企業(yè)退休人員檔案管理的幾點(diǎn)思考

文/天津工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 費(fèi)海濤

檔案管理是一項(xiàng)綜合性的管理措施，尤其是在退休人員的檔案管理中，通過(guò)形成多種方式的運(yùn)用，可以更好的為企業(yè)退休人員服務(wù)，增強(qiáng)企業(yè)發(fā)展的整體活力，并發(fā)揮出應(yīng)有的作用，將有很大的實(shí)際功能。

一、簡(jiǎn)述企業(yè)退休人員檔案管理的現(xiàn)狀

（一）殘缺的檔案管理制度

在企業(yè)退休人員的檔案管理中，還存在很對(duì)管理不健全的方面。其中，對(duì)于退休人員檔案管理中存在卷案標(biāo)題不全，檔案序號(hào)沒(méi)有形成規(guī)范化管理，還有在退休人員的資料收集中沒(méi)有形成全面的細(xì)致的管理模式。以及在檔案管理中的借閱、查看、保密制度的運(yùn)行中，沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，整個(gè)管理體制不健全、不規(guī)范，形成企業(yè)退休人員檔案管理利用率與真實(shí)性大幅度下降，不利于檔案管理的規(guī)范化。

（二）較低的檔案利用率和較弱的管理意識(shí)

在企業(yè)退休人員的檔案管理中，檔案中的信息量沒(méi)有形成規(guī)范的控制，對(duì)于退休人員在企業(yè)工作中的能力體現(xiàn)、重大事情控制等信息，沒(méi)有形成具體的記載，不利于退休人員參與到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之中。盡管這些檔案形成了有目共睹的現(xiàn)象，但是，對(duì)于長(zhǎng)期從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的企業(yè)而言，并沒(méi)有構(gòu)建企業(yè)退休人員的檔案資源控制，也沒(méi)有形成的檔案的整體控制，因而，給整個(gè)管理帶來(lái)不同程度的影響。

（三）較低的檔案檢索效率

在企業(yè)退休人員的個(gè)性化檔案管理中，檢索效能是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，但是，在當(dāng)前的一些檔案管理中，沒(méi)有形成現(xiàn)代化的信息檔案檢索功能，有些企業(yè)采用還是手工檢索的方式，因此，在整個(gè)檢索過(guò)程中，沒(méi)有形成較高的檢索效率。加之，在企業(yè)運(yùn)行的過(guò)程中，檔案管理也隨之發(fā)生著相應(yīng)的變化，這樣，不利于整個(gè)檔案管理的科學(xué)化，也不利于在檔案管理中形成科學(xué)有效的檢索模式，在追求數(shù)量的過(guò)程中，往往忽視對(duì)整個(gè)質(zhì)量的控制。

二、探討企業(yè)退休人員檔案管理的有效措施

（一）完善檔案管理機(jī)構(gòu)和體制

加強(qiáng)對(duì)企業(yè)退休人員的檔案管理，首先要建立完善的檔案管理制度，從機(jī)構(gòu)設(shè)置、責(zé)任分配等方面著手，建立具體的機(jī)構(gòu)部門(mén)，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)退休人員檔案的有效管理，在建立專(zhuān)門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，形成退休人員檔案的有效措施?？梢杂行У姆乐雇诵萑藛T檔案丟失帶來(lái)的不良影響，更好的讓退休人員享受晚年的生活，并及時(shí)關(guān)注企業(yè)的發(fā)展，做好更大的服務(wù)，形成退休人員的檔案關(guān)懷管理機(jī)制，加強(qiáng)在企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)保等方面的檔案服務(wù)，形成退休人員檔案管理社會(huì)化服務(wù)的有效模式。

（二）檔案目錄與檢索的現(xiàn)代化

在企業(yè)退休人員的檔案管理中，要增強(qiáng)整個(gè)檔案管理的現(xiàn)代化手段運(yùn)用，同時(shí)，在加強(qiáng)計(jì)算機(jī)控制的基礎(chǔ)上，完善退休人員檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。在具體的運(yùn)用中，形成檔案管理由手工控制轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)控制的轉(zhuǎn)變，形成檔案目錄控制的有效性，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)退休人員檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)，形成資料管理分門(mén)別類(lèi)的控制方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)統(tǒng)一錄入，這樣，可以形成統(tǒng)一、規(guī)整的管理。在需要調(diào)度檔案的過(guò)程中，只要輸入名字就可以形成立刻的完善，全面縮短檔案管理檢索的時(shí)間。在分析退休人員個(gè)性檔案的過(guò)程中，形成與目錄管理的有效對(duì)接，能提升整個(gè)檢索的準(zhǔn)確性。

（三）改變觀念，強(qiáng)化管理措施

在企業(yè)退休人員的管理中，要完善綜合管理的措施，就要積極轉(zhuǎn)變觀念。有些人認(rèn)為企業(yè)退休人員檔案管理可有可無(wú)，這種想法就是錯(cuò)誤的。有些人忽略對(duì)退休人員的檔案管理，認(rèn)為他們的檔案沒(méi)有價(jià)值，也沒(méi)有采用合理的措施進(jìn)行管理，因此，造成退休人員檔案管理的誤區(qū)，這樣，要改變觀念，形成退休人員檔案管理的重視度，從技術(shù)完善、制度建立等多方面控制，這樣，可以增強(qiáng)整個(gè)檔案的有效性。同時(shí)，要全面加強(qiáng)對(duì)退休人員檔案管理的歸類(lèi)處理。在全面優(yōu)化的過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)退休人員的有效控制，因此，結(jié)合現(xiàn)代化的控制手段，積極轉(zhuǎn)變理念，融入現(xiàn)代化的檔案管理模式，加強(qiáng)在企業(yè)退休人員的綜合控制，推動(dòng)企業(yè)退休人員對(duì)企業(yè)的整體作用，并作出更大的貢獻(xiàn)。

（四）電子文檔的應(yīng)用

把紙質(zhì)的檔案文件換成電子文檔，會(huì)更加方便檢索和應(yīng)用。首先要建立相對(duì)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后利用各種多媒體技術(shù)把文字、圖形等統(tǒng)一管理、錄入光盤(pán)保存，這樣不僅有利于工作人員對(duì)檔案的檢索，而且被授權(quán)的人還可以從自己的終端直接對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、查詢(xún)以及下載，十分方便。

三、結(jié)語(yǔ)

在企業(yè)退休人員的檔案管理中，形成多種管理創(chuàng)新方式的運(yùn)用，尤其是結(jié)合企業(yè)退休人員在工作簡(jiǎn)歷、貢獻(xiàn)等多方面的資料，結(jié)合現(xiàn)代化的信息檔案管理手段，加強(qiáng)退休人員檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)管理工作，這樣可以有效的增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案的嚴(yán)密性，為企業(yè)的全面發(fā)展提供良好的服務(wù)，企業(yè)退休人員也能全面的融入到企業(yè)的后續(xù)發(fā)展之中。

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