淺談醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化

郭君南

[摘 要]在醫(yī)院檔案管理進(jìn)程中，文書檔案一直扮演著重要角色，它記載著醫(yī)院發(fā)展歷程以及在對重大事項(xiàng)的領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面有一個(gè)客觀反映。隨著新時(shí)期發(fā)展，辦公自動化的出現(xiàn)為醫(yī)院文書檔案帶來了種種優(yōu)勢，如何合理利用辦公自動化來管理醫(yī)院文書檔案，提高當(dāng)前醫(yī)院檔案管理水平顯得尤為重要。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院文書；檔案管理；辦公自動化

前言

與其他新生事物一樣，先進(jìn)的管理模式是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要手段，是鞏固和完善社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制下規(guī)章制度的必然。加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息自動化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)操作化，是提高檔案系統(tǒng)整體功能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要手段。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復(fù)雜工程。研究這方面的工作進(jìn)展和科學(xué)決策，是十分必要的。如何正確審視、有效發(fā)揮信息自動化管理問題，需要深入細(xì)致的探究自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況，分析所存在的問題，進(jìn)而尋求和探索解決該問題的有效舉措。

1.醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化存在的問題

1.1文書檔案管理不夠規(guī)范

當(dāng)前有很多醫(yī)院都存在文書檔案管理規(guī)范程度過低的問題，這些不規(guī)范之處通常體現(xiàn)在文件檔號、卷宗分類、案卷名稱不規(guī)范等，還有很多檔案文件內(nèi)缺少卷內(nèi)目錄，一些卷宗組卷不規(guī)范等也是常常發(fā)生的現(xiàn)象。

文件檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題之一，一般基層醫(yī)院所采用的檢索方式一般分為人工檢索和電子檢索兩種類型，但人工檢索的方法目前仍然被多數(shù)基層醫(yī)院所選擇，一些文書檔案管理人員經(jīng)過多年的工作實(shí)踐自己已經(jīng)研制出了很多檢索工具，他們錯誤的認(rèn)為檢索工具運(yùn)用得越多更能夠提升檔案管理質(zhì)量，追求多而不求精。

1.2基礎(chǔ)設(shè)施沒有完善

目前不少醫(yī)院已經(jīng)開始對檔案進(jìn)入電子自動化管理狀態(tài)，但基本仍處于初級階段。

基礎(chǔ)設(shè)施不完善主要表現(xiàn)在缺乏檔案電子化建設(shè)需要的高性能軟、硬件基礎(chǔ)實(shí)施，這樣就無法形成醫(yī)院辦公系統(tǒng)高級自動化運(yùn)作，無法建立局域網(wǎng)內(nèi)的數(shù)字檔案接收站，在線接收數(shù)字文件信息工作也難以實(shí)現(xiàn)，形成醫(yī)院檔案管理的專門體系也會因此變得非常困難。

1.3檔案管理人員的自身素質(zhì)和管理水平并不是很高

醫(yī)院檔案信息自動化管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要既有知識才能又有專業(yè)才能的技術(shù)人員來完成。但現(xiàn)實(shí)是檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)不到位，從編排信息到病毒防范等必須的專業(yè)知識普遍掌握不起來，甚至相當(dāng)生疏。

2.提高醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化的措施

2.1逐步推動文書檔案信息化管理

在醫(yī)院推出總體規(guī)劃條件下，堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)制定符合要求的分期方案。重視所有檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確定它們的特殊性與安全性，由此構(gòu)建完善的系統(tǒng)平臺。除此之外，還要規(guī)范管理模式，達(dá)到實(shí)現(xiàn)內(nèi)部自動化辦公的要求。最后，需要注意的一點(diǎn)是文書檔案數(shù)據(jù)的積累，而且要做到長期堅(jiān)持這個(gè)過程。

2.2加強(qiáng)對管理人員的培養(yǎng)

做好醫(yī)院檔案管理工作，最為基礎(chǔ)的就是管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。檔案自動化管理需要具有計(jì)算機(jī)和檔案專業(yè)的復(fù)合型人才，根據(jù)目前這類的專業(yè)人才嚴(yán)重匱乏的現(xiàn)狀，急需培養(yǎng)一大批專業(yè)技術(shù)人員是一項(xiàng)相當(dāng)重要的任務(wù)。

首先，醫(yī)院應(yīng)該有計(jì)劃、有步驟地往有關(guān)學(xué)校輸送這方面的人才，讓他們在學(xué)校中去學(xué)習(xí)、去鍛煉、去汲取知識營養(yǎng)；然后，醫(yī)院需要引進(jìn)這方面專業(yè)的管理人才，積極營造干事創(chuàng)業(yè)的平臺，為醫(yī)院檔案管理部門增加活力，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案自動化管理。

總而言之，只有從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的資源并加以充分利用，明確階段性的目標(biāo)，從現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理信息化的現(xiàn)狀出發(fā)，逐步推進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理。

2.3領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案信息自動化管理

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要實(shí)質(zhì)性認(rèn)識和體察到，檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，否則，就要落伍，就要被動挨打，更談不上實(shí)現(xiàn)資源共享的特性。假如使本來就極為有限的檔案信息資源長期處于自我束縛的傳統(tǒng)運(yùn)行模式的被動性工作狀態(tài)，必定會影響到全院整體工作的管理質(zhì)量和效益。

無論從哪個(gè)角度分析，醫(yī)院檔案管理工作的最佳手段就是實(shí)行信息自動化管理。而且只有讓領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案信息自動化管理，才能全面開展檔案信息自動化管理，并從根本上提高上檔案信息自動化管理水平。

3.實(shí)施醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化的優(yōu)點(diǎn)

實(shí)施醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化的優(yōu)點(diǎn)如下：第一點(diǎn)，提高檔案管理工作時(shí)效。辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用提供了便捷操作的手段，對免除立卷歸檔、檢索查找等基本檔案服務(wù)可以減少繁難程度；第二點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。實(shí)施醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化，進(jìn)一步規(guī)范了文件歸檔、利用流程及審批權(quán)限，既能夠較好的為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供信息資源，又確保了信息的保密性；第三點(diǎn)，受外部的環(huán)境影響小，增強(qiáng)了文件保存的穩(wěn)定性。

結(jié)語

辦公自動化在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用有著十分明顯的優(yōu)勢，為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機(jī)，不論是時(shí)間上還是物質(zhì)上，它都能夠極大地改善文書檔案管理工作，提高工作效率，節(jié)省相關(guān)開支，提高資金的有效利用率。在文書檔案管理中靈活地使用辦公自動化系統(tǒng)，注重規(guī)范管理體制，統(tǒng)一相關(guān)流程和標(biāo)準(zhǔn)，就能充分地體現(xiàn)辦公自動化的優(yōu)越性，真正地提高文書檔案管理的質(zhì)量。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)抓住這一機(jī)遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，通過不斷的技術(shù)創(chuàng)新，為文書檔案管理開創(chuàng)新局面。

相關(guān)文獻(xiàn)：

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[3]宋自珍.辦公自動化給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)[J].廣東檔案，2011（06）.