企業(yè)檔案管理模式探索

楊赫

[摘 要]自我國改革開放以來，企業(yè)的管理模式也在積極轉變，其中鐵路運營模式的轉變尤為突出。筆者就對鐵路企業(yè)檔案的管理模式重要性進行了分析，并提出了提高檔案管理水平的方式。

[關鍵詞]鐵路運營；檔案管理；信息化管理模式

企業(yè)檔案管理工作是一門科學性很強的系統(tǒng)工程，同時企業(yè)檔案管理的內容豐富，并且管理過程較為復雜，需要企業(yè)檔案管理人員的共同配合。鐵路企業(yè)需要有效管理企業(yè)檔案，以順應社會對企業(yè)檔案管理發(fā)展要求，創(chuàng)建新型企業(yè)檔案管理模式，將管理信息化，只有這樣才可以使企業(yè)檔案成為鐵路企業(yè)的有效資源，從而促進鐵路企業(yè)的蓬勃發(fā)展。

1.鐵路企業(yè)檔案管理的特點

1.1管理對象范圍廣

檔案管理的對象是檔案，服務對象則是檔案利用者。但鐵路企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理不同，鐵路企業(yè)檔案更加的分散，并且檔案數(shù)量較多，與社會利用檔案聯(lián)系較大。對檔案需求的不斷增加，在一定程度上促進了鐵路企業(yè)檔案管理水平的提高，鐵路企業(yè)檔案管理的對象范圍的更加廣泛使鐵路檔案管理工作不斷向前發(fā)展，由過去的分散管理變?yōu)榻裉旖y(tǒng)一管理。

1.2管理理念新穎

信息時代促進了鐵路企業(yè)檔案管理模式的轉變，管理理念更加新穎，運用領域也更加深廣。鐵路企業(yè)檔案管理工作者需要有善于接受新事物、新知識的態(tài)度，適應時代變化，適時改變工作方法與策略，科學合理地進行企業(yè)檔案管理，使企業(yè)檔案工作更加高效、有序地進行，保證檔案管理工作的規(guī)范化。

2.鐵路企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案在鐵路企業(yè)發(fā)展中占有重要地位，因此檔案管理也就成為了鐵路企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，成為影響鐵路企業(yè)在市場競爭的因素之一。鐵路企業(yè)檔案記錄著鐵路企業(yè)經營活動，真實有效地反映了鐵路企業(yè)的發(fā)展歷程，其中的知識信息和科技資源切實地反映了鐵路企業(yè)的發(fā)展過程，同時也成為了鐵路企業(yè)發(fā)展的催化劑。鐵路企業(yè)如果可以對檔案信息進行有效管理，抓住機遇就可以加快鐵路企業(yè)檔案的管理進程，從而發(fā)揮鐵路企業(yè)檔案的實用價值，促進鐵路企業(yè)發(fā)展。

2.1提高信息組織的工作效能

目前，網絡技術與檔案管理結合已經成為了必然趨勢，在鐵路企業(yè)的檔案管理工作中廣泛應用，由此鐵路企業(yè)的檔案管理有效地提高了信息組織的工作效能。信息服務是企業(yè)國際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在加強企業(yè)的信息服務工作的過程中，鐵路企業(yè)需要發(fā)揮檔案信息的價值，通過建立網上檔案管理系統(tǒng)，為鐵路企業(yè)管理上提供有效的依據(jù)，保證鐵路企業(yè)持續(xù)、快速發(fā)展。

2.2保證企業(yè)檔案的安全

鐵路企業(yè)檔案管理采用信息化的技術將檔案信息儲存到計算機中，然后以電子文件的方式分類、管理和保存。信息化的手段有效避免了檔案信息丟失的危險，保證了鐵路企業(yè)檔案的安全。

由于多數(shù)的檔案管理都采用了信息化手段，鐵路企業(yè)需要高度重視，并利用多種信息化手段保護確保進行檔案管理時網絡的足夠安全。通過防火墻等技術保證企業(yè)檔案的安全，避免外部因素對企業(yè)檔案造成的不利影響。

3.提高鐵路企業(yè)檔案管理的方式

3.1構建知識平臺

隨著科學技術的不斷發(fā)展，鐵路企業(yè)檔案管理也面臨著環(huán)境變化的難題，管理環(huán)境變化多樣改變了企業(yè)檔案信息的收集方式。一方面，鐵路企業(yè)的檔案可以通過網絡傳送到檔案管理部門，檔案管理部門統(tǒng)一進行收集整理。除此之外，鐵路企業(yè)也可以將檔案信息直接錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中，免去了中間環(huán)節(jié)。由于鐵路企業(yè)檔案管理變化多樣，檔案管理人員可以通過網絡進行實時跟進，從而隨時對存入系統(tǒng)的檔案進行采集核對。

鐵路企業(yè)檔案管理部門可以對企業(yè)檔案進行調整和完善，結合實際情況，以企業(yè)自身的檔案管理特點為依據(jù)，構建知識平臺，提高鐵路企業(yè)檔案管理效率。鐵路企業(yè)應積極借鑒相關企業(yè)的檔案管理模式，從中吸取經驗，構建出符合鐵路企業(yè)特點的知識管理平臺。另外，鐵路企業(yè)也可以構建企業(yè)日常運行的檔案檢索目錄，通過企業(yè)檔案信息高效傳輸交流，使鐵路企業(yè)的檔案信息可以永久性地保存。

鐵路企業(yè)也應該加強企業(yè)內部的檔案安全管理，同時根據(jù)實際需要不斷調整鐵路企業(yè)內部檔案利用的機制，有效利用檔案信息的高效傳輸，最大限度地發(fā)揮檔案在鐵路企業(yè)發(fā)展中的價值，從而實現(xiàn)鐵路企業(yè)的長遠發(fā)展。

3.2適應市場環(huán)境的需要

隨著社會發(fā)展的需求不斷增加，鐵路企業(yè)檔案管理也應該適應市場環(huán)境的需要，采取文檔一體化的管理模式。將過去的文件與檔案統(tǒng)一地進行管理，使之形成一個有機整體。文檔一體化的管理模式可以使鐵路企業(yè)檔案管理適應市場環(huán)境的需要，從而使鐵路企業(yè)檔案能夠得到有效的控制。

3.3提高工作效率

企業(yè)檔案管理方式需要適應現(xiàn)代化的發(fā)展要求，充分利用現(xiàn)代化技術，促進鐵路企業(yè)檔案管理工作效率的提高，因此鐵路企業(yè)檔案管理工作模式必須順應時代變化進行相應的改革。

利用網絡技術對鐵路企業(yè)檔案進行系統(tǒng)整理，應用信息化、現(xiàn)代化手段進行企業(yè)人力資源管理。鐵路企業(yè)需要緊隨時代發(fā)展的潮流，適應社會發(fā)展的需要，掌握先進的企業(yè)檔案管理技術，同時鐵路企業(yè)也可以適引進現(xiàn)代化技術，學習國外檔案管理的新技術，不斷提高自身的檔案管理水平，從而實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化與信息化相結合的目標。

4.結語

鐵路企業(yè)檔案管理工作需要適應時代需要，對檔案管理要給予重視，對企業(yè)檔案管理中存在的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)、及時解決。鐵路企業(yè)只有充分重視檔案管理，才可以充分利用企業(yè)檔案，為鐵路企業(yè)提供更為人性化的服務。因此，鐵路企業(yè)需要不斷優(yōu)化自身的檔案管理工作，從而促進企業(yè)檔案工作迅速的發(fā)展。企業(yè)檔案管理信息化模式探索。

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