立足風(fēng)險防控 加強(qiáng)煙草商業(yè)企業(yè)合同管理

劉躍君

摘 要：合同管理是企業(yè)風(fēng)險管理中一個十分重要的內(nèi)容，直接體現(xiàn)一個企業(yè)的管理水平的高低，對企業(yè)的生存和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。煙草商業(yè)企業(yè)一方面承擔(dān)國家煙草專賣的職能，另一方面也是一個普通的民事主體，時刻受到各種經(jīng)營管理風(fēng)險的沖擊。面對當(dāng)前的實(shí)際情況，只有通過創(chuàng)新手段，不斷增強(qiáng)合同風(fēng)險防范意識、全員合同管理意識、合同履約過程控制意識、提高合同管理人員的素質(zhì)，才能提高合同管理水平，降低風(fēng)險，確保健康穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：煙草商業(yè)企業(yè)；合同管理；風(fēng)險防范

當(dāng)前我國大部分企業(yè)對于風(fēng)險的認(rèn)識還明顯不到位，只是簡單地憑借個人的主觀判斷和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理，主觀隨意性大，對于企業(yè)經(jīng)營過程中遇到的風(fēng)險缺乏全面清晰的把握，風(fēng)險管理往往是呈間斷性的特點(diǎn)，難以保障企業(yè)對市場的變化作及時積極的應(yīng)對[1]。而合同是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶，是企業(yè)與外部進(jìn)行物流、資金流、信息交換的基本形式。規(guī)范合同簽訂、執(zhí)行以及合同資料整理、查詢、分析等工作，不僅是企業(yè)管理的重要組成部分，也是企業(yè)規(guī)范經(jīng)營行為，防范市場風(fēng)險，樹立商業(yè)信譽(yù)，提高企業(yè)競爭力和經(jīng)濟(jì)效益的重要法律手段。由于受社會歷史、認(rèn)識和法律相對滯后等主客觀因素的影響，特別是在行業(yè)特殊體制的保護(hù)下，目前，煙草企業(yè)合同管理與市場經(jīng)濟(jì)要求之間仍存在著不相適應(yīng)的問題，給企業(yè)風(fēng)險防控帶來了很大的障礙。2013年，全國工商系統(tǒng)共查辦合同違法案件2.22萬件，收繳罰沒款超過1億元；調(diào)解合同爭議1.15萬件，爭議金額超過30億元。2011年至

2013年中，全國工商機(jī)關(guān)共查處合同違法案件近3萬件，違法金額59.6億元，為當(dāng)事人挽回經(jīng)濟(jì)損失3700多萬元。近三年來，湖南省工商系統(tǒng)連續(xù)三年在全省集中開展合同格式條款整治專項(xiàng)行動，共立案查處合同違法案件3223起，罰款金額

1635.64萬元。合同管理風(fēng)險給企業(yè)帶來的危害十分巨大。

由于多方面的原因，煙草企業(yè)對合同管理重要性的認(rèn)識仍然沒有達(dá)到應(yīng)有的高度。主要表現(xiàn)為：

（一）對于合同法律風(fēng)險防控的認(rèn)識不到位。（1）對于合同的作用認(rèn)識不高，不少人認(rèn)為僅是一個程序，報賬時作為憑證所用，其本身無法認(rèn)識合同的意義，更難以提及對合同所涉及的法律風(fēng)險；（2）對于合同擬定的重視程度不夠，實(shí)行“拿來主義”，不立足工作實(shí)際和合同簽訂的初衷，將對方所提供的合同內(nèi)容一字不改，直接確定為合同初稿，甚至忽略自身需求，完全按照相對方所約定的要求，使相對方利益最大化，自身處在被動地位；（3）合同擬定人員專業(yè)水準(zhǔn)參差不齊，程序意識、規(guī)范意識有強(qiáng)有弱。

