公文管理系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀探討

【摘 要】隨著計算機硬件、局域網(wǎng)設(shè)施的普及以及用戶計算機水平的不斷提高，公文管理系統(tǒng)已經(jīng)普及到政府機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)等單位，并且衍生出電子公文、電子簽章等相關(guān)新定義。但是隨著公文管理系統(tǒng)的遍地開花，公文管理系統(tǒng)的定義變得越來越模糊，本文根據(jù)公文管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀，進行簡單的探討。

【關(guān)鍵詞】公文；管理系統(tǒng)；現(xiàn)狀探討

一、公文管理系統(tǒng)的必要性

所謂公文，主要指軍隊、政府、單位等部門用于請示報告、下達命令的重要一部分。傳統(tǒng)的公文歸檔工作，以紙質(zhì)、手工操作為主，如果公文數(shù)目較多，可能造成查找與使用工作的效率降低。如果用戶不能報出公文具體的標題、年份等，基于模糊的公文查詢，基本無法實現(xiàn)。另外，由于紙質(zhì)公文受到管理手段、維護手段等影響，需要大量的人力、物力支持。在信息化時代，計算機與局域網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，提高了公文管理的水平，大多數(shù)撰寫公文也通過電子版本完成，因此公文管理也應(yīng)以電子版為主。當前，計算機已經(jīng)成為辦公環(huán)境中不可或缺的工具之一，隨著各種政務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)的啟用，公文處理成為其中最重要的辦公環(huán)節(jié)之一。區(qū)別于政府與事業(yè)單位，公文系統(tǒng)在大型國企特別是央企中，更加強調(diào)精細化管理。但是在企業(yè)快速增長的同時，信息化的需求非常迫切，因此各下屬單位均急于建立自己的辦公系統(tǒng)，使得企業(yè)內(nèi)無法形成統(tǒng)一標準的信息系統(tǒng)，無法實現(xiàn)總部與二級單位間的公文共享流通，公文的流轉(zhuǎn)與流通反而滯后于其他辦公信息系統(tǒng)的建設(shè)。因此，有必建設(shè)企業(yè)內(nèi)部的公文管理系統(tǒng)，實現(xiàn)集團內(nèi)的公文標準化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化。

二、公文管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)狀分析

近年來隨著各單位工作任務(wù)的加強，對“下情上達、上情下達”的及時性、準確性提出了更多要求。為了確保各種公文的順利傳輸，同時提高信息保密性、準確性，降低管理成本、提高管理水平，現(xiàn)代化公文管理系統(tǒng)應(yīng)運而生。通過構(gòu)建電子公文管理系統(tǒng)，利用計算機與網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)公文傳輸，極大降低工作人員的勞動強度，提高公文發(fā)放與傳閱速度，降低紙質(zhì)文件成本問題，確保各部門、各項工作的順利開展，實現(xiàn)工作流程的制度化、規(guī)范化。公文管理系統(tǒng)的首要工作是服務(wù)于政務(wù)事業(yè)單位的電子政務(wù)工作，但是隨著信息化的普及以及國家對信息化產(chǎn)業(yè)的支持，同時企業(yè)為提高內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)效率，執(zhí)行國家公文標準與規(guī)范，國有企業(yè)也開始建設(shè)自己的公文管理系統(tǒng)。外資企業(yè)與私營企業(yè)由于只在與政府機關(guān)單位互通文件時才需要編制公文，因此一般情況下只需通過郵件或辦公系統(tǒng)進行編制與審批即可滿足要求。從技術(shù)而言，為保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性，公文管理系統(tǒng)大都采用主流的軟件技術(shù)，如J2EE、DOMINO、.NET等，數(shù)據(jù)庫采用MYSQL、SQL Server、Oracle等，主要功能為公文在線編輯、公文處理流轉(zhuǎn)、公文傳閱、公文查詢檢索等。而由于各個企業(yè)對公文管理系統(tǒng)的定義不同，因此有些企業(yè)將公文管理系統(tǒng)作為重點系統(tǒng)進行建設(shè)，有些企業(yè)只將公文管理納入到協(xié)同辦公系統(tǒng)中的一部分，只作為協(xié)同辦公系統(tǒng)的一個功能模塊。

