淺析新建高職院校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

陳雪梅

摘 ? ?要： 在新建的高職院校中，教學(xué)秘書作為學(xué)校最基層的教學(xué)管理人員，是教學(xué)管理制度的直接執(zhí)行者。教學(xué)秘書是學(xué)校教務(wù)部門、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的溝通橋梁，對(duì)于學(xué)校的上令下傳和下情上達(dá)起著十分重要的樞紐作用。高職院校的秘書團(tuán)隊(duì)是教學(xué)管理鏈中的重要組成部分，直接關(guān)系到學(xué)校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量。本文以東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，從分析教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的必要性入手，針對(duì)學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)中存在的問題提出改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞： 高職院校 ? ?教學(xué)秘書 ? ?隊(duì)伍建設(shè) ? ?東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高職院校是以培養(yǎng)專業(yè)應(yīng)用型技術(shù)人才為目標(biāo)的高等教育，其創(chuàng)辦能有效地將我國(guó)的人口壓力轉(zhuǎn)化為人才資源，符合我國(guó)人才強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略目的。新建的高職院校由于創(chuàng)辦的時(shí)間短，學(xué)校的相關(guān)制度還不完善，尤其是在教學(xué)管理制度方面存在很大的漏洞，教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)問題尤為突出。教學(xué)秘書在高職院校的發(fā)展中具有重要的作用，教學(xué)秘書工作水平的高低直接關(guān)系到教學(xué)管理質(zhì)量，影響到高職院校的發(fā)展。因此，教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)十分重要。

一、教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的重要性

1.實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦學(xué)目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)要求

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，2013年全國(guó)有高等職業(yè)教育院校1646所，廣東省有高職院校103所，規(guī)模居全國(guó)第四位。在高職院校林立的廣東省，要實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，必須加強(qiáng)對(duì)教學(xué)的管理，而教學(xué)秘書在教學(xué)管理中起著不可替代的作用，所以加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)是提高教學(xué)管理水平的需要，也是將東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦成具有東莞特色的可持續(xù)發(fā)展的全國(guó)一流現(xiàn)代化職業(yè)技術(shù)學(xué)院的需要。

2.適應(yīng)激烈競(jìng)爭(zhēng)的必然選擇

近年來，珠三角地區(qū)的各大高職院校以更加強(qiáng)勁的勢(shì)頭迅速發(fā)展，而生源日益減少及產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的同質(zhì)化等因素使各大高職院校之間的競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈。作為新建的東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院具有創(chuàng)辦時(shí)間短、辦學(xué)特色還不明顯的特點(diǎn)，發(fā)展形勢(shì)不容樂觀。所以，為了適應(yīng)嚴(yán)峻激烈的競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)，學(xué)院必須通過加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)加強(qiáng)教職工隊(duì)伍建設(shè)，從而增強(qiáng)整體實(shí)力。

3.提高教學(xué)質(zhì)量的必然要求

近年來，高職院校的超常規(guī)發(fā)展，使全國(guó)的各大高職院校普遍出現(xiàn)失衡的狀態(tài)。為了尋找一條適合東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院的發(fā)展道路，使其在今后的發(fā)展中立于不敗之地，工作重點(diǎn)必須放在提高教學(xué)質(zhì)量上。因?yàn)橹挥性谧非笠?guī)模擴(kuò)大的同時(shí)提高教學(xué)質(zhì)量，才能真正實(shí)現(xiàn)規(guī)模與效益的相統(tǒng)一。

二、東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題

東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院自2009年創(chuàng)辦以來，設(shè)立了機(jī)電工程系、電子工程系、計(jì)算機(jī)工程系、管理科學(xué)系、物流工程系、財(cái)經(jīng)系、媒體傳播系、藝術(shù)設(shè)計(jì)系、應(yīng)用外語(yǔ)系、體育系及思想政治理論教學(xué)部、公共教學(xué)部等系部，學(xué)校實(shí)行院系兩級(jí)管理制度。從2009年秋季開始招生，第一年招生人數(shù)就達(dá)2500多人，之后逐年擴(kuò)大招生規(guī)模，至2013年學(xué)院在校生已達(dá)萬名。學(xué)院每個(gè)系（部）無論規(guī)模大小，統(tǒng)一配備專職教學(xué)秘書一人，現(xiàn)有專職教學(xué)秘書12人。從總體上看，教學(xué)秘書的總量能夠得到基本的保證，但從細(xì)化角度說，教學(xué)秘書隊(duì)伍還存在一些問題。

