“反記賬、反結(jié)賬”功能在會計電算化中的利與弊

孫憲芹

摘 ? 要：隨著電子計算機日新月異的發(fā)展，會計由原來的手工記賬逐漸被電算化所取代。會計電算化大大提高了會計信息質(zhì)量、會計計算精度、會計運算速度，改變了會計工作的面貌，在應(yīng)用過程中與以往的手工記賬相比優(yōu)勢明顯。但會計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理和錄入畢竟還是由人來完成，在日常工作中不可避免地會產(chǎn)生問題和錯誤，在糾正這些錯誤和問題時，往往會用到會計電算化程序中的“反記賬、反結(jié)賬”功能。

關(guān)鍵詞：反記賬;反結(jié)賬;會計電算化

會計電算化中的“反記賬”功能是指將已經(jīng)記賬的憑證通過記賬的反向處理，恢復(fù)到未記賬時的狀態(tài)?！胺唇Y(jié)賬”功能則是在已經(jīng)結(jié)賬的期間，通過會計程序的操作，恢復(fù)到未結(jié)賬時的狀態(tài)。筆者做為一名在基層工作多年的會計工作人員，使用過多套會計軟件，大多軟件中具有“反記賬、反結(jié)賬”功能?，F(xiàn)根據(jù)我多年的實踐經(jīng)驗，對其利弊進行簡要分析。其有利的方面主要體現(xiàn)在下面三個方面：

第一，“反記賬、反結(jié)賬”功能對更正錯誤的記賬憑證具有簡單無痕的優(yōu)勢。實際工作中，由于工作失誤或計算錯誤等原因，已月結(jié)的記賬憑證發(fā)生了錯誤需要更正。此時可以做相反的記賬憑證對錯誤憑證進行沖銷，但總會在賬簿中留下一條錯誤的記錄，不能消除。而使用“反記賬”功能則是在原來錯誤的憑證上進行更改，改正后的記賬憑證不會留下什么信息，干凈無痕。通過“反記賬、反結(jié)賬”，將數(shù)據(jù)庫中冗余信息清除出去，從而保證了賬簿的數(shù)據(jù)準確明了，能給會計使用者提供有效的會計信息。

第二， 當(dāng)計算機出現(xiàn)意外狀況時，“反記賬、反結(jié)賬”功能能將會計數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近的有效狀態(tài)。在我們?nèi)粘９ぷ髦校赡艹霈F(xiàn)如斷電、病毒侵襲而導(dǎo)致記賬或結(jié)賬過程意外中斷的非常事件， 還可能出現(xiàn)會計軟件數(shù)據(jù)庫被人為非法篡改的情形，也可能出現(xiàn)存放會計賬簿數(shù)據(jù)的硬盤扇區(qū)遭受自然或人為損害的情形，這些意外狀況的出現(xiàn)就完全可能導(dǎo)致會計憑證、會計賬簿數(shù)據(jù)信息混亂不符。一旦出現(xiàn)這種錯誤，都無法采用手工會計更正錯誤的方法如劃線更正法、補充登記法來更正，此時最好的辦法就是實行“反記賬、反結(jié)賬”。通過會計軟件的“反記賬、反結(jié)賬”功能，將會計數(shù)據(jù)恢復(fù)到一個比較可靠的時間節(jié)點的最初狀態(tài)，然后我們對錯誤的憑證進行修改，對丟失的數(shù)據(jù)進行補記，重新進行憑證審核，憑證記賬，憑證結(jié)賬，從而能保證會計憑證的準確有效，保證會計賬簿的記錄真實可靠。

第三， “反記賬、反結(jié)賬”功能有利于培訓(xùn)和教學(xué)。我們在進行會計軟件的實驗和教學(xué)時，總要進行一定數(shù)量規(guī)模的會計模擬，學(xué)生在學(xué)習(xí)的過程中會不斷地輸入一些數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是虛擬的、不真實的，同時還會出現(xiàn)一些誤操作、誤刪除的情況。以上這些信息一旦記賬和結(jié)賬，便會記錄到會計數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而會影響到老師的教學(xué)和下批次學(xué)生的學(xué)習(xí)。而會計軟件的“反記賬、反結(jié)賬”功能，則會非常輕松的將這些信息恢復(fù)到初始狀態(tài)，而不必理會學(xué)生在實驗中錄入的各種數(shù)據(jù)。

