淺議對(duì)檔案保密工作的幾點(diǎn)思考

黃猛+陳超+王娟

[摘 要]涉密檔案是檔案管理的重要組成部分，該種類型的檔案由于存在大量涉密內(nèi)容，事關(guān)國(guó)家、單位和個(gè)人的利益和安全，管理好該種檔案顯得尤為重要。由于社會(huì)發(fā)展和檔案資源信息化的推進(jìn)，涉密檔案的管理工作也將發(fā)生變化，本文就檔案人員的專業(yè)素質(zhì)、涉密檔案保管的物資保障、電子文件保存安全以及涉密檔案的保管與利用的關(guān)系進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]涉密檔案；檔案管理；電子文件

所謂涉密檔案指的是各級(jí)機(jī)關(guān)、各個(gè)部門在工作中形成的涉及國(guó)家、單位、個(gè)人有參考價(jià)值和秘密的文字、符號(hào)和聲像等不同形式的歷史記錄。該種檔案工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、科技等各個(gè)領(lǐng)域，其中有大量牽涉到國(guó)家、單位和個(gè)人秘密的文件資料、科技成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等，事關(guān)國(guó)家利益和國(guó)家安全，經(jīng)濟(jì)技術(shù)秘密，個(gè)人隱私等內(nèi)容。因此該種類型的檔案不同于一般檔案，在管理上有其獨(dú)特性。管理該檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》的相關(guān)規(guī)定，不得疏于管理，擅自泄露、擅自銷毀。涉密檔案管理工作如此重要，因此，必須高度重視此項(xiàng)工作。

一、思想上充分認(rèn)識(shí)檔案保密工作的必要性和重要性

檔案是人類歷史的真實(shí)記載，是人類最真實(shí)最可靠的信息資源，檔案保密工作是檔案管理的重要內(nèi)容，是維護(hù)涉密檔案的安全、進(jìn)而維護(hù)國(guó)家安全、集體利益和個(gè)人隱私的重要保證。檔案管理機(jī)構(gòu)與工作人員，首先必須從思想上予以高度重視，嚴(yán)格地按照《保密法》有關(guān)規(guī)定做好檔案保密工作，使得檔案更好地為國(guó)家、集體及個(gè)人服務(wù)。

二、加強(qiáng)檔案人員的政治理論學(xué)習(xí)和專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是作為檔案管理的主體，需具有很強(qiáng)的政治性和專業(yè)素質(zhì)，必須把管理涉密檔案作為自己最神圣的職責(zé)。

首先，涉密檔案工作是政治性很強(qiáng)的工作，該種檔案的內(nèi)容涉及黨和國(guó)家、單位或者個(gè)人的重要機(jī)密。因此，管檔人員必須講政治，具有較強(qiáng)的政治洞察力、政治鑒別力和政治敏銳性，不斷增強(qiáng)政治意識(shí)、大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，善于從政治上觀察、分析、處理保密工作中的重大問(wèn)題，使業(yè)務(wù)工作保持正確的政治方向。

其次，由于涉密檔案工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及到政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等領(lǐng)域。其管理方法也在隨時(shí)代的變化而不斷改革，特別是隨著政治、經(jīng)濟(jì)、科技和文化交流與合作的日益發(fā)展，涉密檔案管理工作也相應(yīng)地出現(xiàn)一些新情況、新問(wèn)題，。因此，檔案人員必須順應(yīng)時(shí)代要求，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的觀念，經(jīng)常參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)知識(shí)、科技知識(shí)以及管理操作等方面的能力，努力提高自身的業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)自己的保密意識(shí)，使自己的工作適應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的要求。

再次，涉密檔案保管人員接觸機(jī)密文件多。因此，自身要強(qiáng)化法律意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案管理辦法》和《保密法》等法律法規(guī)，嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)，按照各項(xiàng)規(guī)章制度開(kāi)展工作。