（二）合同事前介入機(jī)制不健全。（1）合同承辦部門進(jìn)行采購或意欲與相對方簽訂合同時，往往忽略，甚至不告知法規(guī)部門，僅在合同會商時邀請法規(guī)部門作為三項(xiàng)工作委員會辦公室成員參加，使得法規(guī)部門事前介入不充分，對于相對方及承辦部門所需簽合同的信息知曉不全面；（2）合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)，對合同條款，尤其是主要條款：質(zhì)量、價款、數(shù)量、履行時間、履行地點(diǎn)、履行方式、違約責(zé)任等，約定不明確，易埋下糾紛隱患；（3）與相對方協(xié)商不夠，簽訂部門在擬定合同內(nèi)容時，抱有完全依靠財(cái)審、法規(guī)部門會商的依賴思想，不結(jié)合自身工作實(shí)際對合同內(nèi)容及權(quán)利義務(wù)提出要求。

（三）合同事中履行監(jiān)督不到位。（1）對合同履行監(jiān)管缺乏認(rèn)識，對合同履行情況不及時進(jìn)行跟蹤。一旦合同簽訂以后，對相對方合同履行情況不聞不問，將合同束之高閣，忽視對合同履行過程中的監(jiān)督，不及時行使先履行抗辯權(quán)、同時履行抗辯權(quán)等，而僅把合同看成是生產(chǎn)過程；（2）對合同成果驗(yàn)收不仔細(xì)、認(rèn)真；（3）對合同糾紛不能妥善解決。合同執(zhí)行出現(xiàn)偏差，或發(fā)生糾紛時，不善于運(yùn)用恰當(dāng)?shù)姆绞浇鉀Q爭訴，不敢理直氣壯地要求對方承擔(dān)責(zé)任，索賠意識不強(qiáng)；（4）合同變更、作廢現(xiàn)象時有出現(xiàn)。因政策變動或與合同相對方溝通不暢等原因，存在合同變更或作廢現(xiàn)象，而變更、作廢時，未及時告知會商部門進(jìn)行風(fēng)險把關(guān)。

（四）合同事后救濟(jì)渠道不順暢。（1）對于合同救濟(jì)方式不清楚，約定不明確。不能全面、清楚地知曉合同救濟(jì)渠道，不能根據(jù)企業(yè)經(jīng)營實(shí)際并結(jié)合合同，選擇最恰當(dāng)?shù)木葷?jì)方式，對于仲裁、訴訟、變更、解除合同等補(bǔ)救手段無法有效運(yùn)用；（2）對法律所賦予的權(quán)利不知曉或怠于行使，法律素養(yǎng)不高，不知曉更不知道如何使用撤銷權(quán)、代位權(quán)、抗辯權(quán)、情事變更等救濟(jì)權(quán)利，無法有效維護(hù)自身利益。

由于各種不確定因素的存在，企業(yè)的經(jīng)營活動難免存在各種風(fēng)險，企業(yè)必須及時采取必要措施對風(fēng)險進(jìn)行控制，才能避免或降低風(fēng)險給企業(yè)帶來的損失，從而確保企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，有效的風(fēng)險管理對企業(yè)來說具有重要意義[2] 。對于風(fēng)險管理，加拿大航天局（Canadian Space Agency， CSA）的Garon

Serge（2003 ）提出以集成化的手段來管理項(xiàng)目風(fēng)險，并且強(qiáng)調(diào)集成的手段不在于軟件，而在于人員，在于生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理過程和管理思想的創(chuàng)新。為了有效提高合同管理質(zhì)量，鞏固企業(yè)風(fēng)險防范基礎(chǔ)，株洲市煙草公司立足于信息化基礎(chǔ)，將企業(yè)管理要求與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，自2012年5月份來，開始著手研發(fā)合同管理系統(tǒng)，2012年9月份投入運(yùn)行，截止目前已有兩年多，受理審批合同500余份。

