高校學(xué)院辦公室管理存在的問題及對策研究

摘 要：高校學(xué)院辦公室作為綜合管理機構(gòu)，在新形勢下將面臨諸多挑戰(zhàn)。文章從分析目前高校學(xué)院辦公室管理工作出現(xiàn)的制度缺失、職責(zé)目標不明確、管理考核體系不完善及不重視管理人員隊伍建設(shè)等問題發(fā)生的原因入手，提出了建立健全辦公室管理制度、采用目標管理方法管理學(xué)院辦公室工作及重視管理人員隊伍建設(shè)等解決措施，促進學(xué)院辦公室各項工作的順利進行。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)院辦公室；管理；問題與對策；

中圖分類號：R197.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-03-00-02

高校學(xué)院辦公室作為學(xué)院對外的窗口部門，是上傳下達、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的綜合管理機構(gòu)，主要承擔參與政務(wù)、管理事務(wù)、提供服務(wù)等職能。隨著高等教育制度改革不斷深入，高校學(xué)院管理工作所處的環(huán)境越來越復(fù)雜，面臨的挑戰(zhàn)也越來越多。如果學(xué)院辦公室的管理工作出現(xiàn)問題很可能導(dǎo)致學(xué)院的教學(xué)、科研工作運轉(zhuǎn)不順利。因此，如何提高高校學(xué)院辦公室工作效率，使其更好地服務(wù)于學(xué)院的教學(xué)和科研工作是高校管理者應(yīng)該注重的首要問題。

一、高校二級學(xué)院管理存在的問題

（一）缺乏健全的管理制度。高校學(xué)院辦公室管理工作繁多且較為復(fù)雜，有些是日常程序性工作，有些則是突發(fā)性事件，雖然每一項工作看起來都比較瑣碎，但每一項工作卻都有其重要意義。學(xué)院辦公室在面對這些紛繁復(fù)雜但又十分重要的工作時，經(jīng)常會出現(xiàn)職責(zé)不明、工作毫無章法、計劃性和針對性不強等現(xiàn)象。歸其原因，主要是因為缺乏健全的管理制度，沒有形成一套辦公室管理人員共同遵守的辦事流程，導(dǎo)致學(xué)院辦公室管理工作處于被動狀態(tài)，管理人員工作積極性不強，影響部門整體的工作效率。[1]

（二）目標不明確、職能不明晰。高校學(xué)院辦公室是一個綜合管理機構(gòu)，其主要職能就是為學(xué)生和教師提供各項服務(wù)，目標是配合學(xué)校機關(guān)職能部門順利完成學(xué)校的各項管理工作。目前一些高校學(xué)院辦公室出現(xiàn)辦事靠上級下達任務(wù)、工作靠行政命令指導(dǎo)、精神靠文件傳遞等官僚主義現(xiàn)象。造成這些不良現(xiàn)象的原因是高校學(xué)院辦公室對于自身工作職能不清楚、工作目標不明確，辦公室管理人員對自身工作職責(zé)和目標不明確[2]。辦公室的職能和目標不是一成不變的指標，隨著新問題的產(chǎn)生，職能和目標都會隨之發(fā)生改變。作為辦公室管理人員不能隨著環(huán)境改變而履行自身新職能、完成新目標的表現(xiàn)也說明高校辦公室存在目標不明確、職能不明晰的問題。

（三）管理人員隊伍建設(shè)存在問題。高校辦公室工作具有時效性強，工作要求高、壓力大等特點。為了滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的客觀要求，高校辦公室工作應(yīng)該做到高效率，一方面是辦事速度，另一方面是辦事質(zhì)量，只有在保證辦事質(zhì)量的前提下，提高辦事速度，才是真正的高效率。這就要求高校學(xué)院辦公室管理人員必須具備過硬的政治素質(zhì)、嫻熟地工作技能、踏實的工作作風(fēng)。然而，目前很多高校學(xué)院辦公室從業(yè)人員大多是機關(guān)單位干部，有些則是軍轉(zhuǎn)干部，或者是本科畢業(yè)后直接留校的畢業(yè)生，甚至還有一些高職稱人員家屬[3]，他們各自的年齡、經(jīng)歷、學(xué)歷不盡相同，大多數(shù)沒有經(jīng)過相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)，思想不統(tǒng)一，辦事水平參差不齊，這些都影響著學(xué)院辦公室的工作效率。

（四）管理工作考核評價體系不完善。雖然很多高校已經(jīng)開展對辦公室管理人員的績效考核工作，但受工作崗位的工作性質(zhì)所限，很多指標無法量化，客觀的增加了對辦公室管理人員的考核難度，最終使得多數(shù)高校學(xué)院辦公室績效考核都只能是流于形式，不能形成一套完善的工作考核評價體系。這必然導(dǎo)致“獎懲不分明”，“有工作就做、沒工作就歇”，“被動等待領(lǐng)導(dǎo)分派任務(wù)”等現(xiàn)象發(fā)生，無法調(diào)動工作人員的積極性，降低學(xué)院辦公室的工作效率。

