企業(yè)人事檔案管理社會化研究

李冬敏

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競爭也越來越激烈，因此殘酷的市場環(huán)境，對各企業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求。企業(yè)若想獲得利潤贏得發(fā)展，加強管理，降低成本，提高企業(yè)競爭力是最基本的公司戰(zhàn)略。目前隨著管理水平逐步完善，成本價格信息逐漸公開的情況下，企業(yè)為了進一步降低管理成本，提高管理水平，在檔案管理方面開始實行了新型的管理模式——檔案管理社會化。

一、概念的界定

社會化本是社會學的專業(yè)名詞，目前社會學家普遍認同的社會化概念是“指個體在與社會互動的過程中，逐漸養(yǎng)成獨特的個性和人格，從生物人轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣耍⑼ㄟ^社會文化的內(nèi)化和角色知識的學習，逐漸適應社會生活的過程”。社會學的社會化概念是指人作為個體融入社會的過程。

目前社會化一詞被人們廣泛提及，如生產(chǎn)社會化，社會化分工，社會化營銷等，社會化的主體不再僅僅是個人，而是延伸到各個領域，由此可見社會化已經(jīng)不再局限原有內(nèi)涵，已經(jīng)被人們賦予廣闊的外延。現(xiàn)如今檔案管理社會化在檔案界已經(jīng)形成共識：檔案管理作為一個個體融入社會的過程。雖然目前眾多學者對檔案管理社會化都給出了定義，但是筆者認為最為詳細和具體的解釋應為——所謂企業(yè)檔案管理社會化協(xié)作就是在企業(yè)檔案管理過程中，將某一部分檔案的管理職能委托給企業(yè)外部特定的組織機構（如檔案事務所、檔案咨詢服務中心、檔案寄存中心等），由這些機構利用其專業(yè)優(yōu)勢，對這些檔案信息進行有償?shù)毓芾砗烷_發(fā)利用。

二、檔案管理社會化的必然趨勢

企業(yè)人事檔案管理社會化是當今檔案管理的一種新型模式，就目前來看，雖然這種模式的提出時間不長，卻已經(jīng)逐步在各大城市開始實行，許多檔案管理中介機構不斷出現(xiàn)，并取得了較好的經(jīng)濟和社會效益。筆者認為檔案管理社會化發(fā)展如此迅速并逐漸成為一種新的模式有著深刻的社會、市場和技術原因：

（一）社會根源

隨著社會的發(fā)展和科技的創(chuàng)新，社會分工日益細化，社會機構的發(fā)展也日益專業(yè)化。而原先企業(yè)中相對完整的職能機構勢必會造成企業(yè)的成本過高，負擔過重，影響其在市場中的競爭力。在市場經(jīng)濟中，企業(yè)的目標是實現(xiàn)利潤最大化，促進企業(yè)的發(fā)展，而取消企業(yè)一部分職能機構，把這部分業(yè)務投放到社會專門機構中，是檔案管理社會化的社會根源之一。另外，目前國家對檔案管理加大了重視力度，近期出臺了許多關于檔案中介機構的政策和規(guī)定，為檔案中介服務市場營造出了良好的市場秩序和市場環(huán)境，也為檔案中介服務市場的發(fā)展提供了法律依據(jù)。

（二）市場需求

首先，企業(yè)為了減少管理成本，提高管理效率，急需把自身內(nèi)部的檔案管理機構精簡掉，把檔案業(yè)務外包出去，由此催生了檔案管理中介機構。其次，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善，企業(yè)對檔案信息的重視程度也在不斷加強，特別是在當今信息社會，知識產(chǎn)權，企業(yè)人事等信息對企業(yè)來說具有很大的價值，但是目前一些中小企業(yè)對自身檔案沒有能力進行專業(yè)化管理，因此需要專業(yè)的檔案服務機構能夠代替其進行管理。最后，目前經(jīng)濟快速發(fā)展，企業(yè)的重組、兼并和破產(chǎn)已經(jīng)屢見不鮮。但這個過程中，會產(chǎn)生大量的無人管理的檔案文件，這些檔案的保管不利會給企業(yè)和社會造成極大的損失。正是這些迫切的需求的驅(qū)動下，使得企業(yè)檔案管理社會化的實現(xiàn)有了實踐動力，成為了可能。