楊乃定（2002）指出企業(yè)集成風(fēng)險管理是企業(yè)風(fēng)險管理發(fā)展的新方向，分析了集成風(fēng)險管理的特點(diǎn)并提出了企業(yè)集成風(fēng)險管理的框架，包括企業(yè)風(fēng)險管理目標(biāo)、企業(yè)文化、企業(yè)風(fēng)險管理組織、企業(yè)風(fēng)險管理系統(tǒng)方法和企業(yè)風(fēng)險管理信息系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)運(yùn)用現(xiàn)代管理理論、計(jì)算機(jī)編程技術(shù)，構(gòu)建一個以合同易于歸檔、查詢、責(zé)任明確、預(yù)警提醒、過程監(jiān)控、授權(quán)委托、履行質(zhì)量評價等為目標(biāo)，以便捷、簡易、高效為指導(dǎo)原則，以合同起草、合同查詢、知識平臺、流程管理”五大功能模塊為主要內(nèi)容，以解決目前企業(yè)普遍存在的合同管理復(fù)雜化、日常辦公無紙化、工作要求精細(xì)化等要求為目的具有完全自主知識產(chǎn)權(quán)的軟件運(yùn)用系統(tǒng)。系統(tǒng)運(yùn)行以來，發(fā)揮了良好的作用，有效提高了合同管理總體水平。

（1）實(shí)現(xiàn)合同管理系統(tǒng)化。通過電子軟件對合同信息從起草到審核、到合同履行、預(yù)警、終止的全部生命周期進(jìn)行系統(tǒng)化監(jiān)管，從而便于合同查閱、整理。（2）規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理：合同管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理，可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀。（3）提高管理效率：合同管理系統(tǒng)避免了手工管理合同的繁瑣，利用審批流管理，可以方便、快捷地處理企業(yè)管理事務(wù)；預(yù)警平臺可以協(xié)助合同管理人員更輕松地應(yīng)對日常管理事務(wù)；報表管理的靈活定義，為管理部門的統(tǒng)計(jì)分析提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。遠(yuǎn)程辦公避免了紙質(zhì)合同審核在時間、空間上的各種局限，有效提高了工作效率，節(jié)約了大量人工成本。（4）實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和個性化管理的有機(jī)結(jié)合：合同管理系統(tǒng)通過全局設(shè)置和權(quán)限分配，可以由公司制訂統(tǒng)一采用的管理標(biāo)準(zhǔn)，比如，由公司設(shè)置業(yè)務(wù)單據(jù)必填字段，信息錄入必須填寫這些信息；數(shù)據(jù)字典可以為某些信息項(xiàng)提供標(biāo)準(zhǔn)的選擇項(xiàng)，防止錄入人員的錄入隨意性；設(shè)置統(tǒng)一的報表格式，信息輸出時可以保證一致性。同時，系統(tǒng)也允許用戶根據(jù)自身的實(shí)際情況采取個性化的措施，比如網(wǎng)格的列顯示、自定義報表等。（5）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確及時廣泛的信息：利用局域網(wǎng)，領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時間、任何地方進(jìn)入系統(tǒng)，隨時查閱與合同管理相關(guān)基本信息，準(zhǔn)確定位下屬人員的工作情況，掌握合同執(zhí)行現(xiàn)狀，并方便地生成各種數(shù)據(jù)報表或圖表。同時，系統(tǒng)還提供強(qiáng)大的管理工具模塊供客戶選擇，對這些信息進(jìn)行深入分析，為公司決策人員提供更多的智力支持。（6）為責(zé)任追究提供了有效的痕跡證明。合同系統(tǒng)對各審核人員所進(jìn)行的修改提供了痕跡識別，并永久保存，有利于在合同履行發(fā)生風(fēng)險和損失時進(jìn)行責(zé)任劃分，查明合同管理中的漏洞，提高風(fēng)險防范能力。（7）提高了企業(yè)按理的技術(shù)含量。合同管理系統(tǒng)與時俱進(jìn)，通過電子信息技術(shù)對合同進(jìn)行精細(xì)化管理，具有先進(jìn)的技術(shù)性。以現(xiàn)代信息技術(shù)統(tǒng)一合同申報審批形式，強(qiáng)化合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、有利于增強(qiáng)合同的嚴(yán)肅性和穩(wěn)定性，降低風(fēng)險發(fā)生概率。（8）保障了企業(yè)管理持續(xù)改進(jìn)的要求。合同管理系統(tǒng)在滿足現(xiàn)有需求的基礎(chǔ)上，不僅緊密結(jié)合合同管理基本情況，同時為臨時性變更提供可控空間，具有充分的可擴(kuò)展性，能夠確保合同管理系統(tǒng)運(yùn)行順暢、高效。

