所以，在報送信息的時候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領(lǐng)導(dǎo)注意。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)

首先，要想完美的勝任文秘這項工作，就必須具備以下幾個基本素質(zhì)。即要能熟悉相關(guān)保密協(xié)議、各種寫作文件的常用格式以及深刻理解企業(yè)的各種規(guī)章制度包含企業(yè)的人事制度等。由于各種不確定的外來因素，提高辦公室文秘辦事水平以及辦事效率或者辦事的規(guī)范性是辦公室整體水平的重點(diǎn)。

其次，領(lǐng)導(dǎo)更要以身作則，否則造成連領(lǐng)導(dǎo)都不知道什么，兩眼一抹黑，在工作中瞎指揮一通就不是工作效率的問題了。因此每一年應(yīng)該做出包含法律政治的學(xué)習(xí)以及工作業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)計劃，并且要在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下進(jìn)行全面透徹的學(xué)習(xí)，這樣的話，領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)好全面的知識也不至于在工作指揮中因各種原因不懂裝懂的指揮。第二點(diǎn)是辦公室的文秘人員要全部一個不落的學(xué)習(xí)這些知識，要求全體文秘人員工作認(rèn)真，本著負(fù)責(zé)任的態(tài)度，做好基礎(chǔ)工作。此外做事要一心一意，做什么事，就要做好它，不僅要做好自己的業(yè)務(wù)，還要為公司發(fā)展出謀劃策，在公司內(nèi)形成一個工作風(fēng)氣優(yōu)秀的辦公室。提高辦公室的凝聚力與再學(xué)習(xí)能力。

最后，辦公室文秘工作有著較廣的工作涉及面和較高的標(biāo)準(zhǔn)，在要求相對較嚴(yán)的同時，往往需要文秘有著相對較高的寫作水平，并實現(xiàn)提筆就能寫的過程，將文秘人員的培訓(xùn)加強(qiáng)，實現(xiàn)語言文字運(yùn)用能力的提高，做好組織協(xié)調(diào)管理能力的組織，實現(xiàn)辦事效率的不斷提高，在本職工作有條不紊進(jìn)行的同時，更是結(jié)合自己的智慧，將工作效率不斷提高，對工作規(guī)律及時的摸索，并做好信息的基礎(chǔ)宣傳工作，加強(qiáng)各方面的基礎(chǔ)調(diào)研，將各方面工作的積極性不斷調(diào)動，進(jìn)而實現(xiàn)組織的全面溝通和交流。工作中培養(yǎng)學(xué)習(xí)能力，在實踐中學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗。謙虛的向領(lǐng)導(dǎo)同事請教學(xué)習(xí)，吸取同事長處，彌補(bǔ)自己短處。同時在整理文案時，也能有所積累。當(dāng)然對于文秘來說培養(yǎng)責(zé)任能力也是必要的，在工作崗位上嚴(yán)格要求，全心投入，精益求精的工作態(tài)度，事物不論大小嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)微對待，高標(biāo)準(zhǔn)的要求自己。

（三）刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴(yán)格辦事程序

文字信息對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)確定工作方針、政策具有極大的作用。企業(yè)文秘工作就是對信息接收、變換和傳輸?shù)倪^程，它以收集資料、研究政策、反映情況、提供咨詢、草擬文件等形式進(jìn)行信息處理，用以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行有目的的決策。因此，文秘工作要刻苦鉆研業(yè)務(wù)，強(qiáng)化信息意識，努力拓寬信息渠道，建立企業(yè)內(nèi)外的信息網(wǎng)絡(luò)，提高對信息處理質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、及時的信息資源。同時，在實際工作中堅持嚴(yán)格按程序辦事的原則，正確處理好同領(lǐng)導(dǎo)、部門和群眾之間的關(guān)系，做到積極維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，有效輔助領(lǐng)導(dǎo)活動、竭誠彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)缺失；強(qiáng)化部門觀念，體諒部門難處，講究協(xié)調(diào)策略；強(qiáng)化個人服務(wù)觀念，有效與職工群眾溝通，積極排解疑難，善處人際關(guān)系，為企業(yè)文秘工作堅持按程序辦事提供必要的基礎(chǔ)，進(jìn)而達(dá)到提高文秘工作質(zhì)量和效率的目的。

