對(duì)文明單位檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理的思考

摘 要：文明單位檔案是文明單位創(chuàng)建活動(dòng)中，以文字、影像等記錄保存下來(lái)的最原始的活動(dòng)記載，并為探索文明創(chuàng)建活動(dòng)規(guī)律提供了重要的歷史依據(jù)。加強(qiáng)對(duì)文明單位檔案的管理，積極探索文明單位檔案系統(tǒng)化建設(shè)步伐，將成為推動(dòng)文明單位創(chuàng)建工作發(fā)展的有力保障。

關(guān)鍵詞：文明單位；檔案；系統(tǒng)化管理；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-03-00-01

文明單位檔案是文明單位創(chuàng)建活動(dòng)中，以文字、影像等記錄并保存下來(lái)的最原始的活動(dòng)記載。文明單位檔案的系統(tǒng)化管理，就是在遵循國(guó)家相關(guān)檔案管理規(guī)章制度的前提下，借助現(xiàn)代化的信息處理工具，建立文明單位檔案管理工作流程圖，使檔案材料在整理、歸集、管理，利用等方面更加規(guī)范化、科學(xué)化。由于它能夠提供歷史依據(jù)，提高文明單位創(chuàng)建的工作效率，并有利于順利通過(guò)考核。因此，對(duì)文明單位的創(chuàng)建工作，乃至整個(gè)社會(huì)的文明進(jìn)步都具有十分重要的意義。

一、文明單位檔案系統(tǒng)化管理的必要性

（一）是文明單位檔案綜合整理的需要

隨著文明單位建設(shè)的逐步深入，文明單位檔案的管理工作也得到了各創(chuàng)建單位的重視。各單位雖然設(shè)有檔案室，但文明單位檔案卻不在檔案室管理員歸檔范圍。文明單位檔案一般是由宣傳部門派專人收集和整理文明單位信息材料。文明單位檔案由文字、圖片、音像檔案三大類組成，內(nèi)容龐大繁雜，涉及范圍廣泛，有別于日常的專業(yè)檔案管理。比如：一個(gè)創(chuàng)建活動(dòng)材料要有相關(guān)的通知或方案等文件，活動(dòng)圖片、影像，活動(dòng)總結(jié)等很多相關(guān)的佐證。

（二） 是文明單位檔案系統(tǒng)規(guī)范立卷的需要

文明單位檔案分為三大類、十個(gè)方面，綜合反映了本單位文明單位創(chuàng)建工作的基本情況。第一類（一卷—二卷）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)類。第一卷基礎(chǔ)性資料，包括文明單位創(chuàng)建規(guī)劃、組織機(jī)構(gòu)、各項(xiàng)規(guī)章制度及單位本年度所獲得的榮譽(yù)稱號(hào)。第二卷指導(dǎo)性資料，包括上級(jí)下發(fā)的通知、明電、電報(bào)等形式的文件。第二類（三卷—七卷）各項(xiàng)活動(dòng)類。第三卷形象性資料，包括黨建工作、黨風(fēng)行風(fēng)、廉政文化等工作的開(kāi)展情況。第四卷學(xué)習(xí)性資料，包括各類學(xué)習(xí)、講座、參觀，思想政治教育、形勢(shì)任務(wù)教育和道德建設(shè)活動(dòng)，先進(jìn)典型或經(jīng)驗(yàn)材料。第五卷管理性資料，包括單位實(shí)施民主管理和民主監(jiān)督的規(guī)定及落實(shí)情況。開(kāi)展普法教育、綜合治理、安全生產(chǎn)、計(jì)劃生育等規(guī)章制度、工作規(guī)劃、總結(jié)、典型經(jīng)驗(yàn)材料等。第六卷文化性資料，包括單位為提高職工科學(xué)文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力而開(kāi)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、各種文體活動(dòng)、競(jìng)賽、比賽，教育科學(xué)文化建設(shè)工作中的先進(jìn)典型和經(jīng)驗(yàn)材料、新聞報(bào)道等。第七卷服務(wù)性資料，單位結(jié)合實(shí)際情況組織志愿者積極參加社會(huì)志愿者服務(wù)行動(dòng)及各類社會(huì)公益活動(dòng)，為職工辦好事、辦實(shí)事的安排和落實(shí)情況。第三類（八卷—十卷）工作機(jī)制類。第八卷綜合活動(dòng)性資料，包括活動(dòng)方案、保障措施及推進(jìn)措施、工作任務(wù)目標(biāo)完成情況。第九卷經(jīng)濟(jì)效益性資料，包括開(kāi)展業(yè)務(wù)工作的主要情況、經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。第十卷總結(jié)性資料，包括文明單位創(chuàng)建工作總結(jié)、單位全面工作總結(jié)、總結(jié)表彰會(huì)議的相關(guān)材料。