總之，通過合同管理系統(tǒng)的應(yīng)用和實(shí)施，為合同管理信息化和合同管理能力提升提供了一個最佳的結(jié)合點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同風(fēng)險防控的制度化、現(xiàn)代化和技術(shù)化，為切實(shí)打造企業(yè)核心競爭力起到了推動和促進(jìn)作用。

在合同管理系統(tǒng)運(yùn)行中也還存在一些需要進(jìn)一步解決的問題，一是與一體化辦公管理平臺對接的問題。兩個系統(tǒng)承擔(dān)不同的職能和作用，新系統(tǒng)不能進(jìn)行合同內(nèi)容修改，起公示作用；合同管理系統(tǒng)可以對合同進(jìn)行內(nèi)容修改，并自動進(jìn)行編號、存檔，方便管理查詢和對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控，對供應(yīng)商進(jìn)行評價。兩個系統(tǒng)在操作上存在一定的重復(fù)，影響了工作流程的優(yōu)化。需要得到相關(guān)部門的支持，爭取將合同管理系統(tǒng)納入一體化管理平臺，實(shí)現(xiàn)與系統(tǒng)內(nèi)“三項(xiàng)工作”的并軌管理。二是要加強(qiáng)人員培訓(xùn)。人員崗位方面可專職或兼職，視部門具體情形而定。一旦合同管理員所在部門有合同需簽訂，則由合同管理員負(fù)責(zé)聯(lián)系、商洽相關(guān)事宜，內(nèi)外對口統(tǒng)一人員，以提升工作效率，保證合同質(zhì)量。三是要強(qiáng)化管理配套制度，（1）合同臺賬制度。對合同應(yīng)建立臺賬，臺賬可采用電子形式或紙質(zhì)形式，并按簽訂部門進(jìn)行分類，臺賬中應(yīng)包含合同名稱、編號、金額、簽訂日期、生效日期等。（2）合同專用章管理制度。應(yīng)在行政章之外，專門制作合同專用章，合同專用章與臺賬可統(tǒng)一由法規(guī)部門或行政管理部門保管。蓋章前，應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)審批意見、合同授權(quán)委托書、法律審查意見是否齊備進(jìn)行核查。印章保管部門務(wù)必盡到謹(jǐn)慎義務(wù)，對印章丟失、隨意蓋印空白合同書或授權(quán)書等行為追究責(zé)任。（3）合同檔案制度。確定法規(guī)部門為合同檔案保管部門，合同簽訂后要及時將原件移交法規(guī)部門歸檔，并做好移交手續(xù)，合同檔案保管可與合同專用章保管部門一致，從而達(dá)到臺賬、印章、檔案三統(tǒng)一，防止合同遺漏、丟失。四是要進(jìn)行責(zé)任追究，責(zé)任追究制度。對不按照制度執(zhí)行，或者對合同審核、履行、歸檔保管未盡心盡力履職的，可對相關(guān)部門、人員嚴(yán)格追責(zé)，確保謹(jǐn)慎對待合同。通過對發(fā)生在企業(yè)外部的風(fēng)險事故進(jìn)行分析，將激勵和警惕管理層測試企業(yè)自身的風(fēng)險管理程序，從而來檢查他們是否能阻止企業(yè)內(nèi)的風(fēng)險發(fā)生；對企業(yè)內(nèi)部以前發(fā)生的風(fēng)險事故進(jìn)行分析，可以避免以后類似風(fēng)險事故的發(fā)生。

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