二、做好高校學(xué)院管理工作的建議和措施

（一）建立健全管理制度并且嚴格執(zhí)行。首先，學(xué)院辦公室在開展各項工作時，必須遵循客觀規(guī)律，按照相應(yīng)的規(guī)章制度行文辦事。這就要求我們必須建立健全辦公室工作管理制度。一方面，對于日常程序性工作，需要學(xué)院辦公室制定一套合理高效的辦事流程，讓程序性工作更加規(guī)范化，執(zhí)行起來更加高效。另一方面，在面對突發(fā)性事件時，學(xué)院辦公室應(yīng)該有一個突發(fā)事件處理機制，以防事件突然發(fā)生無法應(yīng)對。這樣才能使辦公室工作有章可循，有規(guī)可依。其次，有了健全的管理制度并不代表就能做好學(xué)院辦公室管理工作。辦公室工作人員還應(yīng)該在日常管理工作中嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度，真正做到有章必循、有規(guī)必依。最后，健全的制度需要有配套的監(jiān)督機制相配合，兩者共同運行才能保證學(xué)院辦公室工作健康良好的運行。學(xué)院辦公室應(yīng)該對各項工作進行不定期常態(tài)化自查，按季度召開總結(jié)性會議，針對發(fā)生的違反規(guī)章制度的現(xiàn)象提出整改措施，促使管理人員自覺遵守各項制度，做好本職工作。

（二）明確學(xué)院辦公室職能，采用目標管理方法。高校學(xué)院辦公室是基層的行政辦公組織，隨著高等教育規(guī)模不斷擴大，辦公室的工作也日趨復(fù)雜。為了更好的促進學(xué)校科研和教學(xué)事業(yè)的發(fā)展，學(xué)院辦公室應(yīng)該明確自身職能，為提高管理水平和增強辦學(xué)質(zhì)量打下堅實的基礎(chǔ)。高校學(xué)院辦公室主要有執(zhí)行職能、協(xié)調(diào)職能和服務(wù)職能，三者看似獨立，但彼此間又有著緊密的聯(lián)系，在現(xiàn)實工作中需要管理人員將各個職能有機的結(jié)合起來，這樣才能更高效地完成各項工作。

明確學(xué)院辦公室各項職能后，需要配以科學(xué)的管理方法，才能夠使各項職能更加完美的履行。學(xué)院辦公室可以采用目標管理方法，對部門工作進行統(tǒng)籌管理。在學(xué)校宏觀政策的指導(dǎo)下，由學(xué)院辦公室指定更具體、更切合實際、更符合部門需要的目標要求。目標指定過程需要學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室管理人員共同參與，指定的目標要明確，管理要注重平時的目標反饋。通過建立學(xué)院內(nèi)部的目標管理制度，把個人目標和組織目標結(jié)合起來，既能充分發(fā)揮管理人員的主觀能動性，又能保證辦公室工作目標的順利完成。[4]

（三）加強管理人員隊伍建設(shè)。由于高校辦公室工作任務(wù)日趨復(fù)雜，對辦公室管理人員的要求也越來越高，高校應(yīng)該重視辦公室管理人員隊伍的建設(shè)工作。

1、加強學(xué)院辦公室管理人員引進力度，吸引有能力的年輕管理人員，不斷為辦公室補充新鮮血液，這樣既可以提高辦事效率也可以調(diào)整辦公室管理團隊的年齡結(jié)構(gòu)，使其保持活力。

2、加強對辦公室管理人員的思想教育和職業(yè)技能培訓(xùn)，使每一位管理人員具備過硬的政治素質(zhì)和專業(yè)的工作技能。

3、為辦公室從業(yè)人員提供良好的晉升空間，是每一位工作人員都良好的職業(yè)發(fā)展目標，進而促進他們發(fā)揮主觀能動性，做好本崗位工作。[5]

（四）完善管理工作考核體系。目前高校對辦公室管理人員的年度考核基本是流于形式，沒有做到定量定性的嚴格考核，沒有形成科學(xué)的考核體系，因此無法達到考核目的。學(xué)校人事部門應(yīng)該重視對管理人員的工作考核，建立合理完善的考核體系，形成有效的約束和激勵機制，促進學(xué)院辦公室工作人員以目標為導(dǎo)向，認真履行其崗位職責(zé)，最終配合學(xué)校各機關(guān)部門順利完成學(xué)院的教學(xué)科研工作。[6]

三、結(jié)語

近年來，高校進入高速發(fā)展階段，在新形勢下高校學(xué)院辦公室工作也面臨各種挑戰(zhàn)。各高校應(yīng)該重視學(xué)院辦公室管理工作，積極調(diào)整管理觀念，建立健全管理制度，重新明確辦公室職能，建立起一支思想統(tǒng)一、業(yè)務(wù)能力強、團結(jié)進取的辦公室管理隊伍，以便應(yīng)對新時期即將面對的各項挑戰(zhàn)。

參考文獻：

[1]張雅君.新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展，2006（5）：33-34.

[2]尹明，鄭丹.當前高校辦公室管理面臨的問題與對策[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（12）：189.

[3]楊明.新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討[J].中國管理信息化，2014（4）：136-137.

[4]郭必裕.高校目標管理存在的問題及對策[J].黑龍江高教研究，2005（1）：55-57.

[5]劉媛媛陳小兵.高校院系辦公室管理工作中的問題與對策研究[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2009（13）：212.

[6]佟穎.高校院系辦公室工作存在的問題及對策[J].青年文學(xué)家，2013（12）：225-227.

作者簡介：張旭，男，實習(xí)研究員，主要研究方向為資產(chǎn)管理、高等教育管理。