加強(qiáng)博士人事檔案管理探析

文/桂林醫(yī)學(xué)院 伍志紅 周長春

我國實施研究生教育35年以來，已培養(yǎng)50多萬名博士人才。近年來，亦有一大批在國外取得博士學(xué)位的人才回國工作。他們支撐了社會各項事業(yè)的發(fā)展，對提高我國國際競爭力、建設(shè)創(chuàng)新型國家和實現(xiàn)人才強(qiáng)國的戰(zhàn)略目標(biāo)具有重大的意義①。博士人數(shù)的增長，相應(yīng)也形成了較大規(guī)模的博士人事檔案，這些檔案是博士學(xué)習(xí)、工作、成長、成就的歷史記錄，也是我國高層次人才隊伍培養(yǎng)建設(shè)的資料庫和信息源。因此加強(qiáng)對博士人事檔案的管理和研究具有重要的現(xiàn)實意義和歷史意義。分析解決博士人事檔案中存在的問題，對于提高博士人事檔案的質(zhì)量、保障利用具有積極的促進(jìn)作用。

一、應(yīng)加強(qiáng)博士人事檔案管理

（一）是新時期人才隊伍建設(shè)的需要

《國家中長期人才規(guī)劃綱要（2010-2020年）》制定了我國人才發(fā)展的總體戰(zhàn)略目標(biāo)，到2020年，確立國家人才競爭比較優(yōu)勢，進(jìn)入世界人才強(qiáng)國行列，為在本世紀(jì)中葉基本實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化奠定人才基礎(chǔ)。博士是我國高層次人才的代表，加強(qiáng)博士人事檔案的管理對于做好人才隊伍建設(shè)的基礎(chǔ)性工作具有重要意義。從個體來看，可在確認(rèn)博士學(xué)歷經(jīng)歷等方面提供重要憑證；在選用人才方面提供重要參考信息。從全局來看，博士人事檔案在人才信息庫的建設(shè)方面能提供最為詳盡而準(zhǔn)確的資料；對分析總結(jié)我國人才工作改革發(fā)展經(jīng)驗提供重要參考信息。

（二）是用人單位依法行政、保障博士相關(guān)合法權(quán)益的需要

《國家中長期人才規(guī)劃綱要（2010-2020年）》指出：加快人才工作法制建設(shè)，建立健全人才法律法規(guī)，堅持依法管理，保護(hù)人才合法權(quán)益。隨著《公務(wù)員法》《勞動合同法》的頒布，我國人事管理步入法制化軌道，2014年2月國務(wù)院常務(wù)會議審議通過的《事業(yè)單位人事管理條例（草案）》也將積極推進(jìn)我國人事管理立法進(jìn)程。博士用人單位的各項人事管理措施，如崗位設(shè)置、招聘、合同，考核、培訓(xùn)②、獎懲、工資、引進(jìn)人才福利待遇等工作都必須依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)來進(jìn)行，博士以往的人事檔案是用人單位辦理相關(guān)事宜的憑據(jù)，而辦理相關(guān)事宜新形成的人事檔案材料又是其依法行政的證據(jù)。這些檔案材料對于人事爭議處理具有重要的法律憑證作用③，從而有力地監(jiān)督和約束用人單位依法行政，使博士的相關(guān)合法權(quán)益得到有效地保障。

（三）是促進(jìn)我國人才合理流動和優(yōu)化配置的需要

“十二五”規(guī)劃綱要中提出堅持把深入實施西部大開發(fā)戰(zhàn)略放在區(qū)域發(fā)展總體戰(zhàn)略優(yōu)先位置，給予特殊政策支持。在人才支持方面實施引導(dǎo)人才向農(nóng)村基層和艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)流動政策，對在這些地區(qū)工作的人才，在工資、職務(wù)、職稱等方面實行傾斜政策，提高津貼標(biāo)準(zhǔn)，改善工作和生活條件。作為執(zhí)行這些政策的憑據(jù)材料也將會存入博士的人事檔案中，是我國實行區(qū)域發(fā)展總體戰(zhàn)略的寶貴歷史記錄，對人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的實施與發(fā)展具有重要的史料價值與參考作用。

