物資集約化信息系統(tǒng)應(yīng)用

摘 要：物資集約化信息系統(tǒng)的六大模塊已經(jīng)在國(guó)內(nèi)上線(xiàn)使用，上海電力作為試點(diǎn)單位正在進(jìn)行3.5 批（兩種物資）的試點(diǎn)運(yùn)行工作。本文對(duì)3.5 批試點(diǎn)運(yùn)行的現(xiàn)有情況進(jìn)行了學(xué)習(xí)性總結(jié)，包括保障集約化信息系統(tǒng)應(yīng)用的管理策略、結(jié)合上海電力本地特點(diǎn)的系統(tǒng)優(yōu)化建設(shè)、培訓(xùn)考核上崗機(jī)制、實(shí)用化考核機(jī)制等方面的經(jīng)驗(yàn)，此外，針對(duì)試運(yùn)行期間系統(tǒng)和管理方面存的問(wèn)題進(jìn)行了闡述，并提出從中獲得的啟示，提出合理建議。

關(guān)鍵詞：物資；集約化；信息系統(tǒng)；

中圖分類(lèi)號(hào)：F252.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：F 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-03-00-01

一、物資集約化信息系統(tǒng)應(yīng)用的目標(biāo)描述

（一）物資集約化信息系統(tǒng)應(yīng)用總體目標(biāo)。按照國(guó)家電網(wǎng)公司信息化建設(shè)的統(tǒng)一部署，配合國(guó)家電網(wǎng)公司建設(shè)以ERP 和電子商務(wù)平臺(tái)兩大業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)為支撐，適應(yīng)物資集約化管理要求的管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管控和全方位的業(yè)務(wù)支撐，從而提升公司物資集約化管理的水平，發(fā)揮集約化的效率和效益。

（二）物資集約化信息系統(tǒng)應(yīng)用的范圍。物資集約化管理信息系統(tǒng)由ERP 系統(tǒng)、電子商務(wù)平臺(tái)、物資主數(shù)據(jù)平臺(tái)以及物資輔助決策系統(tǒng)構(gòu)成。其中ERP 系統(tǒng)與電子商務(wù)平臺(tái)互為補(bǔ)充、互為交互、緊密集成，共同作為物資管理的兩大業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)。ERP 主要實(shí)現(xiàn)物資需求計(jì)劃、訂單執(zhí)行和庫(kù)存管理等功能，電子商務(wù)平臺(tái)重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)招標(biāo)與采購(gòu)管理（包括異地評(píng)審和遠(yuǎn)程監(jiān)控）、合同管理、供應(yīng)商關(guān)系管理與協(xié)同等功能。物資集約化管理信息系統(tǒng)涵蓋的物資業(yè)務(wù)能力包括：計(jì)劃管理、采購(gòu)管理、合同管理與采購(gòu)執(zhí)行、倉(cāng)儲(chǔ)管理、配送管理、退役設(shè)備與廢舊物資管理、質(zhì)量監(jiān)督管理、供應(yīng)商關(guān)系管理與協(xié)同。

