如何發(fā)揮科技檔案在實(shí)際工作中的服務(wù)作用

摘 要：發(fā)揮科技檔案管理作用能夠?yàn)楦鞣N科學(xué)研究、工程建設(shè)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)等工作提供更好地服務(wù)，但是在實(shí)際的科技檔案管理工作中仍然存在著較多的問(wèn)題，為了開創(chuàng)科技檔案管理的新局面，相關(guān)的科技檔案管理人員務(wù)必要采取一定措施來(lái)提高科技檔案管理水平。本篇文章從科技檔案形成的規(guī)律出發(fā)，針對(duì)科技檔案在實(shí)際工作中的作用展開分析和研究，并且提出發(fā)揮科技檔案服務(wù)作用的有效途徑，希望能夠?qū)σ院蟮目萍紮n案管理工作提供一定的建議。

關(guān)鍵詞：科技檔案；實(shí)際工作；服務(wù)作用；有效途徑；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-03-00-01

伴隨著科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代，人們對(duì)科技檔案的使用需求越來(lái)越強(qiáng)烈，而且趨于多樣化，這就要求相關(guān)的檔案部門要積極地創(chuàng)造各種各樣服務(wù)方式，可以說(shuō)科技檔案在實(shí)際工作的重要性是不言而喻的，那么在實(shí)際的工作中該如何充分發(fā)揮科技檔案的服務(wù)作用呢？下面就從科技檔案的實(shí)際狀況出發(fā)，提出了幾條有效的途徑。

一、建立和完善科技檔案借閱機(jī)制，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立和完善科技檔案的借閱機(jī)制，也就是說(shuō)在借出科技檔案的時(shí)候應(yīng)該要按照借閱人使用的用途和范圍以及科技檔案的保護(hù)程度來(lái)執(zhí)行相關(guān)的審批工作。具體來(lái)說(shuō)，要根據(jù)科學(xué)研究項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人、負(fù)責(zé)人的級(jí)別等來(lái)確定科技檔案的密級(jí)，同時(shí)采取不同程度的審批工作，做到逐級(jí)簽字，防止科技檔案資料丟失的情況出現(xiàn)。而那些被借出的科技檔案，還需要確定一定的歸還時(shí)間，及時(shí)地督促借閱人做好保管與歸還工作。另外，如果在科技檔案節(jié)約過(guò)程中發(fā)生毀壞、丟失的情況時(shí)，檔案部門切不可視而不見，而是要及時(shí)地報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，分析和研究有效的解決方法，從而盡可能地彌補(bǔ)損失。

二、正確處理好科技檔案保護(hù)與使用關(guān)系，實(shí)現(xiàn)合理化

科技檔案的保護(hù)與使用之間是相互辯證的綜合體，在實(shí)際的工作中切不可單一地強(qiáng)調(diào)某一方面，因?yàn)楸Ｗo(hù)和使用這兩者從根本上都是為了更好地建設(shè)科技檔案，從而促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的平穩(wěn)發(fā)展，其中保護(hù)工作并不是靜態(tài)不變的，相反它是根據(jù)不同情況而變化的。因此，務(wù)必要加強(qiáng)各種硬件設(shè)備的建設(shè)，比如安裝防磁柜、使用相應(yīng)的密級(jí)架，并且保持檔案管理室的清潔、恒溫恒濕，從根本上確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全?？梢哉f(shuō)科技檔案是科學(xué)技術(shù)人員勞動(dòng)與智慧的共同成果，是一種相當(dāng)重要的科學(xué)技術(shù)資源，具備很高的使用價(jià)值。而科技檔案的使用實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值的重要途徑。不過(guò)在使用的過(guò)程中務(wù)必要做好科技檔案的保護(hù)工作，這不僅僅是對(duì)科技檔案的保護(hù)，而且也是對(duì)國(guó)家財(cái)富的保護(hù)。

三、建設(shè)科技檔案信息化，實(shí)現(xiàn)便捷化

如今，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的重要趨勢(shì)，為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，檔案管理人員要從市場(chǎng)發(fā)展特點(diǎn)以及檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，設(shè)計(jì)出適合本單位管理的科技檔案軟件。其中科技檔案信息化的基本目標(biāo)就是提高科技檔案管理的現(xiàn)代化，確立網(wǎng)絡(luò)條件下檔案管理工作和服務(wù)工作的基本構(gòu)架，信息技術(shù)在實(shí)際檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用極大地推動(dòng)了科技檔案信息化，這就要求在建設(shè)科技檔案信息化的過(guò)程中，要結(jié)合科技檔案管理的原則與辦法，從而最大程度地延長(zhǎng)科技檔案的使用壽命，為不同的用戶提供更加便捷的檔案服務(wù)，從而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

