推進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)檔案資源的集約與共享

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化是利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源的收集整理、開發(fā)利用。檔案資源集約化、館藏?cái)?shù)字化、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化、人員專業(yè)化是檔案管理現(xiàn)代化的基本內(nèi)涵，檔案的現(xiàn)代化管理是對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供有質(zhì)量有效益的檔案信息資源的保障。對此，本文以推進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化為主要研究重點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源集約共享。

關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化；集約與共享；

中圖分類號：G2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-03-00-01

一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

（一）檔案管理現(xiàn)代化是在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代下，檔案工作發(fā)展的必然趨勢。而傳統(tǒng)的檔案管理工作是以手工為手段、以實(shí)體為對象、以庫房為有限空間的管理方式，難以滿足信息化時代的要求。需要檔案人與時俱進(jìn)，以全新的理念駕馭檔案工作的重大變革，用創(chuàng)新的管理模式和工作方法推動檔案工作科學(xué)發(fā)展，日益成為了現(xiàn)代檔案工作的主要內(nèi)容之一，亦是必然的趨勢。

（二）檔案是企業(yè)的重要知識資產(chǎn)和核心信息資源，檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分。隨著信息化的推進(jìn)，企業(yè)用戶對信息的利用方式、效率都提出了更高的要求，迫切需要利用信息技術(shù)的檔案管理現(xiàn)代化提升檔案管理水平與服務(wù)水平。開展信息系統(tǒng)電子文件歸檔，對館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，將傳統(tǒng)檔案資源與電子文件進(jìn)行集約整合和開發(fā)，利用統(tǒng)一的檔案信息資源管理與共享平臺，建立起企業(yè)的數(shù)字檔案館。在確保檔案信息安全的前提下，進(jìn)一步簡化利用手續(xù)，推進(jìn)網(wǎng)上查檔，能夠全面、及時、準(zhǔn)確、有效提供利用，才能最大限度地滿足利用者對檔案服務(wù)的需求。

二、限制檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的主要因素

（一）認(rèn)識不到位，整體氛圍還未形成。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)難以發(fā)展主要是因?yàn)槿藗儗ζ湔J(rèn)識不夠深入，整體建設(shè)環(huán)境還不夠成熟。從當(dāng)前的情況來看，在大范圍內(nèi)檔案現(xiàn)代化的重要性、緊迫性與復(fù)雜性認(rèn)識不夠深入，沒有從本質(zhì)上理解檔案管理現(xiàn)代化的重要作用，從而沒有將檔案管理提到議事日程中來，對其進(jìn)行全面的推行。當(dāng)然，由于檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)全新的工作，其發(fā)展道路、內(nèi)部結(jié)構(gòu)還沒有趨于成熟，目前大多數(shù)的地區(qū)還是在摸索的階段，其發(fā)展的整體環(huán)境還沒有形成，存在著許多急需解決的問題。例如大范圍的統(tǒng)一的信息網(wǎng)絡(luò)平臺沒有完全的形成、檔案信息網(wǎng)絡(luò)之間不能資源共享等，這也是阻礙檔案現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，在一定程度上抑制了其發(fā)展步伐。

（二）組織規(guī)劃落后，投入較少。當(dāng)前我國檔案現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃在總體框架、目標(biāo)、方案、技術(shù)支持及其它相關(guān)方面仍存在著全面謀劃與統(tǒng)一部署缺乏的問題，知識全國各地的標(biāo)準(zhǔn)不一致，各自為政，對于檔案現(xiàn)代化建設(shè)健康、科學(xué)、穩(wěn)定、有條理的方向發(fā)展有著一定的抑制。并且，檔案現(xiàn)代化建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其基礎(chǔ)設(shè)施的配置、應(yīng)用系統(tǒng)的使用、檔案資源數(shù)字化的工作都需要進(jìn)行大量人力、財(cái)力、物力的投入方能保證檔案現(xiàn)代化有效有序的進(jìn)行。然而大數(shù)的地區(qū)缺失因?yàn)橘Y金緊缺，對于檔案現(xiàn)代化建設(shè)難以全力的投入，一般只將有限的經(jīng)費(fèi)建設(shè)檔案館、改善檔案保管條件，這些現(xiàn)象亦是造成檔案現(xiàn)代化建設(shè)難以進(jìn)步的原因之一。

