新醫(yī)改視角下如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化

文/暨南大學(xué)附屬深圳眼科醫(yī)院（深圳市眼科醫(yī)院） 黃翠薇

醫(yī)院的檔案管理顧名思義就是針對(duì)醫(yī)院的檔案資料所進(jìn)行的管理工作，醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院的醫(yī)療文件資料和醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的各項(xiàng)資料，內(nèi)容涉及也很廣，包括日常行政上的管理、醫(yī)院組織的醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)研究活動(dòng)、進(jìn)行的醫(yī)療設(shè)備考察引進(jìn)資料、醫(yī)療糾紛等。這些事項(xiàng)的資料都需要作為檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，因?yàn)檫@些資料對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)療發(fā)展都具有依據(jù)性的作用。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

醫(yī)院的管理系統(tǒng)中一直都是將醫(yī)療服務(wù)作為重點(diǎn)內(nèi)容在進(jìn)行管理，對(duì)于包括醫(yī)院檔案管理在內(nèi)的其他工作都缺乏重視，尤其是檔案管理，由于相關(guān)崗位人員不足、設(shè)備設(shè)施的缺乏以及資金等方面的限制，使得醫(yī)院的檔案管理工作一直處于疏于管理中，但是醫(yī)院的技術(shù)和服務(wù)卻在不斷的進(jìn)步發(fā)展，相關(guān)的檔案管理不到位已經(jīng)十分明顯。

（一）缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

在醫(yī)院的管理系統(tǒng)中，醫(yī)院的管理者對(duì)于檔案管理這一方面的內(nèi)容就缺乏重視。醫(yī)院檔案的管理包括綜合的管理和管理考核兩大方面的內(nèi)容，但是很多的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于醫(yī)院的檔案管理沒有重視起來，甚至說有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為醫(yī)院的檔案管理是可有可無(wú)的。因此在檔案管理人員安排上也是不夠全面和積極，對(duì)于檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)也不夠重視，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理工作人員的培養(yǎng)計(jì)劃更是被限定在了計(jì)劃外。領(lǐng)導(dǎo)管理層的不重視就直接導(dǎo)致了檔案管理部門的不重視，這樣情勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化管理就無(wú)從談起了。

（二）醫(yī)院檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平較差

檔案管理也是一項(xiàng)需要專業(yè)技能和素養(yǎng)的工作崗位，但是當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平普遍較差，甚至有的醫(yī)院的檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)出身，而是在崗位調(diào)劑中調(diào)劑到檔案管理崗位上的，又沒有經(jīng)過相關(guān)的檔案管理技能培訓(xùn)，因此他們的業(yè)務(wù)能力存在著嚴(yán)重的不足。除了業(yè)務(wù)上無(wú)法按照專業(yè)的檔案管理規(guī)范進(jìn)行檔案資料的管理，在法制觀念上也相對(duì)淡薄，醫(yī)院的檔案管理工作要依據(jù)我國(guó)的《檔案法》等一系列的法律法規(guī)規(guī)定，但是很多的檔案管理工作人員對(duì)于依法歸檔還缺乏認(rèn)識(shí)，在檔案資料的收集方面也缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性，致使很多的信息都收集不全，或者經(jīng)過很長(zhǎng)時(shí)間才能收集完成。

二、新醫(yī)改后加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化的對(duì)策

醫(yī)院的檔案管理從內(nèi)容上主要分為行政檔案的管理、科研檔案的管理以及醫(yī)療病例檔案的管理等，以下筆者主要對(duì)這三大類的檔案管理進(jìn)行對(duì)策上的研究。

