醫(yī)療設(shè)備檔案管理分析

摘要：當(dāng)今的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展引起大型醫(yī)療設(shè)備的更新升級。大型醫(yī)療設(shè)備的現(xiàn)代化程度已經(jīng)成為衡量醫(yī)院快速發(fā)展水平的重要標(biāo)志，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理的一項重要的組成部分，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，管理水平的好壞，直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量，技術(shù)水平和醫(yī)療效益，所以加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理是醫(yī)院管理的一項重要工作。本文從醫(yī)療設(shè)備檔案管理，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意義和如何做醫(yī)療設(shè)備檔案管理三個方面作一闡述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院設(shè)備；文件管理；內(nèi)容；方法；意義

建立和完善醫(yī)療設(shè)備檔案的最終目的是為了更好地為臨床服務(wù)。醫(yī)療設(shè)備先進(jìn)是醫(yī)院保證臨床，教學(xué)，科研，護(hù)理，藥物等的重要手段，醫(yī)院必須有能夠滿足先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備的功能性業(yè)務(wù)的需求，醫(yī)院應(yīng)堅持醫(yī)療設(shè)備的集中統(tǒng)一管理的原則，反映適用于改造處置項目的全過程的全面設(shè)備管理和設(shè)備，保證了設(shè)備檔案準(zhǔn)確，完整的系統(tǒng)和安全性。本文從醫(yī)療設(shè)備檔案管理，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意義和如何做醫(yī)療設(shè)備檔案管理3個方面，略作陳述。

1醫(yī)療設(shè)備檔案的基本內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備檔案是指在立項申購項目，驗收，運(yùn)行，管理，維護(hù)，所有的活動，如文字，圖畫，照片等各種具有保存價值載體的參考材料。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的基本內(nèi)容[1]有以下3個方面。

1.1建立并不斷完善管理組織 成立由主管副院長直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備檔案管理小組，實行醫(yī)院、科室、操作人員3級管理網(wǎng)絡(luò)。設(shè)備部門應(yīng)當(dāng)確定負(fù)責(zé)人的設(shè)備檔案工作，兼職檔案員，并配備明確的目標(biāo)和工作的管理責(zé)任，負(fù)責(zé)設(shè)備的文件材料的收集，積累，整理，存檔和備案工作交接。醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作應(yīng)作為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，加強(qiáng)管理。醫(yī)療設(shè)備檔案的基本內(nèi)容一般包括購買設(shè)備檔案，并形成了設(shè)備運(yùn)行中形成的兩部分檔案的過程。

1.2設(shè)備置購過程中形成的檔案

1.2.1設(shè)備的相關(guān)文件 申購單，顯示表（記錄），購銷合同，協(xié)議，發(fā)票復(fù)印件（保存原來的財務(wù)文件） ，裝箱單，運(yùn)輸單據(jù)，安裝，調(diào)試，驗收報告，設(shè)備運(yùn)行的程序，全套隨機(jī)技術(shù)資料等。

1.2.2有關(guān)記錄購買記錄設(shè)備 邀請談判，投標(biāo)書，協(xié)議，合同，價格，產(chǎn)品性能，技術(shù)參數(shù)，售后服務(wù)，聯(lián)系信息，日期和交貨地點，付款公開招標(biāo)條款，違約的責(zé)任，等等。按發(fā)票，機(jī)械和電子設(shè)備，提單，商檢證，檢驗檢疫證，隨機(jī)所有技術(shù)資料，儀器設(shè)備安裝驗收報告等進(jìn)口證書通過相關(guān)證書復(fù)印件購買。

1.2.3通過外貿(mào)進(jìn)口的設(shè)備，還應(yīng)包括設(shè)備進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、報關(guān)單、質(zhì)量保證書、發(fā)票、疫檢報告等。

1.3設(shè)備運(yùn)行過程中形成的檔案 在形成檔案，包括拆包，安裝及調(diào)試記錄，檢驗記錄，檢驗報告，維修記錄，動態(tài)性能良好記錄，醫(yī)療設(shè)備拆解報廢處理的情況下，經(jīng)濟(jì)效益分析和成本會計報告，使用和管的工藝設(shè)備操作測量測試記錄，使用率和完好率統(tǒng)計分析。醫(yī)療設(shè)備計量檢定證書和合格證等應(yīng)注意動態(tài)更新文件內(nèi)容，將設(shè)備運(yùn)行過程中形成的檔案及時加入，檔案文件目錄中的內(nèi)容及時更新。

2醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意義[2]

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是好還是壞，直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量，技術(shù)水平，管理水平的醫(yī)院評審工作的指標(biāo)之一，是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和必要的發(fā)展工作之一。因此，在醫(yī)院醫(yī)療管理建立醫(yī)療設(shè)備檔案和管理具有重要意義。

2.1全面的檔案管理是采購醫(yī)療設(shè)備的基礎(chǔ)。可以為臨床更好服務(wù)，并為決策者提供相關(guān)依據(jù)。及時正確選購醫(yī)療設(shè)備不僅有利于患者病情的有效治療，同時避免了購買設(shè)備的盲目性，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

