淺談企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

摘 要：企業(yè)在科技的發(fā)展大潮中不斷的進(jìn)步，作為為企業(yè)服務(wù)的檔案管理部門也應(yīng)適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展，隨著計算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對檔案管理人員的道德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理、操作能力等方面都提出了新的要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；技能；素養(yǎng)；

文章編號：1674-3520（2015）-03-00-01

隨著市場化的不斷加深，檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會中的作用越來越重要，同時社會對檔案管理工作也提出了更高的要求。作為一名檔案管理人員，必須提高檔案管理工作能力，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為企業(yè)提供更多有價值的檔案信息資源。計算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理、操作能力等方面都提出了新的要求。傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能滿足新時期、新形勢的需要。因此，加強(qiáng)和提高檔案管理人員管理水平尤為重要，檔案管理人員的整體素質(zhì)如何，是做好企業(yè)檔案管理工作和保證檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對企業(yè)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。 這就對檔案管理人員在素質(zhì)上提出了新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。

一、檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）高尚的職業(yè)道德。檔案工作是一項服務(wù)性勞動，是檔案與企業(yè)之間的媒介與紐帶。默默無聞、無私奉獻(xiàn)，是檔案工作的突出特點。所以，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該樹立正確的人生觀、價值觀，樹立全心全意為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)的思想，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，不計名利，在平凡中創(chuàng)造不平凡。

（二）大膽的創(chuàng)新精神。檔案工作要在為企業(yè)建設(shè)服務(wù)中取得更大的生存空間，得到最大的發(fā)展，檔案管理人員必須要解放思想、開拓創(chuàng)新，克服看門守攤、墨守成規(guī)、自我封閉的舊思想，樹立信息產(chǎn)品是商品，信息創(chuàng)造價值的新觀念，善于用豐富的專業(yè)知識指導(dǎo)實踐，分析新情況，解決新問題。

（三）嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，是企業(yè)檔案管理人員必不可少的素質(zhì)之一。在實際工作中，必須始終保持政治、學(xué)術(shù)上的嚴(yán)肅負(fù)責(zé)態(tài)度，對每卷檔案，從整體到細(xì)微，都要尊重科學(xué)，尊重客觀，做到精益求精，嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實，一絲不茍。

（四）過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁，因此，企業(yè)檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報、計算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識，從而保證企業(yè)檔案管理水平的提高。

二、提高企業(yè)檔案管理人員的工作效率

改變目前企業(yè)檔案管理工作狀況，提高企業(yè)檔案管理效率，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化是企業(yè)檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長的路要走，首先我們要注意解決的問題主要有：

（一）重視檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)的提高。檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案的利用在企業(yè)人心目中的形象。所以，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先，檔案人員要熟悉工作流程，在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴(yán)格把關(guān)，及時錄入微機(jī)，使利用者方便查、借閱。把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作的各領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，扎實有效地推進(jìn)專業(yè)繼續(xù)教育。

（二）依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)。做好檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。

（三）檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使企業(yè)檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。 做好檔案管理工作，利用計算機(jī)管理檔案，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，是提高工作效率的重要手段。

三、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。

（四）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率。計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們快速檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。還應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

總之，只有在工作實踐中不斷提高自身素質(zhì)，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高品德和專業(yè)技能素養(yǎng)，才能為檔案管理工作更好的服務(wù)。