二、博士人事檔案存在的主要問題

筆者對某單位120位博士的人事檔案情況進(jìn)行調(diào)查研究，存在的主要問題如表1所示，其中以“缺材料”和“無檔案”兩項最為突出。以“無檔案”問題為例來比較，碩士研究生中無檔案數(shù)占比為2.6%，本科及以下學(xué)歷人員中無檔案數(shù)占比為0.5%，而博士研究生中無檔案數(shù)占比高達(dá)14.2%，由此可見，博士人事檔案存在的問題相對更為突顯。

表1

（一）缺材料

1.缺博士階段材料。根據(jù)中組發(fā)[2009]12號《關(guān)于印發(fā)<人事檔案材料收集歸檔規(guī)定>的通知》，博士階段應(yīng)歸入人事檔案的材料包括：報考登記表，博士推免生登記表，專家推薦表，學(xué)生登記表，學(xué)習(xí)成績表，畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書和學(xué)位證書復(fù)印件，畢業(yè)博士就業(yè)通知書，部分院校有原單位鑒定材料、體檢表等；部分博士在讀博期間有正式黨員材料、獎勵材料。這些材料要?dú)w入博士的人事檔案中，畢業(yè)時根據(jù)相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)出。（1）有的院校沒有將博士的以上相關(guān)材料及時準(zhǔn)確地收歸其人事檔案之中。另有一種需要甄別的情況是，有的人員在讀博期間沒有取得博士學(xué)位，其博士階段檔案材料中是沒有授予博士學(xué)位材料的。（2）有的在職讀博士人員，人事檔案沒有轉(zhuǎn)到就讀學(xué)校，博士畢業(yè)后，學(xué)校未將其讀博期間形成的學(xué)歷學(xué)位材料轉(zhuǎn)到工作單位，導(dǎo)致檔案中博士階段材料空缺。（3）境外讀博人員，沒有相應(yīng)的讀博期間的人事檔案材料，因此其檔案中博士學(xué)歷學(xué)位材料空缺。這類情況，可根據(jù)教育部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證④，將認(rèn)證書存入博士的人事檔案。

2.缺碩士或本科階段材料。有的人員在讀碩士研究生期間，提前攻讀博士學(xué)位或繼續(xù)報考同一所學(xué)校的博士研究生，部分人員檔案有缺碩士學(xué)歷學(xué)位材料的現(xiàn)象。另外還有一種情況不屬于缺材料：本碩連讀或本碩博連讀時，大多學(xué)校會將在讀期間的材料合為一體，存入最高學(xué)歷學(xué)位的相應(yīng)《畢業(yè)研究生登記表》和《學(xué)位審批表》，連讀經(jīng)歷只在學(xué)習(xí)簡歷中體現(xiàn)，這需要仔細(xì)查閱材料中記錄的內(nèi)容進(jìn)行鑒別。

3.缺工作期間材料。有的博士學(xué)習(xí)、工作歷經(jīng)多次地域變更，但其檔案卻長期留在原籍的人才交流中心等部門；有的單位沒有形成相關(guān)的存檔材料，或形成的檔案材料沒有存入其人事檔案。

（二）無檔案

1.“人質(zhì)”檔案。如有的博士因各種原因去了新的單位，但其與原單位簽有工作協(xié)議，博士違約需交違約金，因沒交違約金，檔案被留在了原單位。

2.棄檔。有的博士的學(xué)習(xí)、工作地域不斷變更，有的長期出國，基本沒有人事檔案的觀念，也不知道自己的檔案在哪里。

（三）存入不屬于歸檔范圍的材料

有的博士人事檔案中存入了一些不屬于人事檔案歸檔范圍的材料，如：試卷、開題報告、學(xué)位論文、答辯申請書、甚至論文答辯委員會表決票、學(xué)位評定委員會表決票、作業(yè)等等，其中有的是教學(xué)檔案，是學(xué)校教育培養(yǎng)博士各環(huán)節(jié)的記錄，應(yīng)歸入學(xué)校檔案館的教學(xué)檔案以備查閱。把教學(xué)檔案材料歸入了人事檔案，博士的人事檔案離校后，會造成學(xué)校相關(guān)的教學(xué)檔案材料缺失，需要利用時查閱不到。