1.教學(xué)秘書的缺崗

學(xué)院里各系（部）普遍存在教學(xué)秘書缺崗的現(xiàn)象。有的系學(xué)生有幾千名，但教學(xué)秘書的數(shù)量并沒有相應(yīng)的增加，教學(xué)秘書的數(shù)量滿足不了教學(xué)管理的需求，導(dǎo)致這些教學(xué)秘書整天忙碌于具體的教學(xué)管理事務(wù)，對(duì)教師與學(xué)生的管理有心無力。教學(xué)秘書的心理壓力大，產(chǎn)生對(duì)廣大師生的服務(wù)不到位的現(xiàn)象。繁重的工作使教學(xué)秘書產(chǎn)生厭倦，同時(shí)師生對(duì)教學(xué)管理時(shí)有埋怨。

2.秘書崗位的忽視

從東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教學(xué)管理實(shí)踐看，普遍把教學(xué)秘書與行政崗位相混淆，認(rèn)為教學(xué)秘書的工作不過是對(duì)教學(xué)事務(wù)工作的處理，每一個(gè)人都可以從事教學(xué)秘書的工作。這種看重教學(xué)而輕視管理的思想使得學(xué)院不同程度地忽視對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)。對(duì)教學(xué)秘書這個(gè)崗位要么由行政人員兼職，要么聘用臨時(shí)人員。這種對(duì)教學(xué)秘書的隨意配備，是造成高職院校教學(xué)管理工作落后的重要因素[1]。

3.相關(guān)制度的不完善

東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院的管理制度，對(duì)教師隊(duì)伍建設(shè)和輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)都做了明確的規(guī)定，唯獨(dú)對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)只字未提，使教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)缺乏有效的制度保障，嚴(yán)重影響教學(xué)管理的質(zhì)量和效率。另外，制度的不完善使教學(xué)秘書隊(duì)伍缺乏教學(xué)與科研的提升空間，缺乏高效的培訓(xùn)機(jī)制，教學(xué)秘書很少有外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)得不到提升，在工作中常常憑感覺、憑經(jīng)驗(yàn)做事，教學(xué)管理工作效率低下。

4.秘書隊(duì)伍素質(zhì)的不足

筆者對(duì)東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院的12位教學(xué)秘書相關(guān)調(diào)查顯示，整個(gè)教學(xué)秘書隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，從學(xué)歷方面看，具有碩士文憑的教學(xué)秘書少之又少，更別提博士，高學(xué)歷的教學(xué)秘書稀缺;其次，從知識(shí)結(jié)構(gòu)方面看，在教學(xué)秘書招聘時(shí)，沒有對(duì)專業(yè)進(jìn)行規(guī)定，不少教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)與現(xiàn)階段所在院系不對(duì)口，專業(yè)與工作要求不匹配，比如財(cái)經(jīng)系的教學(xué)秘書是學(xué)外語(yǔ)的，藝術(shù)系的教學(xué)秘書是學(xué)管理的等，導(dǎo)致文、理不相容情況的產(chǎn)生，給教學(xué)管理工作帶來困擾，增加難度;再次，從事教學(xué)秘書崗位的年限看，大部分教學(xué)秘書都是新招進(jìn)來的應(yīng)屆畢業(yè)生，甚至部分教學(xué)秘書是從行政部門調(diào)劑過來的，在崗年限偏短，工作經(jīng)驗(yàn)不足，而且教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動(dòng)性大，使得教學(xué)秘書的整體素質(zhì)相對(duì)較弱。最后，從職務(wù)職稱上看，教學(xué)秘書隊(duì)伍中有相當(dāng)部分人員只具備初級(jí)職稱，甚至個(gè)別人員沒有職稱。隊(duì)伍力量的薄弱必然削弱了教學(xué)管理的質(zhì)量，進(jìn)一步制約教學(xué)管理水平的提高。

