高職院校教學(xué)秘書工作芻議

陳誠

摘 ? ?要： 高職院校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中起著舉足輕重的作用。本文闡述了教學(xué)秘書的崗位職能，提出了做好教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞： 高職院校 ? ?教學(xué)秘書 ? ?崗位職能 ? ?教學(xué)管理

高職院校的兩項(xiàng)基本工作內(nèi)容是教學(xué)和科研。教學(xué)中，教學(xué)秘書所承擔(dān)的工作是教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)。教學(xué)秘書作為分院教學(xué)院長(zhǎng)的助手，行政上由分院領(lǐng)導(dǎo)，接受教務(wù)處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。教學(xué)秘書處于教學(xué)管理工作的最前沿，在教學(xué)管理中起著舉足輕重的作用。教學(xué)秘書工作涉及學(xué)校諸多部門，工作繁雜瑣碎。既為學(xué)校的教學(xué)服務(wù)，又為一線的教師服務(wù);既要保證教學(xué)信息能夠及時(shí)傳達(dá)給老師和學(xué)生，又要保證老師和學(xué)生的意見和建議準(zhǔn)確快捷地傳達(dá)給相關(guān)部門。教學(xué)秘書是連接學(xué)校教務(wù)處與分院之間工作的紐帶，是學(xué)生與老師溝通的橋梁，建立上傳下達(dá)的工作渠道，起到承上啟下的作用。

1.展現(xiàn)高尚師德，服務(wù)師生

習(xí)近平總書記曾指示任用干部要“德才兼?zhèn)?，以德為先”。在教學(xué)秘書這個(gè)崗位上，德才兼?zhèn)渫瑯又匾＝處熞茉鞂W(xué)生靈魂，首先要塑造自己的靈魂。教師教育學(xué)生既要言教，又要身教，身教重于言教，教師必須提高職業(yè)道德修養(yǎng)，具有優(yōu)良的品德和高尚的情操?！肚f記》曰：“師也者，教之以事而喻諸德也?！薄暗轮恍?，學(xué)之不講，聞義不能徒，不善不能改，是吾憂也?！笨梢?，教師職業(yè)道德修養(yǎng)對(duì)教育者來講相當(dāng)重要。良好的師德師風(fēng)，是一個(gè)教師的立身之本。教學(xué)秘書既要服務(wù)于廣大教師，做好教師的排課、考務(wù)安排、教學(xué)監(jiān)控等工作，又要為分院廣大學(xué)生服務(wù)，為學(xué)生提供日常教學(xué)咨詢、相關(guān)成績(jī)查詢、通知調(diào)停課、成績(jī)檔案管理等服務(wù)。面對(duì)全院師生，及時(shí)調(diào)整心態(tài)，細(xì)心、耐心地做好服務(wù)工作。在教學(xué)管理工作中真正做到“以人為本”，把“德”字放在心中，多替對(duì)方考慮，多站在對(duì)方立場(chǎng)處理解決問題。

2.熱愛本職工作，發(fā)揮各項(xiàng)職能

2.1運(yùn)行管理。管理職能是教學(xué)秘書的基本職能，涉及面廣，包括運(yùn)行管理、質(zhì)量管理、考務(wù)管理、檔案管理和日常管理。教學(xué)工作的運(yùn)行管理，即對(duì)已經(jīng)確立的教學(xué)計(jì)劃在執(zhí)行過程中的管理。根據(jù)教學(xué)計(jì)劃安排，控制教學(xué)活動(dòng)，建立良好的教學(xué)秩序，保證教學(xué)計(jì)劃的完成和教學(xué)質(zhì)量的提高。運(yùn)行管理是貫穿于整個(gè)教學(xué)活動(dòng)中的。例如排課環(huán)節(jié)，排課工作前教學(xué)秘書要根據(jù)教學(xué)計(jì)劃確定開課課程，配合分院教學(xué)院長(zhǎng)組織各教研室確定課程的任課教師、各班的實(shí)訓(xùn)周次等，避免沖突。排課時(shí)教學(xué)秘書要統(tǒng)籌規(guī)劃，有全局觀，既要考慮到學(xué)生課程安排的合理性，如體育課后盡量不安排理論課，新生盡量排1/2節(jié)課，又要考慮到教師授課的體力消耗，做到勞逸結(jié)合，強(qiáng)化教學(xué)效果。

2.2質(zhì)量管理。對(duì)于教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控管理，分院層面：在教學(xué)院長(zhǎng)的指導(dǎo)下教學(xué)秘書整理出檢查方案，組織相關(guān)人員對(duì)本分院教學(xué)運(yùn)行全過程，包括教師課堂教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)資料等主要教學(xué)環(huán)節(jié)的教學(xué)情況實(shí)施全程質(zhì)量管理。在學(xué)院層面：教學(xué)秘書需要參與教務(wù)處、質(zhì)量管理處等職能部門對(duì)分院教學(xué)工作的檢查，配合分院領(lǐng)導(dǎo)整理完成相關(guān)檢查報(bào)告，并反饋給教務(wù)處。

