淺談企業(yè)檔案管理工作中的幾點體會

[摘 要]在企業(yè)的日常運營過程中，關(guān)于檔案的管理是其不可分割的一部分，所以我們說檔案管理是企業(yè)日常管理的一項很重要的基礎(chǔ)工作，同時它也是企業(yè)進行經(jīng)營和生產(chǎn)管理的不可缺少的組成部分。因此，實施企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)運營；檔案管理；主要問題

我們平常所說的企業(yè)內(nèi)部的檔案不僅是指單純的文書檔案，還有設(shè)備檔案、科研成果等很多方面的檔案。而隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我們國家的民營企業(yè)的檔案管理也要隨著科技與社會的不斷發(fā)展而發(fā)展，因此，企業(yè)內(nèi)部只有采用一些現(xiàn)代化的手段才能夠提高檔案管理的能力，以便更好的為企業(yè)的向前發(fā)展服務(wù)。

一、企業(yè)檔案管理工作的作用簡述

1.全面提高企業(yè)的經(jīng)濟效益

企業(yè)在正常的檔案管理工作時，一般是對企業(yè)的設(shè)施建一個數(shù)據(jù)庫，這個數(shù)據(jù)庫是方便我們對設(shè)備數(shù)量、廠商登記等數(shù)據(jù)管理的統(tǒng)一化，特別是對設(shè)備的參數(shù)、技術(shù)操作規(guī)程等，還有就是會企業(yè)里的科研技術(shù)數(shù)據(jù)以及研究成果等的檔案形成統(tǒng)一管理。這樣做就為企業(yè)的正常運營，提供一個準(zhǔn)確的技術(shù)和硬件支持。

2.改革職工的日常生產(chǎn)理念

企業(yè)實施檔案管理除了上述的一個好處外，還有一個好處就是能影響員工的生產(chǎn)理念。因為企業(yè)在實施對檔案的規(guī)范管理后，這就為員工提供了一個尋找最新生產(chǎn)理念的渠道，企業(yè)通過對生產(chǎn)設(shè)備以及科研設(shè)施的檔案管理，設(shè)立定人、定點、定量的生產(chǎn)設(shè)備檢查制度，這樣做就會改變員工的日常生產(chǎn)理念，開始慢慢形成一種自主維修、全面進步的全新理念。

二、目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題分析

1.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部在檔案管理方面最突出的問題就是檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力一直停滯，處理信息的能力不夠強，比如說，對設(shè)備和一些科研設(shè)施的文獻檔案、信息化管理等意識嚴重缺乏，更甚者還有的檔案管理人員不去學(xué)習(xí)和接受一些新的知識和理念，以消極的態(tài)度對待檔案管理，這些都是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理員存在的問題和不足。

2.員工運用檔案管理的能力不足

我們上述說到的設(shè)立生產(chǎn)設(shè)備的檔案不是企業(yè)的初衷，企業(yè)就是為了能夠給平時的生產(chǎn)提供一個依據(jù)，這個消除了建立的盲目性，也就提高了企業(yè)生產(chǎn)的效益。而在現(xiàn)實的工作中，員工應(yīng)用檔案管理的能力有欠缺，這就會導(dǎo)致很多的檔案管理工作無法做到位，也就會給企業(yè)的正常生產(chǎn)帶來阻擾。比如說，當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時如果我們?nèi)鄙龠@些生產(chǎn)設(shè)備的檔案資料，那么就會使得企業(yè)生產(chǎn)出現(xiàn)麻煩，所以，要強化對檔案管理的細節(jié)工作，將檔案管理工作做細、做實。

3.企業(yè)應(yīng)用多媒體技術(shù)的能力明顯不足

在企業(yè)檔案管理工作中，我們可以利用先進的計算機技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立一些多媒體的檔案管理室、視聽閱覽室等，為讀者提供便利?？墒瞧髽I(yè)在實際生產(chǎn)中，情況卻是有很多問題，尤其是在在多媒體的應(yīng)用上，企業(yè)大都存在認識不到位、經(jīng)費不足、缺乏良好查閱習(xí)慣等問題，給建設(shè)現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理模式帶來麻煩，所以，企業(yè)要加強多媒體的應(yīng)用效果，體現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)手段的整體效能。

三、企業(yè)檔案管理工作新型模式的探索

1.構(gòu)建一個新型的檔案管理平臺

企業(yè)應(yīng)該把實施檔案管理當(dāng)做日常生產(chǎn)效益的組成部分，特別是對企業(yè)經(jīng)濟效益起提升作用的設(shè)備檔案、科研資料檔案建一個規(guī)范的管理機制，變革檔案管理理念，讓科技和檔案管理有效地結(jié)合在一起。企業(yè)還要進一步提高設(shè)備人員的素質(zhì)，制定一個標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)范，其中包含設(shè)備操作、維護規(guī)范。這個標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)范既要符合設(shè)備的狀況又要符合員工的水平和勞動強度，要把操作、保養(yǎng)、安全和故障的處理結(jié)合起來，建立現(xiàn)場作業(yè)規(guī)范和維修作業(yè)規(guī)范。

2.提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平

企業(yè)在做到上述條件的同時，還要提升檔案管理工作人員的基本業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員能夠整理一些雜亂無章的資料，給他們建立一個有序的目錄，從而可以形成井井有條的檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)代科技技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用，檔案管理工作人員如果不具備一定的計算機技術(shù)知識，就導(dǎo)致他們將無法滿足日益進步的管理腳步，檔案管理人員在積極探求業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，還要能夠主動鉆研，不斷進取，孜孜以求，不斷進取，爭取為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)而高效地服務(wù)。

3.建立一定的網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)管理模式

企業(yè)對檔案的管理要從科學(xué)技術(shù)的角度出發(fā)，特別是對檔案資料的條目檢索、檔案知識導(dǎo)航等，企業(yè)可以通過互聯(lián)網(wǎng)的方式讓企業(yè)檔案管理達到一個最好的境界，我們還可以把計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用于檔案管理服務(wù)之中，提供更多方便快捷的智能化服務(wù)。這樣就會擴大檔案管理中各類資源的共享范圍，將這三種技術(shù)結(jié)合起來，使企業(yè)檔案管理的各項活動環(huán)環(huán)相扣，形成一個統(tǒng)一的整體，以便獲得更大的效益。

四、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)只有對檔案管理工作實施規(guī)范化操作，并且還要運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，從制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、理念創(chuàng)新三個同時方面出發(fā)，并且還要結(jié)合企業(yè)在檔案管理方面的實際情況，特別是企業(yè)在設(shè)備、科研資料等方面的檔案管理，只有做好這些才能真正的提高企業(yè)的經(jīng)濟和社會效益，所以，我們還會對這個話題進行進一步研究。

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作者簡介：金銀珠（1979.11-），女，朝鮮族，助理館員，大學(xué)