（三）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，相關(guān)立法規(guī)范落后。目前檔案專業(yè)管理軟件開發(fā)沒有整體規(guī)劃為支撐，軟件的通用性與實(shí)用性等方面嚴(yán)重不足；檔案信息規(guī)范管理沒有統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性與技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，這些情況均使檔案現(xiàn)代化建設(shè)步伐受到了一定的遏制。并且我們知道檔案的本職是原始的記錄性，然而在檔案管理現(xiàn)代化之中，以電子文檔形式存在文檔不具備法律憑證的功能，其雖然可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行起草、修改、印發(fā)，易于修改、復(fù)制，但若沒有起到法律憑證的作用，是具有危險(xiǎn)性的。

（四）復(fù)合專業(yè)人才不足，缺乏現(xiàn)代化建設(shè)人才基礎(chǔ)。人才現(xiàn)代化是管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)與前提，只有使檔案人員明白檔案管理，把握現(xiàn)代信息技術(shù)才能有效的進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實(shí)施。然而，當(dāng)前專業(yè)知識匱乏、普通操作型的人才占據(jù)著檔案管理的檔案人員居多，其還是處于收發(fā)、查找的階段，這在很大的程度上抑制了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的質(zhì)量與速度。

三、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的對策建議

（一）樹立檔案管理現(xiàn)代化理念。在檔案事業(yè)發(fā)展的過程中檔案管理現(xiàn)代化是必然的趨勢意識一個嶄新的課題。檔案工作要真正落實(shí)傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化管理，以提升內(nèi)涵、優(yōu)化素質(zhì)、建設(shè)知識管理的戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)，一定要以強(qiáng)化四種意識，實(shí)現(xiàn)五大轉(zhuǎn)變?yōu)橹饕侄?。所謂強(qiáng)化四種意識就是強(qiáng)化服務(wù)大局意識、強(qiáng)化檔案為民意識、強(qiáng)化法制意識與規(guī)范化意識、強(qiáng)化現(xiàn)代管理意識。而實(shí)現(xiàn)五個轉(zhuǎn)變分別指開發(fā)型轉(zhuǎn)變、服務(wù)轉(zhuǎn)變、只智能管理方面轉(zhuǎn)變、檔案信息資源管理轉(zhuǎn)變、依法治檔轉(zhuǎn)變。綜上所述的強(qiáng)化四種意識與實(shí)現(xiàn)五個轉(zhuǎn)變是使檔案工作走向新型發(fā)展之路，是創(chuàng)造一個管理體制好、基礎(chǔ)設(shè)施優(yōu)、信息化程度強(qiáng)、服務(wù)功能廣，以及同經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展相吻合的現(xiàn)代檔案事業(yè)體系。

（二）重視日常管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作。若沒有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作就難以有效的進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。而這些就要求做到以下幾點(diǎn)：第一，要抓住綜合管理，將各門各類各種載體的檔案以整體的形式進(jìn)行統(tǒng)一的管理。如此對于有效的保護(hù)檔案有著重要的作用，并且是發(fā)揮檔案整體效益的重要手段，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。第二，抓住全程管理，在制定規(guī)范的過程中，要有意識的將材料歸類，同時要強(qiáng)化指導(dǎo)，并及時反饋，有效的遏制不規(guī)范的歸檔材料的出現(xiàn)；而在檔案收集的過程中，需嚴(yán)格確定制度范圍，使工作中的隨意性與盲目性得以解決；在整理分類上，應(yīng)利用科學(xué)的方式，使各類復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行合理有序的分類。

（三）注重檔案管理人員素質(zhì)的提升培養(yǎng)?，F(xiàn)代信息技術(shù)對于檔案事業(yè)的作用越來越大，要與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)，一定要建設(shè)具有專業(yè)檔案管理的技術(shù)性人才，以下就是對這些專業(yè)人才的主要途徑：第一，要培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才；第二要為檔案工作人員進(jìn)行有效的在職培訓(xùn)；第三，要合理配置人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。唯有進(jìn)行這些的培養(yǎng)人才途徑，才能有效的為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供專業(yè)、有用的人才。

四、結(jié)語

以上便是筆者對推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的一些自己結(jié)合資料的看法，私下認(rèn)為只有有效推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，從而可以實(shí)現(xiàn)檔案資源集約與共享，為我國的發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。當(dāng)然，這樣的過程的是緩慢與艱巨的，還需要我們不斷的進(jìn)行探索。

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