淺談檔案員如何規(guī)范房地產(chǎn)檔案工作

劉杰

[摘 要]房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作具有專業(yè)性、法定性、統(tǒng)一性、永久性等特性。在房屋登記及房地產(chǎn)管理工作中，需要隨時查閱使用，直接為房屋登記、房地產(chǎn)管理工作以及房地產(chǎn)信息公開提供查詢服務(wù)，這就要求檔案員在檔案管理過程中要有依法治檔的理念、培養(yǎng)專業(yè)管理的素養(yǎng)、為用戶提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)檔案；依法管理；專業(yè)素質(zhì)

房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理機構(gòu)在管理活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著我國房地產(chǎn)市場的不斷升溫，房地產(chǎn)檔案的存儲數(shù)量日益增加，房地產(chǎn)檔案的利用率也在大幅提高，以往通過人工處理為主的管理方式暴露出很多弊端：工作效率低、錯誤量大、信息共享困難等。這就要求房地產(chǎn)管理部門在檔案管理過程中貫穿依法治檔的理念、培養(yǎng)專業(yè)管理的素養(yǎng)、提供有效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、加強檔案員依法管理理念

在房地產(chǎn)檔案管理過程中，應(yīng)以《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《物權(quán)法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《房屋登記辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)。其中，《檔案法》是我國檔案管理的根本大法，連同地方制定和頒發(fā)的有關(guān)檔案法規(guī)，引領(lǐng)著檔案管理部門的管理活動；國家建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》及各地方為貫徹本法所出臺的有關(guān)文件，明確了房地產(chǎn)交易管理部門實施的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的規(guī)范。此外，房地產(chǎn)交易部門的制度規(guī)定也是實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理內(nèi)部控制的有力保證。依法治檔體現(xiàn)于房地產(chǎn)交易管理部門的檔案工作必須遵循相關(guān)法律規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行部門建立的各項規(guī)章制度，將擋案管理工作置于法律規(guī)范和部門制度的制約之下。作為檔案管理人員應(yīng)該自覺地學(xué)習(xí)和領(lǐng)會相關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容，做到三個明確：其一，明確房地產(chǎn)檔案是城市建設(shè)檔案的重要組成部分，房地產(chǎn)檔案的管理體現(xiàn)了政府管理的職能。其二，明確房地產(chǎn)檔案工作是法律賦予房地產(chǎn)交易管理部門的工作職責(zé)，管好房地產(chǎn)檔案工作是房地產(chǎn)檔案管理部門必須履行的義務(wù)。其三，明確房地產(chǎn)檔案管理人員的工作需要接受法律和法規(guī)的約束，要依法管理各種權(quán)屬資料、房屋基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料等，任何損毀、丟失、擅自提供、抄錄、公布、銷毀、涂改、偽造、擅自出賣或不按照規(guī)定歸檔的行為，將被依法追究行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

二、加強檔案員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

專業(yè)化是工作高標(biāo)準(zhǔn)的前提，房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)化需從以下幾方面人手：一是強化業(yè)務(wù)手段。房地產(chǎn)檔案雖不是商品，卻是珍貴的信息資源，既有歷史價值也有現(xiàn)實價值，既有地方價值又有全局價值。房地產(chǎn)檔案工作擔(dān)負(fù)著采集、管理與提供房產(chǎn)信息的責(zé)任，可為房地產(chǎn)管理提供準(zhǔn)確而可靠的基礎(chǔ)性資料。因此，必須注意強化業(yè)務(wù)手段，努力實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理新突破，進一步完善產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息化建設(shè)，構(gòu)建和完善權(quán)屬登記發(fā)證系統(tǒng)、產(chǎn)籍檔案管理系統(tǒng)、抵押登記管理系統(tǒng)、房屋產(chǎn)權(quán)平面敬字控制系統(tǒng)，實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理模式的創(chuàng)新。二是做好檔案編研。房地產(chǎn)檔案管理工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務(wù)為主體，不斷地、及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理。根據(jù)不同的編研內(nèi)容，把分散的資料，按照稠用規(guī)律有機地編制起來，以利于檔案資源的開發(fā)利用。三是嚴(yán)格日常管理。建立嚴(yán)格的庫房管理制度，定期透行安全檢查，尤其是逢節(jié)假日要更加重視檢查，并做好安全檢查記錄。庫房內(nèi)應(yīng)有檔案資料存放示意圖，檔案柜架要排放規(guī)范，保證庫內(nèi)清潔衛(wèi)生，無火災(zāi)、水淹事故，無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象。建立規(guī)范的全宗卷以及詳細(xì)的檔案移交接收、借閱登記、鑒定銷毀記錄，做到檔案進館詳細(xì)無誤，借有憑還有據(jù)。及時對檔案進行調(diào)查統(tǒng)計，成立檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，以利于對已保管過期限的檔案展開銷毀鑒定工作。