三、東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的策略

1.合理設(shè)置教學(xué)秘書崗，減輕秘書壓力

在對(duì)東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)秘書的工作進(jìn)行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，教學(xué)秘書的日常工作量普遍高于行政人員，對(duì)教學(xué)秘書的心理產(chǎn)生一定的影響。為合理優(yōu)化教學(xué)秘書的工作，學(xué)院可適當(dāng)?shù)卦黾尤藛T的編制，為教學(xué)秘書減壓。比如，在人數(shù)眾多的院系可多備置教學(xué)秘書或者聘用兼職教學(xué)秘書來減輕現(xiàn)有秘書團(tuán)隊(duì)的壓力。只有科學(xué)合理地配備秘書崗位，才能真正實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理工作的高效運(yùn)行[2]。

2.建立完善的秘書隊(duì)伍制度，提高專業(yè)素養(yǎng)

教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中肩負(fù)著溝通與協(xié)調(diào)的重任，隨著高職院校的快速發(fā)展，對(duì)教學(xué)秘書的工作提出更高的要求。不僅要求其熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公軟件，更要求其具備從繁瑣的教學(xué)管理工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題的能力。要順利地完成教學(xué)秘書工作必須具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)，這就需要加強(qiáng)秘書隊(duì)伍制度建設(shè)。制定切實(shí)可行的培訓(xùn)機(jī)制，有計(jì)劃地對(duì)教學(xué)秘書的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)，幫助教學(xué)秘書更新知識(shí)、提升綜合能力，進(jìn)而提高教學(xué)秘書的專業(yè)素質(zhì)和教學(xué)管理質(zhì)量水平。

3.建立有效的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)秘書的工作積極性

從分析學(xué)院教學(xué)秘書的工作情況看，教學(xué)秘書的工作強(qiáng)度大，工作時(shí)間長(zhǎng)，而且在長(zhǎng)期的勞碌之后，卻沒有得到應(yīng)有的工資待遇、職稱評(píng)定、職務(wù)晉升等。這種巨大的反差導(dǎo)致教學(xué)秘書職業(yè)倦怠情緒非常嚴(yán)重，造成相當(dāng)一部分教學(xué)秘書心態(tài)失衡，認(rèn)為做教學(xué)秘書沒有前途，沒得發(fā)展，使之不能安心于教學(xué)秘書崗位工作，想方設(shè)法地離開，轉(zhuǎn)崗成專職輔導(dǎo)員或者專業(yè)教師。針對(duì)這種現(xiàn)狀，必須對(duì)教學(xué)秘書的崗位實(shí)行責(zé)任到人的制度，在明確教學(xué)秘書義務(wù)的同時(shí)也需要保障其權(quán)利，嚴(yán)格按照按崗取薪和按勞取薪相結(jié)合的獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行教學(xué)管理工作。對(duì)日常教學(xué)秘書管理工作進(jìn)行績(jī)效考核，對(duì)于成績(jī)顯著的教學(xué)秘書給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于態(tài)度不端正的教學(xué)秘書給予批評(píng)教育，真正做到獎(jiǎng)罰分明，使他們真正體會(huì)到教學(xué)秘書工作的重要性，從而提高工作質(zhì)量。

4.加強(qiáng)教學(xué)秘書之間的經(jīng)驗(yàn)交流，彌補(bǔ)自身的不足

教學(xué)秘書之間由于工作性質(zhì)相同，彼此之間更能明白工作中的酸甜苦辣，將他們聚集在一起進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，可以從中發(fā)現(xiàn)自身的不足之處和別人的可取之處，以達(dá)到取長(zhǎng)補(bǔ)短的效果。所以，高職院校的教務(wù)處要經(jīng)常組織經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)使教學(xué)秘書釋放工作壓力，增強(qiáng)工作信心，提高工作質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

一流的教學(xué)管理水平是一流的教學(xué)質(zhì)量水平的先決條件。因此，要提高教學(xué)水平，打造一流的高職院校必須從實(shí)際出發(fā)，注重教學(xué)管理，注重教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，發(fā)揮教學(xué)秘書的工作積極性，提高教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)，進(jìn)一步提高新建高職院校的競(jìng)爭(zhēng)力。

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