（三）技術支持

當今社會是是信息化社會，信息技術被應用到各個行業(yè)領域中，自然也為檔案管理社會化提供了技術保證和支持。當企業(yè)內(nèi)部檔案管理機構無法滿足檔案管理需求的情況下，依靠外界專業(yè)的管理團隊和服務機構提供服務。這些社會機構通過先進的科學技術，先進的信息管理手段一方面能夠保證高效的管理水平，形成企業(yè)內(nèi)外在社會范圍內(nèi)的有效協(xié)作，降低企業(yè)檔案管理的成本，提高企業(yè)的經(jīng)營管理效益；另一方面還可以通過先進的科學技術隨時與企業(yè)進行交流，保證了企業(yè)能夠及時的掌握其檔案信息及最新動態(tài)，提高工作效率。

三、措施及建議

通過上文可知，檔案管理社會化能夠有效地實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的各項職能，創(chuàng)造出良好的社會、經(jīng)濟效益，從而能夠有力的促進企業(yè)的發(fā)展，同時越來越多的企業(yè)開始重視而且已經(jīng)投入檔案的社會化管理中去，檔案管理的社會機構也開始遍地開花的運行起來。因此如何更好地實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會化就成為目前檔案部門急需解決的問題。筆者認為應該從以下兩個方面入手：

（一）健全中介機構，加強管理規(guī)范

首先加強對檔案中介機構的行政管理。目前我國的檔案中介結構包括檔案事務所、咨詢服務中心、事務服務中心等。雖然目前我國對于這些機構有一些法律法規(guī)進行約束，但是檔案中介服務市場比較龐大，秩序還是比較混亂，不排除一些機構為了個人私利，損害客戶權益的行為。因此，要加強對中介服務機構的管理和規(guī)范，不僅需要政府的法律法規(guī)的約束，還需要檔案行政管理部門對其的監(jiān)督指導。其次要加強中介機構自身建設。檔案中介機構作為一個服務機構，提高服務質(zhì)量是機構的戰(zhàn)略核心，只有提高了服務質(zhì)量，健全了機構業(yè)務，才能使企業(yè)放心的把檔案管理的職能委托給機構。提高服務質(zhì)量除了加強管理，積極拓展業(yè)務外，還需要有先進的技術設備和高素質(zhì)的從業(yè)人員。

（二）加強市場的引導作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

雖然目前檔案管理外包已經(jīng)成為檔案管理界的一種趨勢，但是在一些中小城市和中小企業(yè)還是保留原有的傳統(tǒng)觀念，對檔案管理工作不太重視，缺乏新的消費觀念。我們知道消費觀念不是自發(fā)形成的，而都是源于市場的培育和引導，所以加強市場秩序管理，嚴格市場準入門檻，保證檔案市場的健康繁榮的發(fā)展是轉(zhuǎn)變企業(yè)觀念的主要手段。隨著檔案中介服務市場的不斷發(fā)展和完善，市場的繁榮會逐步地引導企業(yè)對于檔案中介服務的消費觀念的形成和完善。這位企業(yè)才會積極主動地將其檔案管理職能委托給檔案中介機構，由檔案中介機構對其進行有償?shù)姆眨瑫r這樣又反過來促進了市場的進一步發(fā)展。這樣，就給企業(yè)檔案管理社會化協(xié)作的有效實現(xiàn)提供了動力源泉。

此外，加強建立行之有效的保障體制，借鑒國外先進的經(jīng)驗都是檔案管理社會化正常運行的重要保證。既然社會化是我國企業(yè)檔案管理工作的新模式、新趨勢，因此如何做好檔案管理工作的社會化進程的推動工作，是目前我國檔案工作的當務之急。但是檔案管理工作的社會化并不是一蹴而就的，需要動用社會各方的力量，逐步建立健全各項體制和規(guī)范，所以說企業(yè)的檔案管理社會化進程還需要很多路要走。