（四）強(qiáng)化工作作風(fēng)

首先，要做到對工作紀(jì)律的嚴(yán)格遵守，以團(tuán)結(jié)一致、勤政廉政的態(tài)度在企業(yè)內(nèi)形成優(yōu)秀的工作氣氛，工作嚴(yán)格抓緊、與公司不同人員交流做到深刻了解公司內(nèi)部情況、紀(jì)律嚴(yán)格在執(zhí)行以及對于工作上要做到上下情況相通、并且努力的做好禮貌化用語、文明化行為、快速化反應(yīng)以及優(yōu)質(zhì)化服務(wù)等企業(yè)新四化。形成優(yōu)秀的企業(yè)文化與企業(yè)工作作風(fēng)。

其次，文秘工作作為一項基礎(chǔ)工作，往往需要本著思想向后的態(tài)度，一項工作辦完之后對之前的工作進(jìn)行再次查看，及時的對不足地方進(jìn)行全面的改進(jìn)，并結(jié)合工作模式，做好基礎(chǔ)的修改個豐富，將工作的效率和質(zhì)量不斷提高。

最后文秘工作效率的提高，更要強(qiáng)化工作作風(fēng)，在一些會議和活動程序事務(wù)進(jìn)行的時候，工作事項的處理中就要結(jié)合工作模板和自身的辦公室經(jīng)驗，一步步的修改完善之后，全面提高工作效率。

（五）真心對待同事、朋友和家人，和諧人際網(wǎng)絡(luò)

只有良好的工作環(huán)境才能帶來愉悅的工作心情，友好的同事關(guān)系更能制造出和諧的工作環(huán)境。文秘身為辦公室的一員，更要體現(xiàn)出自身獨(dú)特的一種人格魅力。文秘的工作既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也要為群眾服務(wù)，而對群眾服務(wù)的質(zhì)量更能考核出一名文秘的人格魅力。不論面對領(lǐng)導(dǎo)還是群眾都要親切相待，語言文明舉止得體，態(tài)度和藹可親富有感染力才是一名優(yōu)秀文秘所具備的人格魅力。文秘應(yīng)當(dāng)廣交友、慎結(jié)友。

在處理交際問題時，付出自己的真心對待朋友，只有在真誠的對待自己的朋友，才能在辦公室內(nèi)建立良好的社交網(wǎng)。在辦公室這個小環(huán)境中，能夠被大多數(shù)人所喜歡，其魅力就算以后踏入大的環(huán)境中，同樣周圍的人群也能被你的人格魅力多折服。

在辦公室內(nèi)帶給同事，團(tuán)結(jié)互助，配合默契，以自身力量加強(qiáng)團(tuán)隊的凝聚力。而文秘工作不免會有出外辦公，加班等情況。營造溫馨的家庭氛圍，自己應(yīng)該多多給與家庭愛心，表達(dá)自己對家人的關(guān)愛之情，有利于良好的生活氛圍才能將全心投入到工作中。

四、結(jié)語

總而言之，文秘工作相對來說不僅僅有著繁雜的特點(diǎn)，同時也有著瑣碎的工作事項，在事務(wù)處理中和人有著較多的涉及。對于一個相對優(yōu)秀的文秘工作者，作為領(lǐng)導(dǎo)幕后的服務(wù)者，更要始終本著堅持奉獻(xiàn)的精神，將自身能力和素養(yǎng)全面提高，并將企業(yè)文秘人員的綜合職能充分發(fā)揮。同時文秘人員更要依據(jù)于不同的場合，對自身的角色更好的扮演，在主觀意識的基礎(chǔ)上，有著良好的價值取向。注重自身知識系統(tǒng)的不斷學(xué)習(xí)，不斷提高辦事效率和辦事技巧，將自身的作用充分發(fā)揮，并為公司的發(fā)展帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

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