三、加強檔案員服務(wù)利用工作

房地產(chǎn)檔案提供利用的方式包括：設(shè)置閱覽室接待查檔，根據(jù)利用者需求出具查詢結(jié)果證明；為權(quán)利人提供所繳交房屋原始登記材料的復(fù)印件；以房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案為依據(jù)，為利用者提供咨詢服務(wù)；向城市建設(shè)及房地產(chǎn)開發(fā)單位提供產(chǎn)權(quán)檔案信息。房地產(chǎn)檔案工作人員應(yīng)以履行以上職能為己任，滿腔熱忱地提供服努。一是強化服務(wù)意識。在全面落實社會服務(wù)承諾制的基礎(chǔ)上，以創(chuàng)新管理理念為主線，使窗口建設(shè)再上新臺階。一要明確服務(wù)方向，努力為城市建設(shè)和管理服務(wù)。二要了解客觀需要，化被動為主動，取得利用者滿意的效果。三要掌握房地產(chǎn)檔案的特點和規(guī)律，通過檔案分析工作，改進各項業(yè)務(wù)工作，促進檔案管理水平的提高。四要處理好利用和保密的關(guān)系，在做好提供利用的同時，廣泛接受社會各界監(jiān)督。二是強化服務(wù)規(guī)范。完善工作制度、辦事程序，及時調(diào)整和改進服務(wù)方式，全面、系統(tǒng)地規(guī)范服務(wù)工作程序要求，并抓好檢查和督查工作。三是提高服務(wù)效率。實踐證明，房地產(chǎn)檔案進行數(shù)字化使檔案的編排效率、檢索速度和準(zhǔn)確程度有明顯的提高。計算機檢索既能改變目錄單點線性的檢索模式，實現(xiàn)同一界面的多點選擇查詢，還支持關(guān)鍵詞的模糊查詢，大大提高了檢索速度、查準(zhǔn)率、查全率，目錄維護也十分方便；鑒于隨著房地產(chǎn)檔案利用率不斷提高，檔案原件損壞越來越突出的情況，把房地產(chǎn)檔案資料掃描錄入計算機，不僅可以解決利用與保護的矛盾，還提高了檔案的完整性和安全性；也有利于規(guī)范房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理，電子檔案中的查封、抵押等限制性信息加強了對房產(chǎn)交易和登記發(fā)證等工作的控制功能，有效陣低房產(chǎn)發(fā)證工作的失誤率；可以把公示性信息放在互聯(lián)網(wǎng)上，方便群眾查閱，而合理化的建議和要求可以及時反饋回來，有利于房地產(chǎn)檔案管理水平和服務(wù)水平的提高。

參考文獻：

[1]劉敏艷；淺談房產(chǎn)檔案管理中的法治觀念[J]；經(jīng)濟研究導(dǎo)刊；2011年17期

[2]劉金苓；新時期房地產(chǎn)檔案管理工作之我見[J]；蘭臺世界；2006年19期