淺議高校檔案資源的開放與共享

劉東亞 王成義 靳一 梁爽

摘 要 高校檔案是大學(xué)成長(zhǎng)的足跡，也是大學(xué)教育教學(xué)與改革發(fā)展的重要基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和電子信息的大量涌現(xiàn)，高速發(fā)展的信息時(shí)代為高校檔案資源面向廣大社會(huì)成員的開放與共享提供了新的發(fā)展機(jī)遇。本文以高校檔案資源開放與共享的必要性切入，分析其局限性與不完備之處，提出高校檔案資源開放與共享的創(chuàng)新之路。

關(guān)鍵詞 高校檔案資源 檔案開放 檔案共享

中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

On the Opening and Sharing of University Archives

LIU Dongya， WANG Chengyi， JIN Yi， LIANG Shuang

（Archives of Northeastern University， Shenyang， Liaoning 110004）

Abstract University Archives is the history of its own， which is also an important foundation of college education and evolution. With the development of the Internet， the information age provides new opportunities for the university archives resources opening and sharing to the members of community. This paper will discuss the necessity and the limitations of opening and sharing of University Archives resources， so as to better improve the methods of opening and sharing of university archives.

Key words university archives resources; archives open; archives sharing

高校檔案資源是一種非獨(dú)占性的公共資源，每個(gè)社會(huì)公民都有享有這些信息資源的權(quán)力。目前，我國(guó)高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，生機(jī)勃勃，社會(huì)上普遍關(guān)注高校的歷史文化、科研水平、管理機(jī)制、教學(xué)動(dòng)態(tài)、學(xué)生就業(yè)等事宜，但卻缺少信息獲取的渠道?？梢姡咝n案資源需要深度挖掘出其自身的潛力和價(jià)值，以更好的滿足廣大社會(huì)民眾對(duì)于高校檔案資源的需求。

1 高校檔案資源開放與共享的必然性

檔案資源是具有共享性的寶貴資源，是全社會(huì)所共有的人民智慧與力量的結(jié)晶。在整個(gè)國(guó)家檔案事業(yè)中，高校檔案管理是一個(gè)重要的組成部分，其目的就是承載高校歷史，記錄高校發(fā)展，開發(fā)高校檔案資源，提供高校檔案材料，為高校各項(xiàng)工作服務(wù)的同時(shí)也為社會(huì)各界提供服務(wù)。隨著高等學(xué)校的快速發(fā)展，高校檔案水平也取得了日新月異的進(jìn)步，與此同時(shí)，新形勢(shì)下的檔案工作除了有著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)外，也面臨著新的要求。

1.1 高校檔案資源的開放與共享是信息時(shí)代的必然要求

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，公眾的學(xué)習(xí)速度在不斷加快。信息技術(shù)的飛速發(fā)展對(duì)人們獲取知識(shí)、學(xué)習(xí)知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)提出了新的挑戰(zhàn)，換言之，信息的更新步伐加快，數(shù)量和復(fù)雜性遞增，要求我們必須加強(qiáng)信息儲(chǔ)備、信息管理和信息交流。信息資源的開放與共享，是在飛速發(fā)展的信息時(shí)代國(guó)家保證社會(huì)公眾實(shí)現(xiàn)知情權(quán)的重要舉措。高校檔案信息資源的開放與共享針對(duì)高校的各種檔案信息資源進(jìn)行合理配置，創(chuàng)造一個(gè)良好的信息環(huán)境，使廣大社會(huì)成員都能夠平等地獲取所需要的檔案資源，最大程度地促進(jìn)高校檔案信息資源面向全社會(huì)的開放與共享。

1.2 高校檔案資源的開放與共享是高校發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的共同要求

在迎接全球信息化的競(jìng)爭(zhēng)和挑戰(zhàn)中，高等教育扮演著舉足輕重的角色，高校若想在信息浪潮中尋求新的出路，取得新的發(fā)展，就必須順應(yīng)時(shí)代，更新思想，走信息開放化、共享化和合作化的發(fā)展道路，這樣才能在競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地。高校檔案資源實(shí)現(xiàn)開放與共享，必將打破原有的塵封固守的封閉服務(wù)模式，變單一為綜合，變分散為集中，變封閉為開放，使高校檔案信息資源真正成為多元化、社會(huì)化的檔案信息資源，進(jìn)而增強(qiáng)高校檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，促進(jìn)高校整體事業(yè)的平衡發(fā)展，更好的服務(wù)于高校工作。

2 高校檔案信息資源開放與共享局限性分析

2.1 高校檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱

當(dāng)前，我國(guó)各大高校保存的檔案大多為紙制檔案，不僅管理起來耗時(shí)耗力，查閱起來更是相當(dāng)不便，信息化建設(shè)作用于檔案管理工作的重要性日益凸顯，如何在檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱的情況下，推進(jìn)信息化建設(shè)步伐，提高高校檔案資源的信息化應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的開放與共享，是我們要思考的問題。

2.2 高校檔案信息資源建設(shè)滯后

實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的開發(fā)與共享，核心在于實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的信息化建設(shè)，我國(guó)高校的數(shù)據(jù)庫(kù)遵循的標(biāo)準(zhǔn)各異，不僅數(shù)量繁多，而且容量不大，各單位數(shù)字化建設(shè)多以本館為中心，館藏信息資源數(shù)字化不能夠統(tǒng)一規(guī)劃，缺乏協(xié)調(diào)合作，各自為戰(zhàn)，耗費(fèi)大量資源，造成重復(fù)建設(shè)，并為以后的兼容留下了隱患。