（四）檔案分散

1.個別學(xué)校在整理檔案材料時，沒有將博士階段材料與其原有的檔案及時、準(zhǔn)確地合并裝袋，僅將其中一部分材料轉(zhuǎn)到工作單位。

2.讀博前的人事檔案留在原工作單位或人才交流中心，博士階段的材料則從畢業(yè)院校轉(zhuǎn)到了新的工作單位。

（五）材料項目內(nèi)容不完善

個別博士《學(xué)位審批表》中授予學(xué)位內(nèi)容沒有填寫或錯填為“授予碩士學(xué)位”。

三、問題原因分析

（一）我國博士教育處于快速發(fā)展階段，博士生檔案材料的管理尚未步入規(guī)范化運(yùn)行軌道

近年來，我國研究生招生規(guī)模迅速擴(kuò)大，博士生教育發(fā)展時間較短，在整個管理流程上積累的經(jīng)驗相對較少，因此對于博士生的人事檔案材料接收、審核、制作、收集、歸檔方面還沒能形成規(guī)范的制度。有的新增博士點(diǎn)，工作人員剛接觸到博士檔案管理，沒有明確哪些材料需要制作并歸入博士人事檔案，造成材料缺漏，或?qū)⒎侨耸聶n案材料歸入人事檔案。

（二）我國社會、經(jīng)濟(jì)正處于轉(zhuǎn)型期，地區(qū)發(fā)展不平衡，人才流動性大，并有一定趨向性

更多博士流向經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較高、創(chuàng)業(yè)條件較好的地區(qū)或國外，人事管理方式方法與人才流動趨勢之間的矛盾，或者人事檔案意識的缺乏，都會導(dǎo)致博士人事檔案出現(xiàn)問題。

（三）政府人才公共服務(wù)體系尚未建立健全，博士人事檔案的管理權(quán)限、管理機(jī)構(gòu)等仍然受到許多人為因素的干擾

檔案材料的制作、收集、歸檔以及檔案的轉(zhuǎn)遞等各方面的銜接工作未能實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（四）人事管理法制化水平制約博士人事檔案的規(guī)范化管理水平

人事檔案工作從屬于人事工作，人事管理的立法、依法、執(zhí)法和違法處理狀況必然影響到博士人事檔案的規(guī)范化。人事工作法制化水平越高，博士人事檔案材料的憑證作用就會越顯現(xiàn)，法律效應(yīng)可以促進(jìn)相關(guān)人員在材料的制作、收集、鑒別、歸檔、整理以及檔案的保管、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)中嚴(yán)格按章辦事，反之亦然。我國人事管理法制化建設(shè)處于探索階段，相關(guān)的法律法規(guī)尚未健全，因此在人事管理中普遍存在法制觀念淡薄的現(xiàn)象。博士人事檔案形成和管理的各單位各部門及博士本人往往忽視從法律憑證的角度來對待博士人事檔案。

四、對策

（一）完善高校博士生檔案管理制度

按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的相關(guān)要求，根據(jù)各高校的不同情況探索符合本校特點(diǎn)的博士生人事檔案管理模式，以確保博士在讀期間，其人事檔案材料完整齊全、管理規(guī)范。

（二）建立健全政府人才公共服務(wù)體系，加快建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)

完善政府宏觀管理、市場有效配置、單位自主用人、人才自主擇業(yè)的人才管理體制，推進(jìn)人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)博士人事檔案的社會化管理，完善服務(wù)功能，暢通人才流動渠道。

（三）積極推進(jìn)人事管理法制化進(jìn)程

人事爭議的依法處理、違法追究等等都將對博士人事管理工作包括博士人事檔案管理工作產(chǎn)生重要而深刻的影響和促進(jìn)，人事管理法制化有助于博士人事檔案材料形成和管理的各個單位、部門、工作人員及博士本人以法制的觀念來對待博士人事檔案，將有力地推動博士人事檔案規(guī)范化管理，從而為我國博士人才隊伍建設(shè)提供更完善的服務(wù)。

注釋：

①范巍,蔡學(xué)軍,趙世奎,成龍,汪懌.中國博士發(fā)展質(zhì)量調(diào)查[J].學(xué)位與研究生教育,2011(1):1-7.

②孫燕京.淺談人事管理的發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù),2007(1):45-46.

③侯喜軍,韓蘭娟.勞動合同法與高校依法用人制度研究[J].生產(chǎn)力研究,2009(22):105-106+109.

④邵巍,車偉民,張瑩.我國國(境)外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作發(fā)展趨勢[J].中國高等教育,2009(Z1):34-36.