（二）面臨問題

隨著公文管理系統(tǒng)的不斷完善，同時需要考慮以下問題。

1、技術(shù)平臺選型。目前各企業(yè)中除公文管理系統(tǒng)外，還有協(xié)同辦公系統(tǒng)、檔案管理系、知識管理系統(tǒng)等多套系統(tǒng)，各系統(tǒng)間經(jīng)常有互通互聯(lián)的各種關(guān)系，因此公文管理系統(tǒng)的技術(shù)選型應(yīng)盡量與其他系統(tǒng)相吻合，從而減少技術(shù)實現(xiàn)難度，減少重復(fù)投資。

2、保密安全性。保密性與安全性是所有信息系統(tǒng)的重要一環(huán)，國家已出臺相關(guān)規(guī)定要求涉密文件不上網(wǎng)，因此公文系統(tǒng)只能對普通公文以及企密級文件進行處理，對于涉密文件一律走線下流程。部分企業(yè)為增加保密性與安全性，利用第三方工具對文件進行加密，保證文件只可在本地計算機上進行查閱，無法進行拷貝傳閱，加強保密性的同時嚴重影響操作的便捷性。

3、電子簽章可行性。一般地方政府機關(guān)使用電子簽章進行機關(guān)內(nèi)部的行文以及網(wǎng)上公文的發(fā)布，或打印下發(fā)至下級機關(guān)，只需從行政政令上證明其電子簽章的合法行。但是對于企業(yè)而言，公章代表企業(yè)的最終決議，具有嚴格的規(guī)定及法律效力，因此企業(yè)在使用電子簽章時，除需考慮其在網(wǎng)上的合法性，同時需考慮上級管理機構(gòu)、地方政府、下屬單位或合作機構(gòu)對其電子簽章的有效認證，否則電子簽章將會給企業(yè)帶來重大的法律隱患。

4、文檔一體化需求。目前大部分企業(yè)將公文管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)劃分為兩個系統(tǒng)，但是這種方式使得文件周期被人為地割裂。所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理，目前比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆的四階段劃分法，將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。而文檔一體化的需求即是將公文管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有機結(jié)合起來，實現(xiàn)公文起草到檔案歸檔保存的全生命周期。

三、實施建議

為實現(xiàn)公文管理系統(tǒng)的有效實施，在系統(tǒng)的建設(shè)中應(yīng)當充分考慮以下幾點：（一）從技術(shù)上與原有的系統(tǒng)保持一致性，不管作為某一功能模塊還是獨立的應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)以有效降低技術(shù)難度為前提；（二）架構(gòu)設(shè)計上應(yīng)同時考慮協(xié)同辦公、檔案管理等與之相關(guān)系統(tǒng)的集成；（三）為系統(tǒng)上線運行建立相關(guān)的流程規(guī)范與管理規(guī)范，從政策上給予系統(tǒng)操作支持。

四、小結(jié)

總之，公文管理系統(tǒng)將不斷發(fā)展與完善。一方面隨著國家政策與法規(guī)的不斷更新，系統(tǒng)也需隨之進行調(diào)整，另一方面隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，系統(tǒng)的功能將會更加強大，為政府、事業(yè)單位、企業(yè)的高質(zhì)、高效辦公提供更有力的支持。

參考文獻：

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[2]周春.基于j2ee的動態(tài)工作流管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用[d].沈陽理工大學(xué)：計算機軟件與理論，2009

作者簡介：楊寶生，男，1983.11廣東普寧，大學(xué)本科，畢業(yè)院校：深圳大學(xué)，職稱：工程師，從事軟件架構(gòu)、系統(tǒng)集成，工作單位：中海油信息科技有限公司。