因此，“反記賬、反結(jié)賬”功能無論是從電算化實務(wù)工作的角度，還是從教學(xué)實驗的角度來說，都有一定的可取性，都是有利的 。有其利也有其弊，這項功能的應(yīng)用同時存在著不盡完善的地方。

首先，“反記賬、反結(jié)賬”功能與《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》相沖突?！稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》中規(guī)定“賬簿記錄發(fā)生錯誤，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫”，而“反記賬”、“反結(jié)賬”功能則相當(dāng)于在數(shù)據(jù)庫中完全擦去原來結(jié)賬或記賬的痕跡，這實際上也是對賬簿進行了典型的“刮擦、涂改或重新抄寫”。由于不留痕跡，不易發(fā)覺，就給某些會計做假賬、更改數(shù)據(jù)提供了技術(shù)支持，一些素質(zhì)不高的會計人員就會營私舞弊，甚至發(fā)生貪腐現(xiàn)象，嚴重威脅會計信息的安全性、真實性和準確性。

其次， 濫用“反記賬、反結(jié)賬”功能，即便不會發(fā)生舞弊現(xiàn)象，也會大大增加會計信息系統(tǒng)的風(fēng)險。這是因為“反記賬”和“反結(jié)賬”功能在實際操作過程中并不是絕對安全的，我們在“反記賬、反結(jié)賬”時，由于會計人員的能力水平有限，不會像會計軟件的程序員一樣熟練精通，可能有一些模塊的數(shù)據(jù)不會同時進行“反記賬、反結(jié)賬”，例如一些輔助核算數(shù)據(jù)如往來核算數(shù)據(jù)、數(shù)量核算數(shù)據(jù)、外幣核算數(shù)據(jù)等，很難進行全面的恢復(fù)，有時還會發(fā)生混亂現(xiàn)象，不同時間、不同類型的數(shù)據(jù)攪和在一起，甚至?xí)?dǎo)致系統(tǒng)崩潰，而造成無法挽回的損失。

因此，“反記賬”及“反結(jié)賬”功能如同一把雙刃劍，具有很強的兩面性。在工作我們既不能完全否定其作用，也不能不正視其弊端，要趨利避害，做到“會用”而不“濫用”。

1.要制作嚴格的操作規(guī)程，用制度來約束會計操作者的行為。我們要明確規(guī)定“反記賬”、“反結(jié)賬”的使用情形，并且實際操作者必須得到系統(tǒng)管理員的授權(quán)?！胺从涃~、反結(jié)賬” 從本質(zhì)上講，是對錯賬的一種更正行為，但是從形式上說存在管理漏洞，因此要明確使用者的責(zé)任，避免舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

2.謹慎使用“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。由于其具有一定的弊端，并且違反《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的某些規(guī)定，我們在操作時一定要認真仔細，減少錯誤的發(fā)生，能在當(dāng)月修改的一定在當(dāng)月修改完畢，不能跨月份處置。要盡量按規(guī)范中規(guī)定的方式方法進行錯誤的更正，該沖減的沖減，該沖消的沖消，該補記的補記，盡量少用“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。

3.購買軟件時要充分了解“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能，要由專業(yè)軟件人員對此功能進行專項重點培訓(xùn)，要對操作員、系統(tǒng)管理員進行不同形式的授權(quán)。操作中盡量進行反復(fù)試驗，以確保操作人員能夠完整、準確地進行“記賬”，“結(jié)賬”，“反記賬”、“反結(jié)賬”，確保數(shù)據(jù)恢復(fù)和存儲的方便、安全。

“反記賬”及“反結(jié)賬”功能是會計電算化中不可或缺的一部分，正確的使用會對我們的工作產(chǎn)生良好的積極的影響，我們一定要慎用、會用、用好這項功能，為提高我們的會計信息質(zhì)量發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。endprint