三、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為涉密檔案的保管提供物質(zhì)保障

要保管好涉密檔案必須要有相應(yīng)的硬件設(shè)施作保證。要長(zhǎng)期、永久地保管好這些檔案資料，必須依賴相應(yīng)的技術(shù)和設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)。如：庫(kù)房管理的防火、防盜、防水、防光、防蟲(chóng)等“八防”技術(shù)；溫濕度調(diào)節(jié)所需的空調(diào)設(shè)備、去濕機(jī)和加濕器等設(shè)備；保護(hù)檔案原件所需的保險(xiǎn)柜、專用密集架、縮微攝影設(shè)備等；以及目前使用廣泛的計(jì)算機(jī)設(shè)備和相應(yīng)的管理軟件等。

因此，涉密檔案所在部門必須根據(jù)本單位工作實(shí)際和發(fā)展要求，加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，切實(shí)加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，確保必要的建設(shè)經(jīng)費(fèi)和物資及時(shí)到位。尤其要注重庫(kù)房建設(shè)，要依法配置適宜安全保存檔案的專門庫(kù)房，包括安裝防盜門窗、防盜報(bào)警裝置，添置密碼文件柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火設(shè)備，使用驅(qū)蟲(chóng)藥等，有條件的還可以安裝攝像監(jiān)視器。此外，隨著電子檔案日益增多，還應(yīng)該配置電腦、掃描儀、管理軟件等現(xiàn)代工作設(shè)備。

四、緊跟時(shí)代發(fā)展，提高信息技術(shù)防范能力，確保電子文件安全

隨著辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展與普及，檔案的載體形式從紙質(zhì)向數(shù)字化過(guò)渡，大量的數(shù)字化介質(zhì)成為主要的歸檔來(lái)源。這些先進(jìn)的檔案載體，具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也給檔案的安全帶來(lái)了隱患，給保密工作增加了難度。電子文件的形成完全依賴計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺(tái)，目前，利用互聯(lián)網(wǎng)上的黑客們進(jìn)行違法操作，具有隱蔽性強(qiáng)、技術(shù)越來(lái)越高的特點(diǎn)。如果不按規(guī)定做好安全防范措施，就很容易發(fā)生涉密信息被惡意復(fù)制、修改及刪除的危險(xiǎn)。因此，檔案管理人員要采取措施確保電子文件的安全。

第一，要加強(qiáng)監(jiān)督檢查。要嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，杜絕在互聯(lián)網(wǎng)上存儲(chǔ)、傳遞涉密信息。在使用和保管涉密檔案的過(guò)程中，要采取“誰(shuí)使用，誰(shuí)保管，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，接受技術(shù)部門和保密部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并按時(shí)或隨機(jī)地進(jìn)行檢查，及時(shí)堵塞安全漏洞。

第二，要規(guī)范維護(hù)。保密檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)及時(shí)備份，如果出現(xiàn)硬件或者軟件損壞或數(shù)據(jù)丟失等故障，必須由技術(shù)部門和保密部門指定的單位和人員進(jìn)行維護(hù)。

第三，要做好技術(shù)防護(hù)措施。首先，存儲(chǔ)涉密文件應(yīng)采用密碼保護(hù)，重要的涉密文件應(yīng)采取專業(yè)加密軟件或硬件進(jìn)行加密保護(hù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換。其次，要安裝國(guó)家有關(guān)主管部門批準(zhǔn)的正版殺毒軟件和防火墻，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行掃描和檢測(cè)，阻止計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，同時(shí)要及時(shí)升級(jí)軟件和防火墻。

第四，要嚴(yán)格執(zhí)行銷毀程序。涉密數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)報(bào)廢時(shí)，必須進(jìn)行清點(diǎn)、登記、建立銷毀檔案，履行必要的手續(xù)。目前，對(duì)于已經(jīng)刪除的文件或磁盤進(jìn)行了格式化，甚至在磁盤等介質(zhì)已經(jīng)損壞的情況下，都可以通過(guò)專業(yè)手段恢復(fù)和提取大部分?jǐn)?shù)據(jù)，所以必須在保密部門的指導(dǎo)下由相關(guān)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)處理。

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