（一）對(duì)醫(yī)院行政檔案資料的管理工作的規(guī)范化

首先，建立起檔案管理部門，配備專門的辦公場(chǎng)所和人員、設(shè)備等。檔案管理部門的建立能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一、全面的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理部門要在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下對(duì)行政檔案資料進(jìn)行集中并且單獨(dú)的管理。檔案管理部門的建立除了為醫(yī)院的各部門提供各項(xiàng)參考依據(jù)和資料，也能夠?yàn)獒t(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和管理部門提供全面領(lǐng)導(dǎo)的依據(jù)和相關(guān)資料，對(duì)于提高醫(yī)院的行政工作效率具有重要的保證和支持作用。醫(yī)院的檔案管理部門建立是醫(yī)院檔案管理工作走向?qū)I(yè)化、科學(xué)化的前提和基礎(chǔ)，在部門的工作規(guī)劃下，檔案管理部門還能夠?yàn)獒t(yī)院的其他各個(gè)部門的檔案歸檔和整理工作提供指導(dǎo)和建議，最后形成全面、有序的整個(gè)醫(yī)院的檔案資料信息，檔案管理部門的建立體現(xiàn)著專業(yè)化，專業(yè)化的隊(duì)伍還能夠?qū)n案資料進(jìn)行分析研究，為醫(yī)院各項(xiàng)工作作出梳理和總結(jié)，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供更為全面的依據(jù)。

其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其檔案管理的水平。在醫(yī)院檔案管理中，缺乏專業(yè)的檔案管理人才對(duì)于提高檔案管理水平一直是重要的制約因素，在現(xiàn)代的醫(yī)院管理系統(tǒng)中，檔案管理工作人員的個(gè)人業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到檔案管理工作的完善和提升，因此需要檔案管理工作人員用專業(yè)的能力和積極的主觀能動(dòng)性去完成。針對(duì)當(dāng)前各個(gè)醫(yī)院檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平不高的現(xiàn)狀，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)管理層要重視起對(duì)他們的專業(yè)技能培養(yǎng)，不斷提高其專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要制定有效的機(jī)制來促進(jìn)其主觀能動(dòng)性的發(fā)揮，為提高醫(yī)院檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。

（二）對(duì)醫(yī)院科研檔案資料的管理工作的規(guī)范化

醫(yī)院科研活動(dòng)是關(guān)乎醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療水平提高所作出的研究活動(dòng)，對(duì)于與科研有關(guān)的檔案資料管理是一項(xiàng)十分重要的管理內(nèi)容，在管理中需要注意以下兩點(diǎn)：

一是對(duì)于接收的科研類檔案資料進(jìn)行全面、細(xì)致的歸類整理，檔案管理部門要將整理好的科研資料進(jìn)行規(guī)范的登記和編目，還要在接收后做好相關(guān)的統(tǒng)計(jì)、分類、加工等工作，對(duì)于科研成果或者絕密級(jí)的檔案內(nèi)容要進(jìn)行單獨(dú)的登記管理，做好保密封存。對(duì)于已經(jīng)收錄的科研檔案資料或者對(duì)現(xiàn)有的科研檔案資料接收后，還要做好后續(xù)的鑒定，結(jié)合科研內(nèi)容組織醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的科研成員和檔案管理人員，對(duì)科研期限是否延長(zhǎng)、科研保密等級(jí)是否變動(dòng)等進(jìn)行研究討論，形成一致意見后再經(jīng)過有權(quán)主體批準(zhǔn)后進(jìn)行科研檔案資料的再管理。

二是對(duì)于科研檔案的開發(fā)事宜要做好服務(wù)?？蒲袡n案資料的開發(fā)具有深遠(yuǎn)的意義，作為醫(yī)院檔案管理部門，對(duì)于接收存放的科研資料要為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、為科研人員、甚至是面向社會(huì)，做好服務(wù)，為醫(yī)療技術(shù)水平的提高做好相關(guān)的服務(wù)工作，提供資料上的支持。醫(yī)院檔案管理在科研資料的管理中不單是要保存，還要進(jìn)行資料的整理加工，將重要的科研資料分類歸檔后，編制相應(yīng)的檢索工具，同時(shí)配合每項(xiàng)資料總結(jié)出相關(guān)的摘要、關(guān)鍵詞、簡(jiǎn)介等。醫(yī)院的檔案管理工作主要是為了醫(yī)院的內(nèi)部查閱提供服務(wù)，對(duì)于其他單位或者部門的查閱，需要由相關(guān)的部門出具介紹信，并經(jīng)本醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行查閱，查閱內(nèi)容限于一般科研檔案資料，對(duì)于絕密類的科研資料，除經(jīng)過醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的特別批準(zhǔn)和嚴(yán)格的審查，一般不得進(jìn)行查閱或摘抄。

