加強(qiáng)婦幼保健站電子檔案管理確保社會(huì)公共衛(wèi)生安全

摘 要：檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在運(yùn)行模式上需要探索符合婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作實(shí)際情況。為此，我們必須加快電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，充分開發(fā)利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案信息資源的作用，促進(jìn)婦幼保健事業(yè)的發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：婦幼保??；電子檔案；管理；

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-03-00-01

《中華人民共和國(guó)母嬰保健法》、《中國(guó)婦女發(fā)展綱要（2011～2020年）》、《中國(guó)兒童發(fā)展綱要（2011～2020年）》和《國(guó)家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范（2011年版）》等國(guó)家相關(guān)法律、規(guī)范均為流動(dòng)人口婦幼保健服務(wù)提供法律保障和政策支持，衛(wèi)生公共事業(yè)和現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式的健康發(fā)展為婦女兒童的健康服務(wù)搭建了良好的發(fā)展平臺(tái)，為此，應(yīng)積極建立健全婦幼的檔案建設(shè)，確保婦女兒童的合法權(quán)益。

一、婦幼保健站電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理意識(shí)薄弱目前，婦幼保健站在電子檔案管理上普遍存在著管理不到位，管理意識(shí)薄弱等問(wèn)題，婦幼保健站各管理部門之間沒能形成一個(gè)整體的電子檔案管理體系，管理比較混亂。一般來(lái)說(shuō)，婦幼保健站只把各種紅頭文件和具體的實(shí)體載體文件作為檔案加以保存，而對(duì)于那些在工作中產(chǎn)生的具有較高保存價(jià)值的文件，保管就相對(duì)較差。隨著婦幼保健站加強(qiáng)了對(duì)各種管理軟件的使用，婦幼保健站內(nèi)會(huì)形成大量的病例、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療設(shè)備等資料，如果不能對(duì)這些資料加以妥善保存，婦幼保健站將面臨醫(yī)療檔案不全的局面。

（二）檔案損壞嚴(yán)重在大部分婦幼保健站的電子檔案管理中，各個(gè)科室內(nèi)產(chǎn)生的檔案資料一般都是由自己負(fù)責(zé)保管，沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的電子檔案管理，尤其是因?yàn)殡娮訖n案必須在電腦中加以保存，而各個(gè)科室在電腦的網(wǎng)絡(luò)安全管理、資料管理、病毒預(yù)防等方面難免不出現(xiàn)疏漏，在加上管理人員對(duì)電子檔案的收集、整理工作做得不到位，所以往往造成了檔案的缺失和損壞，問(wèn)題十分嚴(yán)重。

（三）資金投入較少婦幼保健站的電子檔案管理工作需要有長(zhǎng)期投入。但是通常情況下，婦幼保健站為了加強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量而大量購(gòu)入醫(yī)療儀器和醫(yī)療設(shè)備，卻忽視了對(duì)電子檔案管理方面的投入，很少去改善和提高電子檔案管理的軟硬件環(huán)境，比如在更換電腦、刻錄機(jī)、大容量存儲(chǔ)硬盤、專業(yè)檔案軟件配置、防磁柜等方面，投入就明顯不足。

（四）管理制度不全雖然一部分婦幼保健站建立了統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系，但是在實(shí)際運(yùn)用中，效果就很不理想。一是因?yàn)椴簧俟芾砣藛T的檔案管理意識(shí)薄弱，隨意將檔案材料存在電腦中，不去及時(shí)歸檔，導(dǎo)致了大量檔案材料的缺失；二是因?yàn)閶D幼保健站經(jīng)常組織醫(yī)務(wù)人員學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，但對(duì)于組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)就很少，宣傳力度也不夠；三是婦幼保健站對(duì)于電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不能明確，因此在婦幼保健站內(nèi)出現(xiàn)了電子檔案管理制度不健全，跟不上電子檔案管理的需求。

二、婦幼保健站可采取的對(duì)策

（一）建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)婦幼保健站要在各檔案室、各科室之間建立起完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，同時(shí)明確電子檔案管理的權(quán)限以及責(zé)任，確保形成統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)和檔案保管實(shí)施細(xì)則，這樣就能使各部門的職責(zé)更加明確，從而讓電子檔案管理工作更加安全可靠、系統(tǒng)規(guī)范。同時(shí)，還可以利用健全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓電子檔案管理的過(guò)程中，最大限度實(shí)現(xiàn)電子資源共享，對(duì)婦幼保健站內(nèi)的大量病例、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療設(shè)備等資料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，并且通過(guò)對(duì)婦幼保健站電子檔案管理工作的全面監(jiān)督檢查，保證婦幼保健站電子檔案的管理更加到位。

（二）制定科學(xué)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)婦幼保健站要結(jié)合自身實(shí)際情況，制定合理的電子文件管理方法。一要讓電子檔案的分類、排列、保存的方式更加規(guī)范，讓電子檔案得到科學(xué)有序的管理；二要制定并完善檔案資料的價(jià)值評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、檔案資料的保密措施以及相關(guān)的責(zé)任制度等；三是要完善檔案資料的收集管理工作，檔案管理人員要行使好檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，要從電子文件的源頭上進(jìn)行管理，把電子文件進(jìn)行鑒定，然后將有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔保存；四要在檔案資料的保存中，使用信息集成系統(tǒng)，并要熟悉該系統(tǒng)的運(yùn)行方法，要學(xué)會(huì)使用專門的檔案管理系統(tǒng)來(lái)接受文件信息，這樣才能有效保證和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和時(shí)效性。

（三）加大資金投入婦幼保健站要加大對(duì)電子檔案管理的資金投入，不斷引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。婦幼保健站資金的投入，首先要對(duì)陳舊的電腦進(jìn)行更新?lián)Q代，并購(gòu)置性能優(yōu)越的刻錄機(jī)、防磁柜和大容量存儲(chǔ)硬盤等；其次，婦幼保健站要配置性能較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，比如防火墻和先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)等；最后，要保證檔案室內(nèi)的安全，配置滅火器、空調(diào)等設(shè)施，確保整個(gè)電子檔案的安全有效運(yùn)行。另外，婦幼保健站也要引進(jìn)高效的電腦管理系統(tǒng)，使婦幼保健站的各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料、各種行政電子檔案的收集整理工作更加便捷。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)婦幼保健站檔案管理人員的素質(zhì)高低，決定了婦幼保健站檔案管理水平的高低。一般情況下，婦幼保健站電子檔案管理中存在的許多問(wèn)題，基本都是由于檔案管理工作上的紕漏而造成，而這些紕漏又是因?yàn)楣芾砣藛T的專業(yè)管理技能和職業(yè)素質(zhì)不高所造成，所以，提高婦幼保健站檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)技能大有必要。因此，婦幼保健站要定期組織對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)有針對(duì)性的培訓(xùn)課程，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技能。在培訓(xùn)過(guò)程中，檔案管理人員還可以就工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行討論，找出解決辦法，讓婦幼保健站的電子檔案管理工作再上新臺(tái)階。

三、結(jié)論

隨著計(jì)算機(jī)信息化的不斷發(fā)展，電子計(jì)算已經(jīng)深入到社會(huì)的各行各業(yè)，婦幼保健站亦是如此。目前婦幼保健站電子檔案管理面臨著新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)，婦幼保健站檔案管理者必須不斷提高自身綜合素質(zhì)、創(chuàng)新管理手段、提高管理水平，滿足婦幼保健站對(duì)檔案管理的需求，才能讓婦幼保健站檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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