2.3考務(wù)管理?？紕?wù)管理是教學(xué)秘書的一項(xiàng)重要工作。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)分院期中考試、期末考試、補(bǔ)考、重修、畢業(yè)后補(bǔ)考和畢業(yè)后進(jìn)修等考試環(huán)節(jié)的組織與安排。考試工作安排時(shí)要充分考慮到時(shí)間、場(chǎng)地的合理性，要選擇有責(zé)任心的教師承擔(dān)監(jiān)考工作?？记耙獙?duì)試卷等考試資料妥善管理，考試樣卷經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后送至教務(wù)處制定印刷廠進(jìn)行印制。考卷印刷完畢，按要求進(jìn)行分裝密封，完成后送學(xué)院保密室統(tǒng)一保存，直至考前統(tǒng)一啟封。在考試過程中教學(xué)秘書要在考場(chǎng)巡視，配合分院領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處做好考風(fēng)考紀(jì)建設(shè)和考場(chǎng)服務(wù)工作。考試結(jié)束后組織相關(guān)教師閱卷、登記考生成績(jī)，及時(shí)對(duì)成績(jī)單收齊歸檔。

2.4檔案管理。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)分院教學(xué)資料的收集，做好整理歸檔工作，進(jìn)行日常檔案室的管理。檔案管理是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期建設(shè)的工作，是教師教學(xué)成果的集中體現(xiàn)。教學(xué)檔案記錄教學(xué)活動(dòng)的概貌和工作成果，為今后的教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)發(fā)展提供了前人的研究成果和研究思路，對(duì)今后教學(xué)工作具有指導(dǎo)和參考意義。

2.5日常管理。日常管理既實(shí)實(shí)在在又繁重復(fù)雜，不能出現(xiàn)遺漏和差錯(cuò)，需要認(rèn)真細(xì)心。日常管理主要包括各種材料的收集匯總，相關(guān)教學(xué)手續(xù)的辦理，各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，教學(xué)通知的發(fā)放，各種教學(xué)會(huì)議的記錄，等等。

2.6外聘教師管理。隨著高校的擴(kuò)招，師資缺口的問題越來越凸顯。特別是對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)的課程，往往容易出現(xiàn)開課班級(jí)一多就無人授課的情況，聘請(qǐng)外聘教師是通行的做法。由于外聘教師非本校教職工，對(duì)校園文化及相關(guān)教學(xué)規(guī)章制度都不甚了解，教學(xué)秘書要做好相關(guān)制度介紹，及時(shí)處理外聘教師教學(xué)方面出現(xiàn)的各項(xiàng)問題，多關(guān)心外聘教師，多與之溝通，做好服務(wù)工作。

3.駕馭教學(xué)秘書工作，提高工作能力

3.1提高協(xié)調(diào)與溝通能力。在教學(xué)管理活動(dòng)中經(jīng)常會(huì)遇到各種困難和矛盾，教學(xué)秘書要運(yùn)用各種協(xié)調(diào)方法，創(chuàng)造性地搞好協(xié)調(diào)工作，巧妙地處理和解決這些問題和矛看，使教學(xué)管理活動(dòng)得以順利開展。

3.2提高創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂，也是學(xué)校的靈魂。高職院校教學(xué)秘書要緊緊跟上高等教育發(fā)展的新形勢(shì)，解放思想，樹立正確的意識(shí)和觀念，結(jié)合自身工作努力創(chuàng)新，創(chuàng)造新方法、新措施，開創(chuàng)新局面，以此更好地適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展需要，推動(dòng)教學(xué)管理工作。

3.3提高計(jì)算機(jī)操作能力。高校辦公已逐漸進(jìn)入無紙化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的全面應(yīng)用有效提高了管理水平和工作效率，教學(xué)秘書要積極學(xué)習(xí)新技術(shù)、了解新軟件，從機(jī)械性重復(fù)操作中解放出來，如在用EXCEL整理統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)多用函數(shù)、公式等，既提高效率又減少錯(cuò)誤，在用WORD排版打印文稿時(shí)，多用郵件合并等功能，減輕工作強(qiáng)度，提高工作效率。

3.4提高寫作和表達(dá)能力。由于工作需要，教學(xué)秘書經(jīng)常要起草一些文件、規(guī)定、通知，這就要具有一定的寫作能力，要言簡(jiǎn)意賅，簡(jiǎn)明扼要;在調(diào)整課表、考務(wù)管理、預(yù)訂教材、接待學(xué)生等工作中需要與工作對(duì)象反復(fù)磋商，貫徹領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)決策，解釋學(xué)院的相關(guān)政策，傳達(dá)師生對(duì)教學(xué)的建議，在上情下達(dá)、下情上達(dá)、解釋原因、交涉事宜中，邏輯清晰、措辭得體、表達(dá)清楚，有良好的語言表達(dá)能力。

教學(xué)秘書是秘書隊(duì)伍中的一個(gè)特殊群體，是高校教學(xué)管理的執(zhí)行者。隨著教學(xué)管理體制的不斷進(jìn)步，對(duì)教學(xué)秘書的要求不斷提高，要成為合格優(yōu)秀的教學(xué)秘書，必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感，有恒心和毅力，在工作中不斷摸索、總結(jié)工作規(guī)律和工作方法，提高自身綜合素質(zhì)，為教育事業(yè)作貢獻(xiàn)。

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