四、以用戶為中心，實(shí)現(xiàn)全面化

科技檔案的服務(wù)水平是衡量科技檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，在做好科技檔案各種基礎(chǔ)工作的同時(shí)，也要更加關(guān)注科技檔案實(shí)際的服務(wù)狀況和水平。在傳統(tǒng)的科技檔案服務(wù)模式下，相關(guān)的檔案管理人員只是機(jī)械地保護(hù)和管理各種檔案，沒(méi)有主動(dòng)地給用戶提供服務(wù)，這種落后的服務(wù)模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前人們的要求了。那么如何轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的科技檔案服務(wù)模式呢？我們應(yīng)該積極地尋求用戶的需求，以此來(lái)生產(chǎn)相關(guān)的檔案信息產(chǎn)品，并且推向市場(chǎng)，使得用戶擺脫那種在泛濫的信息中獲取信息的狀態(tài)。

（一）強(qiáng)化“以用戶為中心”的服務(wù)觀念

前面提到傳統(tǒng)的科技檔案管理模式是被動(dòng)地為用戶提供檔案服務(wù)，檔案管理人員更多的是關(guān)注用戶想要什么、檔案存放在哪里、檔案有沒(méi)有被借出去或是還回來(lái)等基礎(chǔ)的問(wèn)題，這就使得服務(wù)的水平較為低下。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理服務(wù)給管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員務(wù)必要盡快擺脫“檔案保管員”這種單一的角色，轉(zhuǎn)化為“知識(shí)提供者”的角色，樹立和強(qiáng)化“以用戶為中心”的服務(wù)觀念，實(shí)現(xiàn)從用戶需求出發(fā)，充分滿足用戶需求，提高科技檔案的服務(wù)質(zhì)量。

（二）構(gòu)建完整的科技檔案資源體系

科技檔案管理人員切不可根據(jù)自己的理解和認(rèn)知來(lái)構(gòu)建科技檔案資源體系，而是應(yīng)該從用戶的需求出發(fā)，為用戶構(gòu)建便利的科技檔案資源體系，在實(shí)際的工作中不斷開拓領(lǐng)域，將單位中的人員盡可能地納入科技檔案資源體系中，其中要重點(diǎn)關(guān)注決策人員、管理人員、業(yè)務(wù)基層人員的信息需求，并且以此來(lái)建設(shè)科技檔案管理和服務(wù)體系，使得單位的科技檔案管理覆蓋的范圍越來(lái)越大，從而為各層員工提供貼合他們工作實(shí)際的信息服務(wù)。

（三）完善科技檔案利用機(jī)制

在“以用戶需求為中心”的理念指導(dǎo)下，完善科技檔案利用機(jī)制，強(qiáng)化檔案的利用實(shí)效。為了盡可能地提高科技檔案的利用率，科技檔案管理人員不能僅僅局限于科技檔案利用的行為和數(shù)量，還要關(guān)注科技檔案利用的質(zhì)量。，也就是說(shuō)科技檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)、多樣化的服務(wù)方式，同時(shí)還要使科技檔案得利用更加便利，盡可能地減少不必要的流程和環(huán)節(jié)，真正地在實(shí)際工作中高效利用科技檔案。

五、結(jié)束語(yǔ)

在時(shí)代和技術(shù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，科技檔案管理工作已經(jīng)步入了新的發(fā)展階段，如何最大程度地發(fā)揮科技檔案在實(shí)際工作中的作用成為了檔案管理人員共同關(guān)注的重要話題?？偟膩?lái)說(shuō)，檔案管理人員要做好科技檔案的基礎(chǔ)工作，建立和完善科技檔案借閱機(jī)制，正確地處理好保護(hù)和使用之間的關(guān)系，為科技檔案發(fā)揮最大效用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外檔案管理人員還要樹立和強(qiáng)化“以用戶需求為中心”的服務(wù)觀念，針對(duì)不同用戶的需求提供便捷的檔案利用服務(wù)，使得科技檔案能夠成為科技管理和決策的重要信息基礎(chǔ)，從而促進(jìn)生產(chǎn)力的進(jìn)一步發(fā)展。

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