2.2醫(yī)療設(shè)備檔案管理是了解設(shè)備運(yùn)行狀況和效益分析的依據(jù)為基礎(chǔ)，了解設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，有利于醫(yī)院決策者的分析往往能學(xué)會去醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的技術(shù)檔次的產(chǎn)品性能，技術(shù)參數(shù)和運(yùn)行狀態(tài)，通過成本的設(shè)備在成本會計，和選擇到設(shè)備配置的診斷，治療和輔助類數(shù)目及類別。

2.3正確使用檔案管理流程，使相關(guān)文件發(fā)揮應(yīng)有的作用，使管理者以減少錯誤，更好的心態(tài)，并有很好的醫(yī)療設(shè)備。提高醫(yī)療設(shè)備的有效利用率，節(jié)省資金和減少閑置，降低醫(yī)療設(shè)備的故障概率和低的狀態(tài)，必須建立和完善醫(yī)療設(shè)備檔案，并通過科學(xué)有效的管理支持。這是一項重要的基礎(chǔ)工作，管理工作的好壞，對使用設(shè)備和醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益有直接影響。

3如何做醫(yī)療設(shè)備的檔案管理[3]

3.1建立健全的醫(yī)療設(shè)備管理體制 建立和完善醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)是完善的醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)設(shè)備檔案管理工作的前提。為了行使設(shè)備檔案管理，醫(yī)院將安排成立了相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，依照有關(guān)法律，法規(guī)，建立適合本單位檔案管理目標(biāo)，管理程序等。設(shè)備檔案管理，認(rèn)真落實規(guī)則而在做法上有明確的責(zé)任分工，互相銜接。設(shè)備采購流程和設(shè)備運(yùn)行的文件集合，在及時整理的過程，以確保信息的準(zhǔn)確性，完整性，系統(tǒng)性，又具有完善的設(shè)備檔案保持秘密。管理人事變動提交過戶登記手續(xù)，以確保做到手續(xù)完備，文件傳輸前和比賽后。貯存時進(jìn)行全面檔案檢查，定期對破損歸檔的資料應(yīng)及時進(jìn)行修理，并確保該文件保存的最佳狀態(tài)，為未來醫(yī)院在醫(yī)療，科研和教學(xué)中打下了良好的基礎(chǔ)。

3.2加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備管理的質(zhì)量和責(zé)任管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心，提高醫(yī)療設(shè)備檔案的級別起著至關(guān)重要的作用。檔案管理的宣傳教育，鼓勵他們充分發(fā)揮設(shè)備檔案的重要性，促使他們積極主動的心態(tài)，不斷收集信息，探索新的管理方法，促進(jìn)了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的規(guī)范化。不斷提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，為檔案管理質(zhì)量的提高和繼續(xù)教育正式納入計劃和要求，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，知識更新，學(xué)習(xí)新方法，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，并具備一定的計算機(jī)實際運(yùn)營能力。要充分發(fā)揮檔案的價值，促進(jìn)，提高檔案管理水平，為醫(yī)院的發(fā)展各項工作提供高效，優(yōu)質(zhì)，快捷的服務(wù)。

3.3加快智能醫(yī)療設(shè)備檔案管理 現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理也應(yīng)跟上時代的步伐。更多信息和各種醫(yī)療設(shè)備檔案是一項繁重的任務(wù)，工作量大，要求工作人員再次仔細(xì)做精心收藏。在醫(yī)療設(shè)備檔案的收集方面的傳統(tǒng)方法具有效率低的缺點，不容易保存，也可能造成數(shù)據(jù)丟失，也有缺點，如不方便查找。為醫(yī)療設(shè)備檔案管理改革創(chuàng)造了機(jī)會。使用電腦設(shè)備檔案管理，采用相應(yīng)的智能管理系統(tǒng)，便于醫(yī)院管理者更完整、更準(zhǔn)確的進(jìn)入和搜查數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，不僅效率高，而且方便修改和保存。圖像數(shù)據(jù)，如核磁共振（MRI）是由復(fù)雜的和具體的圖像信息，其原有的和真正的應(yīng)該是不容置疑的。在MRI圖像數(shù)據(jù)，如數(shù)據(jù)庫管理，可以大大減少存儲倉庫，并方便檢索。計算機(jī)統(tǒng)計效率，使管理人員能掌握整個設(shè)備的運(yùn)行動態(tài)，及時報告，以提供醫(yī)院管理的科學(xué)分析，提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)對設(shè)備的使用，維護(hù)支持，提供醫(yī)療設(shè)備效率分析，它提供了強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)對設(shè)備的科學(xué)管理。這是現(xiàn)代檔案管理的趨勢，值得探討。

總之，醫(yī)院設(shè)備文件是在醫(yī)院檔案的目標(biāo)系統(tǒng)的主要類別之一，檔案管理人員應(yīng)努力保證設(shè)備文件內(nèi)在質(zhì)量的穩(wěn)定性防止檔案部門和個人隨機(jī)短線操作。要主動，積極，周到的服務(wù)，確保有效證件齊全，充分發(fā)揮檔案在設(shè)備管理工作的重要性，充分發(fā)了各種技能的醫(yī)院設(shè)備，促進(jìn)了醫(yī)院的發(fā)展。為了更好地為醫(yī)療設(shè)備的功能充分發(fā)揮，提高醫(yī)療設(shè)備和服務(wù)的使用效益。

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編輯/肖慧