（三）對(duì)醫(yī)院病例檔案資料的管理工作的規(guī)范化

醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)是醫(yī)院最主要也是最重要的活動(dòng)，不但具有記錄病患病情發(fā)展和治療的功能，也是醫(yī)院在面對(duì)一些醫(yī)療糾紛以及相關(guān)的法律問題處理中有力的證據(jù)資料，近年來，醫(yī)療糾紛日益增多，包括一些民事糾紛、傷殘鑒定、刑事案件中的取證以及人身保險(xiǎn)等法律程序中都需要醫(yī)院出具相關(guān)的報(bào)告或者資料，做好病例檔案的管理是極為重要的。

第一，進(jìn)行病例檔案的資料庫(kù)單獨(dú)管理，病例檔案是醫(yī)院檔案中最大量的管理工作，需要在專門的資料庫(kù)進(jìn)行單獨(dú)的管理，資料庫(kù)的管理有對(duì)場(chǎng)所地點(diǎn)的管理，也包括在資料庫(kù)進(jìn)行的所有檔案保管工作的管理。在資料庫(kù)房間的管理上，要求建筑標(biāo)準(zhǔn)要符合檔案保管的要求，還要做好資料庫(kù)的專項(xiàng)用途不變，不能用來存放其他的設(shè)備設(shè)施，還要嚴(yán)格防范火災(zāi)、水災(zāi)或者污損，為檔案管理提供良好的適宜的場(chǎng)所是首要的。在防范火災(zāi)、水災(zāi)或者污損上可以利用相關(guān)的加濕器、除濕器、溫度計(jì)、通風(fēng)、滅火等裝置，做好全面的防護(hù)管理工作。

第二，嚴(yán)格病例資料的查閱和借閱管理。醫(yī)院在病例管理涉及病人的個(gè)人隱私，也涉及醫(yī)院的資料管理制度，要做好查閱和借閱的管理，同時(shí)要嚴(yán)格資料庫(kù)的出入管理，非檔案管理工作和相關(guān)人員不得隨意進(jìn)出資料庫(kù)，對(duì)于確有需要進(jìn)入資料庫(kù)查詢資料的，要在檔案管理工作人員的指引和監(jiān)督下進(jìn)行相關(guān)資料的查詢，確實(shí)需要借閱的，可以按照相關(guān)借閱管理制度借閱，但是要做好相關(guān)的登記，包括借閱的時(shí)間、方式等都要詳細(xì)登記記錄。

第三，做好病歷資料的整理和歸檔。醫(yī)院每天都有大量的病歷資料產(chǎn)生和更新，做好病例資料的整理和歸檔不但工作量大，也要進(jìn)行規(guī)范化的整理和存檔，整理時(shí)主要是進(jìn)行編號(hào)保管，形成完整的體系化的檔案資料庫(kù)，以便今后有需要時(shí)能夠及時(shí)便利的查閱到相關(guān)的資料，這一工作內(nèi)容雖然簡(jiǎn)單，但是工作量大，需要檔案管理工作人員認(rèn)真、有序的進(jìn)行管理。

三、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院的檔案管理工作要適應(yīng)新一輪的醫(yī)改要求，以醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展和中心任務(wù)為內(nèi)容，不斷強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化，做好不同種類檔案的管理，形成全面系統(tǒng)的檔案資料體系，更好的服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、科研等工作，提高醫(yī)院檔案管理工作的支持功能，為醫(yī)院的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。當(dāng)前我國(guó)各地的醫(yī)院檔案管理工作中還存著一些問題，本文在問題分析的基礎(chǔ)上，針對(duì)醫(yī)院行政、科研以及醫(yī)療檔案管理提出了具體的規(guī)范化建議，希望能夠?yàn)獒t(yī)院的檔案管理工作完善提供有益的借鑒和指導(dǎo)。

[1]黃恩梅.創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理,提高檔素工作水平[J].科技檔案,2009(02).

[2]郭祥麗,衛(wèi)明月,淺談醫(yī)院檔案資源的開發(fā)與利用[J].中國(guó)醫(yī)院管理,2006,26(2).

[3]朱萍.對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院科研成果檔案歸檔工作的思考[J].云南檔案,2009(11).