2.3 高校檔案信息服務(wù)技術(shù)手段落后

大多數(shù)高校檔案館即使已經(jīng)配備有計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，但仍局限于基本的操作，辦公自動(dòng)化的水平不高。另一方面，高校檔案館的網(wǎng)站建設(shè)也不盡如人意，檔案館網(wǎng)站資源較少，服務(wù)項(xiàng)目簡(jiǎn)單，僅包括基本的信息瀏覽和信息咨詢，信息量有限，缺少特色，用戶在其網(wǎng)站上不能得到深層次的需求信息，無法達(dá)到較高利用率，服務(wù)水平亟待進(jìn)一步的加強(qiáng)。

3 實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源開放與共享的途徑

3.1 實(shí)現(xiàn)高校檔案資源開放與共享，更新服務(wù)觀念是先決條件

檔案資源是國(guó)家和人民的共有財(cái)富，高校檔案是其中重要的組成部分，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的開放與共享是社會(huì)公眾權(quán)利的體現(xiàn)，其程度必然影響到社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的方方面面，這就要求高校內(nèi)部一定要轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，優(yōu)化服務(wù)方式，健全服務(wù)制度，把這項(xiàng)工作真正納入整體規(guī)劃中，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的開放與共享。

3.2 實(shí)現(xiàn)高校檔案資源開放與共享，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是技術(shù)保障

數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)檔案工作的封閉半封閉的管理模式有著嚴(yán)重的“重藏輕用”傾向，大大限制了其發(fā)展，使其擁有了局限性，而經(jīng)過了數(shù)字網(wǎng)絡(luò)加工后的檔案資源不僅可以多平臺(tái)、可重復(fù)的利用，也從另一方面解放了檔案工作者，從根本上解決了傳統(tǒng)查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力、手續(xù)繁瑣等困難，使他們能夠?qū)⒏嗟木ν度氲綑n案信息資源開發(fā)利用中。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)高校檔案資源的開放與共享的保障作用主要體現(xiàn)在：

（1）方便檔案資源查找。高速發(fā)展的信息社會(huì)要求檔案部門能夠準(zhǔn)確、快速的提供檔案信息資源，原始的管理方法無法實(shí)現(xiàn)快捷、高效的傳遞，利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)高校檔案資源進(jìn)行開發(fā)，既能夠使檔案查詢及檢索更加高效、快捷、準(zhǔn)確，也能夠使檔案的修改、補(bǔ)充、復(fù)制更加靈活。

（2）減少檔案原件損害。檔案資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)可以變更傳統(tǒng)的館藏信息載體，一些具有存貯量大、體積小、傳遞快、易于保存和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開放與共享的新型檔案信息載體可以替代圖紙、圖片、音像帶等舊載體，從而避免溫度、濕度、蟲害、水災(zāi)、火災(zāi)等對(duì)檔案資料原件的損害，同時(shí)讓更多人通過數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)看到了不宜直接利用的珍貴檔案原件。

（3）改進(jìn)檔案管理方式?？梢愿鶕?jù)用戶的不同目的，有針對(duì)性地將各類檔案資源予以歸納整理、組合，為用戶提供完備、充實(shí)的檔案信息、服務(wù)。檔案信息化為檔案信息自由共享提供了有效的應(yīng)用平臺(tái)與傳輸途徑，可以使檔案利用者突破時(shí)間和空間的限制，打破固有的檔案信息傳輸?shù)钠款i，隨心所欲地檢索和查詢所需的檔案信息，還可以根據(jù)不同目的，有針對(duì)性的將檔案資源歸納整合，使檔案信息充實(shí)完備，從根本上消除檔案利用屏障，發(fā)揮檔案資源最大的效用，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的開放與共享。

3.3 實(shí)現(xiàn)高校檔案資源開放與共享，確保檔案資源安全是重要原則

實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的開放與共享，就意味著高校檔案資源需要接入國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，社會(huì)上的每個(gè)個(gè)體都有權(quán)利查閱，因此其健全性、安全性就顯得尤其重要。為了確保高校檔案資源的安全，必須要做好以下兩點(diǎn)。

（1）維護(hù)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。檔案的數(shù)字化建設(shè)是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)中存在的安全隱患時(shí)時(shí)刻刻威脅著數(shù)字檔案的安全，盡管目前我們處于一個(gè)信息共享的時(shí)代，但是數(shù)字檔案本身的特殊性，要求它不能與其他信息資源一樣實(shí)現(xiàn)完全共享，更不用說一些涉及到機(jī)密，不能公開的檔案資源，一旦發(fā)生損毀、篡改和丟失，損失將是無法估量的，因此，維護(hù)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全尤為重要。

（2）加強(qiáng)檔案管理人員的從業(yè)水平。數(shù)字檔案的安全維護(hù)中，人是最重要的因素，檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)責(zé)任感，提高專業(yè)水平，跟進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制定高校檔案的安全管理制度，確定高校檔案的安全管理等級(jí)，擬定查詢高校檔案的網(wǎng)絡(luò)操作規(guī)范等。同時(shí)，也要加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)知識(shí)的普及，培養(yǎng)檔案管理人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)和素養(yǎng)，敏銳的感知并合理的處理高校檔案資源開放與共享中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題。

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