科研事業(yè)單位檔案管理應(yīng)全面實(shí)行電子化應(yīng)用

當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，電子檔案的管理工作將成為單位檔案管理部門面對的一個(gè)重要課題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用檔案。檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫”，檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化是大勢所趨，實(shí)現(xiàn)檔案電子管理有著非常重要意義，它標(biāo)志著我國的檔案管理工作進(jìn)入到一個(gè)新的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。但是，據(jù)我的調(diào)查，電子檔案對于大部分的事業(yè)單位管理者來說知道重要性但實(shí)際使用并不多，有的單位管理者怕麻煩、有的單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視不支持，檔案管理仍使用原始的保存與查閱方式，占據(jù)大量的人力、時(shí)間和保存空間。為此，我將從電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)及可操作性上對科研事業(yè)單位檔案管理全面實(shí)行電子化應(yīng)用進(jìn)行闡述。

一、檔案管理電子化的優(yōu)點(diǎn)：

（一）加強(qiáng)電子化檔案管理，實(shí)現(xiàn)無紙化、有利于節(jié)省人力物力。在我們傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案資料大多是易破碎的紙質(zhì)檔案材質(zhì)，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)，信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題。計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力，大大提高了檔案管理的工作效率。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革，無紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的煩瑣手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。無紙化辦公的實(shí)現(xiàn)也更加要求檔案管理盡早實(shí)現(xiàn)電子化管理應(yīng)用。

（二）信息易于保管，檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化。檔案電子化與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。并且電子檔案它最大的優(yōu)點(diǎn)是存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所以，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾，特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，有利于影像長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。

（三）電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享，有利于提高服務(wù)質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書檔案及科技成果檔案像古董一樣閑置和保存著。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資源的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，為此用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選，而電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，檔案查找及利用更加便捷。并且由于可進(jìn)行電子傳輸，資源共享，提高了單位或部門之間的了解，增強(qiáng)和加大了業(yè)務(wù)聯(lián)系。同時(shí)為了更好的加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提供高質(zhì)量的服務(wù)，也就更加要求我們檔案管理者必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，從而大大提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

（四）提高了檔案傳輸?shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不免會(huì)出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞費(fèi)用極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

（五）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷π畔⒈４娴亩鄻有裕湍軡M足和解決使用者多樣化需求。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

二、條件成熟

（一）科研事業(yè)單位服務(wù)對象平臺(tái)較高?？蒲惺聵I(yè)單位對內(nèi)對外大多服務(wù)于省、市領(lǐng)導(dǎo)、各廳、局級機(jī)關(guān)、大型企事業(yè)單位、大專院校等，這些單位電腦使用與普及程度高，基本上都實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，能夠很好的實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)交流與知識對接。對于檔案電子化信息的操作使用和認(rèn)可程度上都能很快適應(yīng)并加以利用。

（二）人員文化素質(zhì)較高。在科研事業(yè)單位員工的文化水平大多是受過高等教育的人員，了解新知識、運(yùn)用新科技掌握由紙質(zhì)檔案管理向電子化的檔案操作過度，對于現(xiàn)在的科技人員在能夠非常熟練使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行自動(dòng)化辦公流程的使用者來說是個(gè)不難的問題。檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化后對他們平時(shí)工作中在同等的時(shí)間能查找更多的資料，也能了解更多最新知識和內(nèi)容，更加便捷和利于他們學(xué)習(xí)和增加知識面。

（三）設(shè)備條件具備。電腦普及程度很高，在科研事業(yè)單位除計(jì)算機(jī)電腦普及外、影像設(shè)備、攝像機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)以及DVD、硬盤、光盤等設(shè)備都比較齊全、而且工作人員基本都會(huì)操作。這些對實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理是必備的條件，如何加以很好的利用就是我們電子化檔案管理者所努力的方向。

三、結(jié)語

總之，每個(gè)新技術(shù)的出現(xiàn)都有它很好的優(yōu)點(diǎn)同時(shí)也存在不足，只要我們能加以防患正確接受新技術(shù)，就能給我們的工作帶來很大的方便和推動(dòng)。由于使用電子檔案的優(yōu)勢和在科研事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理全面電子化具備著非常成熟的條件，特別是讓沉睡的檔案知識被人們加以使用和學(xué)習(xí)是我的方向。希望檔案管理電子化在科研事業(yè)單位全面實(shí)現(xiàn)的這一天早日來到。

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[3]冼漢聰. 文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].商情（教育經(jīng)濟(jì)研

作者簡介：王潔（1963-），山西沁縣人，成都市科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所工作 ，研究方向：科技管理.