此外，還有在文明單位創(chuàng)建活動(dòng)中形成的圖片、音頻、影像資料也可依據(jù)上述類目進(jìn)行整理歸類，作為佐證文字檔案的輔助性檔案。

（三）是文明單位檔案獨(dú)立管理的需要

檔案室年度所有文件材料無(wú)法替代文明單位檔案。首先，由于受綜合檔案內(nèi)容的限制，文書(shū)檔案和各部門專業(yè)檔案無(wú)法突出文明單位創(chuàng)建活動(dòng)的內(nèi)容。其次，文書(shū)檔案等各專業(yè)檔案在分類時(shí)大都采用年度分類，而文明單位檔案則可根據(jù)類別進(jìn)行分類，方便查閱者進(jìn)行歷史的橫向?qū)Ρ?。再次，文?shū)檔案等各專業(yè)檔案在提供利用時(shí)只有文件或數(shù)據(jù)，卻沒(méi)有相關(guān)的圖片、音像等佐證材料。因此，文明單位檔案立卷、歸檔、查閱方式的不同，決定了文明單位檔案要獨(dú)立進(jìn)行管理。實(shí)行對(duì)文明單位檔案的獨(dú)立管理，有利于對(duì)所收集材料的規(guī)范化整理與立卷，保持檔案材料的系統(tǒng)性與完整性；也可以保障文書(shū)檔案等專業(yè)檔案的完整、齊全，方便查閱和利用，符合檔案資料管理基本原則。

二、加強(qiáng)對(duì)文明單位檔案的系統(tǒng)化管理

（一）提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

首先，要不斷提高檔案工作者的思想政治素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)。檔案工作者要尊重檔案材料的真實(shí)性，注重保持檔案材料的歷史原貌。既不能憑直覺(jué)主觀臆斷鑒別檔案，也不能曲解篡改檔案的歷史內(nèi)容。無(wú)論什么情況，都要尊重史實(shí)，實(shí)事求是，據(jù)實(shí)用檔。其次，要不斷加強(qiáng)檔案工作者對(duì)本專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)法規(guī)，舉辦檔案現(xiàn)代化管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)定和保護(hù)技術(shù)等方面的培訓(xùn)，有條件的單位可以到大型檔案館進(jìn)行交流。再次，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展，知識(shí)更新日新月異，檔案工作者要緊跟時(shí)代的步伐，加強(qiáng)檔案信息化管理知識(shí)及其他相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，努力開(kāi)拓與檔案管理工作相適應(yīng)新思路、新方法，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

（二）進(jìn)一步健全檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)

各級(jí)文明單位要建立健全借閱檔案制度、閱檔接待工作制度、檔案保密工作制度、檔案收集整理制度、檔案庫(kù)房管理制度等各項(xiàng)文明單位創(chuàng)建管理制度。在確保落實(shí)制度的前提下，明確責(zé)任部門，確定業(yè)務(wù)熟悉的專兼職工作人員負(fù)責(zé)對(duì)文明單位檔案資料的管理。要注重平時(shí)的積累，對(duì)文明單位創(chuàng)建資料做好經(jīng)常性的收集整理工作，把能準(zhǔn)確、全面反映本單位文明單位建設(shè)的原始資料分門別類，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行分類、整理、組卷、編目，實(shí)行規(guī)范管理。

（三）開(kāi)拓文明單位檔案管理的新途徑

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)因其快捷、方便的處理系統(tǒng)成為檔案材料系統(tǒng)化管理非常重要的工具。 在資金相對(duì)富足的單位，應(yīng)該積極探索文明單位檔案信息化建設(shè)步伐，即實(shí)現(xiàn)文明單位文件檔案、圖片檔案、影像檔案的數(shù)字化管理和實(shí)時(shí)利用。文明單位檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效解決因文明單位檔案內(nèi)容繁雜、信息量龐大引起的存放空間不足，尤其是圖片檔案、影像檔案更適合以電子形式進(jìn)行保存。

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