二、物資集約化信息系統(tǒng)應(yīng)用的主要做法

（一）保障物資集約化信息系統(tǒng)應(yīng)用方面的主要做法：1、領(lǐng)導(dǎo)重視，認(rèn)識(shí)統(tǒng)一。電子商務(wù)平臺(tái)全面上線(xiàn)應(yīng)用標(biāo)志著物資業(yè)務(wù)流程全面重組。為確保本次試點(diǎn)工作順利開(kāi)展，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)目給予高度重視和大力支持，及時(shí)召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，要求公司各相關(guān)部門(mén)充分認(rèn)識(shí)電子商務(wù)平臺(tái)運(yùn)營(yíng)的重要意義、與各部門(mén)業(yè)務(wù)的內(nèi)在聯(lián)系，積極配合，協(xié)同作戰(zhàn)；要求物流服務(wù)中心與項(xiàng)目單位積極投入，調(diào)遣精兵強(qiáng)將進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)。2、組建實(shí)施團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)組織保障。迅速成立由領(lǐng)導(dǎo)小組和7 個(gè)工作小組組成的實(shí)施團(tuán)隊(duì)。公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，物資部、科信部、物流服務(wù)中心相關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織審議項(xiàng)目進(jìn)展，解決項(xiàng)目重大問(wèn)題，并對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的組織和流程變革進(jìn)行決策。3、強(qiáng)化跟蹤管理，確保方案細(xì)化落實(shí)。嚴(yán)格按照總部進(jìn)度安排，結(jié)合上海系統(tǒng)改造實(shí)際情況制定詳細(xì)可行的項(xiàng)目資源計(jì)劃和進(jìn)度計(jì)劃。密切跟蹤總部方案的最新進(jìn)展，認(rèn)真消化學(xué)習(xí)，根據(jù)上海公司實(shí)際情況進(jìn)行業(yè)務(wù)重組和詳細(xì)藍(lán)圖設(shè)計(jì)。建立科學(xué)有效的項(xiàng)目管理制度，明確責(zé)任主體，落實(shí)到人，建立督導(dǎo)檢查機(jī)制，固化周會(huì)制度，做到事事有反饋、有結(jié)果。4、充分溝通，確保有效協(xié)作。建立溝通與問(wèn)題反饋機(jī)制，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通，加強(qiáng)業(yè)務(wù)組、項(xiàng)目組兩個(gè)條線(xiàn)與總部的溝通，加強(qiáng)管理模塊與執(zhí)行模塊的溝通，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，適時(shí)在全公司范圍和相關(guān)單位進(jìn)行宣貫培訓(xùn)，為更廣泛的協(xié)作創(chuàng)造條件。5、組建運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，完善運(yùn)維保障體系。根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，及時(shí)下發(fā)《關(guān)于建立物資集約化信息系統(tǒng)上線(xiàn)試運(yùn)行運(yùn)維團(tuán)隊(duì)的通知》，明確了運(yùn)維團(tuán)隊(duì)的組成、職責(zé)，確定了試運(yùn)行階段的運(yùn)維支持方式和流程。目前，運(yùn)維團(tuán)隊(duì)已組建完畢，并開(kāi)始對(duì)供應(yīng)商注冊(cè)和結(jié)構(gòu)化技術(shù)規(guī)范書(shū)編制工作進(jìn)行運(yùn)維支持。

（二）優(yōu)化物資集約化信息系統(tǒng)應(yīng)用的主要做法：1、設(shè)計(jì)概預(yù)算系統(tǒng)與ERP 系統(tǒng)計(jì)劃模塊的打通：從離線(xiàn)技術(shù)規(guī)范編制工具中導(dǎo)出帶有WBS 編碼的設(shè)備清冊(cè)，并改進(jìn)和優(yōu)化WBS 編碼，實(shí)現(xiàn)設(shè)備清冊(cè)導(dǎo)入ERP 系統(tǒng)后能自動(dòng)創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)，避免手工輸入信息，減少大量重復(fù)工作，簡(jiǎn)化工作流程。2、電子商務(wù)平臺(tái)與ERP 系統(tǒng)計(jì)劃模塊的打通：充分利用電子商務(wù)平臺(tái)導(dǎo)出帶有技術(shù)規(guī)范ID 號(hào)的設(shè)備清冊(cè)，將電子商務(wù)平臺(tái)技術(shù)規(guī)范與ERP 系統(tǒng)掛物料相結(jié)合，避免手工填寫(xiě)技術(shù)規(guī)范和手工輸入ID 號(hào)，提高信息準(zhǔn)確度。3、電子商務(wù)平臺(tái)與ERP 系統(tǒng)合同模塊的打通：利用電子商務(wù)平臺(tái)中的合同履約專(zhuān)職信息，自動(dòng)關(guān)聯(lián)ERP 系統(tǒng)的采購(gòu)組（對(duì)應(yīng)合同履約專(zhuān)職），便于采購(gòu)訂單管理的跟蹤和溯源。

