辦公室精細(xì)化管理淺析

文/張海磊

辦公室是公司主要負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管理機(jī)構(gòu)，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的樞紐，是推動(dòng)各項(xiàng)工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)的中心。在辦公室的工作中存在著大量的溝通協(xié)調(diào)事宜，要想做好辦公室工作，我認(rèn)為就是要提升個(gè)人以及部門(mén)的精細(xì)化管理水平。本文通過(guò)辦公室精細(xì)化管理的幾個(gè)方面特征談?wù)劰P者個(gè)人看法。

一、精細(xì)化管理概念

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是源于發(fā)達(dá)國(guó)家的一種企業(yè)管理理念，是社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。

二、精細(xì)化管理的特征

（一）精。精就是把自己所要做的事情和任務(wù)用百分之百的努力去追求最佳、最優(yōu)。如何才能把事情做精從而追求效益的最大化，要做到事先有計(jì)劃。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。這種提法由來(lái)已久，但是真能做到的又有多少？凡事要想做精必然事先有計(jì)劃，要把做事所面對(duì)的種種困難做到預(yù)判，提前想到解決方法。把整個(gè)事情的條理梳理清楚必然對(duì)辦理事情有所幫助。

（二）準(zhǔn)。準(zhǔn)就是事事做到辦理準(zhǔn)時(shí)、處理準(zhǔn)確。辦理準(zhǔn)時(shí)是執(zhí)行力的一種體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)一定要準(zhǔn)時(shí)辦好，不能讓領(lǐng)導(dǎo)的話(huà)打折扣。這正是精細(xì)化管理最好的體現(xiàn)。凡事要做到處理準(zhǔn)確有些難度，但又要本著對(duì)自己對(duì)公司負(fù)責(zé)的態(tài)度做好每一件事，事情處理不好、拿不準(zhǔn)主意可以虛心向別人請(qǐng)教，充分利用集體的智慧處理好每一件事。

（三）細(xì)。細(xì)就是對(duì)自己的工作做到細(xì)致，具體是把工作做細(xì)，管理做細(xì)，流程做細(xì)。工作、管理做細(xì)最好的體現(xiàn)就是工作、管理的流程化。凡事都可以把它流程化，流程是辦事的標(biāo)準(zhǔn)、制度，事事把流程做好做細(xì)，就能夠真正把細(xì)致體現(xiàn)在工作、管理的各個(gè)方面。

（四）嚴(yán)。嚴(yán)就是對(duì)交辦事項(xiàng)嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)督辦事項(xiàng)嚴(yán)格考核。主要體現(xiàn)在對(duì)管理制度和流程的執(zhí)行與控制，這也是領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行力的一種體現(xiàn)。也是整個(gè)精細(xì)化管理的精髓。要想進(jìn)行精細(xì)化管理就要加強(qiáng)執(zhí)行力，加強(qiáng)執(zhí)行力的本質(zhì)就是狠抓落實(shí)。只有落實(shí)到位，精細(xì)化管理才能通過(guò)對(duì)流程的控制得到最好的體現(xiàn)。

三、做好精細(xì)化管理著重做好的工作

（一）把復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化。其實(shí)每一件復(fù)雜的事情都是由無(wú)數(shù)簡(jiǎn)單的事情組成的，只要對(duì)復(fù)雜的事情進(jìn)行分析、分解，都可以把復(fù)雜的事情變簡(jiǎn)單。再?gòu)?fù)雜的事情都有其本質(zhì)的內(nèi)涵，只有使用抽絲剝繭的方法，透過(guò)事情看本質(zhì)。這正是科學(xué)發(fā)展的重要內(nèi)涵。只有把透過(guò)表象看本質(zhì)、抓住事情的重點(diǎn)這項(xiàng)工作做好，再?gòu)?fù)雜的事情也可以把它分解成無(wú)數(shù)簡(jiǎn)單事情進(jìn)行處理。

（二）把簡(jiǎn)單的事情流程化。經(jīng)過(guò)對(duì)復(fù)雜事情進(jìn)行抽絲剝繭變簡(jiǎn)單后，就要參照處理簡(jiǎn)單的事情流程進(jìn)行辦理。其實(shí)我們?nèi)粘９ぷ髦灰屑?xì)總結(jié)都一定有它的流程，流程可以說(shuō)是我們?nèi)粘９ぷ髦薪?jīng)驗(yàn)的一種積累，也是經(jīng)過(guò)日常工作驗(yàn)證了的一種程序化的工作方法，所以日常工作的任何事情都必須有它一定的流程，這樣才能處理好日常工作，才能夠把簡(jiǎn)單的事情辦好。

（三）把流程的事情定量化。量化管理是指在布置工作時(shí)，將工作以量化的形式提出要求，并使之涵蓋工作全過(guò)程的一種管理方法。量化主要包括三個(gè)方面的要素，即時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量?！皶r(shí)量”主要是指完成工作的時(shí)間量；“數(shù)量”是指完成工作的數(shù)量；“質(zhì)量”是指完成工作的標(biāo)準(zhǔn)。如果僅僅把事情流程化后不加以量的控制的話(huà)，執(zhí)行效果可想而知。要想加強(qiáng)落實(shí)、加強(qiáng)執(zhí)行力的話(huà)，就需要把每件事情給予其量化，這樣才能使工作不發(fā)生偏差，不走樣。

在日常工作中，只要以做好落實(shí)、保證日常工作中體系文件貫徹執(zhí)行為前提，以精細(xì)化管理為抓手，就能相應(yīng)提高管理水平和效率。好的管理手段需要好的落實(shí)方式，領(lǐng)導(dǎo)的管理藝術(shù)再好，沒(méi)有好的落實(shí)也是枉然。抓好精細(xì)化管理，最大的難點(diǎn)就是怎么保證日常工作中的體系文件貫徹執(zhí)行。這個(gè)問(wèn)題可以從兩個(gè)層面來(lái)看。從領(lǐng)導(dǎo)層面上看，是不是在布置每一件事情的時(shí)候都給它量化，只有量化才能保證流程執(zhí)行。一件事定不定量往往執(zhí)行的結(jié)果就相差很大。所以領(lǐng)導(dǎo)在布置事情的時(shí)候一定要量化，量化中的數(shù)量、時(shí)間、質(zhì)量這三個(gè)元素就好像一個(gè)三維空間，如果你不給他這個(gè)范圍，對(duì)于高素質(zhì)的員工來(lái)說(shuō)他可以盡善盡美地完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作。但對(duì)于素質(zhì)一般的員工，就會(huì)產(chǎn)生偏差。所以從領(lǐng)導(dǎo)層面上講，量化是保證落實(shí)、保證流程貫徹執(zhí)行的一種手段；從員工層面上講，是不是每一件事都有跟蹤和反饋，都進(jìn)行了督辦。對(duì)于機(jī)關(guān)員工來(lái)說(shuō)，相對(duì)于一項(xiàng)工作的方案擬訂者，每辦一件事情不能說(shuō)我把某某事已經(jīng)交給誰(shuí)誰(shuí)辦了、告訴他怎么怎么辦了，但是辦的好與壞、對(duì)與錯(cuò)都不過(guò)問(wèn)。這就是缺乏對(duì)工作的跟蹤、督辦。對(duì)待每一件事情都要讓它有了一個(gè)確切的結(jié)果才能說(shuō)辦完了，不能敷衍了事。這兩個(gè)層面手段是相輔相成的，定量管理是督辦的前提，督辦是定量管理的保證。只有切實(shí)抓好這兩方面才能使工作落實(shí)到位，流程得到貫徹執(zhí)行。