三、評(píng)估與改進(jìn)

（一）培訓(xùn)考核上崗機(jī)制。物資集約化信息系統(tǒng)建設(shè)初期，關(guān)鍵用戶(hù)和實(shí)施顧問(wèn)參加國(guó)網(wǎng)公司組織的關(guān)鍵用戶(hù)培訓(xùn)和用戶(hù)測(cè)試。隨著集約化信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能的陸續(xù)上線(xiàn)，在上線(xiàn)前期，物資部組建了以關(guān)鍵用戶(hù)和實(shí)施顧問(wèn)組成的培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，關(guān)鍵用戶(hù)主要負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)條線(xiàn)的宣貫培訓(xùn)、業(yè)務(wù)支持；實(shí)施顧問(wèn)主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)操作培訓(xùn)。

（二）實(shí)用化考核機(jī)制：根據(jù)物資集約化信息系統(tǒng)的應(yīng)用情況，逐步完善了相關(guān)管理流程，并下發(fā)了系統(tǒng)使用的配套管理制度。逐步建立起系統(tǒng)應(yīng)用情況的通報(bào)機(jī)制，將各單位使用情況納入公司信息系統(tǒng)應(yīng)用情況報(bào)告及物資信息系統(tǒng)實(shí)用化考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，不斷推進(jìn)系統(tǒng)的規(guī)范、高效使用，利用信息化手段實(shí)現(xiàn)“流程統(tǒng)一、操作公開(kāi)、過(guò)程受控、全程在案、永久追溯”。

四、啟示與建議

（一）由ERP 系統(tǒng)、電子商務(wù)平臺(tái)、物資主數(shù)據(jù)平臺(tái)以及物資輔助決策系統(tǒng)構(gòu)成的物資集約化管理信息系統(tǒng)在電力生產(chǎn)系統(tǒng)同樣可以借鑒和采用。其中ERP 系統(tǒng)與電子商務(wù)平臺(tái)互為補(bǔ)充、互為交互、緊密集成，共同作為物資管理的兩大業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)。ERP 主要實(shí)現(xiàn)物資需求計(jì)劃、訂單執(zhí)行和庫(kù)存管理等功能，電子商務(wù)平臺(tái)重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)招標(biāo)與采購(gòu)管理（包括異地評(píng)審和遠(yuǎn)程監(jiān)控）、合同管理、供應(yīng)商關(guān)系管理與協(xié)同等功能。

（二）實(shí)施系統(tǒng)性管理需要嚴(yán)格的組織架構(gòu)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己藱C(jī)制，才能保證系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。這其中包括領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、組織團(tuán)隊(duì)的建立、跟蹤管理落實(shí)方案、充分溝通保障協(xié)作，同時(shí)應(yīng)考慮建立系統(tǒng)運(yùn)維組織，保障系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠有效清除。

（三）系統(tǒng)管理的理念較為先進(jìn)，需要的技術(shù)性硬件支持要求標(biāo)準(zhǔn)也很高，但不管怎樣高級(jí)的系統(tǒng)，其最終運(yùn)作都是“人”的因素，因此，衡量系統(tǒng)效率高低，不單要考慮設(shè)備的能力，還要考核人的能力。對(duì)于科學(xué)化的管理體系來(lái)說(shuō)，人的管理顯得至關(guān)重要。從這個(gè)意義上說(shuō)，必要的考核機(jī)制和崗位機(jī)制應(yīng)隨之建立起來(lái)，用制度約束人，用制度約束體系，以保證整個(gè)系統(tǒng)在理性的框架下順暢運(yùn)轉(zhuǎn)。

作者簡(jiǎn)介：曹正義，男，工程師，1971年8月15日出生，畢業(yè)于遼寧廣播電視大學(xué)工業(yè)與民用建筑專(zhuān)業(yè)，大專(zhuān)學(xué)歷，現(xiàn)工作于朝陽(yáng)正義電力工程有限公司董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理，從事電力方面的專(zhuān)業(yè)技術(shù)研究。